AMUE – SIFAC Formation « Budget » Cursus Ordonnateur

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Images & Icones Simple clic Double clic Appuyer sur la touche « entrée » Avertissement Champs obligatoires

Introduction Objectifs de la formation : Appréhender la notion d’adresse budgétaire dans SIFAC Visualiser la structure organisationnelle, la nomenclature budgétaire de nature et de destination Saisir des prévisions et des dotations budgétaires Générer le budget voté Visualiser le budget (éditions) Comprendre les règles du contrôle de disponibilité Gérer les opérations et les conventions (partie budgétaire) Le périmètre du processus métier relatif à la mise en œuvre du budget et aux mouvements budgétaires comprend : La phase de simulation budgétaire (non couverte par SIFAC), La saisie et la modification : En mouvement ascendant des prévisions des dépenses et recettes, En mouvement descendant des dotations. Le vote du budget (Budget Primitif, Décisions Budgétaires Modificatives), Les virements et réajustements. Préciser que les autorisations sont complètement ouvertes dans le cadre de cette formation afin de permettre à tous les participants de se former. Ce ne sera bien sûr plus le cas lors de la mise en production de SIFAC.

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Adresse budgétaire Axes budgétaires obligatoires Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes : Les centres financiers représentent l’organisation détaillée d’un établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté. Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. C’est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM. Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de budgétisation et d’analyse pour représenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, …) Ces 3 axes sont obligatoires.

Adresse budgétaire Axes budgétaires facultatifs Les fonds peuvent représenter l’origine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification) simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP. Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent s’organiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles. Ces 2 axes sont facultatifs.

Adresse budgétaire Adresse de budgétisation, adresse d’imputation L’« Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse. L’adresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante : Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui caractérisent un budget, à savoir : Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut s’exécuter le budget : le centre financier La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnel Et éventuellement : La source de son financement : le fonds L’opération ou la convention à laquelle elle se rapporte : le programme de financement. Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à l’adresse budgétaire saisie dans les pièces d’exécution.

Adresse budgétaire Correspondance Métier ↔ Outil Axes d’imputation SAP/FM Centre Financier Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Fonds Programme de financement Mise en œuvre des axes Organisation Nomenclature de nature Nomenclature de gestion Origine de financement Opération Convention Arborescence Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Masse Chapitre Article Destination Sous-destination Origine de Financement Conventions Opérations

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle d’un périmètre financier (Etablissement) Une variante de hiérarchie doit être créée par exercice, c’est dans la variante qu’est enregistrée la hiérarchie portant la structure modélisant l’Etablissements, ses SAIC, Fondations et SIE/SIU éventuels Dans cas d’un établissement auquel est rattaché un institut, répondant à une autre nomenclature, l’institut sera modélisé dans un autre périmètre financier  Il est possible de créer jusqu’à quatre niveaux de centres financiers Il est possible de visualiser la fiche d’un centre financier en double cliquant sur le code du centre Le budget peut être mis en place à tous les niveaux de centres financiers. L’icône spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour l’exercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci se définit lors de l’ouverture de l’exercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de l’exercice.

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier La hiérarchie des centres financiers est définie par année de manière à prendre en compte les changements de structure financière de l’établissement d’une année sur l’autre, tout en conservant l’historique des budgets votés et exécutés les années précédentes. Il est possible en cours d’année de créer des nouveaux centres financiers.

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier Libellé, Nom d’utilisateur, Niveau de contrôle des disponibilités, Adresse de facturation Nom, rue, ville pour l’adresse de livraison Téléphone, fax … Code de la hiérarchie, Centre financier supérieur

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements non passés aux RCE) : Renseigner : La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) L’identifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom Le type de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau règlementaire (UB), E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour l’évaluativité du SAIC. L’adresse de facturation, qui peut être différente de l’adresse de livraison Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 1/2) : Renseigner : La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) L’identifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom La nature de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau règlementaire (niveau 1), E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour l’évaluativité du SAIC. C pour un contrôle par chapitre sur ce centre (centres de niveau 2 uniquement) NB : Les contrôles positionnés sur les centres financiers de niveaux 3 et 4 sont des contrôles « à plat » (ne prennent en compte que ce qui concerne le centre), les contrôles au niveau 2 sont des contrôles « agrégés » Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 2/2) : Renseigner : Le type de centre financier permet de repérer la position du centre financier dans la hiérarchie et son type (Etablissement principal, SAIC, Fondation…) L’indicateur niveau de gestion permet d’identifier les niveaux de gestion de l’Etablissement. Cette zone permet de créer des regroupements de centres financiers et établit les niveaux de responsabilités au sein de la hiérarchie des centres financiers L’adresse de facturation, qui peut être différente de l’adresse de livraison Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet hiérarchie de la fiche du centre financier : L’onglet adresse de la fiche du centre financier : Renseigner : Onglet hiérarchie : Préciser le centre financier de niveau supérieur. Il y a autant de lignes que d’exercices de validité du centre financier, avec une variante et un exercice par ligne. Onglet adresse : Les données relatives à l’adresse de livraison : Titre de civilité, nom, rue, ville, code postale, pays Une seule variante de hiérarchie est créée, c’est la hiérarchie standard 000.

