Via Trajectoire Module Médico social Grand Age Formation Demandeur Décembre 2017 Version 5.11

Généralités – déploiement VT MS Grand Age Formation au logiciel : Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Généralités Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

ViaTrajectoire – champ fonctionnel Généralités ViaTrajectoire – champ fonctionnel Outil internet sécurisé d’aide à l’Orientation dans le Parcours Sanitaire et Médico-Social Périmètre d’intervention de l’application se décline en trois modules : SANITAIRE : Orientation vers les Services de Soins de Suite et de Réadaptation (SSR) et l’Hospitalisation à Domicile (HAD) GRAND ÂGE : Orientation vers les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), les Soins de longue durée (SLD) et les Logements Foyers (EHPA) HANDICAP: Orientation à partir de la notification de la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) vers les Établissements et Services Médico-Sociaux (ESMS) Décembre 2017 Version 5.11

Généralités Principes de fonctionnement Module VT MS Grand Age : - Gestion d’un dossier unique de demande d’admission en EHPAD (cerfa), - Recherche d’établissements adaptés aux besoins et aux souhaits de la personne âgée, - Envoi de demandes aux établissements souhaités, - Suivi en temps réel des réponses des établissements d’accueil, - Communication entre les différents acteurs tout au long du processus : établissements - usagers – médecins traitants – structures MS - Observatoire de l’offre et de la demande à destination des structures, ARS et Conseils Généraux. Décembre 2017 Version 5.11

Généralités Equipes de déploiement Coordination SSR ou équipe déploiement régionale - lien avec les établissements sanitaires - formation des établissements sanitaires - support utilisateurs Equipe déploiement régionale ou conseil départemental: - promoteur déploiement - suivi du répertoire de l’offre - formation et accompagnement des établissements médico-sociaux ( EHPAD - EHPA - USLD - AJ ) Equipe ViaTrajectoire SIS-RA - équipe développement et maintenance du logiciel - support utilisateurs Décembre 2017 Version 5.11

Calendrier de déploiement (exemple ) Généralités Calendrier de déploiement (exemple ) DÉPLOIEMENT PROGRESSIF Equipe déploiement : communication auprès des usagers (accès grand public : création demande) et médecins traitants (volet médical) Coordination SSR ou équipe régionale : Formations DEMANDEURS Etablissements SANITAIRES mars à juin 20xx Premier bilan du déploiement Oct 20xx Mars Avril Mai Juin Juillet … Equipe déploiement Formations RECEVEURS Etablissements MEDICO SOCIAUX mars à juin 2016 Décembre 2017 Version 5.11

Période de transition : mars à juin 20xx Généralités Période de transition : mars à juin 20xx Dès aujourd’hui, pour TOUTE demande d’hébergement : création des demandes sur ViaTrajectoire mais pour :  Ets connectés : envois électroniques VT  Ets non connectés : envois fax A partir de juillet 20xx :  Tous les établissements MS seront connectés : uniquement envoi électronique VT Les usagers et les médecins traitants sont dès maintenant intégrés au processus Décembre 2017 Version 5.11

Généralités Analyse du processus dans la structure de création et d’envoi des demandes en établissements médico-sociaux Qui fait quoi ?? : A VALIDER DANS CHAQUE ETABLISSEMENT : même PROCESSUS / ACTEURS qu’aujourd’hui ?? Exemple pour les établisements sanitaires Acteurs du processus - schéma type : - assistantes sociales  initialisation, gestion et suivi de la demande - cadre  volet infirmier - médecin  volet médical Changement avec l’informatisation du processus : Gestion du dossier par l’usager tout au long du processus  possibilité de confier le dossier à l’usager si le dossier a été initialisé par un référent sanitaire (lors d’un RAD par exemple)  si le dossier a été initialisé par l’usager- lors de l’hospitalisation de l’usager, le référent sanitaire peut récupérer le dossier de l’usager Transférer le dossier si le patient est muté dans un autre établissement ou pris en charge par une structure médico-social Décembre 2017 Version 5.11

