INTEGRIX+ : Module COMPTABILITE (ACCOUNTIX) INFODATADAY 2013 INTEGRIX+ : Module COMPTABILITE (ACCOUNTIX)

Accountix version 2014

Plus de 55 nouveautés dans ACCOUNTIX version 2014… nous avons retenu…

La gestion des virements suivant la norme SEPA Accountix version 2014 La gestion des virements suivant la norme SEPA La norme S.E.P.A (Single Euro Payments Area) devient la nouvelle norme de paiement unique européen. Au 1er février 2014, cette norme sera obligatoire pour vos virements. Qui est concerné ? Tous les utilisateurs d’ Accountix opérants des virements électroniques via Multiline / Isabel … Tous les utilisateurs de Salarix+ opérants des virements électroniques via Multiline / Isabel pour le paiement des salaires …

La gestion des virements suivant la norme SEPA Accountix version 2014 La gestion des virements suivant la norme SEPA Quels sont les changements pour l’utilisateur ? Nous avons intégré les nouvelles structures SEPA dans Accountix afin que cela soit complètement transparent pour l’utilisateur . Bon à savoir … Techniquement, le format des fichiers n’est plus « .LUP » mais devient «.XML » Désormais, il existe plus de contrôles sur les fichiers dans Multiline/Isabel : Exemple : votre numéro de TVA et votre matricule sont obligatoires dans le fichier SEPA L’emplacement de stockage de vos fichiers restera identique

La gestion des virements suivant la norme SEPA Accountix version 2014 La gestion des virements suivant la norme SEPA Quelle est la procédure à suivre pour être opérationnel au 01/02/2014 ? Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles fonctionnalités SEPA (nous préconisons entre deux et quatre heures) Paramétrage de vos codes Swift pour une utilisation SEPA Format IBAN obligatoire sur les comptes bancaires Vérification rapide de votre module de virements pour optimisation Tests de virements au nouveau format SEPA

La gestion des déclarations FAIA Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Le fichier d’Audit Informatisé pour l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines est préconisé dans le cadre de la coopération inter- administrative entre les différentes administrations fiscales. Qui est concerné ? Tout assujetti disposant d’un système de comptabilité informatique est tenu de délivrer ces données comptables par voie électronique sur demande de l’administration. Les entreprises n’étant pas soumises au PCN, bénéficiant d’un régime simplifié, ou ayant un CA < 112.000 € annuel ne sont pas concernées.

La gestion des déclarations FAIA Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Le fichier FAIA : Les différentes structures possibles Pour information, il existe trois structures différentes du fichier FAIA qui dépendra de votre organisation informatique : 1) Version complète (comptabilité et gestion commerciale intégrées) 2) Version réduite A (comptabilité et facturation intégrées) 3) Version réduite B (comptabilité et facturation séparées) Bon à savoir … En plus de fournir un fichier, il faudra également le crypter (à l’aide d’un logiciel de cryptage préconisé par l’AED)… Un lien internet mis à disposition par l’AED pour « uploader » votre fichier FAIA sera disponible ultérieurement afin de pouvoir transférer vos données.

La gestion des déclarations FAIA Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Dans ACCOUNTIX : Dans votre fiche dossier, paramétrage de l’Addit « FAIA »

La gestion des déclarations FAIA Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Dans ACCOUNTIX (suite) Génération du fichier : Module Fiduciaire > FAIA > Génération du fichier FAIA

La gestion des déclarations FAIA Accountix version 2014 La gestion des déclarations FAIA Procédure à suivre … Installation d’une mise à jour Accountix pour obtenir les nouvelles fonctionnalités FAIA Paramétrage des différents écrans dans Accountix Formation sur le nouveau module Note : Cette installation peut être faite en même temps que l’installation du module SEPA

Nouveautés 2014 : module clients « rappels automatiques» Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : module clients « rappels automatiques» Il est désormais possible dans Accountix d’exporter l’historique des rappels dans un fichier texte (.txt) Nouvelle possibilité de générer un seul fichier PDF avec tous les RAPPELS ou autant de fichiers PDF que de rappels. Bon à savoir … Liaison vers logiciel de gestion de fax, mails pour envoi automatique Historique des rappels disponible dans les documents commerciaux, Historique des rappels disponible depuis le signalétique client, Gestion des frais sur les différents masques de rappels (non comptabilisé), Calcul d’intérêts possible (non comptabilisé).

Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements» Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements» Il est désormais possible dans Accountix d’envoyer les relevés de paiements fournisseurs par mail avec un PDF attaché. Ce PDF pouvant inclure une présentation reprenant le logo de la société. Il est possible de générer un seul fichier PDF avec l’ensemble des relevés de paiements, ou bien de générer autant de fichiers PDF que de relevés

Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements» Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : module fournisseurs « virements» Exemple : « Le relevé de paiement »

Nouveautés 2014 : les nouvelles éditions PDF Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : les nouvelles éditions PDF Il existe de nouvelles éditions possibles dans Accountix au format PDF Journal centralisateur Relevé de paiements fournisseurs Les postes ouverts La balance multi-sociétés Rappels clients Le résultat des recherches d’écritures …… A ce jour, 90 % des éditions sont « PDFisées »

Nouveautés 2014 : les clôtures (1/2) Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : les clôtures (1/2) Traçabilité pour savoir qui a clôturé une période et à quelle date …

Nouveautés 2014 : les clôtures (2/2) Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : les clôtures (2/2) Possibilité d’ouvrir plus de 12 périodes avec gestion de commentaire Possibilité d’importer dans une période autre que de 1 à 12 Gestion du droit de clôture définitive ou provisoire à un ou plusieurs utilisateurs

Nouveautés 2014 : la balance financière Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : la balance financière Edition d’une balance financière à une date donnée

Rappel : la balance paramétrable Accountix version 2014 Rappel : la balance paramétrable Possibilité d’export vers Excel de la balance paramétrable BALANCE GENERALE PARAMETRABLE Société DEMO ACCOUNTIX Exercice 2013 Période (1/12) du 01.01.13 au 31.12.13 Devise EUR Compte Libellé compte Solde au 31.12.12 DEBIT CREDIT SOLDE Solde Exercice 4216110 TVA en amont 130,18 4614110 TVA en aval 65,22 -65,22 Tva 64,96 TOTAL

Nouveautés 2014 : l’état récapitulatif des éditions Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : l’état récapitulatif des éditions Nouvel état de contrôle de cohérence de vos données

Nouveautés 2014 : la TVA réduite Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : la TVA réduite Ajout du critère « No agrément » pour obtenir un détail des pièces

Nouveautés 2014 : la consultation de comptes Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : la consultation de comptes Ajout dans les critères de recherches de choix multiples sur : 1) Les  types d’opérations 2) les codes journaux

Nouveautés 2014 : le module facturation Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : le module facturation Ajout de l’article « ST » pour inclure une ligne de sous-total Ajout de l’article « STG » pour inclure une ligne de sous-total général Implémentation de la notion de saisie analytique depuis la saisie de facture

Nouveautés 2014 : le module amortissement Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : le module amortissement Ajout d’une sécurité pour la saisie automatique des dotations aux amortissements sur des périodes clôturées

Rappel : la GED-IN (le principe) Accountix version 2014 Rappel : la GED-IN (le principe) La GED-IN, c’est : Le découpage à partir d’un scan PDF… La saisie des métadonnées et données métiers … Le stockage des documents GED… La gestion du Workflow pour l’accord de paiements, non conformités, etc… Vos factures … Scanning GED-IN Vos factures numérisées

Accountix version 2014 Nouveautés 2014 : GED-IN et automatisation du destinataire (via la gestion commerciale Stockix+) Dans la gestion du processus GED-IN, l’envoi automatique de mails pour permettre un Work-Flow de validation, peut être déterminé en fonction du représentant de l’origine de la commande fournisseur en référence de la facture. Ainsi, plus besoin de retourner sur la commande fournisseur pour savoir de qui elle émane, car il existe désormais une liaison automatique entre le numéro de commande et le code représentant s’y afférant …

GED-IN Certifiée Aujourd’hui Demain Accountix version 2014 GED-IN Certifiée Aujourd’hui Demain

GED-IN Certifiée = GED-CERTIF Accountix version 2014 GED-IN Certifiée = GED-CERTIF Schéma de principe : Utilisateur GED-IN GED-IN Local GED-IN CERTIFIEE

Accountix version 2014 Dans ACCOUNTIX : J’utilise la GED-IN en scannant tous mes documents lors de la saisie… Module Clôture > Archivage Certifié

Accountix version 2014 Dans ACCOUNTIX : Je n’ai pas scanné mes documents lors de la saisie mais maintenant, je désire faire la GED-IN complète de mon dossier comptable … Il est maintenant possible d’utiliser l’outil global GED-IN CERTIF, qui permettra la liaison d’un scanning de tous vos documents avec n’importe-quel fichier de votre comptabilité …