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet communication de la fiche du centre financier Ces données sont optionnelles Il est cependant possible de renseigner : Des numéros de téléphone et de télécopie, fax Une adresse e-mail

Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier Modifications d’un centre financier : Données de base : Désignation, Description, Groupe d’autorisations, Nom utilisateur, Nom L’intégralité de la hiérarchie du centre L’intégralité des coordonnées du centre La date de fin de validité NB : Les données du centre peuvent être modifiées pour une période d’analyse donnée si l’historisation des données précédentes est souhaitée. Les données d’en tête ne sont pas modifiables : périmètre financier, centre financier. Suppression d’un centre financier sous conditions : Il n'existe aucun centre financier subordonné ; Aucune pièce (de budget, et a fortiori d’exécution budgétaire) n’a été créée sur ce centre financier. Les centres financiers utilisés au début de l’année N puis à supprimer au cours de l’année N pourront être supprimés l’année N+1.

Adresse budgétaire Compte budgétaire Les nomenclatures M9-1 et M9-3 sont livrées dans la souche. Au périmètre financier de l’établissement est affectée la nomenclature M9-3 ; Au périmètre financier de l’institut/école art. 43 est affectée la nomenclature M9-1. Les établissements pourront subdiviser des comptes (exemple : créer le compte 62511 et le rattacher au compte 625). Par rapport à la souche, on peut affiner les comptes budgétaires mais pas en créer de nouveaux. Certains établissements demanderont s’il est possible d’agréger des comptes. Dans ce cas, il suffit d’utiliser le compte de niveau supérieur existant dans la souche. S’il n’existe pas, il sera en effet possible de le créer.

Adresse budgétaire Compte budgétaire La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier La dotation du budget est un choix organisationnel de l’établissement. L’exécution se paramètre dans SIFAC en début d’exercice. Pour les comptes marqués du symbole , il est possible de les doter mais ils ne sont pas exécutables Les comptes marqués du symbole peuvent être dotés et sont exécutables. Il est possible dans SIFAC d’exécuter le budget à différents niveaux et pas seulement au niveau le plus fin. Exemple ici : au niveau 60 et 601. Il est possible de visualiser la fiche d’un compte budgétaire en double cliquant sur le code du compte Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse « dépenses de personnel » via le compte 63P Une seule variante de hiérarchie est créée, c’est la hiérarchie standard 000. Elle est affectée à un exercice budgétaire, d’où Le typage du compte (exécutable ou non exécutable) se fait au niveau du paramétrage. Par rapport à la page précédente et à la hiérarchie présentée ci- dessus : montrer que par exemple, le compte budgétaire 211 est rattaché au compte 21, lui-même rattaché au compte masse_inv, etc. C’est par la notion de hiérarchie ou compte budgétaire supérieur, que tous les comptes quels que soit leur niveau sont rattachés à l’une des trois masses en dépense. De même c’est via la notion de compte budgétaire supérieur que tous les comptes de recettes sont rattachés au compte budgétaire « RECETTES ».

Adresse budgétaire Compte budgétaire La transaction FMCIA permet de créer, modifier et afficher un compte budgétaire Permet de créer Permet de modifier Permet d’afficher Renseigner : Le code du compte budgétaire, l’exercice comptable et le périmètre financier La désignation courte (20c) et la description longue (3*50c) L’opération financière : toujours 30 «  compta, résultat, dépense, immo, stock » Le type de compte : 3 pour dépenses et 2 pour recettes Le compte budgétaire supérieur dans la hiérarchie Concernant le champ « Compte budgétaire supérieur » : Les chapitres de dépense ont l’une des trois masses comme compte budgétaire supérieur. De la même manière, les comptes budgétaires des trois masses ont le compte budgétaire « DEPENSES » de référencé dans ce champ.

Adresse budgétaire Compte budgétaire L’onglet « données supplémentaires » permet de renseigner des valeurs utiles pour le contrôle des disponibilités. Les valeurs possibles sont : M pour les comptes modélisant les masses ; il y en a trois MASSE_INV, MASSE_FONC, MASSE_PERSO C pour les chapitres : comptes à 2 caractères en fonctionnement et 3 en investissement A pour les articles déclarés limitatifs par le CA E pour les comptes évaluatifs : 68 etc. Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse de personnel

Adresse budgétaire Domaine fonctionnel La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF. Le nœud supérieur est DEST.LOLF Deux sous groupes « prog.150 » et « prog.231 » permettent de regrouper les destinations par leur appartenance à un programme Il est possible de créer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations Le budget peut être doté et exécuté seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels. Il est possible de mettre en place une hiérarchie au sein du domaine fonctionnel, notamment à des fins de suivi analytique mais également pour le suivi de sous destinations LOLF. Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting. Les contrôles budgétaires ont lieu sur les centres financiers et comptes budgétaires. Il est possible d’exécuter des dépenses sur un domaine fonctionnel alors que ce dernier n’a pas été doté budgétairement. Il est possible de mettre en place une hiérarchie au sein du domaine fonctionnel, notamment à des fins de suivi analytique mais également pour le suivi de sous destinations LOLF. Les transactions : FM_SETS_FUNCTION1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel FM_SETS_FUNCTION2 permet de modifier un groupe de domaine fonctionnel

Adresse budgétaire Domaine fonctionnel La transaction FM_SETS_FUNCTION1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel Les actions possibles sont : Insérer des domaines fonctionnels Insérer un groupe de domaines fonctionnels au niveau inférieur pour créer une hiérarchie Insérer un groupe de domaine fonctionnel au même niveau

Adresse budgétaire Domaine fonctionnel La transaction FM_FUNCTION permet de créer, modifier, afficher un domaine fonctionnel (destination LOLF) Permet de créer Permet de modifier Permet d’afficher Renseigner : Le code du domaine fonctionnel La désignation (20c) L’opération La date de début et de fin de validité

Démonstration Démonstration 1 15 min Démonstration 1 Vérification de toutes les données de base (différents axes budgétaires)

Exercice Exercices 1&2 Créer : 25 min Un domaine fonctionnel (sous destination) un groupe de domaines fonctionnels (destination LOLF) Important : Montrer aux utilisateurs comment charger le menu de favoris « budget ».