Périmètre de l’outil et niveaux d’intervention des acteurs Généralités Périmètre de l’outil et niveaux d’intervention des acteurs Usager / Familiers Est hospitalisé Propose au médecin de consulter le dossier MCO / SSR / HAD Médecin Traitant Sollicite le médecin pour compléter le volet médical Accompagne dans sa démarche Est pris en charge Déclare son offre de soins Crée une demande « pour le compte de » et gère l’envoi Aidants / Soignants à domicile MAIA / CLIC / Réseaux Crée / Consulte son dossier et son état d’avancement Déclare son offre d’hébergement Consulte l’observatoire / Régulateur Consulte et répond aux demandes Conseils Départementaux EHPAD / USLD / EHPA Décembre 2017 Version 5.11

Assistante sociale CLIC Généralités Référents et transfert de responsabilité Flux viaTrajectoire sanitaire Temps Hospitalisation Orientation sanitaire Admission sanitaire Retour au domicile Admission en médico-social Admission MCO Orientation SSR ou HAD Admission SSR ou HAD Flux viaTrajectoire médico-social Domicile MCO SSR / HAD Création dossier Recherche établissement Envoi demandes Admissions EHPAD Sortie SSR ou HAD Emplacement du demandeur Evènements Flux sanitaire Flux médico-social EHPAD/EHPA Transfert du jeton Médecin MCO Médecin SSR Assistante sociale CLIC Transfert de jeton Orientation médico-sociale Lors du retour à domicile, déclarer le RAD ET confier le dossier à l’usager Parcours type Référent institutionnel ayant un compte ViaTrajectoire Décembre 2017 Version 5.11

Référent institutionnel ayant un compte ViaTrajectoire Généralités Gestion du dossier par l’usager/famille Flux médico-social Hospitalisation Orientation médico-sociale Retour au domicile Temps Evènements Orientation sanitaire Admission sanitaire Admission en médico-social Emplacement du demandeur Domicile MCO SSR / HAD Domicile EHPAD/EHPA Usager/famille Gestion du dossier par usager/famille à tout moment Possibilité de création dossier par l’usager/ famille Déclaration du RAD Dès hospitalisation, gestion du dossier par les référents sanitaires Usager et/ou famille Référent institutionnel ayant un compte ViaTrajectoire Décembre 2017 Version 5.11

Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 1 : Création Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Connexion à https://trajectoire.sante-ra.fr Etape 1 : Création Connexion à https://trajectoire.sante-ra.fr S’authentifier avec ses identifiants : login/mot de passe Décembre 2017 Version 5.11

-1- Sélectionner le menu « GRAND AGE» - « Créer un dossier »: Etape 1 - Création d’une demande (1/7) -1- Sélectionner le menu « GRAND AGE» - « Créer un dossier »:  Attention, ce menu est proposé aux professionnels possédant les habilitations « MS-  Accompagnant (non) médical » -2- Remplir la fiche d’identification du demandeur et cliquer sur « créer le dossier »: Décembre 2017 Version 5.11

Etape 1 - Création d’une demande (2/8) Structure du dossier Médico-social Grand Age Barre d’outils Informations du demandeur Contenu de la page Volets du dossier d’admission Suivi du dossier ViaTrajectoire Informations / volet Actions sur le dossier Décembre 2017 Version 5.11

-3- Remplir le volet administratif : Etape 1 - Création d’une demande (3/8) « Télécharger le dossier » : permet d’imprimer le dossier d’admission au format du dossier national (CERFA) Vous pouvez à tout moment « sauvegarder » les informations saisies et lorsque vous avez complété en totalité le dossier vous pouvez alors le « rendre disponible aux autres acteurs du dossier (hors votre service) » en cliquant sur « valider » -3- Remplir le volet administratif : Décembre 2017 Version 5.11

Champs requis avant validation du formulaire administratif : Etape 1 - Création d’une demande (3/8) -3- Remplir le volet administratif ( suite) : Champs requis avant validation du formulaire administratif : Urgence de la demande Type d’hébergement Situation de la personne à la date de la demande Si « Contacter la personne concernée elle-même » est à « non » alors la saisie d’un contact est obligatoire Décembre 2017 Version 5.11

