Enquête de besoins du Centre de documentation du CSSS de Laval Par Mélanie Robitaille, stagiaire à la maîtrise en Sciences de l’information de l’Université de Montréal

Remerciements France Pontbriand, bibliothécaire et superviseure du projet Danielle B. Rose, bibliothécaire et superviseure Lise Labelle, bibliotechnicienne Participants au sondage et aux entrevues Mmes Sophie Ouellet, Paula Beaudoin, Lynda Bouchard M. Yvon Monette Mmes Hélène Lauzon et Emmanuelle Aucouturier, M. Robin Dumais

Plan de la présentation Mise en contexte Objectifs de l’enquête de besoins Méthodologie Questionnaire électronique Entrevues Analyse des résultats Recommandations

Mise en contexte Dernière enquête de besoins: 1991 CSSS de Laval Agrément 2008 Direction de l’enseignement et de la recherche Développement des outils électroniques depuis la dernière enquête

Objectifs de l’enquête de besoins Évaluer la qualité des services offerts et les méthodes de diffusion de l’information. Vérifier la fréquence d’utilisation des services. Identifier les besoins informationnels des clients Identifier les sources d’information utilisées par les usagers dans leur travail. Identifier quels types de personnes leur sont utiles dans leurs besoins informationnels. Obtenir des suggestions ou des commentaires de la part des usagers sur le Centre de documentation et ses services.

Méthodologie Deux méthodes: Questionnaire électronique Entrevues individuelles et focus groups

Questionnaire électronique (1) Outil: SurveyMonkey.com Composition: Introduction Services (5 questions) Sources d’information (5 questions) Comportement informationnel (1 question) Publicité/Marketing (2 questions) En conclusion (1 question ouverte) Profil des usagers (6 questions)

Questionnaire électronique (2) Pré-testé Lancé le 25 avril, date limite était le 2 mai 2008. Environ 1600 personnes ont reçu le courriel Taux de réponse: 69 répondants 13 différentes directions représentées 25% professionnel clinique, 24% infirmières, 20% médecins et pharmaciens 56% CSL, 31% CLSC

Entrevues (1) Protocole élaboré sur la base de l’Audit informationnel de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont (Aucouturier, Emmanuelle, Dumais, R., Lauzon, H. 2007. Un audit sur les besoins des utilisateurs dans le cadre de la planification stratégique de la bibliothèque médicale de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont.) Composition: Besoins informationnels (9 questions) L’évaluation des services du Centre de documentation du CSSS de Laval (7 questions) Profil des répondants

Entrevues (2) Protocole pré-testé Critères de sélection des participants Sensibles à l’information Utilisateurs des services du Centre de documentation Nombre de participants: 12 UMF: 4 Pharmacie: 3 Direction soins infirmiers: 2 Direction générale: 2 Urgence: 1

Analyse des résultats Satisfaction des utilisateurs Publicité et marketing Équipements Sources d’informations utilisées par les usagers dans leur travail Difficultés rencontrées lors de la recherche d’information Accessibilité

Satisfaction des utilisateurs Degré de satisfaction élevé Services les plus appréciés: Prêt de documents Prêt entre bibliothèques (PEB) Référence et aide à la recherche Formation documentaire Facteur humain: important, au Centre de documentation et ailleurs

Publicité et marketing Méconnaissances des services 58% (questionnaire électronique) ne connaissaient pas les services listés 25% des suggestions de services existent déjà Publicité! Présentations Portail CSSS de Laval L’Interface Courriels

Équipements Répondants majoritairement neutres 44% travaillent hors CSL Demande pour petites salles de travail (2-4 personnes)

Sources d’informations utilisées (1) Entrevues: Principales tâches: projets ou dossiers spécifiques 24 types d’information utilisés Principale source d’information: banques de données Principal facteur de choix d’une ressource: accessibilité

Sources d’informations utilisées (2) Questionnaire électronique Principale source d’information sur une base quotidienne : collègues (38%) et Internet (29%) 38% ne connaissent pas les banques de données 16% consultent le personnel du Centre de documentation sur une base mensuelle. 32% sur une base annuelle. 29% jamais et 23% ne le connaissent pas.

Difficultés rencontrées lors de la recherche d’information (1) Facteurs influents: l’informatique en général serait un frein pour certaines personnes; la difficulté à faire des recherches; le manque de temps; la méconnaissance des outils de recherche; l’accessibilité limitée à certaines ressources d’information.

Difficultés rencontrées lors de la recherche d’information (2) Services suggérés: Formation documentaire Icône Modes d’emplois Partage de l’information Documents administratifs au Centre de documentation Formation aux patients

Accessibilité (1) Heures d’ouverture Outils électroniques: à cause d’une licence limitant le nombre de postes informatiques donnant accès aux outils; la complexité et la non-convivialité pour ceux qui n’ont pas suivi de formation ou qui en ont suivi mais n’utilisent pas régulièrement ces outils; parce que les outils ne sont pas connus, tout simplement ; par manque de temps.

Accessibilité (2) Partage de l’information Services sur place, ie dans les autres installations du CSSS de Laval Donc, pour améliorer l’accessibilité… Présentations (groupes cibles vs conférences midi) Modifier heures d’ouverture et publiciser accès à distance Outils électroniques: formations, modes d’emploi, plus de licences Registre des connaissances

Rôle et services d’un Centre de documentation Implication professionnelle au sein des équipes Présence dans les autres établissements Aide à la recherche Mieux faire connaître les services Tendances et contexte actuel...

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