Réunion Générale de coordination du 17 Janvier 2008

REUNION DE COORDINATION DU 17 JANVIER 2008 Ordre du Jour 1.Point sur les indicateurs qualité – bilan de lannée Point sur le clôture du budget 2007 et la préparation du BP Point sur le Syndicat « Scènes Vosges » avec la création du nouveau budget annexe TVA. 4. Point sur les refacturations à finaliser sur lEpic – Office du Tourisme, Scènes Vosges et le CCAS. 5. Point sur les audits internes du second semestre Point sur laudit externe du 1er février Point davancement sur la mise en place des paiements par Internet. 8. Points divers relatifs aux Marchés Publics. 9. Remarques diverses. Prochaine Réunion le : Jeudi 10 Avril 2008 à 14 H 30

1.A. Les indicateurs qualité 1.Délais globaux de règlement Délai global 2007 : 25,40 jours dont 23,16 jours sur le 1er semestre. Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours ; Délai 2004 : 29,21 jours. Délai moyen enquête nationale : 37,4 jours. Par service : Urbanisme 36 jours en 2007, DST 28 jours, DG 27,6 jours Cabinet du Maire 21,3 jours, Animation 21,89 jours, Sports 21,93 jours Objectif 2007 : 28 jours - Objectif 2008 : 26 jours 2. Délais globaux dencaissement Délais dencaissement normal pour les titres émis en 2007 : 30,03 jours pour une moyenne annuelle de 30 jours. Objectif 2007 : 35 jours et 2008 : 31 jours. Délai dencaissement global moyen 60,28 jours. 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours

1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % - Objectif ,70 %. Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % - Objectif ,50 %. Taux moyen global 2007 : 0,88 % - Objectif ,90 %. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen darrivée en 2007 : 13,46 jours contre 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002 Chaque mois, 92 factures en 2007 ont déjà plus de 15 jours dexistence quand elles arrivent aux Finances ( 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 32 factures en 2007 sont datées de deux mois précédent celui de lenregistrement aux Finances ( 28 en 2006, 28 en 2005 ) Deux causes à traiter : -les factures arrivent directement au service -Les fournisseurs envoie des factures éditées avec beaucoup de retard ENJEUX : TRANSVERSALITE ENTRE COMPTABLES ET AVEC LES FINANCES

2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008 Crédits ouverts en totalité depuis le 21 Décembre : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme Crédits ouverts en totalité depuis le 15 Janvier : Scènes Vosges Crédits fonctionnement depuis le 21 Décembre : CCEG. Reports 2007 sur 2008 ouverts en totalité : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme – Scènes Vosges. En principe : pas de traitements possible sur 2007.

2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008 Deux axes de présentation : 1.Comment gérer sur 2008 mes mouvements qui ont fait lobjet dun rattachement sur Comment interpréter les cumuls en situations budgétaires sur 2008 compte tenu des rattachements réalisés.

Situation des cumuls sur 2008

En utilisant « Saisie des Mouvements » Montant du Mouvement 2 290

Visualisation des références du mouvement de rattachements RATD

1er Cas : Pas besoin de cet engagement : je le mets en « refusé »

Montant du disponible a changé de ,44 à , Ces montants se sont actualisés de ,56 à ,56 soit – 2 290

2e Cas : Je rapproche de la facture de et solde le mouvement Sur Saisie Facture

La ligne est soldé : pas de création dun nouveau mouvement

Modification des cumuls engagés et facturés et du disponible sur la ligne Mouvement de – rapproché donc 790 supprimés, doù hausse du disponible de ,44 à ,44 Baisse des cumuls de 790

3e Cas : Je rapproche de la facture de et ne solde pas le mouvement résiduel de 790 : doù création dune seconde ligne sur le même mouvement. Sur Saisie Mouvement Partie rapprochée à une facture Reste de lengagement

Impact sur les comptes : les montants engagés et facturés restent logiquement identiques.

2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008 Suite Conclusion Axe 1 et Transition Axe 2 Les rattachement réalisés en 2007 augmentent le budget disponible 2008 en réalisé ( Mouvement de rattachement RATD ) en apparaissant en négatif sur les cumuls engagés, mandaté. Les mouvements correspondants rattaché ( sans RATD ) apparaissent seulement au niveau engagé, puis aux niveaux suivants sils sont rapprochés des factures et mandatés. Attention : le fait de mettre en « refusé » un mouvement rattaché le fait disparaître totalement de tous les cumuls ( y compris engagé ) : le service gestionnaire récupère la totalité des crédits correspondant pour un nouvel engagement.

Comment interpréter – , 67 en mandats émis Et – 3 108,97 en Facturés – Pré Mandatés ?

