LES FRAIS DE DEPLACEMENTS Réunion de négociation du 2 Mars 2011

Plan Objet – définition des frais professionnels Principes généraux Bénéficiaires Nature des frais pris en charge Transport Repas et hébergement Révision des barèmes et des plafonds Modalités de remboursement des frais de déplacement Avance sur frais Application – Substitution - Durée 2

Objet – Définition des frais professionnels Se substituer aux dispositions en vigueur dans les ex-entités, Déterminer des règles et modalités de fonctionnement « à durée indéterminée », Pour tous les salariés des GIEs, Exclus : les salariés détachés, application des règles conformément aux conventions de détachement ou par décision unilatérale des Caisses régionales. Définition des frais professionnels Frais engagés par le salarié dans le cadre de sa mission ou d’une formation, validées par son manager, Les barèmes et principes seront appliqués aux salariés exerçant un mandat de représentant du personnel, aux frais engagés par eux dans le cadre de leur(s) mandat(s), Le barème « indemnité kilométrique » sera appliqué aux frais kilométriques générés par un déplacement du domicile du salarié vers le lieu d’intervention dans le cadre d’une mission d’astreinte

Principes généraux – 1/2 Principes généraux Préserver la santé et la sécurité des salariés dans l’organisation des déplacements, Privilégier l’utilisation des moyens de communication tels que la visioconférence et l’audioconférence, Organiser les déplacements professionnels rendus nécessaires permettant d’effectuer un aller-retour dans la journée dans le respect des dispositions légales et conventionnelles du temps de travail. En particulier, l’organisation de ces activités professionnelles générant des déplacements, tiendra compte du temps nécessaire à la réalisation des trajets, Dans ce cadre, il sera possible, si nécessaire, de prévoir une nuitée la veille ou le soir de la journée au cours de laquelle se tient la réunion. Organiser les réunions sur des amplitudes respectant les temps de déplacement et repos journaliers, Privilégier, lorsque cela est possible, l’organisation des réunions sur Paris, dès lors que les participants viennent des différentes « Zones géographiques » des GIEs, Ce principe pourra être assoupli en fonction du nombre de participants à la réunion devant se déplacer Privilégier le co-voiturage avant tout déplacement,

Principes généraux – 2/2 Principes généraux Principes de réservation : Voiture de service, voiture de location + billets de transports par les services des GIE(s) (services identifiés selon les ex-entités), Hébergement par les services des GIE(s) (services identifiés selon les ex-entités), Les frais de déplacement sont pris en charge directement par l’entreprise chaque fois que cela est possible, A défaut, ils sont remboursés aux salariés qui en feront l’avance, Les frais de déplacement sont remboursés sur la base des frais réels plafonnés, Toute demande de remboursement doit être accompagnée de justificatifs (à titre exceptionnel, en cas de perte notamment, une déclaration sur l’honneur devra être produite par le salarié). Pour les réservations d’hébergement faites par le GIE, les dépassements de barème de la nuitée seront pris en charge par le GIE.

Nature des frais pris en charge - Transport – 1/5 Transport SNCF Privilégier le transport en commun pour les déplacements longue durée, Par principe, les déplacements professionnels au sein d’une même zone géographique, sont réalisés en voiture si le temps de trajet en train est supérieur au temps de trajet en voiture, Par principe, les voyages en train s’effectuent en 2ème classe pour l’ensemble des salariés, A titre dérogatoire, l’utilisation de la 1ère classe est fonction de la durée du trajet, Plus de 3h00 de trajet aller, ou d’une récurrence des déplacements professionnels, constatée et validée par les managers sur 1 trimestre échu, A partir de 4 A/R par mois sur les semaines travaillées,

Nature des frais pris en charge - Transport– 2/5 Transport Avion Le train est toujours préféré à l’avion et le recours à ce mode de déplacement ne peut être qu’exceptionnel et requiert la validation de la direction (niveau directeur),

Nature des frais pris en charge - Transport – 3/5 Utilisation des véhicules Règles de priorité sur l’utilisation d’un véhicule Navette intersites (Annecy/Chambéry), Véhicules de services, Véhicules de location, Véhicule personnel avec autorisation préalable du manager. Utilisation du véhicule personnel L’utilisation professionnelle du véhicule personnel d’un salarié est couverte par l’assurance collective souscrite par les GIE(s). Pour les salariés détachés, c’est l’assurance collective de leur CR employeur.

Nature des frais pris en charge - Transport – 4/5 Remboursement kilométrique en cas d’utilisation du véhicule personnel Kilomètres indemnisés Du lieu de travail habituel du salarié au lieu de déplacement occasionnel, sauf si le domicile du salarié se situe entre le lieu de travail habituel et lieu de déplacement occasionnel 0, 47 € du km avec majoration de 10% du km en cas de co voiturage (0,52€)

Nature des frais pris en charge - Transport– 5/5 Autres frais engagés pour le déplacement : transport en commun, taxi ... Privilégier l’utilisation des transports en commun notamment, Dans les grandes métropoles (Métro, Tram), Navettes aéroport – centre ville Taxi exceptionnel sur accord préalable manager, Remboursement au réel sur justificatifs (transport en commun, taxi, péage, parking, carburant pour véhicule de location)

Nature des frais pris en charge – Repas et hébergement– 1/2 Objectifs Déterminer les plafonds de prise en charge sur deux zones géographique (Paris – Province) Utiliser le référencement des hôtels par les GIEs Hôtel Paris (nuit + petit déjeuner) 110€ Hôtel Province 75 € Soirée étape Province 95 €

Nature des frais pris en charge – Repas et hébergement– 2/2 En cas de déplacement sur un des sites du GIE ou des Caisses régionales disposant d’un restaurant d’entreprise, le salarié devra déjeuner dans ces locaux. En l’absence de restaurant d’entreprise ou d’un accès à celui-ci généré par des circonstances exceptionnelles, ou de non utilisation du restaurant d’entreprise, la prise en charge du repas du midi sera limitée aux plafonds définis ci-dessous Distinguer la prise en charge du repas midi/soir Repas Midi Paris Repas Soir Paris 18 € 26 € Repas midi Province (absence de RE) Repas midi Province (existence de RE) Repas Soir Province 13 € 10 € 21 €

Révision des barèmes et plafonds Barème des indemnités kilométriques Un seul barème pour l’ensemble des GIE(s), Révision par décision unilatérale de l’employeur, Information aux Délégués du Personnel avant l’application de l’éventuelle révision, Communication par note de direction à l’ensemble des salariés. Barème et plafonds des frais de repas et d’hébergement

Modalités de remboursement des frais de déplacement Conserver les modalités actuelles jusqu’à la mise en œuvre d’un outil commun transitoire (Saisie work flow, remise des justificatifs, validation des managers), Harmoniser la périodicité des remboursements des frais engagés par le salarié deux fois/mois Date d’application Au 1er Avril 2011 au plus tard 1er Mai 2011

Avance sur frais Avance sur frais A titre exceptionnel, en fonction de la prise en charge directe ou non par les GIEs des frais d’hébergement

Application – substitution - durée Les dispositions ainsi proposées se substituent aux dispositions en vigueur dans les ex-GIEs, Durée indéterminée, Une mise en application souhaitée pour le 1er Avril 2011 (déplacements engagés en Avril),