STAFF ADVANCES & CLOSINGS CONTENU 1- INTRODUCTION 2- CONDITIONS DOBTENTION DUNE AVANCE ET LE CLOSINGS a)VOYAGE NATIONAUX b)VOYAGES INTERNATIONAUX c)ATELIER DE FORMATION 3- ETAT DES AVANCES DE STAFF

INTRODUCTION Une Avance est une somme dargent remis à un staff sans pièces justificatives (reçus, factures, BL…) et à sa demande. Toutefois, loctroi de cette avance doit se faire sur la base de document interne dument approuvés Les avances de staff constitue une partie importante des dépenses du projet comme lindique le rapport daudit. La justification de ses avances est très essentielle pour le Centre car elle peut être utilisées comme un principe de bonne gestion des fonds à nous confiés par le bailleur. Quelles sont les procédures dacquisition des avances de staff? Et comment les justifier afin déviter le rejet de dépenses?

CONDITIONS DOBTENTION DUNE AVANCE ET LEUR CLOSINGS LES VOYAGES NATIONAUX Nous parlerons ici des missions effectuées en Côte dIvoire

CAS PRATIQUES 1 CAS DE VOYAGE OU MISSION NATIONAUX M. AHUI Eric doit effectuer une mission sur Soubré pour une séance de travail avec les techniciens. Depart mercredi 6/10/2013 et vendredi le 8/10/2013. Que doit-il faire?

Cas de voyage ou mission AHUI prépare les TDR de sa mission quil soumet à son superviseur pour validation puis le transmet à lAssistante Administrative 1 semaine avant le début de sa mission, celle-ci fait parvenir à la finance les documents suivants qui seront utilisés pour la préparation dun chèque i.La copie verte de lordre de mission (OM) ii.La copie blanche du Travel Advance Request (TA) préalablement validée par la finance iii.Une copie des TDR

CAS PRATIQUES 1 De retour de sa mission, Ahui fera son closing de la manière suivante -Il rempli son carnet dadvance justification(AJ) et y attache: i. le meals détail, TAR OCT 13.xlsx TAR OCT 13.xlsx ii. la facture dhôtel, iii. la copie blanche de lOM, iv.la copie verte du TA, v.le trip report daté et signé par lui vi.et la copie du chèque déchargé. Il le dépose à la finance pour vérification et validation.

CAS PRATIQUE 2 1.FORMATION OU REUNION A LETRANGER Pour le cas ou un staff doit se rendre en mission ou prendre part à une réunion à létranger, on utilise pour louverture de lavance: i.La copie blanche du TA ii. la copie verte OM iii.La lettre dinvitation

Cas pratiques 2 Le closing dune mission à létranger suit les mêmes étapes que le closing dune mission national en ajoutant le reçu de change. Le calculs des dépenses se fait avec la taux dachat de devises.

CAS PRATIQUES 3 CAS DE SEMINAIRE OU FORMATION Dr DIBY veut former les assistants de recherche à lusage des stations météorologiques. Cette formation durera 3 jours. Que doit-il faire?

PREPARATION DE LAVANCE -Dr DIBY prépare son TDR (Mention préparé par le programme et approuve par le directeur) quil fait approuver par Directeur, fait le chronogramme de ces activités, et prépare son budget (avec mention préparé par le programme, vérifie par la finance et approuve par le directeur). -La copie du tout est envoyé à la finance pour vérification et préparation du chèque pour lavance

APRES LA FORMATION = CLOSING -Dr DIBY rempli lAJ en regroupant les items par nature. Il y attache: Le TDR original + le budget original + le chronogramme + le rapport + la liste de présence des participants dument signée + les OM de tous les participants interne + les fiche des perdiems et de forfait de transport signé par les bénéficiaires + la facture de lhôtel (pour les salles de réunions et les hébergements). Le tout va à la finance pour vérification et validation.

CAS OU LAVANCE > montant des justifs(retour de monnaie) -Dans ce cas, après validation de son closing, le staff reverse la monnaie sur le compte banque de ICRAF -Il attaché la copie verte de lAJ au bordereau de versement de la banque puis le déposé à la finance -En échange, il reçoit un cash receipt garant dun versement effectué par lui

CAS OU LAVANCE < au montant des justifs (Remboursement) -Dans ce cas, la copie verte de ladvance justification après signature par la finance va chez la cashier. -Elle rempli le petty cash payment signe par elle, le staff et la finance, y attache la copie verte de ladvance justification, puis procède au remboursement. -NB: montant < FCFA -Si montant > FCFA, la copie verte reste chez la finance pour preparation de chèque.

PIECES POUVANT ETRE REJETEES La photocopie dune facture Les factures de restauration portant mention de boissons alcoolisées Facture dont le montant en chiffre est différent de celui en lettre Facture dont la date nest pas conforme à la période de la mission Reçu demballage de bagages personnels à laeroport, Etc. N.B: cette liste nest pas exhaustive

Recommandations Tout closing doit être effectués au plus tard 3 jours fin de mission ou dactivités Le reversement de la balance doit se faire au plus tard fin de mois en cours après validation du closing par la finance

ANALYSES DES COMPTES DE STAFF A la fin de chaque mois la finance fait une analyse des comptes de staff pour savoir létat davancement des closings. Et alerte les staffs par mail pour les closings à faire ou les balances à reverser. Au 30 Septembre 2013, létat des comptes sauf erreur ou omissions de notre part était comme suit: up tp Sept 13.xlsx up tp Sept 13.xlsx

MERCI POUR VOTRE ATTENTION