Une assistance à la saisie des pathologies Etape 1 - Création d’une demande (4/8) -4- Remplir le volet médical : Vous pouvez à tout moment « sauvegarder » les informations saisies. Lorsque vous avez complété en totalité le dossier, vous pouvez alors le « rendre disponible aux autres acteurs du dossier (hors votre service) » en cliquant sur « valider » Sélection du médecin traitant dans l’annuaire ASIP Santé  médecin traitant aura accès au dossier de l’usager Une assistance à la saisie des pathologies Décembre 2017 Version 5.11

-4- Remplir le volet médical (suite) : Etape 1 - Création d’une demande (5/8) -4- Remplir le volet médical (suite) : Une assistance à la saisie des pathologies a été ajoutée par affichage de questions successives L’ajout de certaines pathologies alimente le remplissage de certains items des soins médico-techniques ou symptômes psycho-comportementaux Décembre 2017 Version 5.11

-4- Remplir le volet médical (suite) : Etape 1 - Création d’une demande (6/8) -4- Remplir le volet médical (suite) : Les informations ainsi renseignées et les informations cochées dans le paragraphe « soins techniques » seront alors prises en compte pour la recherche d’un établissement adapté au cas décrit Décembre 2017 Version 5.11

-5- Remplir le volet AUTONOMIE : Etape 1 - Création d’une demande (7/8) -5- Remplir le volet AUTONOMIE : Vous pouvez à tout moment « sauvegardeR » les informations saisies et lorsque vous avez complété en totalité le dossier vous pouvez alors le « rendre disponible aux autres acteurs du dossier (hors votre service) » en cliquant sur « valider » Le remplissage des variables discriminantes est obligatoire pour le calcul du degré de dépendance et pour la validation du volet Autonomie Décembre 2017 Version 5.11

-5- Remplir le volet autonomie (suite) : Etape 1 - Création d’une demande (7/8) -5- Remplir le volet autonomie (suite) : Décembre 2017 Version 5.11

Etape 1 - Création d’une demande (8/8) -6- Pièces jointes Vous pouvez ajouter 2 types de pièces jointes (médicale ou non médicale) auxquelles vous aurez accès en fonction du profil Décembre 2017 Version 5.11

Etape 2 : Gestion des envois Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Sélection de l’établissement / unité  lien avec vos habilitations Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (1/7) -1- Accéder à votre tableau de bord Sélection de l’établissement / unité  lien avec vos habilitations Possibilité de recherche via un n° de dossier ou le nom du demandeur Classement des dossiers sur 5 onglets : Dossiers en cours : dossiers en cours de rédaction, avec demandes envoyées, en liste d’attente ou avec proposition d’admission ou avec admission acceptée Non suivis : dossiers pour lesquels un RAD a été déclaré sans garder la responsbilité du dossier Admis : dossiers pour lesquels l’admission effective a été prononcée par l’établissement Receveur (statut ) Archivés : archivage des dossiers 3 mois après admission effective ou annulation Annulés : dossiers annulés par l’établissement demandeur (statut )  réactivation possible Décembre 2017 Version 5.11

-2- Sélectionner le dossier Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (1/7) -1- Accéder à votre tableau de bord -2- Sélectionner le dossier Possibilité de filtrer selon les statuts ( Filtrer/Réinitialiser) Valeur de la dépendance et des prises en charge spécifique Les noms de colonne en bleu sont des critères de tri Statuts de la demande : En cours de rédaction Demande envoyée Demande sur liste d’attente Admission proposée Refus Admission acceptée Indicateur de remplissage des différents volets Rouge : volet en cours de rédaction Vert : volet complet donc « validé » Réponses possibles établissements MS Nombre d’établissements sélectionnées / Nombre de demandes envoyées Et en cliquant sur l’icône vous avez un détail des envois Décembre 2017 Version 5.11

Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (2/7) Vous pouvez à tout moment lancer une recherche d’établissement Renseigner les critères de recherche, L’écran est initialisé avec la ville de résidence de la personne 1- Sélectionner les établissements souhaités 2 - Suivi des demandes en vue des envois/suivi Décembre 2017 Version 5.11

Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (3/7) Pour les établissements sélectionnées, s’affichent les volets requis à valider avant envoi (le volet « adm » Administratif est le minimum requis – les volets « med » Médical et « aut » Autonomie seront exigés au choix des établissements ) Le bouton « Détails » permet d’afficher l’historique des échanges avec l’établissement et les critères de recherche utilisés Le bouton « Actions » permet d’envoyer – supprimer l’établissement de la sélection – de répondre … Décembre 2017 Version 5.11

Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (4/7) Distinction des : établissements connectés à VT des établissements à contacter par fax  le Demandeur pourra répondre à la place du Receveur via le bouton « Actions ». N.b. : les demandes par fax sont comptabilisés dans l’observatoire ViaTrajectoire. Décembre 2017 Version 5.11

Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (5/7) Pour avoir plus d’information sur l’établissement vous cliquez sur « En savoir plus » Version 5.10 Octobre 2017

Mais possibilité de décocher la prise en compte du volet médical Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (6/7) Sur un dossier complet, la recherche d’établissement se fait avec les éléments médicaux qui ont été renseignés. Mais possibilité de décocher la prise en compte du volet médical  Les résultats de la recherche « s’élargissent » mais ne tiendront plus compte des ressources médicales requises (la prise en compte ou non du volet médical est indiquée dans le menu « Détails/Critères de recherche ») Décembre 2017 Version 5.11

Etape 2 - Envoi d’une demande - rechercher (7/7) Si un dossier a été modifié alors il apparait en gras et est placé en tête de liste et le statut de la demande évolue en fonction des réponses  indique qu’une demande sanitaire est en cours, en parallèle de la demande d’hébergement Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 : Suivi du dossier Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : Tableau de bord Tableau de bord du demandeur: Possibilité de tri en cliquant sur les entêtes de colonnes (Numéro, identités, Modif.) Possibilité d’exporter le tableau de bord au format « excel » Possibilité de filtrer sur le statut Possibilité de faire une recherche pour l’ensemble des dossiers sur le nom ou le numéro Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi du dossier: Médecin traitant – intervenants Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi du dossier : Historique des actions Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 Suivi des demandes : passage de la demande d’hébergement à la prescription sanitaire Décembre 2017 Version 5.11

Attention il faut avoir le profil prescripteur en sanitaire Etape 3 - Suivi des demandes : passage de la demande d’hébergement à la prescription sanitaire Vous êtes alors redirigé sur l’écran de prescription de soins de suite et les informations administratives et médicales communes sont alors récupérées. Attention il faut avoir le profil prescripteur en sanitaire Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : passage de la prescription sanitaire à la demande d’hébergement Inversement quand vous êtes sur une prescription de soins de suite, vous pouvez alors créer une demande d’hébergement - attention il vous faut l’habilitation « MS – accompagnant (non)médical » Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : passage de la prescription sanitaire à la demande d’hébergement Les informations administratives communes sont reprises et quand vous arrivez sur le volet médical, la question suivante est posée : Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : passage de la prescription sanitaire à la demande d’hébergement Les informations médicales reprises apparaissent sur fond rose et sont modifiables. Puis quand vous arrivez sur le volet autonomie la question suivante est posée: Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : passage de la prescription sanitaire à la demande d’hébergement Les informations concernant l’autonomie sont reprises et apparaissent sur fond rose, elles sont modifiables. La reprise des informations pour initialiser le volet médicale et le volet autonomie est active tant que ces volets ne sont pas créés. Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 : Actions sur le dossier: Confier le dossier à l’usager Permet d’imprimer une feuille résumant les codes pour que l’usager ou son représentant (famille) puisse accéder au dossier Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Actions sur le dossier: Retour à domicile - Cocher « domicile » et « garder la responsabilité de ce dossier à « Non »: le dossier bascule dans l’onglet « Non suivi » et vous restez « référent » tant que l’usager ne s’est pas connecté à son dossier après vous n’avez plus accès - Si vous cocher « garder la responsabilité de ce dossier à « Oui» : le dossier reste dans l’onglet « Dossiers en cours » Les informations « référent » et « situation de la personne » sont des informations visibles sur les tableaux de bord des receveurs Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Actions sur le dossier : Annuler le dossier Il faudra renseigner un motif d’annulation  le dossier est transféré dans le tableau de bord « Annulé », N.b. : un dossier annulé pourra être réactivé (retour du dossier dans l’onglet des « Demandes en cours ») Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : Récupérer un dossier à la demande de l’usager Un patient est hospitalisé et il (ou sa famille) a déjà créé le dossier Décembre 2017 Version 5.11