Adresse budgétaire Fonds La transaction FM_SETS_FUND3 permet d’afficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds supérieur s’appelle « FONDS » Les groupes de fonds apparaissent en rouge, les fonds en vert Seuls les fonds peuvent être renseignés dans les transactions de budgétisation et d’exécution. Les groupes de fonds servent à modéliser une hiérarchie et peuvent être utilisés dans certains états budgétaires Il est possible de voir le détail d’un fonds en cliquant sur le code

Adresse budgétaire Fonds Les transactions FM5I, FM5U, FM5S permettent de créer, modifier, afficher un fonds Les données obligatoires sont : Le périmètre financier L’identifiant du fonds La désignation Les dates de début et de fin de validité Il est possible de regrouper des fonds dans des groupes de fonds. Seuls les fonds sont budgétés et exécutés.

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations Par défaut, Sifac ne restreint pas les combinaisons d’adresses budgétaires « budgétisables » ou « imputables » Le plan de structure budgétaire par exercice permet de restreindre les adresses budgétaires utilisables à toutes les combinaisons pertinentes (par défaut, toutes les adresses budgétaires sont imputables) pour les adresses de budgétisation (adresses de budget) pour les adresses d’exécution (adresse d’exécution budgétaire ) L’activation du plan de structure budgétaire est un point de personnalisation, par défaut cette option est inactive dans la souche SIFAC Il existe un plan de structure unique pour gérer les adresses de budget et des adresses d’exécution, mais 2 tables distinctes contenant les différentes combinaisons autorisées. Par souci de clarté, s’appellent : PSB (Plan de Structure du Budget) : table comprenant les adresses de budget autorisées PSI (Plan de Structure des Imputations) : table comprenant les adresses des écritures autorisées Attention, le PSB et le PSI impose de prévoir toutes les combinaisons possibles des 5 axes utilisés. A défaut, la dotation ou l’exécution du budget ne pourront être réalisées sans une intervention au préalable. Si, par exemple, l’établissement ne prévoit que des combinaisons comportant le centre financier et le compte budgétaire, il ne lui sera pas possible d’ajouter d’autres axes (domaine fonctionnel, fond et programme de financement). Autre exemple : CF Labo + DF 101 + CB 60 CF Labo + DF102 + CB 60 => impossible de référencer les DF 103 et 104.

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations Les plans de structure budgétaire peuvent être générés en masse par les transactions : FMBSBO_MULT pour le PSB FMBSPO_MULT pour le PSI Renseigner : Le périmètre financier : Z100 L’exercice comptable : 2008 La catégorie budgétaire : 9F pour le PSB et 9A pour le PSI Plan de structure budgétaire : PSB_SIFAC Les éléments de l’adresse à générer Les options de traitement : Il est possible de lancer le traitement en mode test pour voir d’éventuels messages d’erreurs. La case doit être décochée pour que les données soient copiées La catégorie budgétaire, aussi appelée « ledger de comptabilité » permet de gérer dans différentes tables les pièces de budget, des pièces d’exécution du budget : 9F : budget de paiement pour les pièces de budget 9A : budget de paiement pour les pièces d’exécution du budget Dans SIFAC, seul le budget de paiement est mis en place.

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations Il est possible de visualiser le contenu du PSB et du PSI grâce aux transactions : FMBSBOS pour le PSB FMBSPOS pour le PSI

Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations L’activation du plan de structure peut se faire de manière distincte pour les adresses de budget et pour les adresses des écritures Activation du PSB pour les adresses de budget (Transaction accessible par les utilisateurs) Activation du PSI pour les adresses des écritures (point de paramétrage) Si le plan de structure est activé et qu’une adresse saisie n’est pas présente dans le PSB ou le PSI, un message d’erreur bloquant apparaît:

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Elaboration budgétaire Généralités L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires et des dotations afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration. La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion. Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration : La première matérialise la délibération consistant à arrêter l'équilibre financier et les grandes catégories de recettes et de dépenses du projet de budget de l'établissement. La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des Budgets Propres Intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier l'équilibre budgétaire Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire. Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives

Elaboration budgétaire Flux SIFAC La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une Version de budget préparatoire vers un Budget Voté. Vote du budget PR1 PR2 V0 Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes) Saisie des rectifications et des amendements Mise à disposition du Budget voté (BP, DM) Versions préparatoires Version exécutoire Vote des grandes masses Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2. Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central et les responsables d’UB peuvent saisir sur PR2.

