L’ÉTAT CIVIL DE LA REPUBLIQUE DE DJIBOUTI MINISTÈRE DE L’INTERIEUR --------------------- L’ÉTAT CIVIL DE LA REPUBLIQUE DE DJIBOUTI ---- Mars 2018 ©DGPF 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille

Plan de la présentation I- Introduction II- Historique du système d’état-civil III- Déclaration et enregistrement des naissances A- Naissances B- Les décès C- Les Mariages IV- Constat V- Amélioration du système en place VI- Architecture globale VII- Conclusion ©DGPF MARS 2018 Direction de la Population et de la Famille 18/09/2018

I- Introduction   La Direction Générale de la Population et de la Famille est une vieille institution opérant même au temps de la période coloniale mais avec une dénomination et un statut différent. Vu l’importance et la nécessite des prestations et services dispensées par ce service à l’endroit d’une population Djiboutienne en perpétuelle croissance, estimée à 818 159 habitants selon le dernier recensement général de la population et de l’habitat publié en 2010 (décret n°2010-0038/PR/MEFPCP), il a été jugé objectif et opportun de transformer le service de la population en une Direction Générale de la Population et de la Famille et d’étendre son cadre d’intervention et les attributs octroyés à cette institution. La Direction Générale de la Population et de la Famille reste toujours une institution sous la tutelle du ministère de l’intérieur, un office capital qui joue un rôle important dans l’octroi de la carte nationale d’identité, des procédures de la naturalisation et des actes d’état civil qui sont entre autres :Les actes de naissance de type série:D, ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018

II- HISTORIQUE DU SYSTEME D’ETAT CIVIL L’état civil constitue un élément fondamental pour le développement sociodémographique, juridique, administratif et statistiques. En République de Djibouti, le système de l’état-civil a été crée vers la fin du 19ème siècle. Etat-Civil de Djibouti-ville Depuis 2008, l'état a engagé le transfert des compétences qui a participé de façon substantielle à la modification de la gestion du service population, actuellement le service d’état civil de la Mairie de Djibouti s’occupe de la gestion des faits d’état civil de Djibouti (naissances, décès, mariages) et délivre au public des copies ou des extraits des actes établis. Le Service d’Etat Civil de Djibouti est un Service important qui gère les faits d’état civil de plus de la moitié des habitants du pays. En revanche, les mariages et les divorces réalisés selon la loi islamique sont du ressort de la compétence des ma'adoun al chari, sous l’autorité du Ministre de la Justice. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la population et de la Famille 18/09/2018

III- Déclaration et enregistrement des naissances Le processus d’enregistrement diffère selon le type d’enregistrement (naissances, décès, mariages) et selon le lieu de naissance (structure hospitalière, domicile, étranger). A. LES NAISSANCES 1) Les textes réglementant l’enregistrement des naissances L’enregistrement des naissances qui relève désormais de la compétence des autorités locales est régi par les dispositions législatives et règlementaires. Le Code Civil français parmi les textes de bases régissant l’enregistrement des faits d’état civil. Le système d’enregistrement des faits d’état civil en République de Djibouti est régi par le décret n°73-376 du 27 Mars 1973 portant application de la loi n°72-458 du 2 Juin 1972. Ensuite, l’arrêté n°127 du 12 Février 1973 porte désignation des officiers d’état civil et délimite leurs territoires de compétence. La loi n°220/AN/86/1ère du 23 Novembre 1986 désigne les officiers d’Etat Civil (Directeur de la Population et commissaires de districts) habilités à délivrer les actes de notoriété supplétifs d’acte de naissance. La loi n°24/AN/83/1ère L du 3 Février 1983 réglemente la délivrance de l’acte de notoriété supplétif d’acte de naissance par les autorités compétentes lorsque le délai de trente (30)jours après la naissance est expiré . L’Arrêté n°85-129/PR/MI du 19 octobre 1989 nommant officiers d’état-civil le chef de Mission diplomatique et Consulaire ; ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la population et de la Famille 18/09/2018

