GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL (pour les centres de gestion) Réalisé par le CIG petite couronne

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Pour information: Il existe 4 profils d’utilisateur: l’administrateur (il a tous les droits d’accès et de modification. Il crée les différents utilisateurs) le coordinateur (il peut créer, instruire et modifier les dossiers, mais aussi créer et modifier des séances. Il n’a pas accès au paramétrage) le secrétaire (il peut créer, instruire et modifier les dossiers) l’utilisateur standard (il peut seulement voir les dossiers) Ce guide est réalisé à partir du profil coordinateur. Les médecins agréés, les médecins de prévention et les collectivités sont créées par l’administrateur. Le logiciel s’éteint toutes les 20 minutes d’inutilisation, mais les sauvegardes sont automatiques. Pour éviter les problèmes de mise en page et d’impression, utiliser « Firefox » ou « Chrome » plutôt qu’« Internet explorer ». Pour la suite, dossier = saisine.

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL SOMMAIRE Créer un agent Première méthode (page 4) Deuxième méthode (page 5) 2. Créer une saisine (page 8) 3. Gérer un dossier/une saisine (possible uniquement après la création d’une saisine) Rechercher un dossier (page 14) b. Traiter un dossier (page 16) c. Gérer les expertises - Créer une expertise (page 21) - Suivre l’état d’une expertise (page 23) 4. Gérer les séances Créer une séance (page 24) Préparer et suivre l’état d’une séance (page 26) 5. Gérer un agent qui a plusieurs saisines (page 28) 6. Impressions (page 31) Pour les centres de gestion qui utilisent AGHIRE (se rendre directement page 9).