Accountix version 2014 Visualisation du CLOUD via une simple connexion depuis votre module GED-IN CERTIF…

Accountix version 2014 GED-IN Certifiée Pour nous en parler : Monsieur Basse Jonathan (Société Learch) Utilisateur GED-IN GED-IN Local GED-IN CERTIFIEE

Jonathan Basse – Head of Services – Learch Solution Overview Jonathan Basse – Head of Services – Learch

Introduction A Luxembourg company, based in Windhof, Luxembourg Accredited with the Financial Sector Professional statute Data are stored on servers based in Luxembourg

Solution Drivers Cost Pressure Increased Benefits Speed of Change Modernization Agility Always Connected Business Compliance

Applications Accelerators Preservation Platform Learch Platform Scan & Capture Applications on Demand Probative Archiving Applications Accelerators VBS CCM, VBS Veen, Fujitsu ePortal, Infodata XXXXX Preservation Platform Preservation data zone based (Secured and PSDC(C) compliant) Full-text search, indexing and metadata information Fabric Cloud PSF and ISO 27001 certified. Hosted in ebrc Tier IV Data Centers.

Maximise customers content Value Scan & Capture Scan & Capture Maximise customers content Value Capturing and managing content effectively through the cloud is essential to improve business processes and ensure higher service level Capture from any sources Scanning devices Infodata ArchiveLink Email Archiving File Transfer COLD Webservices API Transform it at glance Classification Data extraction OCR Content transformation Send it to your application or archiving and access it anywhere

Probative Archiving Probative Archiving Securely Archive and retrieve Valuable Assets Archiving is offered on a utility basis, providing capacity on demand and allowing the solution to scale progressively over time Openness – Allow any type of item to be archived without restriction. Swift integration with your business software Durability – Designed to resist change. Based on open and documented mechanisms Traceability – Complete tracking throughout the lifecycle of the archive Integrity – Calculates and preserve fingerprint to trace any alteration Security – Authentication and authorization mechanisms facilitating accountability, non- repudiation and confidentiality

Access everywhere

Business Applications Long Term Access Create content Access it for many years Business Applications docSphere SecureBox Upload and download documents Workflow and Case Management Lifecycle and documents versioning Collaborate and approve Accounting and Invoicing Search and retrieve Read only archive Probative value

Integration with Integrix Integrix Appls Application Agents docSphere Accountix Mail Server Integrix App Server Web Agent Mail Connector Integrix Connector Application Agent docSphere Agent Arcsys ERMS Indexing Policy Storage Policy Security Policy External Services Authentication Token Users directory Timestamp Media Mgr Offline / Nearline Storage Online Storage

Archiving process with Integrix Client Infodata Learch GED du client Espace dépôt du client Espace dépôt du client Espace dépôt du client

Learch Value Proposition Complete Control Service Level Agreement Contractual Agreement Proactive Monitoring Freedom Reversibility Openness Self-sustaining Simple TCO No CAPEX No hidden costs Pay-per-user Security Service Insurance Business Continuity 99.9% Uptime Simplicity Adapt to your needs Adaptive Capacity Able to scale

Les formations ACCOUNTIX … Accountix version 2014 Les formations ACCOUNTIX … Nous avons le plaisir de vous proposer un planning de nos formations pour 2014. Considérant le grand nombre d’évolutions, tant au niveau législatif que dans nos programmes, nous avons organisé nos formations pour qu’elles soient les plus complètes possibles . Dans l’attente de vous rencontrer… (Planning disponible depuis notre site internet www.infodata.lu/documentation/accountix) à partir de mi-décembre 2013)

Les prochaines échéances … Accountix version 2014 Les prochaines échéances … Suite du projet FAIA Suite du module « gestion du temps » dans Accountix Intégration d’un module CRM (Customer Relation Management) dans Accountix et analyse d’une gestion des super-remarques dans les rappels clients … Intégration d’un module de gestion de tâches (TASK-MANAGER) pour Fiduciaire Déploiement des normes de paiements SEPA (Single Euro Payments Area) pour 2014 y compris pour les salaires et analyse des imports possibles directement dans les extraits bancaires… et surtout vos idées !

Merci pour votre fidélité ! Accountix version 2014 Regroupons nos idées … et allons ensemble sur le chemin de la performance !!! Merci pour votre fidélité !