du sous-comité des registraires Journée d’étude du sous-comité des registraires Vérification externe des données sur l’effectif universitaire : module étudiants étrangers Présenté par : Micheline Poulin, Badreddine Chabbou et Claude Barnard Le 2 juin 2010 à 14 h 30

Table des matières Mandat. Objectif. Le module « Étudiants étrangers ». Pièces requises au dossier. Le statut légal au Canada (permis d’études) : À venir : mandat de vérification 2009-2010; Cas types; Les principales erreurs trouvées lors de la vérification.

Table des matières (suite) Le certificat d’acceptation du Québec pour études : Pièces acceptées au dossier; Cas types; Les principales erreurs trouvées lors de la vérification. Preuve d’assurance-maladie. Cas particuliers. Les différentes catégories d’exemption du montant forfaitaire.

Mandat Conformément à l’article 5.9 des règles budgétaires de 2009-2010, le Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) demande que soit effectuée une vérification externe des données que lui transmettent les établissements universitaires concernant leurs effectifs étudiants.

2. Objectif S'assurer que la gestion des dossiers étudiants est conforme aux politiques et directives du MELS. S’assurer que les données contenues dans le système de gestion des données sur l’effectif universitaire (GDEU) sont complètes et exemptes d’erreurs importantes. Note : La vérification ne traite pas seulement les éléments ayant une portée financière.

3. Le module « Étudiants étrangers » L’objectif principal de la vérification de ce module est de : S’assurer du droit d’étudier des étudiants étrangers inscrits dans une université; S’assurer du suivi des politiques gouvernementales concernant la preuve d’assurance-maladie (PAM). Depuis l’hiver 2008, le MELS vérifie aussi l’admissibilité à l’exemption du montant forfaitaire pour certains cours en langue et littérature françaises. D’autres catégories d’exemption pourraient s’ajouter dans le futur. Le vérificateur externe doit utiliser la liste de contrôle prévue à cette fin contenant les éléments spécifiques à vérifier et il s’appuit sur les pièces contenues dans le dossier administratif de l’étudiant afin de valider la déclaration transmise par les universités.

Modèle de liste de contrôle

4. Pièces requises au dossier Un étudiant étranger doit généralement posséder : Un permis d’études; Un certificat d’acceptation du Québec (CAQ) pour études; Une preuve d’assurance maladie (PAM).

5. Statut légal au Canada (permis d’études) Le droit de résider au Canada des étudiants étrangers est généralement confirmé par un document officiel décerné par Citoyenneté et Immigration Canada.

5. Statut légal au Canada (permis d’études) (suite) À venir : mandat de vérification 2009-2010 : Un étudiant étranger, qui n’a pas fait une demande de renouvellement de son permis d’études avant son expiration, peut faire une demande de rétablissement de son statut d’études dans les 90 jours après la date d’expiration. Après avoir présenté une demande de rétablissement de son statut, l’étudiant n’est pas autorisé à étudier avant que son statut ait été rétabli. Référence : http : //www.cic.gc.ca/francais/etudier/etudier-prolonger.asp

5. Statut légal au Canada (permis d’études) (suite) Cas types: Un étudiant dont le permis d’études et le CAQ expirent au cours du trimestre : La demande de renouvellement et l’obtention d’un CAQ sont préalables à la demande de renouvellement du permis d’études; Sensibiliser et inviter les étudiants à commencer le processus de renouvellement du CAQ et du permis d’études le plus tôt possible. Le statut de l’étudiant change en cours de route Le statut transmis au système GDEU pour un trimestre donné doit être conforme à celui qui était en vigueur à la fin de ce trimestre.

5. Statut légal au Canada (permis d’études) (suite) Cas types: Les preuves de changement de statut sont fournies après la date de fin du trimestre : C’est le statut que l’étudiant avait au cours du trimestre qui doit être retenu aux fins de la vérification. Un étudiant qui affirme être un citoyen canadien (sans en faire la preuve) doit faire la demande d’un permis d’études.

5. Statut légal au Canada (permis d’études) (suite) Les principales erreurs trouvées lors de la vérification : Absence de pièces justificatives dans le dossier de l’étudiant. Expiration de la date de validité du permis d’études, sans preuve de renouvellement. La déclaration au système GDEU est différente de l’information contenue dans les documents administratifs de l’université. (Permis de travail et permis d’études).

