Aspects budgétaires et financiers EuropeAid/133542/L/ACT/TD

Sommaire Notions de bases Check List pour le contrôle Grille d'évaluation Budget : coût et financement

Notions de base En quoi consiste une subvention ? • Paiement de nature non commerciale • Promouvoir la réalisation d’un objectif s’inscrivant dans le cadre d’une politique de l’Union européenne (ou dans le cadre de l’accord ACP-UE) Mise en œuvre d'une action ou fonctionnement d'un organisme Programmation : programme annuel de travail Transparence : publicité des appels à propositions Egalité de traitement : évaluation impartiale sur base des critères publiés

En quoi consiste une subvention Procédure d'attribution : Appel à propositions Remboursement des coûts éligibles réellement encourus Non-cumul : une seule subvention par action Non-rétroactivité : excepté dans les situations de crise Cofinancement - % du montant total des coûts éligibles Cofinancement obligatoire- exceptions :a) nécessité (certaines actions) b) intérêt de l’UE Absence de profit : équilibre entre les recettes et les dépenses

Commentaire des formulaires Formulaire complet Note succincte

Formulaires la demande complète Remplir la demande complète avant de présenter la note succincte Chaque sous section indique le nombre de page maximum à ne pas dépasser. Chaque question demande une réponse précise et claire pour être évaluée, ne rien omettre Structure du formulaire : Présentation de l’Action Présentation du demandeur Présentation des partenaires

Questions/réponses Voir le calendrier page 23 des LD Date limite pour les demandes de clarification : 27/12/2012 Bien lire tout le dossier d'AàP, et poser des questions en conséquence

<REFERENCE DE LA PUBLICATION + INTITULE DE L'APPEL + LIGNE BUDGETAIRE> Liste de contrôle INFORMATIONS ADMINISTRATIVES A remplir par le demandeur Nom du demandeur Numéro d'identification EuropeAid Pays [33]/Nationalité[34] et date d'enregistrement 33 : pour les organisations 34 : pour les personnes Numéro de fiche d’entité légale[35] 35 : si le demandeur a déjà un contrat avec la Commission européenne Statut juridique[36] Par exemple association sans but lucratif, entité gouvernementale, etc.. Partenaire 1 Nom/numéro d'identification EuropeAid: Nationalité/pays d'enregistrement: Statut juridique: Partenaire 2 NB: rajouter autant de lignes que de partenaires Nom numéro d'identification EuropeAid:

A compléter par le demandeur Liste de contrôle AVANT D'ENVOYER VOTRE DEMANDE, VEUILLEZ VERIFIER QUE CHACUN DES ELEMENTS SUIVANTS DE VOTRE DOSSIER EST COMPLET ET REMPLIT LES CRITERES CI-DESSOUS : A compléter par le demandeur Intitulé de la proposition : Oui Non PARTIE 1 (ADMINISTRATIF) 1. Le formulaire correct de demande de subvention, publié au titre de cet appel à propositions, a été utilisé. 2. La déclaration du demandeur est remplie et signée. 3. La proposition est dactylographiée et est en français. 4. Un original et 2 copies sont joints. 5. Une version électronique de la proposition (CD-Rom) est jointe. 6. Chacun des partenaires a rempli et signé une déclaration de partenariat et ces déclarations sont jointes. Veuillez indiquer « non applicable » (NA) s’il n’y a pas de partenaire 7. Le budget est présenté dans le format requis, est libellé en EUR et est joint. 8. Le cadre logique est rempli et joint.

Liste de contrôle 50% et 75% pour les demandeurs de nationalité EU PARTIE 2 (ELIGIBILITE) 9. La durée de l’action est entre 24 et 36 mois pour tous les lots : 1&2 &3 10. La contribution demandée est entre le minimum et maximum autorisés Lot 1 : ANE de nationalité tchadienne : minimum à 30.000 EUR et 300 000 maximum Lot 2 : autres ANE : minimum 150 000 EUR- maximum 500 000 EUR Lot 3 : ALE : minimum 50 000 EUR- maximum 350 000 EUR 11. La contribution demandée est entre 50% et 90% des coûts totaux éligibles 50% et 75% pour les demandeurs de nationalité EU 50% et 90% pour les demandeurs de nationalité tchadienne 12. La contribution demandée n'a pas été modifiée de plus de 20% par rapport au montant demandé dans la note succincte de présentation. 13. La contribution demandée est inférieure ou égale à 90% du montant total estimé des coûts acceptés ( pourcentage maximum accepté) pour les demandeurs de nationalité tchadienne 75% du montant total estimé des coûts acceptés ( pourcentage maximum accepté) pour les demandeurs de nationalité EU