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB: La transaction principale pour la saisie de budget est composé : De données d’en-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type de budget, version … De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie FMBB: Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation La variante de mise en forme à choisir est ZSAP04. Cette variante permet d’avoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants Une fois la version PR1 éventuellement alimentée par copie, il est possible de compléter la saisie grâce à la transaction FMBB – « Worbench de budgétisation »

Elaboration budgétaire Transactions utilisées La transaction  « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de « copier » des budgets en combinant différents éléments, selon des règles paramétrées par : Type de pièce Type de budget Version Exercice comptable La transaction FMBOSTAT permet : d’ouvrir les périodes budgétaires de gérer les autorisations Cette transaction est restreinte en fonction des autorisations mises en place dans l’établissement

Elaboration budgétaire Ouverture de période budgétaire FMBOSTAT Avant de pouvoir saisir du budget, il faut s’assurer qu’un type de budget est associé à une version et à un exercice comptable (période budgétaire ouverte). Par exemple, pour saisir des prévisions budgétaires en version préparatoire PR1 sur le budget primitif de l’année 2008, le statut « BP » doit être associé à la version PR1 pour l’année 2008 La transaction FMBOSTAT permet d’ouvrir une période budgétaire Les utilisateurs peuvent avoir des droits d’autorisation sur la notion de « version » : PR1, PR2 et 0 (exécution). Cliquer sur puis saisir l’exercice comptable, la version de budget et le statut (type de budget)

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB Pour saisir du budget, il faut dans un premier temps saisir les données d’en-tête : Renseigner : L’opération : saisie pour une saisie initiale Le type de pièce : PREV pour prévision et DOTA pour dotation Exercice : année du budget à voter (2008) Version : PR1 pour la première version de travail Période : TS pour toutes les périodes Les différentes combinaisons possibles sont présentées dans la documentation Annexe (Mémo transaction) Les utilisateurs peuvent avoir des droits d’autorisation sur la notion de « version » : PR1, PR2 et 0 (exécution). Ce n’est pas le cas sur les types de pièces et types de budget.

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes Renseigner : Le centre financier : Centre de responsabilité, UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) ou Etablissement hors SACD Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes Le domaine fonctionnel : destination LOLF Le fonds : origine de financement Le programme de financement : convention ou opération Le montant de la prévision Il est possible : De saisir autant de lignes souhaitées Sur des comptes de dépenses et/ou de recettes

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB L’opération : L’opération de budgétisation caractérise l'opération de base utilisée pour l'écriture des pièces de saisie de budget. Différentes opérations sont disponibles dans SIFAC : Saisie : Saisie de nouvelles données de budget Fonds supplémentaires : Ajustement positif Restitutions : Ajustement négatif Le type de pièce : Le type de pièce permet de classer la pièce de saisie du budget. Il caractérise le document de la saisie du budget d’un point de vue métier, par exemple : DOTA : Dotation (Descendante) PREV : Prévision (Ascendante) RECT : Rectification (effectuée par le niveau 1 et 2) AMDT : Amendement Aucun contrôle n’est fait sur les types de pièces. Ils permettent de faciliter le suivi de la mise en place du budget (est-ce une copie du budget de l’année précédente, de la prévision…).

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB Le type de budget : Le type de budget caractérise les grandes étapes de la mise en place des crédits, plusieurs types de budget peuvent être créés : Elaboration budgétaire  Budget initial (BP), Budget Provisoire (PROV) Modifications budgétaires Décision(s) budgétaire(s) modificative(s), DM1, DM2, etc. Exécution budgétaire, pour les virements et les réajustements (EXEC) La version : La version permet de gérer différentes versions d’un budget (versions préparatoires, version exécutoire) et permet d’historiser les travaux d’initialisation et de mise à disposition des crédits. 3 versions seront créées: 2 versions préparatoires (PR1 et PR2) pour modéliser les votes intermédiaires La première matérialise la délibération consistant à arrêter l’équilibre financier et les grandes catégorises de recettes et de dépenses du projet de budget de l’établissement La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des budgets propres intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier l’équilibre budgétaire 1 version exécutoire (version 0) : seul le budget voté permet l’exécution budgétaire

Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire FMCYLOAD La transaction FMCYLOAD offre la possibilité de copier le budget voté de l’année N-1 afin d’alimenter la version préparatoire PR1 de l’année N. Plusieurs possibilités de copie sont offertes : Copier uniquement le Budget Primitif (BP) Copier le Budget Primitif et les Décisions Budgétaires Modificatives (BP + DBM) Il est également possible de sélectionner certains critères pour la copie, avec notamment : Copier un certain pourcentage du budget N-1 Restreindre la copie à une UB par exemple NB : cette étape est facultative et peut être utile à certains établissements. Elle ne constitue pas une étape obligatoire de l’élaboration budgétaire

Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire FMCYLOAD Exemple de copie du budget voté en 2007 en version PR1 de l’année 2008 pour une UB à l’aide de la transaction FMCYLOAD Il faut saisir dans un premier temps les données correspondant au budget source : Périmètre financier Z100, version 0 (budget voté), Année 2007, période 1 à 12 Restriction sur les adresses budgétaire à copier : il est possible de filtrer, sur un élément en particulier de l’adresse (un compte par exemple), un intervalle, ou un groupe. Dans l’exemple, le budget de l’UB 901 va être copié

Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire FMCYLOAD Il faut saisir dans un deuxième temps les données servant de base de calcul Type de valeur : Budget (toujours) Le budget à copier : « tous les types de budget et opérations » permet de copier l’intégralité du budget (BP + DBM), mais il est aussi possible de restreindre au BP en ne choisissant que le type de budget BP dans « sélectionner combinaisons » ou aux DBM Revalorisation : 100 % permet de copier 100% du montant pour les adresses sélectionnées Pour la base de calcul, le type de valeur ‘déblocage’ n’est pas utilisé

Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire FMCYLOAD Renseigner : La version cible : PR1 L’exercice comptable : 2008 La période cible : 1 à 12 Le type de budget cible : BP Le type de pièce PREP (copie de n-1) Les options de traitement : l’option de mode de mise à jour à retenir est la 1 : ajouter des données Il est possible de lancer le traitement en mode test pour voir d’éventuels messages d’erreurs. La case doit être décochée pour que les données soient copiées Options de traitement, mode de mise à jour : la valeur 1 permet d’ajouter le budget copié à ce qui a déjà été saisi. Aucun contrôle n’est fait sur les types de pièces. Ils permettent de faciliter le suivi de la mise en place du budget (est-ce une copie du budget de l’année précédente, de la prévision…).