6. Certificat d’acceptation du Québec (CAQ) pour études Pièces acceptées au dossier comme preuve de CAQ pour études : Une copie du CAQ pour études. Des documents authentifiés par le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles (MICC). Une copie du visa d’étudiant (document fédéral) précisant le numéro du CAQ pour études.

6. Certificat d’acceptation du Québec (CAQ) pour études (suite) Cas types: Les personnes munies d’un CSQ et autorisées à déposer leur demande de résidence permanente sur place (au Canada) sont exemptées de CAQ pour études. Afin de s’assurer qu’il s’agit bien d’une telle personne, il faut vérifier le Bureau fédéral identifié au point 17 du CSQ. Si ce bureau est situé au Canada, la personne est exemptée de CAQ. Sinon, le CAQ demeure requis. Le CAQ n’est valide que pour le niveau pour lequel il est délivré (premier, deuxième ou troisième cycle).

6. Certificat d’acceptation du Québec (CAQ) pour études (suite) Les principales erreurs trouvées lors de la vérification : Absence de pièces justificatives dans le dossier de l’étudiant. Le CAQ ne couvre pas la période visée.

7. Preuve d’assurance-maladie Les principales pièces aux dossiers : Une preuve d’assurance-maladie individuelle ou collective gérée ou non par l’établissement universitaire visant les trimestres vérifiés.

7. Preuve d’assurance-maladie (suite) Les principaux problèmes et erreurs trouvées dans les dossiers : Absence de pièces justificatives dans le dossier de l’étudiant. Le PAM ne couvre pas la période visée.

8. Cas Particuliers Les stagiaires postdoctoraux : Doivent avoir un permis de travail valide pour chacun des trimestres de leur stage. Sont la plupart du temps exemptés de l’obtention d’un CAQ pour travail. En effet, lorsqu’ils bénéficient d’une exemption de confirmation d’offre d’emploi, ils sont exemptés également du CAQ pour travail. Autrement, ce certificat est requis. Ne sont pas tenus de présenter une preuve d’assurance maladie.

8. Cas Particuliers (suite) Étudiants étrangers provenant d’un autre établissement québécois (entente interuniversitaire) Le vérificateur n’a pas à vérifier le statut légal de l’étudiant, le CAQ ou bien la PAM car c’est l’université d’attache qui est responsable de recueillir les pièces justificatives auprès de l’étudiant.

Les différentes catégories d’exemption du montant forfaitaire normalement exigé des étudiants étrangers

9. Les catégories d’exemption Citoyen français; Personnel des missions diplomatiques, leur conjoint et leurs enfants; Personnel d’une organisation internationale non gouvernementale, leur conjoint et leurs enfants; Bénéficiaires de bourses d’excellence du gouvernement; Bénéficiaires d’une entente internationale; Réfugiés titulaires d’un certificat de sélection du Québec; Étudiants inscrits à des cours en langue françaises et inscrits à un programme de grade; Conjointe et enfants de certains travailleurs temporaires; Étudiants exemptés en vertu du quota universitaire; Personnes autorisées à déposer au Canada une demande de résidence permanente et qui sont titulaires d’un certificat de sélection.

9. Les étudiants exemptés Citoyen français (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Preuve de citoyenneté française; PAM. Preuve de citoyenneté française acceptée: Attestation de citoyenneté française; Acte de baptême français; Acte de naissance français; Fiche individuelle d’état civil et de nationalité française, à la condition que la mention « (…) et de nationalité française » apparaissant dans le titre du formulaire ne soit pas biffée; passeport français; Carte d’immatriculation consulaire ou la carte nationale d’identité.

9. Les étudiants exemptés Membre d’un corps diplomatique (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : Passeport diplomatique sur lequel est apposé le timbre d’Immigration Canada, passeport d’acceptation diplomatique; Attestation du Protocole du gouvernement du Québec; PAM. Permis d’études Le permis d’études n’est pas requis pour un membre de la famille ou du personnel d’un représentant étranger au Canada, agréé auprès du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Il est par contre requis pour l’agent diplomatique lui-même.

9. Les étudiants exemptés Membre d’une organisation internationale non gouvernementale (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Attestation du Protocole du gouvernement du Québec; PAM.

9. Les étudiants exemptés Bénéficiaires d’une bourse d’excellence du gouvernement (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Lettre de confirmation du Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies (FQRNT); PAM.