1- Processus d’enregistrement Le processus d’enregistrement pour les naissances ayant eu lieu dans les structures hospitalières. Ces naissances concernent la majorité des naissances survenues dans Djibouti-ville (99 %). Suite à la naissance, l’agent de santé (et plus précisément la sage femme surveillante) est chargé d’établir une « déclaration de naissance » qui sera récupérée par l'agent d’état civil affecté a ce centre sanitaire qui saisie automatiquement dans la base de données. L’article 56 du Code Civil fait référence au rôle de témoin des agents de la santé lors de la naissance, L’hôpital remet à l’usager une fiche de « Sortie » et cette fiche est « payante », son prix est de l’ordre de 5 000 fdj. Un extrait de naissance est valable pour une période de 3 mois et le renouvellement d’un extrait coûte 1 500 francs djiboutien pour le timbre fiscal. Le Décret n°2000-0083/PR/MI du 12 mars 2000 fixant les frais des timbres et certaines prestations en matière d’état-civil. ©DGPF MARS 2018 Direction de la Population et de la Famille 18/09/2018

B- Les Décès L’enregistrement d’un décès est rare et le processus d’enregistrement est relativement simple ou plutôt « simplifié ». 1) Les textes réglementant l’enregistrement des décès L’enregistrement des décès est régi par les dispositions législatives et règlementaires. Parmi les textes de bases régissant l’enregistrement, on peut citer : le Code Civil ; le décret n°73-376 du 27 Mars 1973 portant application de la loi n°72-458 du 2 Juin 1972 ; l’arrêté n°127 du 12 Février 1973 porte désignation des officiers d’état civil et délimite leurs territoires de compétence. L es obligations et procédures En ce qui concerne le délai, les décès doivent être déclarés dans le délai d’un (1) mois (Loi du 2 juin 1972). Les décès doivent être déclarés au Service d’état civil dans les limites duquel ils sont intervenus. L’acte de décès est dressé sur la déclaration d’un parent du défunt ou sur celle d’une personne possédant sur son état civil les renseignements les plus exacts et les plus complets. En cas de décès dans les hôpitaux ou établissement publics, les médecins certifient le décès du défunt. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018

C- les mariages Le nombre de demande de célébration de mariage civil et d’élaboration d’acte de mariage est faible compte tenu du contexte spécifique de la République de Djibouti la demande de mariage par les usagers s’effectue au Service d’état civil de la Marie de Djibouti par contre le mariage religieux s’effectue auprès du tribunal de charia. ©DGPF MARS 2018 Direction de la Population et de la Famille 18/09/2018

IV-Constat Il a été constaté avec force que la politique de mise en œuvre à l’époque a eu tendance à se laisser guider par une stratégie de développement déséquilibrée axée sur Djibouti-Ville au détriment des régions. Plusieurs dysfonctionnements ont été détectés notamment: Les populations en zone rurale ne perçoivent pas encore l’intérêt de la déclaration des évènements à l’état civil. Beaucoup méconnaissent également les textes qui réglementent l’enregistrement des faits d’état civil. La plupart des gens ne voient aucun intérêt à déclarer une naissance et encore moins un décès lorsque l’acte de décès établi ne servira pas à entrer en possession d’un droit ou d’un avantage quelconque. Inexistence d’un bon dispositif d’enregistrement des faits d’état civil dans les zones reculée. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018 9

V- Amélioration des système en place la République de Djibouti a souhaité moderniser la gestion de l’état-civil dans le but d’améliorer le service rendu à l’usager grâce a des outils technologiques et informatiques modernes. Pour concrétiser cela, tous les actes de naissance, décès et mariage civil de Djibouti depuis 1906 serait dans une base de données informatique accessible de lieux distants et géré par un nouveau système de gestion de l’état -civil. Ce système informatisé traite l’enregistrement, la délivrance d’extrait et le répertoire des actes de naissance, de décès et de mariage. Les points essentiels sont donc: La délivrance instantanée des documents de l’Etat Civil La sécurisation des registres La sécurisation des processus de déclaration des naissances L’amélioration des services rendus aux usagers La production de statistique fiable ©DGPF MARS 2018 Direction de la Population et de la Famille 18/09/2018

Découpage et traitement des images Dans un premier temps, les registres sont scannés, ensuite nous avons traiter les images pour améliorer leur qualité, cette opération garantit l’utilisation des images scannées et limite le recours aux registres physiques. Ceci remplit un des objectifs clés de l’archivage numérique qui est de préserver les registres et éviter leurs dégradations à cause des manipulations. Nous avons également découpé ces images acte par acte pour les préparer à l’indexation des données tout en sauvegardant les images brutes des registres. ©DGPF MARS 2018 Direction de la Population et de la Famille 18/09/2018

