Améliorer l’efficacité de l’action de l ’Agence MODERNISATION DE LA FONCTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE AU SERVICE DES MISSIONS Séminaire annuel Annecy, le 28 septembre 2007 Service du Contrôle de Gestion Document préparé par Akli NADOUR

Où en est-le groupe de travail? Suscité et installé par le directeur général, ce groupe de réflexion collective est composé de représentants des services opérationnels et fonctionnels. Il s’est réuni les 11 et 18 septembre et s’est intéressé aux trois exigences de la modernisation du système de gestion budgétaire et comptable: 1. L’élaboration du budget dans sa nouvelle formule, associé au plan de trésorerie. 2. La gestion des coûts des activités. 3. La modernisation comptable. Les deux premiers points ont été l’occasion d’identifier les problématiques liées d’une part, à l’identification des objectifs et des contenus des activités et d ’autre part, aux modalités de la répartition des coûts.

Où en sommes-nous ? 1 - Des nouveaux métiers à l’ANAEM sans ressources propres associées, 2 - Des subventions de l’État devenues une ressource essentielle (37%),  Nécessité de se doter d’outils d’analyse, de maîtrise des coûts et de la définition de l’étendue et de la qualité des prestations. 3 - Des dépenses d’intervention significatives : Aides au retour et Formations CAI,  Nécessité d’avoir un suivi régulier des versements.  En conséquence,nous devons disposer d’indicateurs de suivi afin de mesurer les résultats par rapport aux objectifs qui seront définis par la tutelle et notre trésorerie.

De quoi parlons-nous ? Une demande répétée: Répondre aux recommandations de la Cour des comptes (cf. rapports 2004/2006); Initialiser la démarche LOLF (passer d’un budget de moyens à un budget de missions); Répondre aux interrogations posées par la mission de révision des politiques publiques; Élaborer le budget par programmes et par échelon responsable et de façon concomitante, réaliser un plan de trésorerie (cf. circulaire de la direction du budget du 31/07/07). La demande est externe mais le besoin est interne : Nos modes de fonctionnement doivent évoluer car nous devons valoriser les activités exercées par l ’Agence et par ses agents.

Que seront nos pratiques futures ? 1 .Établir notre budget prévisionnel en répartissant nos activités dans nos unités déconcentrées et réaliser le plan de notre trésorerie. 2. Introduire dans notre mode de fonctionnement la gestion des coûts de nos activités. 3. Moderniser notre gestion comptable.

Quels sont les buts visés ? Quelques exemples: Suivre l’efficacité : le taux de succès au DILF. Suivre l’efficience: le coût/DILF réussi. Suivre l’économie: le taux de consommation.

Qu’est ce que le Contrôle de gestion ? La définition théorique- fréquemment utilisée (Anthony-1965):“Est un processus destiné à motiver les responsables et à les inciter à exécuter des activités contribuant à atteindre les objectifs de l’organisation”. La définition interministérielle- (cf.circulaire interministérielle du 21 juin 2001):“ Est un système de pilotage mis en œuvre par un responsable dans son champ d’attribution en vue d’améliorer le rapport entre les moyens engagés -y compris les ressources humaines- et soit l’activité développée, soit les résultats obtenus, dans le cadre d’une démarche stratégique préalable ayant fixé des orientations”.

Une définition “tout terrain” . pertinence efficacité résultats moyens efficience

Quelles sont les questions posées concernant la gestion des coûts (1/2)? QUELQUES RAPPELS: OBJECTIF: Créer le dialogue de gestion entre les centres (de responsabilité, de coûts et d ’investissements) pour améliorer la maîtrise des coûts. LE CHOIX de la nature de l ’unité d ’œuvre homogène servant à définir la clé de répartition peut être fait à partir des temps effectués par les différents acteurs (agents de l’ANAEM) ou le nombre d ’usagers. L ’avantage de retenir cette dernière est qu ’elle est destinée à mesurer la performance de l’établissement. LES CENTRES (préconisations): 1. Centres de responsabilité ( directions territoriales, représentations à l’étranger, les trois directions opérationnelles du siège (DAI,DIR et DRI); et incluant la partie contribution spéciale (de l’AC) et la DSP. 2. Centres de coûts: la DG,l ’AC, les services du Cabinet, du CDG, la DCED,la DRH,la DAB et la DSI (Coûts de cette dernière à affecter aux programmes et échelons opérationnels). 3. Centres d ’investissements: DAB (logistique) concernant les investissements, équipements, contrats de maintenance et éléments immatériels (logiciels, progiciels, licences…).

Quelles sont les questions posées concernant la gestion des coûts(2/2)? QUELQUES QUESTIONS POSEES: Évaluer ou mesurer certaines activités (ex. l’intégration)? Répartir les coûts entre les centres? Affecter les coûts de fonctionnement (hors métier)? Pour définir la clé de répartition:Prendre en compte les durées de travail des agents ou le nombre d ’usagers? Lesquels? Préciser (ou homogénéiser)la définition des contenus des activités et ceux pris dans la gestion des coûts? Comment intégrer certains coûts? (en particulier celui des travailleurs sociaux)

Quelles sont les questions posées concernant les activités? (1/2) Rappel de la liste des onze programmes: L’introduction et la régularisation des travailleurs, Les étudiants, Le regroupement familial, La visite médicale, L’accueil et l’intégration, La contribution spéciale, La médiation sociale dans les CRA, Le retour et la réinstallation des migrants, L’expatriation, La demande d’asile, Les personnels au service des préfectures.

Quelles sont les questions posées concernant les activités? (2/2) Les questions ont porté notamment sur: « Regroupement Familial/  Immigration familiale » « Retour et réinstallation des migrants » « Visite médicale » « Introduction/régularisation des travailleurs » « Étudiants » « Mise à la disposition de personnels au service des préfectures » « Formations CAI » « Acheminement des étrangers ».

Qu’est ce que c’est un plan de trésorerie? Le Plan de trésorerie (préconisé) comprend: - Décaissements récurrents: liés aux frais de personnel (paie et charges); liés aux frais de fonctionnement. - Décaissements liés aux investissements(à décliner): pour les acquisitions immobilières; pour les acquisitions mobilières; pour les travaux et gros entretiens. - Décaissements liés aux charges d’intervention (dont les visites médicales) et ESSENTIELLEMENT:Formations CAI et Aides au retour et à la réinstallation. - Encaissements (par nature de recettes): . Les taxes et timbres; . Les redevances; . La contribution spéciale; . Les subventions...

Qu’allons nous faire? NOS PRIORITES:  Donner suite aux deux réunions de travail: Rédaction par le groupe de travail d’une proposition précisant la définition des objectifs et des contenus des onze programmes.  Élaborer un cahier des charges afin de trouver un assistant pour accompagner la mise en œuvre de la comptabilité analytique et du contrôle de gestion.  Préparer le budget 2008 (en phase test) dans sa nouvelle présentation ainsi que le plan de trésorerie (cf. circulaire de la Direction du Budget du 31/07/07 relative à la préparation des budgets des opérateurs de l’État).