Démonstration 2 Démonstration 2 15 min Démonstration 2 Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure avec prise en compte de critères de sélection)

Exercice 15 min Exercice 3 Saisie du budget en version PR1

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet d’avoir un récapitulatif des saisies budgétaires. La première page récapitule les critères de sélection de l’état : Sélection de valeurs: Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9F), la version, et l’exercice comptable Sélection de valeurs : Pour chaque élément, il est possible de renseigner: Un groupe de valeur Ex : 901  cumul de l’UB 901 Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeurs Ex: Valeur 901  Centre financier 901 Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres d’une UB ou tous les comptes d’un chapitre. Pour visualiser le budget en dépense, l’utilisateur peut préciser dans le « compte budgétaire » la valeur DEPENSE. Il en va de même pour voir les RECETTES.

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Une fois les critères de sélection saisis l’édition apparaît Budget actuel = Budget origine - Restitutions + Fonds supp. Le budget d’origine (2) correspond aux saisies budgétaires Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4) Le budget actuel (1) correspond au budget d’origine + ou - les fonds supplémentaires et les restitutions Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune La ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les dépenses. Si aucun montant n’est inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau établissement. Les recettes ont un montant négatif, tandis que les dépenses ont un montant positif. La ligne « jaune foncé » correspond à la différence entre dépense et recette. Le budget est équilibré dès lors que cette ligne n’affiche pas de montant comme dans l’écran présenté ici. Un montant positif implique un « surplus » de dépense. Un montant négatif signifie que les recettes sont supérieures aux dépenses. Si les colonnes n’apparaissent pas toutes à l’écran, il est possible d’y accéder par les boutons  et  en haut de l’écran. Il est également possible de jouer sur la largeur des colonnes de l’état. (Options/Attributs Colonnes …)

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce d’origine.

Démonstration Démonstration 3 10 min Consultation des données saisies en version PR1

Elaboration budgétaire Modification de saisie de budget FMBB Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification. Il est nécessaire de choisir l’opération « Restituer » pour diminuer le montant d’une prévision ou « Fonds supplémentaires » pour l’augmenter. L’opération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine s’il s’agit d’une augmentation ou d’une diminution Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours positif, c’est le système qui interprète le montant en fonction de l’opération.

Exercice 10 min Exercice 4 Modification des données saisies en version PR1

Exercice 10 min Exercice 5 Consultation de la conséquence des modifications en version PR1

Elaboration budgétaire Copie de budget PR1 → PR2 FMCYLOAD Une fois les saisies et les modifications terminées sur la version PR1, la transaction FMCYLOAD permet de copier les données de budget de la version PR1 à la version PR2. Cette étape s’effectue suite au premier vote du CA sur les grandes masses et l’équilibre budgétaire Les critères de sélection pour les données sources sont : Version : PR1 Exercice comptable : année du budget à voter Période 1 à 12 Les critères de sélection pour la base de calcul : Type de valeur budget Tous les types de budget et opération 100 % Les critères de sélection pour les données cibles sont : Version : PR2 Période : 1 à 12 Copier type de budget Type de pièce : PREV

Démonstration 15 min Démonstration 4 Copie du budget PR1 en budget PR2

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB Une fois la version PR2 alimentée par copie de la version PR1, il est possible de : Saisir de nouvelles prévisions et dotations (dans le cas de nouvelles subventions par exemple) Modifier les prévisions et les dotations suite au premier vote du CA. Pour cela il faudra utiliser le type de pièce RECT Le principe est le même que pour la version 1 : Les mêmes types de pièce sont utilisés Les mêmes opérations : saisie, fonds supplémentaires, restitutions La différence se fait : Au niveau des acteurs qui font les saisies et les modifications (niveaux 1 et 2) La version à renseigner est la PR2 Pour empêcher toute modification de la version PR1, il faut enlever le statut BP pour la version PR1 grâce à la transaction FMBOSTAT

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBOSTAT Par la transaction FMBOSTAT, l’utilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction des étapes de budgétisation. Le tableau ci-dessous reprend les combinaison à mettre en place en fonction de ces étapes

Exercice 15 min Exercice 6 Saisie du budget en version PR2

Démonstration Démonstration 5 10 min Consultation des saisies de la version PR2

Elaboration budgétaire Projet de budget et amendements FMBB Une fois la version PR2 finalisée, le projet de budget est présenté au Conseil d’Administration pour vote. Il peut y avoir alors des amendements à saisir si le CA n’est pas entièrement d’accord avec le projet de budget . La transaction FMBB Workbench de budgétisation permet de saisir des amendements (utiliser le type de pièce AMDT). En cas de rejet du CA, saisie de rectifications en PR2. Dans la transaction FMBB, il est possible de saisir des montants négatifs qui viendront réduire le budget saisi initialement et ce dans la limite du budget déjà saisi.