Vous devez renseigner son numéro de dossier et son nom de naissance Etape 3 - Suivi des demandes : Récupérer un dossier à la demande de l’usager Vous devez renseigner son numéro de dossier et son nom de naissance Vous devez répondre aux différentes questions avant d’avoir accès au dossier puis valider l’accès Décembre 2017 Version 5.11

Suivi des demandes : Récupérer un dossier à la demande de l’usager Vous avez accès aux différents volets du dossier pour le modifier ou compléter. Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi des demandes : Récupérer un dossier à la demande de l’usager Vous pouvez en deuxième intention forcer l’accès à la gestion des demandes Décembre 2017 Version 5.11

Lors de la création, le logiciel fait une recherche de doublon, Etape 3 - Suivi du dossier : à la création d’un dossier  Recherche de doublon Le patient est hospitalisé, vous n’avez pas connaissance qu’un dossier a déjà été créé par sa famille. Lors de la création, le logiciel fait une recherche de doublon, Si une unité sanitaire est déjà référente, il faudra contacter l’unité mentionnée pour que le transfert de responsabilité soit effectuée Si une unité sanitaire est référente et que le RAD a été déclarée alors le dossier sera accessible Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Suivi du dossier : Transfert de responsabilité ! Lorsqu’un accompagnant transfert le dossier ViaTrajectoire à un nouvel intervenant, celui-ci perd les droits d’accès au dossier au profit du nouvel intervenant, et il est redirigé vers son tableau de bord.  Possibilité de transférer le dossier à une structure sanitaire ou à une structure MS (service mandataire, MAIA, tuteur, travailleurs sociaux …) Transfert de « responsabilité »: Permet de transférer la responsabilité de gestion de cette demande à un autre professionnel de santé Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Relances automatiques auprès des demandeurs : usagers, médecin traitants, établissements sanitaires Pour les demandes « en cours » non modifiées et sans suivi au-delà de 6 mois : Marquage des dossiers dans le tableau de bord, Notification envoyée au demandeur de mettre à jour le dossier - On ne notifie qu’un seul demandeur par dossier en respectant les règles suivantes : On notifie l’usager/famille si l’usager/famille s’est connecté à son dossier On notifie le référent unité, si l’usager ne s’est pas connecté On notifie le médecin traitant si le dossier n’a pas de référent unité et que l’usager ne s’est pas connecté à son dossier, Si pas de MAJ dans les 30 jours le dossier est annulé (sauf pour les dossiers avec les statuts « admission accepté » ou « admission effective» ) Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 - Relance manuelle par un receveur auprès des demandeurs : usagers, médecin traitants, établissements sanitaires Pour les demandes « en cours » non modifiées et sans suivi au-delà de 3 mois : Marquage du dossiers dans le tableau de bord, Notification envoyée au demandeur de mettre à jour le dossier - On ne notifie qu’un seul demandeur par dossier en respectant les règles suivantes : On notifie l’usager/famille si l’usager/famille s’est connecté à son dossier On notifie le référent unité, si l’usager ne s’est pas connecté On notifie le médecin traitant si le dossier n’a pas de référent unité et que l’usager ne s’est pas connecté à son dossier, Si pas de MAJ dans les 30 jours le dossier est annulé (sauf pour les dossiers avec les statuts « admission accepté » ou « admission effective» ) Décembre 2017 Version 5.11

Etape 3 – Relance par un receveur sur une suspicion de décès Pour les demandes sur lesquels vous êtes « référents actifs », vous pouvez être relancé par un ehpad qui signale un décés par rapport à un dossier: : Au survol de l’icone Quand vous sélectionnez le dossier vous avez alors l’écran suivant qui s’affiche. Si pas de MAJ dans les 30 jours le dossier est annulé Décembre 2017 Version 5.11

Formation au logiciel Etape 4 : Réponses Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

3 réponses possibles pour l’établissement médico-social : Suivi des demandes 3 réponses possibles pour l’établissement médico-social : - Mise sur liste d’attente - Proposition d’admission ( date proposée) - Refus motivé Décembre 2017 Version 5.11

