Une intelligence numérique pour gérer vos flux d’information Sage 100 Document Manager Une intelligence numérique pour gérer vos flux d’information 9/17/2018

Agenda Les enjeux de la gestion documentaire La réponse aux enjeux Une gestion documentaire intégrée à Sage 100 Présentation de la solution Présentation de l’offre Question/Réponses

Les enjeux de la gestion documentaire

Sage 100 Document Manager i7 Enjeux de la Gestion Documentaire Sécurisation et centralisation du stockage de l’information Optimisation du traitement et des circuits des documents Etendre la collaboration en dehors de l’entreprise Réduction et optimisation des coûts Centralisation de l’information Centralisation de toute l’information quel que soit son format Classement des documents dans une arborescence structurée de dossiers et sous-dossiers Recherche rapide de documents via mots-clés ou critères spécifiques (type de document, date, numéro, etc.) Sécurité et confidentialité des données Simplification des tâches de validation Création de circuits de validation simples ou avancés des documents nécessitant une approbation (ex : courrier entrant, bon de commande, facture…) Visualisation des tâches à réaliser et notifications importantes depuis le tableau de bord personnel Recherche de documents via des mots-clés ou des critères spécifiques (type de document, date, numéro…) Création d’espaces de travail pour stocker et partager des documents spécifiques Travail Collaboratif Notifications en temps réel pour informer les collaborateurs de la mise en ligne ou à jour d’un document (tarif, catalogue, procédure…) Etendre la collaboration en dehors de l’entreprise (mobilité renforcée + Partage d’information avec l’Ecosystème de l’entreprise) Accès à l’information centralisée dans Sage Document Manager depuis les smartphones et tablettes (iOS, Android et Windows Phone) Traitement des tâches et validation de documents Présentation de documents (ex : catalogue) Signature mobile des bons de livraison et devis Classement dynamique des photos prises sur le terrain directement dans les dossiers (clients…) Création d’espaces sécurisés de partage avec les clients, fournisseurs, autres… Notifications en temps réel pour informer les clients ou fournisseurs de la mise en ligne ou de la mise à jour d’un document (bon de commande, BL, facture…) Signature électronique, horodatage apposés dynamiquement sur l’ensemble des documents sortants

Sage 100 Document Manager i7 Enjeux de la Gestion Documentaire Les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage. Les fonctionnalités couvertes : Acquisition Classement Stockage Diffusion Archivage Pour répondre à toutes ces problématiques, une solution : la GED Il aussi possible de continuer à faire confiance au classement de chacun, aux règles de nommage des répertoires de l’explorateur windows, de partage…. Une définition donc … Une Ged doit au minimum <> Acquérir les doc, les classer efficacement, les stocker en tout sécurité, permettant un archivage adapté et une diffusion contrôlé.

La réponse aux enjeux Une réponse aux enjeux de la gestion documentaire au regard des différents métiers et organisation des entreprises

Capital intellectuel et connaissances de l’entreprise Sage 100 Document Manager i7 Des réponses adaptées aux différents métiers Métiers Bénéfices Sage 100 Document Manager Une intelligence numérique pour gérer vos flux d’information et améliorer la productivité de vos collaborateurs Productivité Achats Garder une visibilité et un contrôle sur les engagements pris par les différents services Commerce Accès sécurisé, à l’ensemble des documents reçus, échangés par/avec ses clients (bureau & mobilité) Administratif Fluidifier la distribution du courrier et assurer son suivi Direction Renforcer la productivité des différents services tout en réduisant les coûts opérationnels Comptabilité En fonction de son poste, de l’organisation de l’entreprise, de sa dispersion géographique … nous avons tous des attentes qui peuvent être différentes sur la GED : certains veulent de la sécurité, d’autres du contrôle, de la rapidité, du temps réel….. Achats : Centralisation de l’ensemble des demandes émanant des différents services ; Optimisation des consultations fournisseurs Commerce : Centraliser et gérer toute l’information relative aux clients quelle que soit son format (papier, Sage, bureautique) Point unique de publication et d’accès à l’information clients Gains de productivité sur recherche organisée de façon structurée avec moteur de recherche (mots clés/index) ; Agilité : consultation de n’importe où avec tablette Optimisation du traitement des demandes clients  envoi immédiat  augmentation satisfaction clients Adminstratif : Gestion du courrier entrant : simplifier, accélérer la distribution dans les différents services et assurer le suivi du traitement du courrier notamment sur LR AR Productivité améliorée et visibilité en temps réel du traitement du courrier/traçabilité des réponses Direction : Diminution des coûts d’archivage et stockage : physique dans les locaux, humains (action d’archivage et temps passés à rechercher l’informations) Communication favorisée en interne, qualité de travail optimisée (qualité d’informations sur le terrain, diminution de la pénibilité) Optimisation des relations clients/fournisseurs, Confidentialité garantie vis-à-vis des informations communiquées vis-à-vis de tiers internes et/ou externes Comptabilité : Réduction du traitement des factures fournisseurs  relation fournisseur optimisée Attachement structuré de tous les documents fournisseurs (devis, bon de réception, factures numérisées ….) Technique/Interventions sur site Diminution de la pénibilité liée au transfert de documents format papier Gagner en agilité sur le terrain (Optimisation des déplacements (plus d’obligation de passer au bureau + Accès à une information toujours actualisée) Accéleration des process de facturation : bon de livraison numérique + élimination de la perte du document papier Eviter les pertes de documents perte du bon de livraison par exemple Trésorerie améliorée parce que facturation plus rapide du fait de la signature électronique du BL Social : Portail de communication en temps réel des informations pertinentes pour les collaborateurs sédentaires et/nomades Système d’alerte en Push sur publication d’informations ou mise à jour de documents Réduire les coûts et pertes de productivité liés à la gestion manuelle des factures fournisseurs Technique Gagner en productivité et en qualité de service Social Conserver et retrouver rapidement l’ensemble des documents produits BDES, CR CE Capital intellectuel et connaissances de l’entreprise

