Réorganisation des services admissions et inscriptions Présentation au GT RH transversal, le 28 août 2017

Contexte 2 services avec des missions de plus en plus proches (décret Paysage) La réorganisation arrivait au moment où la DG entamait la mise en œuvre de son plan d’action Le projet répondait aux axes de ce plan : consolidation de la transversalité, mise en place d’une dynamique de service, …

Objectifs Offrir aux étudiants un point d’entrée unique En mutualisant et en coordonnant les actions et les ressources En tenant compte des liaisons fonctionnelles Pour arriver à un modèle privilégiant une dynamique positive de concertation

Exemple de fiche DESCRIPTION DES TÂCHES AU QUOTIDIEN Assurer le secrétariat du service (téléphone, mail, courrier officiel) ; Redistribuer les courriels arrivant sur la boîte e-mail admissions ; Gérer les congés et les heures supplémentaires ; Informer sur les conditions d'accès aux études ; Gérer les demandes d’admission/inscription et instruire les dossiers des étudiants Erasmus Mundus EMShip ; Actualiser le site institutionnel du service. PONCTUELLES Assurer le secrétariat du service ; Rédiger les procès-verbaux des réunions de service ; Assurer l’aide pour la préparation des documents et dossiers pour le suivi de la règlementation ; Informer sur l’AESS ; Gérer les dérogations ; Gérer l’examen d’admission ; Inscrire les étudiants admis ; Classer et archiver ; Inscrire sur place les étudiants qui se présentent dans le cadre des admissions simplifiées. Participer aux activités de promotion (préparer la documentation, contacts avec autres services) ; Gérer la boite e-mail « helpfacultés » pour les directions administratives et les apparitorats. EN REMPLACEMENT En appui à la demande et en fonction des besoins : assurer la gestion d’autres dossiers étudiants

Suivi de l’étudiant Transversales Spécifiques/Fondamentales Suivi de la réglementation et traduction en procédures Structuration de l’information Suivi informatique Logistique générale Admettre & Inscrire Contrôler & Financer Informer Suivi de l’étudiant

Organigramme fonctionnel du service des admissions et des Inscriptions

Exemple : mission « Admettre et Inscrire » - sous-mission « 3° cycle » Au 3e cycle Informer sur les conditions et procédures Référent : Sandrine Equipe :Valérie et Majo Instruire les dossiers d’admission pour les étudiants porteurs d’un 2e cycle étranger (vérification des pièces et du respect des conditions, enregistrement du dossier, demande d’avis, enregistrement de l’avis, demande de ratification, envoi de la décision). Instruire les dossiers d’équivalence Inscrire les doctorants Liens fonctionnels externes : Administration de la Recherche Administration des Ressources Humaines Service des Relations Internationales DGENORS : service des équivalences de l’Enseignement supérieur