Démonstration Démonstration 6 15 min Saisie d'une pièce de type amendement

Démonstration 10 min Démonstration 7 Consultation de l'amendement

Elaboration budgétaire Génération du budget voté FMCYLOAD Une fois tous les amendements saisis et le budget voté par le conseil d’administration, la transaction FMCYLOAD permet de générer le budget voté. Les critères de sélection pour les données sources sont : Version : PR2 Exercice comptable : année du budget à voter Période 1 à 12 Les critères de sélection pour la base de calcul : Type de valeur budget Tous les types de budget et opération 100 % Les critères de sélection pour les données cibles sont : Version : 0 Période : 1 à 12 Copier type de budget Type de pièce : BINI (Budget initial voté)

Démonstration Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant 15 min Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant la version PR2 en version 0

Elaboration budgétaire Budget provisoire FMCYLOAD Lorsque le budget de l’établissement n’est pas exécutoire au 1er janvier, un budget provisoire permet d’effectuer temporairement des opérations de dépenses et de recettes. Dans SIFAC, la mise en place du budget provisoire s’effectuera de la même manière que la mise en place du budget voté avec quelques différences : Les crédits provisoires seront exécutables (version 0) et auront un type de budget particulier (type PROV) La transaction  « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de générer automatiquement le budget provisoire à partir d’un pourcentage du budget voté (BP+DBM) de l’exercice précédent. Le passage des crédits provisoires peut se faire selon certains critères : Pour certains centres financiers Pour certaines natures Avec un pourcentage à définir

Elaboration budgétaire Budget provisoire Remplacement du budget provisoire par le budget voté : Une fois le budget voté, il remplace les crédits provisoires dans le système. Les lignes relatives aux crédits provisoires devront être annulées (contre passées). Saisie des dotations et des prévisions Budget voté ? Mise en place des Crédits provisoires Exécution des crédits Annulation des crédits provisoires Mise en place du budget voté Version exécutoire Vote du budget Oui Non

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives Les modifications budgétaires peuvent être : Des Décisions Budgétaires Modificatives (DBM) ou (DM) Des virements ou des réajustements Les décisions budgétaires modificatives, au nombre limité de 10, suivront la même procédure que celle du budget primitif initial (BP) : Saisie des dotations et des prévisions sur la version PR1 Copie de la version PR1 à la PR2 Saisie de nouvelles dotations,prévisions, restitutions et fonds supplémentaires sur la version PR2 Présentation du projet de DBM au CA et vote du CA Saisie éventuelle d’amendements sur la version PR2 Copie de la version PR2 à la version 0 Le type de budget particulier à chaque DBM et au BP permettra d’identifier les crédits votés au budget primitif de ceux votés en DBM Attention à la numérotation des DBM. Réglementairement: numérotation en ordre croissant et sans sauter de numéro. Le système ne contrôle pas la numérotation de celles-ci dans FMBOSTAT.  Il s’agit d’un contrôle intellectuel par l’utilisateur habilité. En cas de rejet du CA, retour à l’étape 3 : saisie de rectifications

Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives FMBOSTAT Lorsqu’une Décision Budgétaire Modificative (DBM) est en cours, il est impossible d’effectuer des virements ou des réajustements. Pour empêcher la saisie sur la version 0 dans SIFAC, il ne faut qu’aucun statut ne soit affecté à la version pour l’exercice concerné. De cette manière, aucune saisie ne sera possible sur la version 0, l’exécution budgétaire restant toujours possible La transaction FMBOSTAT permet de modifier l’affectation de statut à une version donnée A titre d’exemple, cette opération est à faire lorsqu’on copie PR1 en PR2 On enlève l’accès au PR1, au EXEC et on donne autorisation au PR2 Sélectionner la ligne à supprimer puis cliquer sur et sauvegarder Si un virement est saisi, il est impossible d’enregistrer, le message suivant apparaît :

Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives FMBOSTAT Par la transaction FMBOSTAT, L’utilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction de l’avancement des DBM Le tableau ci-dessous reprend les combinaisons à mettre en place en fonction de cet avancement En cas de rejet du CA, retour à l’étape 3 : saisie de rectifications

Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives FMBB La transaction FMBB – Workbench de budgétisation est utilisée pour les saisies des Décisions Budgétaires Modificatives La seule différence avec la saisie du budget primitif (BP) est le type de budget utilisé. La capture d’écran montre une prévision budgétaire de dépenses pour la première DBM

Modifications budgétaires Virements et réajustements Les virements et les réajustements correspondent à des mouvements : En dépenses et / ou en recettes Sur les axes de l’adresse budgétaire Il peut s’agir : De virements inter UB De virements intra UB De réajustements

Modifications budgétaires Virements et réajustements Les règles de gestion mises en place dans SIFAC sont : Pour les virements : Interdire les virements entre l’établissement hors SACD et ses SACD Interdire les virements entre comptes budgétaires appartenant à des masses différentes Vérifier le disponible sur la ligne émettrice Interdire les virements depuis les comptes déclarés évaluatifs. Interdire d’augmenter un compte déclaré limitatif. Pour les réajustements Interdire les transferts entre chapitres Interdire les réajustement depuis les comptes déclarés évaluatifs.

Modifications budgétaires Virements et réajustements FMBB Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation. Les données d’en-tête à saisir sont : L’opération «  transfert  » pour modéliser un mouvement budgétaire Les types de pièce : VIEX : Virements inter UB VIIN : Virements intra UB SAIC: Mouvements SAIC REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre les modifications budgétaires). La gestion des visas sur les virements est en cours de conception et sera vue ultérieurement.