Indexation des actes Les images scannées, traitées et enfin découpées ne sont pas exploitables efficacement sans indexer les données qui y figurent et enregistrer ces informations dans une base des données moderne et sécurisée. L’étape d’indexation répond à ce besoin. Pour garantir la qualité des données saisies, nous avons mis en place un processus d’indexation comportant plusieurs stades, à savoir : La première indexation impliquant des opératrices qui saisissent les données d’Etat Civil dans la base des données en se référant aux images scannées et découpées ; La deuxième indexation qui consiste à saisir à nouveau les données sur les actes en les confrontant à la première saisie. Ceci a permis de contrôler la première saisie et de corriger les éventuelles erreurs ; Le contrôle qualité a été fait à la fin de cette phase d’indexation pour s’assurer de l’exhaustivité des données saisies et leurs qualités ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018

Évolution du système d’information En 2011, un système a été livré à la Mairie de Djibouti intitulé (Gestion de l’Etat Civil). Pour profiter des outils et des technologies utilisés, nous avons fait évoluer cette solution pour intégrer l’Etat Civil des régions de l’intérieur. Pour rappel, les modules de ce système d’information sont les suivants : Module de gestion des actes de naissance  Module de gestion des actes de mariages : Module de gestion des actes de décès  Statistiques : Statistiques des naissances, des décès et des mariage par sexe et par période ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018

Le module de gestion des actes de naissances Ce module a été initié pour gérer l’enregistrement, la visualisation et les extraits des actes de naissance.. Il permet le (l’) (la) : Enregistrement d’un nouvel acte de naissance régulier (série A et B) Enregistrement d’un nouvel acte de naissance jugement (série C) Enregistrement d’un nouvel acte de naissance transcription (série D) Enregistrement d’un nouvel acte de naissance adoption Recherche d’actes de naissances Modification d’un acte de naissance Impression d’extrait d’acte de naissance Impression de la copie intégrale d’acte de naissance ©DGPF MARS 2018 Direction de la Population et de la Famille 18/09/2018

Le module de gestion des actes de mariage Deux types de mariages sont concernés dans ce module à savoir les mariages civil et religieux et la dissolution du mariage suite à un divorce. Gestion de mariages civils Gestion de mariages religieux Recherche d’un acte de mariage Modification d’un acte de mariage Impression d’un extrait d’acte de mariage Impression de la copie intégrale d’acte de mariage ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la famille 18/09/2018

2. Démonstration de l’application de gestion de l’état civil page de connexion L’utilisateur doit saisir son login et son mot de passe pour se connecte à l’application. La capture d’écran sous-dessous est la page de connexion de l’application. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la famille 18/09/2018

2. Recherche d’un acte de naissance Dans le menu « Naissance » d’écran d’accueil ci-dessous il y a des sous-menu, le sous-menu « Rechercher » permet d’afficher l’interface (formulaire) de rechercher d’acte de naissance. La capture d’écran sous-dessous est le formulaire de rechercher d’acte naissance. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la famille 18/09/2018

2. Recherche d’un acte de naissance (suite) La capture d’écran sous-dessous permet de voir le détail de l’acte naissance consulter. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la famille 18/09/2018

VI- Architecture globale du système réseau Le système d’information qui est installé dans les chefs lieux des régions de l’intérieur. Ces différents sites distants sont interconnectés pour échanger les informations sur les données des actes d’Etat Civil. Nous avons opté pour une architecture semi-décentralisée pour permettre à chaque région de rester autonome en cas de problème de connexion réseau et en envoyant les données au serveur central installé à la DGPF. Le schéma suivant illustre la topologie du réseau. ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018

VII-Conclusion Ce projet constitue une brique essentielle de l’informatisation de l’administration publique afin de rapprocher l’administration aux administrés et d’améliorer les services rendus. Ce projet a été un vrai challenge pour notre service, les distances parcourues et les obstacles franchies resteront une richesse professionnelle et une expérience inégalée. Ce projet permettra d’entreprendre une reforme de l’Etat Civil adaptée à la nouvelle ère pour mieux servir nos citoyens ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018

MERCI DE VOTRE ATTENTION ©DGPF MARS 2018 Direction Générale de la Population et de la Famille 18/09/2018