Publicité – Lignes directrices à l’intention EuropeAid des demandeurs Incluent le formulaire de demande et d’autres annexes (contrat type, budget etc.) et Les objectifs du programme Les priorités et les thèmes éligibles à un financement Les règles en matière d’éligibilité Les procédures à suivre pour présenter une demande Les critères de sélection et d’attribution

Rappel du déroulement du processus Appel restreint : minimum 45 jours + 45 jours • Questions des demandeurs : au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des propositions. Réponses de l’Administration contractante : au plus tard 11 jours avant la date limite N.B. Les propositions peuvent être envoyées jusqu’à la date limite

Budget Coûts directs, par exemple : Coûts du personnel affecté à l’action (salaires et coûts liés à la rémunération normalement supportés par le bénéficiaire) Voyages et per diem Achat ou location d’équipements et de fournitures, coûts de prestation de services Dépenses de sous-traitance Autres coûts découlant de l'action (traductions, reproductions, diffusion d’informations, assurances et garanties financières)

Grille évaluation note succincte Pertinence de l'action : 30 points Conception de l'action : 20 points Total : 50 points Nombre de points de passage à l'évaluation complète : 30 points

Grille évaluation proposition complète Capacité financière et opérationnelle (20 points – seuil de passage :12 points) • Pertinence : seuil de passage : 30 points- report de la note d'évaluation succincte- • Efficacité et faisabilité de l'action (méthodologie) (20 points) • Durabilité (15 points) • Budget et rapport coût-efficacité (15 points

Budget Les coûts éligibles doivent satisfaire à tous les critères suivants : être nécessaires être indiqués dans le budget être identifiables et contrôlables être raisonnables (économie et efficacité) avoir été effectivement encourus pendant la période de mise en œuvre de l'action (exceptions : coûts relatifs aux rapports finals et à la vérification des dépenses) Le Budget doit couvrir la totalité des coûts éligibles de l'Action, et non pas seulement la contribution de la Commission européenne Si le personnel n'est pas affecté à temps plein à l'Action, le pourcentage doit être indiqué à côté de la description du poste, et reflété dans le nombre d'unité (et non pas dans le taux unitaire) Les per diems couvrent le logement, les repas, les frais de transport à l'intérieur du lieu de mission et les menues dépenses Les montants forfaitaires ne sont pas acceptés. Les imprévus plafonnés à 5% et sont utilisables sous autorisation préalable

Budget : coûts directs et indirects Coûts directs, article 14 des Conditions générales : par exemple : Coûts du personnel affecté à l’action (salaires et coûts liés à la rémunération normalement supportés par le bénéficiaire) Voyages et per diem Achat ou location d’équipements et de fournitures, coûts de prestation de services Dépenses de sous-traitance Autres coûts découlant de l'action (traductions, reproductions, diffusion d’informations, assurances et garanties financières Les taxes, incluant la TVA seront éligibles seulement si le demandeur ou son partenaire démontre qu'il ne peut récupérer- Voir annexe J Coûts indirects : Imprévus : max. 5 % utilisables uniquement avec l’accord préalable de l’Administration Contractante Coûts indirects : max. 7 % pour couvrir les frais administratifs généraux

Budget : coûts inéligibles Les dettes et les provisions pour pertes ou dettes futures ( dettes et charges de la dette) Les intérêts débiteurs Coûts déclarés par le bénéficiaire et pris en charge dans le cadre d’une autre action ou d’un autre programme de travail Les dépenses en capital : achats de terrain ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables dans la mise en œuvre directe l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée aux bénéficiaires finaux et ou partenaires locaux au plus tard à l’issue de l’action; Pertes de change Les crédits à des tiers. Achat et entretien de groupes électrogènes : fortement découragés et ne seront financés que dans des cas exceptionnels. En revanche, l'installation, et ou entretien de l'énergie verte seront encouragés.

Budget : structure Un Coût d'une part : ensemble des dépenses nécessaires à l'ACTION Un financement d'autre part : Contribution financière du demandeur; Contribution requise de la CE Contribution d’autres institutions européennes Contribution d’autres organisations Nécessité d'utiliser les 3 feuillets du Budget: Les dépenses La justification des dépenses Les sources de financement