Modifications budgétaires Virements et réajustements FMBB Lors d’un transfert, il faut saisir au minimum deux lignes : Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en haut de l’écran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer la pièce

Modifications budgétaires Virements et réajustements FMBB Il est possible d’effectuer des virements et réajustements sur l’ensemble des axes budgétaires (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds et programme de financement) tout en respectant les règles de gestion Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner l’écran des postes pour séparer les lignes émettrices et les lignes destinataires. Pour changer le mode d’affichage des lignes, il faut cliquer sur : ou

Modifications budgétaires Virements et réajustements FMBB Virement inter UB (VIEX):  entre CF appartenant à des UB différentes (ou « niveaux de gestion » différents pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à l’intérieur d’une même masse Virement de chapitre à chapitre à l’intérieur d’une même masse Virement intra UB (VIIN):  entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Réajustements:  entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à l’intérieur d’un même chapitre Pour un virement, il est nécessaire de créer une pièce par masse utilisée (1 pour le fonctionnement, 1 pour le personnel, 1 pour l’investissement) Pour un réajustement, il est nécessaire de créer une pièce par chapitre utilisé

Exercice 15 min Exercice 7 Virement entres comptes budgétaires de plusieurs adresses

Démonstration 5 min Démonstration 9: Fermeture de la version 0

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Editions et Consultations Quatre états de gestion pour l’élaboration budgétaire : FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet d’avoir une vue croisée nature/gestion FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions d’un même exercice (Exemple: PR1 & PR2) FMEDDW permet d’avoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …) Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

Editions et Consultations Etat de budget FMRP_RW_BUDGET La transaction FMRP_RW_BUDGET permet d’afficher de manière détaillée ou de manière consolidée la synthèse du budget. Il est possible de saisir un groupe de centres financiers d’une UB (ou « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) pour voir l’ensemble des saisies effectuées sur ce groupe. Commentaire: Afin d’avoir toutes les colonnes sur le même écran, sélectionner une colonne (clique gauche sur le titre de la colonne), se rendre dans « Option », « Attributs colonnes », et mettre 15 en paramètre pour la largeur des colonnes.

Editions et Consultations Etat de budget FMRP_RW_BUDGET Il est possible d’exporter sous Excel l’édition affichée à l’écran Cliquer sur le menu « Options » puis Options Sélectionner « Microsoft Office » dans Intégration office L’état apparaît alors dans Microsoft Excel Choisir l’option « Activer les macros » lors de l’export.

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01 La transaction FMKFR01 « Analyse selon ratios » permet d’avoir une vue croisée nature gestion Cliquer sur pour visualiser les variantes Sélectionner la variante ELAB_BUDG pour avoir la liste des ratios automatiquement Il est possible de restreindre l’affichage par une combinaison d’axe budgétaire

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01 L’édition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires Permet de filtrer certaines valeurs Il est possible d’enregistrer la mise en forme grâce aux boutons Il est possible d’avoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01 Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes d’affichages suivantes: Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / NATURE Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / GESTION

Editions et Consultations Comparaison de versions FMRP_RW_BUDVER La transaction FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions de budget. Sélectionner les deux versions à comparer Il est possible de restreindre l’affichage en saisissant des critères sur les axes de l’adresse budgétaire ou le type de budget Cet état permet notamment de comparer juste après la génération du budget voté que la version 0 et la version PR2 sont bien identiques (Validation Agent Comptable) Cet état justifie que le budget voté par le CA a correctement été chargé.

Editions et Consultations Liste des pièces budgétaires FMEDDW La transaction FMEDDW permet d’afficher les pièces saisies lors de l’élaboration et la modification budgétaires. Cela permet notamment d’éditer la liste des amendements ou des virements. Les critères de sélection peuvent se faire sur : L’exercice comptable, La version, Le type de pièce, Les axes budgétaires, L’utilisateur qui a saisi, … Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et d’exporter dans Excel

Editions et Consultations Etats règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires :

Editions et Consultations Etats règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF) Sélection obligatoire du centre financier « père » (tous les fils de ce centre sélectionné sont automatiquement pris en compte)

Editions et Consultations Etats règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET L’Etat suivant s’affiche, directement éditable :

Démonstration Démonstration 10: 15 min Consultations des états de gestion

Exercice ZSIFACFMTR_BUDGET Exercice (non présent dans le cahier) 15 min Exercice (non présent dans le cahier) Consultation des éditions règlementaires

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Contrôles budgétaires Généralités Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions d’exécution : engagement financier, commande d’achat, facture etc. Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît. (Seuil fixe non paramétrable) Lorsque que le budget est épuisé (100% du budget consommé), un message d’erreur bloquant apparaît Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît: Ce message n’est pas un paramètre modifiable par l’utilisateur.

Contrôles budgétaires Contrôles règlementaires Étanchéité des trois masses La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts. Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA

Contrôles budgétaires Etablissements RCE Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse Auparavant, lorsque l’intégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61. Désormais, l’ensemble des crédits d’une masse peut être utilisé sans distinction de chapitre, dans l’ensemble de l’établissement Conséquences Chute de la volumétrie des virements chapitre  chapitre

Contrôles budgétaires Contrôles optionnels et contrôles spécifiques aux SAIC Contrôles optionnels internes : Contrôle sur l’enveloppe allouée au CR Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers Etanchéité de l’enveloppe du CR au sein d’une même masse Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise l’enveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations. Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA Contrôles optionnels internes pour les établissements passés aux RCE : Contrôle sur l’enveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses fils) Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre Contrôles spécifiques au sein du SAIC : Budget évaluatif SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire Ressource Affectée RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée Convention CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Opération sans contrat OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Sifac - Séminaire métier novembre 2007 102