9. Les étudiants exemptés Bénéficiaires d’une entente internationale (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Liste de la Direction des affaires internationales et canadiennes et du ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport du Québec attestant que l’étudiant est exempté des droits de scolarité exigibles des étudiants étrangers; PAM

9. Les étudiants exemptés Réfugié avec CSQ (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : Certificat de sélection du Québec (CSQ); Permis d’études; Document de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) ou de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) reconnaissant que le statut de réfugié, de personne protégée ou de personne à protéger a été accordé à l’étudiant; PAM. IMPORTANT L’exemption ne peut être accordée aux personnes qui revendiquent le statut de réfugié ou qui ont reçu une simple confirmation de leur admissibilité à ce statut.

9. Les étudiants exemptés Réfugié sans CSQ (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Document de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) ou une lettre de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) reconnaissant que le statut de réfugié, de personne protégée ou de personne à protéger a été accordé à l’étudiant; PAM. IMPORTANT Ces étudiants sont exemptés des droits de scolarité des étudiants étrangers et doivent être traités comme des « Canadiens non-résidents du Québec »; L’exemption ne peut être accordée aux personnes qui revendiquent le statut de réfugié ou qui ont reçu une simple confirmation de leur admissibilité à ce statut.

9. Les étudiants exemptés Étudiants inscrits à des cours en langue française et inscrits à un programme de grade (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Le document démontrant l’inscription à un ou des cours dont les codes sont 1570, 1571,1575 et 1576; PAM NOTE : L’exemption s’applique uniquement pour les cours en langue et littérature françaises ou en études québécoises pour lesquels se justifient les codes 1570, 1571, 1575 et 1576 du système de CLARDER [142 – TT00 et PF2].

Les étudiants exemptés Personnes à charge d’un travailleur temporaire (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Permis de travail du travailleur temporaire : Le type de cas précisé sur le permis de travail doit obligatoirement être l’un des suivants : 07, 08, 20, 22, 23 ou 26 et l’on doit y trouver le nom de l’employeur et un lieu d’emploi au Québec; Document officiel établissant le lien de parenté entre le travailleur temporaire et le conjoint ou la conjointe ou le fils ou la fille à charge; PAM. IMPORTANT Catégorie exemptée (cette exemption n’est valide que pour la durée de validité du permis de travail ou de la fiche de visiteur, selon le cas).

Les étudiants exemptés Étudiants exemptés en vertu du quota universitaire (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : CAQ pour études; Permis d’études; Preuve de l’université; PAM.

Les étudiants exemptés Personnes autorisées à déposer au Canada une demande de résidence permanente et qui sont titulaires d’un certificat de sélection (suite) Documents à verser au dossier de l’étudiant : Certificat de sélection du Québec (CSQ) (voir les catégories acceptées de la diapositive suivante); Permis d’études; Une lettre délivrée par Citoyenneté et immigration Canada spécifiant l’une des catégories suivantes : catégorie des époux et conjoints de fait au Canada, catégorie des aides familiales résidantes ou cas comportant des considération humanitaire; PAM.

Les étudiants exemptés Personnes autorisées à déposer au Canada une demande de résidence permanente et qui sont titulaires d’un certificat de sélection (suite) Quatre catégories qui correspondent à un code qui devra être spécifié au champ 9 du CSQ sont visées par cette mesure : (F1 ou F8) Regroupement familial : conjoint sélectionné dans la catégorie du regroupement familial et visé par un engagement de parrainage; (I5 ou ID) aide familiale résidante sélectionnée à titre permanent comme travailleuse; (RA) membre de la famille d’un réfugié : membre d’une famille au Québec qui n’a pas lui-même été reconnu réfugié, mais qui est inclus dans la demande de résidence permanente de son ou de ses parents reconnus réfugiés; (C, suivi d’un chiffre de 0 à 8; H, suivi d’un chiffre de 1 à 6 ou d’une lettre de A à O; I, suivi des chiffres 4 ou 6, ou des lettres J, K, L, P, ou T ) cas humanitaire : personne sélectionnée à titre humanitaire. IMPORTANT Le champ 17 du CSQ doit mentionner l’un des centres de traitement des données suivants : CTD de Vegrevillle, CIC de Mississauga-CTD, CIC de Montréal, CIC de Québec, CIC de Hull, CIC de Sherbrooke, CIC de Trois-Rivières.