Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Journée des acquisitions Présentation révisée

2 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Objectifs de la présentation Frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien Définition Avantages et obligation Coûts dimpact Définition Avantages et contraintes Cas pratiques dappels doffres avec coûts dimpact (CI) Appel doffres avec CI possibles Appel doffres avec CI non recommandés Appel doffres avec CI vs article 13 (4º) LCOP Bordereau de prix Pratiques à privilégier Exemple de bordereau de prix

3 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Approche générale Application des principes de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) (transparence, intégrité, équité, accessibilité) Appel doffres public Gré à gré en vertu de larticle 13 (4º) de la LCOP Application du Règlement sur les contrats dapprovisionnement des organismes publics Appel doffres public avec CI

4 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Approche générale (suite) Description de lenvironnement du donneur douvrage Description détaillée des besoins (éviter de décrire un bien) Choix dune stratégie dacquisition Appel doffres Appel doffres avec CI Gré à gré en vertu de larticle 13 (4°) de la LCOP Bordereau de prix Prix uniquement ou qualité/prix

5 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien Définition Mise en œuvre du bien par le fournisseur Frais additionnels connus à létape de lachat dun bien et encourus une seule fois lors de cet achat en fonction des produits mis en œuvre par le fournisseur ou Transition dun bien existant à un autre Frais additionnels, encourus une seule fois lors de lachat, auxquels le fournisseur aura à faire face si le bien quil propose nest pas compatible en tous points à ceux déjà en place au sein de lorganisme Le fournisseur inscrira les frais, si requis, au bordereau de prix pour sassurer que le bien quil propose sintègre à lenvironnement du donneur douvrage

6 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien (suite ) Avantages Tiennent compte de lenvironnement du donneur douvrage Déterminés par le fournisseur pour répondre aux besoins du donneur douvrage Obligation Le donneur douvrage doit effectuer une description détaillée de lenvironnement afin de faciliter lévaluation de ces frais par le fournisseur

7 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Coûts dimpact Définition Prise en compte de lefficacité du bien Coûts additionnels auxquels un organisme public pourrait avoir à faire face pendant la durée de vie du bien et liés aux performances techniques de ce bien ou Transition dun bien existant à un autre Coûts additionnels, encourus une seule fois lors de lachat, auxquels un organisme public a à faire face si le bien ne sintègre pas en tous points à celui quil possède actuellement

8 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Coûts dimpact (suite) Avantages Tiennent compte de limpact du bien proposé dans lenvironnement du donneur douvrage Tiennent compte des investissements du donneur douvrage Contraintes Difficiles à établir Questionnables par les fournisseurs

9 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Cas pratique 1 Appel doffres avec CI possibles Exemple Logiciels de gestion de files dattente Contexte Logiciels Q-Matic utilisés dans les différents bureaux daccueil de lorganisme public afin de permettre une gestion centralisée des outils utilisés et lutilisation de la version française du système Lorganisme public désire mettre à niveau les systèmes Q-Matic existants afin dobtenir des fonctionnalités additionnelles tout en maintenant le matériel actuel en place

10 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Cas pratique 1 Appel doffres avec CI possibles (suite) Coûts dimpact Afin de permettre au fournisseur dinstaller le logiciel retenu, lorganisme public devra fournir des ressources qualifiées pour accompagner le fournisseur et effectuer certains travaux. De plus, lorganisme public pourrait, si les normes en vigueur chez ce dernier ne permettent pas au fournisseur de les effectuer, être appelé à paramétrer ou à modifier certains éléments du logiciel. Le donneur douvrage estime ces efforts à 40 jours/personne, soit $. Frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien Tout fournisseur qui voudrait proposer des biens autres que ceux identifiés à lenvironnement doit tenir compte des éléments suivants et les inclure au montant de sa soumission : o Remplacer la technologie Q-Matic en place chez lorganisme public (aux 6 bureaux daccueil et au laboratoire du site de Sainte-Foy) tout en respectant les fonctionnalités exigées au devis technique o Indiquer la liste de tout le matériel, les logiciels, les modules ou les parties dapplication de la solution quil propose pour satisfaire toutes les exigences de lappel doffres o Former les ressources qualifiées appelées à intervenir sur le nouveau bien o Fournir la documentation nécessaire à lutilisation du nouveau bien

11 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Cas pratique 2 Appel doffres avec CI non recommandés Exemple Acquisition de systèmes téléphoniques PBX pour les régions, incluant lentretien et la réparation, afin de compléter un parc Contexte Coûts d'impact détaillés dans les documents dappel doffres si un fournisseur autre que NORTEL était introduit : Remplacement de lenvironnement actuel par lorganisme public o 900 téléphones (de base) o 300 téléphones avancés o 50 commutateurs avec qualité de service (QOS) o 2 cœurs de réseaux (core switch) avec 1200 licences o 1 serveur de messagerie avec 2000 licences Donc, un investissement de 955 k$, à part la mise à niveau, le support et l'entretien annuel pour les quatre prochaines années, plus la formation des usagers, pour un total denviron 1 M$ sur une acquisition estimée de 250 k$

12 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Cas pratique 3 Appel doffres avec CI vs article 13 (4º) LCOP Article 13 (4º) de la LCOP Lorsquun organisme public estime quil lui sera possible de démontrer, compte tenu de lobjet du contrat et dans le respect des principes énoncés à larticle 2, quun appel doffres public ne servirait pas lintérêt public Exemple Ajout dunités à un aménagement déjà en place de mobilier normalisé Contexte Le besoin consiste en l'ajout de neuf postes de travail sur un aménagement déjà en place au sein dun organisme public, de 139 postes. Ces neuf postes doivent sintégrer aux 139 en place, de marque « Artopex »

13 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Cas pratique 3 Appel doffres avec CI vs article 13 (4º) LCOP (suite) Advenant que le bien offert n'est pas compatible avec le bien « Artopex », lorganisme public devrait remplacer les 139 postes en place en plus des neuf nouveaux postes requis Ce contrat, au-dessus des seuils pour un MO, pourrait être octroyé de gré à gré, en invoquant larticle 13 (4°) LCOP, sil est démontré que la compatibilité demandée est justifiée dans lenvironnement de travail

14 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Cas pratique 3 Appel doffres avec CI vs article 13 (4º) LCOP (suite) Recours à larticle 13 (4º) LCOP Éléments à considérer Les répercussions sont telles pour lorganisme que le recours à lappel doffres public nuit aux résultats attendus par le donneur douvrage, lors de la définition de son besoin Les coûts dimpact relatifs à lajout dune quantité accessoire dun bien à un inventaire existant sont disproportionnés Gestes à poser Une analyse documentée démontrant le bien-fondé du gré à gré Un avis dintention

15 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Bordereau de prix Pratique à privilégier Biens Description du besoin daffaires et des résultats attendus, à titre dexemples : fonctionnalités, normes, dimensions, capacité, performance Types dadjudication possibles Prix uniquement Qualité/prix

16 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement Bordereau de prix Exemple de bordereau de prix Section I : Coûts et description des biens proposés Section II : Frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien Exemples : Service après-vente Garantie (24/7) Formation Section III :Prix soumis Section IV : Coûts dimpact et prix ajusté

17 Les coûts dimpact et autres frais liés à un contrat dapprovisionnement

18