Sage Document Manager : une gestion documentaire intégrée à Sage 100 Une réponse aux enjeux de la gestion documentaire au regard des différents métiers et organisation des entreprises

Sage 100 Document Manager i7 Sage 100 Document Manager i7 Une gestion documentaire intégrée à Sage 100 Sage 100 Document Manager i7 Recherche rapide Documents papier DOSSIERS EMPLOYES DOSSIERS CLIENTS Validation accélérée Documents issus de Sage 100 i7 Gestion, partage et archivage des documents de l’entreprise au sein d’une solution de Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (GEIDE) Classement des documents normalisés issus des applications Sage 100 Classement des documents bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook) Synchronisation des documents entre le poste utilisateur et la GEIDE Sage Document Manager Recherche, consultation, validation des documents depuis des périphériques mobiles (iOS, Android, Windows Phone). Validation linéaire ou conditionnelle de document ( Gestion de Workflow) Partage sécurisé de documents avec l’écosystème de l’entreprise (clients, fournisseurs, Experts comptables, avocats…) Ce que çà permet : stockage, classement automatique ou manuelle : Partage de doc, Complétion des dossiers, Liaison des docs Signature tactile, Océrisation, Rappels, Notifications, Règles de classement, Abonnement sur dossier, DOSSIERS FOURNISSEURS Partage simplifié Documents bureautiques Accès mobile

Présentation

Sage 100 Document Manager i7 Partagez vos documents de façon sécurisée avec votre écosystème (Option Eco système) SD Eco système Déposer vos documents Sage Doc Manager Sage document manager On premise On line Synchronisez vos documents SD Sync Automatisez vos processus de validation (Option Workflow) SD Workflow On va voir ici les différents modes de classement. Se connecter dans un premier en delphine laperle (ou autre user) puis se mettre en mode admin (BIEN PRECISER QUE SUR CETTE DEMO NOUS SOMMES EN MODE ADMIN QUI A ACCES A TOUT CE QUI NOUS PERMET DE VOIR LES DOSSIERS DE TOUT LE MONDE MAIS QUE BIEN SUR EN FONCTION DES LOGIN MOT DE PASSE LA VISU EST DIFFERENTE) Cas 1 : déposer manuellement n’importe quel type de fichier via la fonction Sage Document Manager. Exemple 1 : on vient classer notre cahier des charges sur notre GED via un glisser déposer. Cas 2 : synchronisation d’un document office (xls, doc …) via l’application Sage Doc office. (classer dans default).Attention ne fonctionne pas avec les versions on line Office 365 Exemple 2 : on classe en auto notre réponse aux demandes de notre client via Excel – d’aller dans la foulée consulter le doc sur SDM (menu SDM et bouton classer dans les doc office). Pour un outlook, le fait de classer stocke le corps du mail et la pj. Cas 3 : récupérer tout un dossier (plaquette produit, préconisation Sage …) Exemple 3 : synchro de la plaquette Sage 100 (clic droit sur le dossier) Cas 4 : Imprimer via la GC une facture (ou autre doc), montrer sur le portail le résultat (imprimante virtuelle et océrisation) Cas 5 : soit consultation soit on prend une photo sur un chantier que l’on peut envoyer sur SDM (apps à télécharger) Rappel : chaque document stocké est océrisé afin de pouvoir ensuite faire une recherche full texte sur les documents. Classez tout document depuis les applications Microsoft Office SD Office SD Filer SD Mobile Pour un archivage automatique des documents (OCR) Accédez aux documents en déplacement (application mobile)

Présentation de l’offre

Sage 100 Document Manager i7 Présentation de l’offre Sage Document Manager (On Premise) / Sage Document Manager Online (SaaS) Archivage, gestion et partage de l’ensemble des documents et informations de l’entreprise Indexation et classement des documents et informations normalisés issus des applications Sage 100 Indexation et classement des documents et informations Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook) Synchronisation des documents entre le poste utilisateur et la « G.E.I.D.E » Sage Document Manager Consultation, recherche, validation documents depuis les périphériques mobiles (iOS, Android, Windows Phone) Les briques optionnelles « On Premise » et « Online » Sage Document Workflow Création de bibliothèques de workflow Intégration de cycles d’approbations et signature de documents Sage Document Ecosystème Accès distant sécurisé à des partenaires identifiés Espace privatif et personnalisé en lecture et écriture pour consulter des documents de type (devis, BdC, factures…)

Sage 100 Document Manager i7 Interaction entre les produits Document Workflow Document Ecosystème Sage 100 i7 Version 8.1 Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Moyens de paiement Trésorerie Suite comptable et financière BMS

Sage 100 Document Manager i7 Video et démonstration https://www.youtube.com/watch?v=ommFgM-5FtA&feature=youtu.be

Questions/Réponses

Merci pour votre attention