Suivi et accompagnement des projets Aspects théoriques Formation Suivi et accompagnement des projets Aspects théoriques

Sommaire Introduction Présentation des fondamentaux projet Théorie sur le Suivi et l’accompagnement de projet Pourquoi faire du suivi et en quoi cela consiste Notions de Mesure de performance Outils de suivi

Introduction

Des chiffres qui parlent Photographie : Standish Group 1998 Sur un échantillon de 175 000 projets 30% représentant une dépense de 81 MM$ n’ont produit aucun bénéfice net Sur 8000 projet de développement : L’ensemble dépasse de 90% les budgets prévus et de 120% les délais escomptés 26% des projets produisent des résultats extrêmement décevant KPMG (Peat Marwick) démontre les principales difficultés : Objectifs mal interprétés Estimation des coûts et des délais déficients Technologies mal maitrisées Insuffisance d’expérience des ressources humaines

Enjeux Respecter les échéances, les budgets, les résultats et Motiver les équipes projet Maîtriser les points clés déterminant la performance du projet, S’assurer que les résultats sont atteint et rencontrent les objectifs directs recherchés ainsi que les besoins stratégiques/politique qui ont donné naissance au projet Identifier et consigner les leçons apprises: réussites et ratés en vue d’une meilleure « Maturité Projet »

Objectifs de la partie théorique du Module A la fin de module vous serez à mesure De mener une réflexion en vue de la création de vos propres indices de performance. Ces clés de performances seront les « juges » de la qualité de vos projets. D’identifier les outils et méthodes qui constituent les « meilleures pratiques » en matière de suivi de projet

Présentation des fondamentaux projet

Définition Un projet est une démarche structurée temporaire décidée dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.

Les grandes phases du Projet

Théorie sur le suivi et l'accompagnement de projet

Pourquoi faire du suivi et en quoi cela consiste

Le suivi du projet se traduit généralement par le suivi d’indicateurs de type ratios comparant le “prévisionnel” et le “réalisé” en terme de temps, de consommation de budget et de ressources. Ces indicateurs sont regroupés dans des tableaux de bord, qui sont de véritables outils de pilotage du projet. Grâce aux différents indicateur, vous pourrez évaluer rapidement les éventuels écarts à l’objectif et vous pourrez communiquer efficacement et rapidement avec toutes les parties prenantes de votre ou de vos projets.

Notion de Mesure de performance

Définition Un indicateur est une information qui va aider le décideur à mesurer une situation et à prendre une décision en conséquence. La décision peut être de ne rien faire ou bien au contraire d’adopter des mesures correctives. En jargon projet on parle d’indicateurs clés de performance (ICP)

Indicateurs généraux ICP (KPI) de coût Ecart de coût du projet Avec l’indicateur “Ecart de coût du projet”, on mesure si le coût du projet effectif est différent du coût prévu au départ. ICP1 = (Coût réel – coût prévisionnel)/cout prévisionnel

ICP de délai Ecart de durée Avec l’indicateur “Ecart de durée”, on mesure si une tâche a duré plus longtemps que ce qui a avait été planifié initialement. ICP2=(Durée réelle-Durée Initiale)/ Durée Initiale On peut appliquer cet indicateur à la durée d’une tâche, à la durée d’une phase ou à la durée totale du projet.

Indicateurs spécifiques Pertinents Un bon suivi passe par la définition de ses propres indicateurs. Un indicateur de performance clé KPI est nécessairement associé à un objectif précis. Un bon indicateur (KPI) délivre une information en Temps Réel l'information essentielle doit être disponible lorsque la décision est possible Un bon indicateur est simple et facile à réaliser 

Exemple Objectif Général (Stratégie, politique sectoriel, Vision, Mission etc.) Assurer à tous l’éducation primaire Objectif secondaire (Les objectifs secondaires sont des actions spécifiques qui permettent d’atteindre les objectifs principaux.) Construction d’école Indice clé de performance (Les ICP sont les indicateurs qui permettent d’évaluer le succès des objectifs secondaires.) Le nombre d’écoles de proximité construites Cibles (Les cibles sont des valeurs prédéterminées à atteindre pour indiquer le succès ou l’échec.) 5 écoles primaires dans chaque commune sur une période de 15 ans

Pratique En premier lieu il faut se poser les questions suivantes : Quel est l’objectif de la stratégie actuelle et de la nouvelle stratégie? Par quoi se traduirait un succès? Quelles mesures conviendrait-il d’utiliser pour évaluer ce succès?

Outils de suivi

Revue de projet Une revue du projet est une présentation officiel du projet destinée au sponsor, au client et aux autres dirigeants. Ce document est basé sur les besoins des destinataires. Il est produit après une échéance donnée. Ses sections clés sont: Réalisations majeure pour la période en cours Résumé du budget Problèmes majeurs Risques et plan de mitigation (atténuation) ou d’imprévus

Journal des Risques Description du risque Probabilité du risque (h-m-f) Impact sur le projet Sévérité du risque (h-m-f) Plan de prévention ou de contingence

Journal des problèmes (changements ou matérialisation d’un risque) Impacts Assigné à État Date d’ouverture Date de fermeture

Outils spécifiques et pertinents selon les besoins Journal des enseignements tirés Analyse de l’échéancier (Logiciel Ms Project) Coûtenance (suivi du budget) Rapport de performance de ressources humaines