1ers cumuls : Mouvements engagés

TOTAL C ,85 A - B + C = ,48

2° CUMULS Facturé – Pré Mandaté

3° CUMUL MANDAT EMIS

3. La gestion de Scènes Vosges Le 14 Janvier, adoption des budget 2008 Scènes Vosges Principal Scènes Vosges : Théâtre et Services Administratifs TVA Scènes Vosges : Louvière et Rotonde. Services principalement concernés : Bâtiments en dépenses.

4. Point sur les refacturations à établir ( Rappel ) Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges Nature des dépenses concernées : -Frais de reprographie, de fournitures de bureau, daffranchissement. -Produits dentretien. -Fournitures éventuelles Bâtiments ( interventions travaux en régie ). -Forfaits informatiques. -Mise à disposition de Personnel dans le cadre de Manifestations ( Centre des Congrès, Scènes Vosges … ). -Entretien de véhicules et fourniture de carburant.

4. Point sur les refacturations à établir ( suite ) Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges. Méthode : -Décompte avec toutes les pièces justificatives à transmettre à la Direction des Finances avant le 07 Décembre pour les 11 premiers mois de lannée. -Rattachement pour le 12° mois. -Ne concerne pas les forfaits ( informatique, CCEG ), et ne concerne pas les facturations déjà établies périodiquement (Garage ). -Valorisation Main dœuvre : prendre le prix établi dans les tarifs ( ou le tarif prévu éventuellement dans le cadre dune convention ).

5.a Point sur les Audits internes du second semestre 1.Pool comptabilité : en particulier, culture, UDD, Technique, garage-cadre de vie 2. Attention à lactualisation de vos fiches de postes suite à réorganisation de services 3.Attention au relevé quotidien des factures aux finances 4.Attention aux pièces MAPA, à la communication sur les marchés en cours avec les techniciens et responsables de services. 5.Bien vérifier les lignes à créditer dans le cadre des virements de crédits 6.Bien sensibiliser les techniciens aux procédures comptables 7.Attention au bon respect des règles de centralisations des commandes (fournitures de bureau, informatiques, produits dentretien, documentation … ) 8.Eviter les factures avec des adresses nominatives au niveau des services, mais faire figurer le service concerné ( cas des travaux de reprographie externe ) 9.Bien transmettre les Ordres de Services et PV de réception dans les délais.

5.b Point sur les Audits internes du second semestre econde Fiche de suivi pour les Télécoms

6 Point sur lAudit externe du 1er Février Prévu le 1er Février 2008 par M Philippe Millard pour lUrbanisme, la culture et la cellule évènementiel. Les services doivent se rendre impérativement disponibles.

7 Point sur la mise en place des paiement par internet La codification des factures. Facturation dans le cadre des régies Proposition dune codification normalisée en vue du paiement par Internet RAPPEL 2 premiers chiffres : code année 2 chiffres suivants : code budget 2 chiffres suivants : code service gestionnaire 4 chiffres suivants : un compteur géré directement par le régisseur soit 9999 factures maximales sur lannée Proposition dune codification normalisée en vue du paiement par Internet Principe : pas de paiement internet possible sans réception préalable dune facture par courrier ou par e.mail, ET TOUJOURS AVANT émission dun titre Ville Ecole de Musique ; Ecole de lImage Halte garderie et Crèches : Loyers ( avant émission du titre de recettes ) : Musée – Cité de lImage Golf ; Centre aérés ; Spinaparc Garderies périscolaires ; Etudes surveillées Classes Transplantées Carte danimations municipales ( sports ) Carte danimations municipales ( culture ) EPIC Office Office du Tourisme ( Boutique et Spectacles ) : Centre des Congrès :

7 Point sur la mise en place des paiement par internet La codification des factures ( suite ) CCEG Bibliothèque Mutimédia intercommunale : Bassin Olympique ; Piscine Iris ; Piscine Germain Creuse Patinoire CCAS Loyers Magnolias ( avant émission du titre ) : Repas Résidences et à domicile ( avant émission du titre ) : Loyers 3 Résidences Personnes Agées ( avant émission du titre ) : Téléalarmes : Principe codification : 2 premiers chiffres : code année 2 chiffres suivants : code budget 2 chiffres suivants : code service gestionnaire – activité 4 chiffres suivants : compteurs à gérer par chaque émetteur de factures.

B. Le site de paiement Sera remplacé par Nature de la prestation Le code facture Ces trois champs seront également obligatoires Contact vers Etape 1 : Références et identité

Etape 2 : le site invite linternaute à bien vérifier les données inscrites. Une vérification automatique est réalisée sur ladresse e.mail.

Etape 3 : le paiement

Zone de paiement sécurisé Groupement Epinal Ville ccas cceg epic

8 Point sur les Marchés Publics -La mise en concurrence reste un principe fondamental : une convention de service de annuels HT reste un marché soumis au code. -Le seuil pour les MAPA 2008 passe de HT maximum à HT. -Nouveaux MAPA en cours de réalisation : Produits dentretien et EPI, et à létude, fournitures électriques et peinture.