Présentation des activités de l’Unité de Suivi Evaluation Projet PDCRE/FIDA – MINAGRI Octobre 2006 Description du fonctionnement du Système de Suivi - Évaluation Mission du S/E Mise en oeuvre de S&E Tâches Les rapports et documents ayant trait aux activités générales du projet Système de collecte et gestion des données du Projet Difficultés rencontrées Solutions envisagées

DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE SUIVI - EVALUATION Le système de suivi-évaluation du PDCRE repose sur trois niveaux de structures : Le Service Suivi-Evaluation à l’UCP Les Unités de Coordination Provinciales du Projet  ainsi que les services techniques des Prestataires de Services ayant en charge le suivi-évaluation (Services financiers et services d’encadrement ou chargés de l’information et des statistiques) Les coopératives et autres organisations des bénéficiaires.  

Mission de l’Unité de S/E Evaluer les performances des prestataires de service suivant les indicateurs de réalisations physiques et des performances financières Evaluer l’impact du Projet au niveau des bénéficiares suivant les indicateurs de réalisations physiques et des performances financières Evaluer l’impact du Projet au niveau des bénéficiaires avec une attention particulière sur certains thèmes transversaux comme le genre,pauvrété et participation. Veuiller à préserver les principes et l’esprit du projet tel que définis dans l’Accord de prêt Estimer la qualité du développement institutionnel au niveau des paysans.

Mise en oeuvre du programme de Suivi -Evaluation Concevoir le cadre général du suivi des activités du projet sur base du PTBA et en particulier du budget Guider les partenaires dans la mise en oeuvre du projet et la rédaction des rapports d’avancement des activités Examiner les rapports quand à l’évaluation d’impact et trouver les causes de blocages/déviations s’il y en a. Echanger d’information avec les partenaires et les bailleurs de fonds et institution coopérante Organiser des ateliers participatifs et périodiques des performances afin de tirer des enseignements de l’expérience du passé pour orienter les actions à mener dans le future.

Tâches Faire le suivi des partenaires ou prestataires de services Produire des rapports selon les périodes exigées Faire des visites de terrains pour le suivi des activités Feedback des décisions prises aux bénéficiaires Animer les ateliers des planifications Donner des conseils au coordinateur du Projet Fournir des sujets à réflexion au comité de pilot age Participer aux différentes réunions avec les partenaires

Les rapports et documents ayant trait aux activités générales du projet L’information au niveau du projet est diffusée à travers divers types de rapports de périodicités différentes : mensuel, trimestriel, semestriel, annuel Le rapport mensuel est un rapport de travail qui ne concerne principalement que les acteurs directs du PDCRE. Il est préparé par le RSE et destiné à l’UCP, aux UCPP, aux bailleurs, au Gouvernement et aux autres partenaires qui en feront la demande. Le rapport trimestriel présente l’état technique et financier du projet. Il est rédigé par le RSE. Le format de rapport répond aux normes du Gouvernement et du bailleur (FIDA). Il comporte 3 grandes parties : (i) tableaux de bord ; (ii) le suivi par composante et par  activité ; (iii) et les décaissements, notamment par catégorie de dépenses. Le rapport semestriel a pour but de dresser un bilan à mi-parcours de l’exécution du PTBA au cours du semestre sous revu. Il présente l’état technique et financier du projet. Le format de rapport répond aux normes du Gouvernement et du FIDA. Il comporte 3 grandes parties : (i) tableaux de bord ; (ii) le suivi par composante et par  activité ; (iii) et les décaissements. Il prépare et sanctionne les ateliers de planification et d’autoévaluation à mi parcours de l’année dont le rôle est (i) d’examiner l’état d’avancement du projet par l’analyse des indicateurs globaux et ceux des activités en cours, et (ii) de formuler des recommandations sous forme de mesures correctrices envers les activités où des problèmes sérieux qui ont été identifiés. Il est préparé par le RSE et destiné à l’UCP, aux bailleurs de fonds concernés et aux responsables d’activités. Le rapport annuel a pour but de dresser un bilan de l’exécution du PTBA au cours de l’année. Il prépare et sanctionne les ateliers de planification et de suivi – évaluation de fin d’année dont le rôle est (i) d’examiner l’état d’avancement du projet par l’analyse des indicateurs globaux et ceux des activités en cours, et (ii) d’arrêter le PTBA de l’année suivante. Il est préparé par le RSE et destiné à l’UCP, aux UCPPs, aux bailleurs de fonds concernés et aux responsables d’activités. Le programme de travail et budget annuel (PTBA) présente la planification des activités décidées lors de l’atelier annuel de planification qui réunit les représentants des bénéficiaires, les bailleurs de fonds et des experts indépendants. Il est préparé par l'UCP et est destiné à l’UCP, aux UCPPs, et aux bailleurs de fonds concernés. Le PTBA comprend : la liste des tâches par activité et leurs responsables ; le budget détaillé par activité ; le plan de financement par bailleur  ; le chronogramme prévisionnel  ; les indicateurs de performance et d’impact par activité.

SYSTEME DE COLLECTE ET GESTION DES DONNEES La collecte et la gestion des données se font à travers des logiciels suivants : TECPRO TOMPRO Logiciel de gestion d’impact

Difficultés rencontrées Difficulté de collecte de rapports des partenaires Associations / coopératives qui exigent de longues formations Cas de la Composante Systeme Credit Paysan de la sous composante Thé/Nshili qui n’ont pas encore démarré les activités. Début tardif des travaux de construction des stations de lavage de café

Solutions envisagées Elaboration et transmission du canevas de production de rapport aux partenaires Aider les partenaires à l’exportation des données pour consolidation et correction au niveau de la coordination. Révision de plafond des offres à la hausse selon qu’il s’agit de l’attribution des marchés de service ou de travaux de génie civile par la NTB Intensification de formations en matière d’organisation et de gestion de coopératives par Twin et la BRD. Envisager la possibilité de reformulation de certaines composantes non encore bien opérationnelles Accorder au regiment militaire de génie civile de l’armée,le marché de construction de 4 nouvelles stations de lavage vue ses performances remarquées au moment des constructions de dernières stations de lavage de café.

End Thank you for your attention