Contrôles budgétaires Modélisation dans SIFAC (1/2) Pour activer le contrôle optionnel sur l’enveloppe du centre financier de niveau CR, il faut saisir le champ « Niveau de contrôle des disponibilités » dans la fiche du centre financier : « E » pour un contrôle sur l’enveloppe globale du centre financier « M » pour un contrôle sur l’enveloppe par masse du centre financier Pour activer le contrôle optionnel sur l’enveloppe agrégée du centre financier de niveau 2 pour les Etablissements passés aux RCE, il faut saisir le champ « Nature de contrôle des disponibilités » dans la fiche du centre financier : « E » pour un contrôle sur l’enveloppe globale du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils « M » pour un contrôle sur l’enveloppe par masse du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils « C » pour un contrôle sur l’enveloppe par chapitre du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils Pour spécifier un compte comme article limitatif ou bien évaluatif, il faut saisir le champ « Type de contrôle des disponibilités » dans la fiche du compte budgétaire : « E » pour un compte évaluatif « A » pour un compte déclaré limitatif par le CA

Contrôles budgétaires Modélisation dans SIFAC (2/2) L’activation du contrôle optionnel sur l’enveloppe d’une convention simple ou d’une opération, se fait au cas par cas : C’est le type de programme de financement, déterminé au moment de sa création, qui déterminent les contrôles à appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible d’étanchéifier les conventions simples de certaines composantes, qui demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles d’autres composantes Le contrôle d’étanchéité n’est pas optionnel pour les conventions à ressources affectées

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Gestion des opérations et des conventions Généralités Il ne sera vu dans cette formation que la modélisation budgétaire (saisie de budget) des opérations et des conventions. La partie création et exécution est traitée dans la formation « conventions ». Les opérations et les conventions : Sont modélisées dans SIFAC par un programme de financement ; L’élément d’OTP est l’axe à partir duquel est dérivé le programme de financement. Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de l’élément d’OTP qui lui est associé.

Gestion des opérations et des conventions Création du programme de financement FMMEASURE La transaction FMMEASURE « traiter programme de financement » permet de créer des programmes de financement Le code du programme de financement est libre sur 8 caractères. Le type de programme de financement est renseigné dans les données de base Les désignations : Une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue Les dates de début et de fin de validité

Contrôles sur l'Unité Budgétaire Opération sans contrat Gestion des opérations et des conventions Contrôles réalisés Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire Ressource Affectée RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée Convention CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Opération sans contrat OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Sifac - Séminaire métier novembre 2007 108 108

Gestion des opérations et des conventions Principes de budgétisation FMBB Les conventions et les opérations peuvent être budgétisées de différentes façons suivant le type de la convention ou de l’opération : Soit par saisie lors de l’élaboration budgétaire (Toutes les conventions et les opérations) Soit par saisie directe sans nécessité de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors du vote précédent mais que la convention ou l’opération n’a pas encore été codifiée (Toutes les conventions et les opérations) Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra, inter ou réajustement si les crédits ont été prévus lors des votes précédents La transaction FMBB « Workbench de budgétisation » permet de saisir le budget pour les conventions sur l’élément « programme de financement », un des cinq axes de l’adresse budgétaire.

Gestion des opérations et des conventions Budgétisation au cours de l’élaboration budgétaire (ou DBM) FMBB Les conventions et les opérations peuvent être budgétées lors de l’élaboration budgétaire dans une version préparatoire : Données d’en-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CONV Exercice : année du vote Type de budget : Vote correspondant  DM1 Version : Version préparatoire PR1 Données de postes Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner.

Gestion des opérations et des conventions Budgétisation en cours d’exercice (Conventions RA uniquement) FMBB Les conventions RA peuvent être budgétées en cours d’exercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 exécutoire. Données d’en-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CVRA Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner. Lors de la budgétisation de la convention RA, un contrôle est effectué sur l’équilibre recette/dépense.

Exercice 15 min Exercice 8: Dotation de convention RA

Gestion des opérations et des conventions Budgétisation par virements de crédits FMBB Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou réajustement (REAJ) si les crédits ont été prévus lors des votes précédents. Données d’en-tête Opération : Transfert Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : VIIN (virement intra UB) Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Ligne émettrice (-) avec le programme de financement NA Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention à budgéter

Démonstration Démonstration 11: 15 min Dotation d'une convention simple par virement

Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

Conclusion Conseils aux formateurs Toutes les saisies budgétaires (prévisions, dotations, amendements, virements, réajustements) se font dans la même transaction : le Workbench de budgétisation Il est possible de remonter jusqu’à la pièce de saisie à partir des états : traçabilité Les votes sont modélisés dans le système par la copie en masse des saisies budgétaires d’une version à une autre

Conclusion Glossaire Rappel des termes vus : Centre financier : axe budgétaire modélisant la structure de l’Etablissement : Unité budgétaire, SAIC, Centre de responsabilité … Compte budgétaire : axe budgétaire modélisant les natures de dépenses et de recettes Domaine Fonctionnel : axe budgétaire modélisant les destinations LOLF de dépenses et les destinations de recettes en comptabilité budgétaire et les activités en comptabilité analytique Fonds : axe budgétaire modélisant les origines de financement issues de la liste SIREDO Programme de financement : axe budgétaire modélisant les opérations et les conventions en comptabilité budgétaire Type de budget : étape budgétaire (Budget Primitif, Décision Budgétaire Modificatives etc)

Annexes Mémo à détacher et imprimer pour les stagiaires: Mémo des transactions SIFAC Document SIFAC_FOR_MEMO_TRANSACTIONS (xls) Manuel utilisateur FMBOSTAT Document SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_BUDGET (doc) Manuel utilisateur FMAVCR01 et FMKFR01 Document SIFAC_MUT_BUD_DISPOS_BUDGETAIRES (ppt)