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Créer un agent Les deux méthodes sont équivalentes, seul les liens de création changent. a. Première méthode Clic sur Choix d’une collectivité, puis clic sur Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL b. Deuxième méthode Clic sur Choix d’une collectivité Clic sur Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Quelque soit la méthode utilisée, s’ouvre la page suivante: Exemple de création avec un agent fictif, monsieur Louis MARTIN : Clic sur Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Après validation : - l’agent est créé - apparition de deux onglets (vierges à la création d’un agent). Ensuite, soit on créé d’autres agents (retour page 4 ou page 5), soit on continue le traitement du dossier de l’agent créé en cliquant sur « Retour à la saisine », en haut à gauche (suite page 9). Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL 2. Créer une saisine: Clic sur Choix d’une collectivité Cet onglet apparaît seulement après le choix d’une collectivité. Sélectionner un agent existant ou créer un agent (page 5) Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Adresse obligatoire Liste de tous les médecins de prévention (de la ville d’Antony pour notre exemple) Validation possible même sans choix de médecin de prévention Pour changer des informations concernant l’identité d’un agent déjà créé Menus déroulants (la liste des motifs change automatiquement selon l’objet choisi) Pour valider le motif Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Pour changer de motif Informations pour les collectivités qui font leurs saisines elles-mêmes via AGIRHE (pas d’intérêt pour les gestionnaires des CDG) A cocher (lien avec le courrier de pièces manquantes) Liste des pièces nécessaires à la constitution d’un dossier pour le passage en séance Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Zones libres de saisie Pour valider la période de congé saisie Possibilité d’ajouter ou de supprimer des congés Valider la saisine Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Après validation : Accès direct à l’avis (page 20) Pour poursuivre le traitement du dossier (page suivante) Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL La saisine est validée. Numéro de dossier attribué automatiquement Possibilité de revenir sur cette page en cliquant sur les onglets « Dossiers », « Gérer les dossiers », puis sur «Détails » du dossier de l’agent (page 16). Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL 3. Gérer un dossier/une saisine (possible uniquement après création d’une saisine) a. Rechercher un dossier Clic sur Exemple : Recherche par la collectivité d’Antony, tous les dossiers des agents de cette ville s’affichent automatiquement dans l’ordre de leur création. Filtres de recherche des dossiers Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Liste des états possibles pour un dossier Etat par défaut. Ne concerne que les CDG dont les collectivités font elles-mêmes leurs saisines. Lorsqu’on clique sur les titres soulignés des colonnes, on organise la liste des dossiers par ordre alphabétique de la colonne. Cet onglet apparait lorsqu’un avis est rédigé dans le dossier Pour modifier l’état d’un ou plusieurs dossiers sélectionnés en même temps. Pour traiter ou modifier un dossier Affichage du motif de la saisine Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL b. Traiter un dossier Clic sur Choix d’un dossier Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Pour imprimer des courriers en format Word (choix en fonction de l’avancement du traitement d’un dossier) Changement manuel Choix d’une date de séance Choix de la pathologie Pour valider les changements Cette fenêtre peut également être ouverte par le cheminement suivant : « Dossiers », « Gérer les agents », choix d’un agent et clic sur « Saisine ». Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Toujours dans le détail du dossier, voici les différents menus à ouvrir et fermer d’un clic. Historique des saisines du comité médical de l’agent Historique de l’état du dossier de l’agent Possibilité d’ajouter ou de supprimer des motifs Possibilité d’ajouter ou de supprimer des congés Si la saisine nécessite une expertise (page 21) Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Visualisation et modifications des informations. Possibilité d’ajouter ou de supprimer des pièces complémentaires au dossier. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Zones libres de saisie Un menu déroulant apparait pour choisir la date de la séance Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL c. Gérer une expertise - Créer une expertise (cheminement : « Dossiers », « Gérer les dossiers », « Détails »). Si la saisine nécessite une expertise Cette case ne peut plus être décochée. Etre sûr d’avoir envoyé le dossier médical de l’agent à l’expert avant de la cocher. Choix de la spécialité, de la commune d’exercice et du nom du médecin Date des courriers envoyés à l’expert, à la collectivité et à l’agent. Cette date s’affiche automatiquement lorsque cette fenêtre s’ouvre, mais modification possible. Date et heure du rendez-vous de l’agent avec l’expert Zone libre de saisie A remplir dès réception du rapport de l’expert et de ses honoraires Pour valider Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Après enregistrement : Pour modifier ou supprimer une expertise Date du rendez-vous de l’agent avec l’expert Date d’envoi des courriers destinés au médecin spécialiste, à la collectivité et à l’agent. Plusieurs courriers en format Word s’ouvrent pour permettre l’impression (courriers différents selon la procédure utilisée par chaque centre de gestion). Pour une nouvelle convocation suite à carence ou une contre- expertise Le suivi de l’expertise peut se faire sur cette page dans l’onglet « Détails », ou dans l’onglet « Expertises » (page 23). Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL - Suivre l’état d’une expertise (onglet « Expertises »). Cette case est cochée lorsque le dossier médical de l’agent a été envoyé à l’expert. Filtres de recherche Accès au détail de l’expertise. Possibilité de modifier et d’imprimer des données. La case est verte lorsque le dossier médical de l’agent a été envoyée à l’expert. Elle est rouge dans le cas contraire. Date de réception du rapport de l’expert. La case est rouge lorsque le dossier médical de l’agent et le rapport sont encore chez l’expert. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Gérer les séances Créer une séance (onglet « Calendrier ») Clic droit sur la date choisie, puis clic sur Valider la nouvelle séance Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Après validation : Apparaissent sans « clic » lorsqu’on place la flèche de la souris sur une séance. Pour préparer une séance (page 27) Seule une séance sans dossier peut être supprimée. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL b. Préparer et suivre l’état d’une séance (onglet « Séance ») Possibilité de visualiser et modifier toutes les séances créées. Etat de la séance Tant que les dossiers ne sont pas dans l’état « Finalisé », on ne peut pas « Clôturer les enregistrements » et donc imprimer les PV. Gestion des dossiers inscrits à l’ordre du jour ou finalisés (voir page suivante) Filtres de recherche Apparaît après un clic sur « Clôturer les enregistrements ». Permet l’impression des PV. Dossiers dont l’état de traitement n’est pas terminé. Accessible par l’administrateur Pour générer et imprimer les différents documents utiles à la préparation d’une séance. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Après un clic sur « Préparation de la séance » :  Seuls apparaissent les dossiers inscrits à l’ordre du jour et finalisés. Permet de changer la date de séance d’un dossier Pour trier les dossiers de la séance Affectation des représentants de la séance Gestion des expertises des dossiers inscrits à une séance Accès à l’avis Cette fenêtre peut également être ouverte en passant par : « Calendrier », clic droit sur une séance et clic sur « Détail Séance ». Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL 5. Gérer un agent qui a plusieurs saisines : Via l’onglet « Dossiers », « Gérer les agents », puis recherche d’un agent (soit par la collectivité, puis par son nom ou directement par son nom). Ajout de congés et visualisation de l’historique des congés (page suivante) Création et historique des saisines (page 30) Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Onglet « Congés » : Possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer des congés. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Onglet « Saisines » : Création d’une nouvelle saisine Numéros de saisine Possibilité de visualiser et modifier une saisine en cliquant dessus. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL 6. Impressions Pour imprimer des documents relatifs à un agent: un courrier de pièces manquantes, une page de garde, un rapport de présentation, un procès-verbal individuel, suivre le cheminement suivant : onglet « Dossiers », « Gérer les dossiers », clic sur « Détails » de l’agent, puis clic sur « Impressions ». Pour imprimer des documents relatifs à l’expertise: une convocation d’un agent chez un expert, un courrier pour l’expert accompagnant le dossier médical d’un agent un courrier pour la collectivité pour l’informer que son agent a rendez-vous avec un expert, suivre les cheminements suivants : soit, onglet « Dossiers », « Gérer les dossiers », clic sur « Détails » de l’agent, clic sur « Expertise », puis clic sur « Courriers ». Les 3 courriers s’ouvrent en même temps. soit, onglet « Expertises », clic sur « Détails » de l’agent. Possibilité d’ouvrir les courriers un par un ou les 3 en même temps. Retour sommaire

GUIDE UTILISATEUR DU LOGICIEL COMITE MEDICAL Pour imprimer des documents relatifs à une séance : un courrier avec l’ordre du jour, une convocation des médecins, un rapport de présentation, un courrier d’information à l’agent lui indiquant la date de passage de son dossier en séance, un courrier d’information à la collectivité indiquant la date de passage en séance du/ou des dossier(s) de son/ou ses agent(s), un courrier d’information au médecin de prévention lui indiquant la date de passage en séance du/ou des dossier(s) du/ou des agent(s) de la collectivité à laquelle il est rattaché, suivre le cheminement suivant : onglet « Séances », clic sur « Préparation de la séance », puis clic sur « Impressions ». Pour imprimer des documents après une séance : un procès-verbal global, un procès-verbal individuel, un courrier pour la collectivité accompagnant le/ou les PV et les honoraires des experts, suivre le cheminement suivant : onglet « Séances », clic sur « Déroulement de la séance ». L’onglet « Impressions » permet de visualiser et d’imprimer à nouveau, les différents courriers générés par chaque gestionnaire. Retour sommaire