SEMINAIRE DE RECHERCHE APPLIQUEE LES WORKFLOWS

PRESENTATION Yvanna ESSOMBA ZE Anne DECOMBAZ Lucie PROUZET Marylène JABY Réda KABBAJ

PLAN INTRODUCTION PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW Définition & Typologie Concepts fondamentaux Phases d’un projet Workflow INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW Avantages fonctionnels Workflow, Contrôle Interne & Audit CONCLUSION Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois

PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW

DEFINITION QU’EST-CE QU’UN WORKFLOW ? “L’automatisation d’une procédure, en totalité ou en partie, pendant laquelle les documents, informations ou tâches sont transmis d’un acteur à un autre pour une autre action, selon un jeu de règles de procédures” POURQUOI UNE ACTIVITÉ DEVRAIT UTILISER UN WORKFLOW un outil qui apporte une véritable aide à l’organisation l’exécution l’optimisation Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Processus

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS WF centrés sur le document WF centrés sur le groupe Processus répétitifs et structurés par les documents Processus spécifiques et structurés par les intervenants de production Coopératif WF appliqués aux processus principaux (forte valeur ajoutée) Base de données et moteur de WF EX: demande de prêts bancaires EX: développement d’un nouveau produit Administratif Ad hoc Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois WF appliqués aux processus support (faible valeur ajoutée) Messagerie et formulaires informatiques EX: remboursement de notes de frais EX: rédaction d’un document Processus « mode routine » Processus « mode projet »

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER Entreprise d’édition M2 CCA Réunion du CE en AGE la semaine dernière Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Objectif: transformer leurs fichiers usuels en fichiers exploitables via internet

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER Etape 1: le workflow humain Le rédacteur choisit des articles, fait des résumés Le « leader d’opinion » choisit les articles à éditer et rédige des commentaires d’experts L’assistant à la production convertit les documents WORD en fichiers HTML ou XML Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Le gestionnaire de comptes distribue des rapports internes mensuels, externes trimestriels, et planifie les dates de promotion Le contenu est publié sur une base hebdomadaire Le REC approuve les articles. Puis, le Conseiller en communication effectue les contrôles nécessaires

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER Etape 2: la conversion du workflow Processus de conversion HTML Documents MS Word MRC XML PDF Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Autres sources Xtext XML

TYPOLOGIE DES WORKFLOWS EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER Etape 3: le déploiement du workflow Sage Adonix SQL Database Données complètes Données incrémentées Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Centre de données

LES CONCEPTS FONDAMENTAUX D’UN WORKFLOW Routes Règles Rôles Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Définition des itinéraires Regroupement des informations Définition des compétences

LES PHASES D’UN PROJET WORKFLOW PHASE 1 : DEFINITION DU WORKFLOW PHASE 2 : INTEGRATION A LA GESTION DE L’ORGANISATION PHASE 3 : MISE EN PLACE ET EVALUATION Identification Analyse Modélisation Formulation et conception Réalisation Tests Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Installation et Exécution Recommandation et Adaptation Formation et Accompagnement

PROCESSUS : Encaissement ORDINOGRAMME Début de la souscription PROCESSUS : Encaissement Client Signe une proposition Remet un chèque J NON Commercial Complète la proposition Signe Proposition correcte? J+1 Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois OUI Service souscription Service souscription Dispatche proposition et chèque Archive l’original Édite le contrat J+2 J+4 Service comptable Service logistique Encaisse le chèque Fin de la souscription Envoi du contrat au client J+5 J+10

INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW

AVANTAGES D’UN WORKFLOW Rationalisation Automatisation WORKFLOW Sécurisation Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Information

AVANTAGES D’UN WORKFLOW RATIONALISATION REDÉFINITION DES PROCESSUS DE GESTION DE L’ENTREPRISE AFIN DE suppression des redondances standardiser des méthodes de travail s’adapter rapidement aux évolutions Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois

AVANTAGES D’UN WORKFLOW AUTOMATISATION ÉLIMINATION DES « TEMPS MORTS » ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS D’UNE MÊME TACHE DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS EN SUPPRIMANT LES FORMULAIRES PAPIERS Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois

AVANTAGES D’UN WORKFLOW SECURISATION RÉDUIRE LES RISQUES D’ERREURS HUMAINES AMÉLIORER LA TRAÇABILITÉ ET LA TRANSPARENCE DE L’INFORMATION Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois

AVANTAGES D’UN WORKFLOW INFORMATION EN TEMPS RÉEL VISIBILITÉ IMMÉDIATE DES TÂCHES EFFECTUÉES, EN COURS, À FAIRE OU EN RETARD ANTICIPATION DES BLOCAGES ET DYSFONCTIONNEMENT Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois

AVANTAGES D’UN WORKFLOW Rationalisation Automatisation WORKFLOW Sécurisation Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois Information

WORKFLOW, CONTRÔLE INTERNE & AUDIT Workflow comme support Évaluation des travaux réalisés en fin de période Prise en compte des dimensions autres qu’opérationnelles Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois La partie opérationnelle est suivie d’un partie de contrôle Workflow assimilé au Contrôle interne

CONCLUSION Avant d’être un projet informatique, les Workflows sont essentiellement une problématique organisationnelle En somme, nous essayerons de répondre aux questions Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois - Qui? -Fait quoi? -Quand? -Comment?

SOURCES http://jobfunctions.bnet.com/whitepaper.aspx?docid=176937 http://www.guideinformatique.com/fiche-workflow-394.html http://www.knowledgestormerp.com/kserp/search/keyword/Erp%20Ppt%20Workflow/Direct%20Related%20Searches/Erp%20Ppt%20Workflow Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois

REMERCIEMENTS M. Pierre DAGNIAU M. TRENTESEAUX Label HQE : 14 critères dont 5 sont nécessaires pour obtenir le Label Rénovation : également utilisation du bois