Pour les dossier avec proposition d’admission, vous pouvez alors : Suivi des demandes Pour les dossier avec proposition d’admission, vous pouvez alors : Accepter ou refuser cette proposition (ou annuler la demande vers l’établissement) Décembre 2017 Version 5.11

Suivi des demandes Dans le cas où vous acceptez la proposition, vous pouvez alors notifier si vous maintenez une autre demande sinon elles seront alors automatiquement supprimées des listes d’attentes Après acceptation de la proposition d’admission  le statut du dossier passe à : Décembre 2017 Version 5.11

Habilitations au module Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Habilitations Médico-social Grand âge Qui est concerné Professions concernées Profils médico-social créés dans ViaTrajectoire Etablissements Sanitaires(*) médecins, internes, secrétaires médicales, cadres soignants assistantes sociales, agent administratif, secrétaire  Prescripteur médical   Demandeur administratif et social  Initialisation automatique pour les professionnels ayant déjà une habilitation «  sanitaire - prescripteur » : Ajout de « MS Accompagnant PA médical » : Professionnels ayant la profession médecin, cadre ou secrétaire médical et le profil prescripteur. Ajout de « MS Accompagnant PA non médical » : Autres professionnels ayant le profil prescripteur  Habilitations actives et le module est donc accessible à tous ces professionnels Pour les professionnels sans habilitation « sanitaire» : Adresser la liste des professionnels aux référents ViaTrajectoire pour la création des comptes/habilitations  Référent ViaTrajectoire ou équipe régionale - Coordination SSR Décembre 2017 Version 5.11

Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Module Observatoire Possibilité de commander 2 documents : -Tableau de bord demandeur – synthèse ( FAD001) - FAD001- tableau de bord demandeur - synthèse - Tableau de bord demandeur - Analyse de l'activité (FAD002) - FAD002 – tableau de bord demandeur Analyse de l’activité Décembre 2017 Version 5.11

document FAD001 – Synthèse Module Observatoire document FAD001 – Synthèse Document excel avec 2 onglets donnant une vue synthétique d’indicateurs analysant l’activité du flux des demandes réalisées sur une période Possibilité d’analyser un flux avec un receveur en particulier Onglet 1 – suivi : dénombrement des demandes gérés par le demandeur par statut Onglet 2 – délais : principaux délais de traitement des demandes gérés par le demandeur Décembre 2017 Version 5.11

document FAD002 – Analyse activité Module Observatoire : document FAD002 – Analyse activité Onglet 1 – Global : dénombrement des demandes gérés par le demandeur dont le nombre d’admissions Onglet 2 – Détail période : premier tableau :dénombrement des demandes gérés par type d’hébergement; deuxième tableau : dénombrement des demandes par statut et pour les admissions par type d’hébergement Onglet 3 – Principaux receveurs pour les admis et pour les autres Onglet 4 et 5 – Dénombrement par Motif annulation - refus Onglet 6 – Caractéristique dossier: indicateurs sur les aspects social financier et par GIR avec 2 tableaux un pour les admis et un pour les envoyés Onglet 7 – Complétude : Indicateurs sur la qualité de remplissage des dossiers Document excel avec 7 onglets donnant un ensemble complet d’indicateurs analysant l’activité du flux des demandes envoyées sur une période Possibilité d’analyser un flux avec un receveur en particulier Décembre 2017 Version 5.11

Autres fonctions : archivage, décès INSEE Généralités Formation au logiciel Etape 1 : Fonction création d’une demande Etape 2 : Fonction recherche et envoi aux établissements Etape 3 : Fonction gestion de « jeton », relances, liaison avec la prescription de soins de suite Etape 4 : Réponses des établissements et acceptation d’une proposition d’admission Habilitations ViaTrajectoire Module Médico social Grand Age Module Observatoire Autres fonctions : archivage, décès INSEE Décembre 2017 Version 5.11

Archivage Archive automatique de toutes les dossiers 3 mois après la date d’admission (sans maintient de demande) ou la date d’annulation  Les dossiers basculent alors automatiquement de l’onglet « Admis » ou Annulés » à l’onglet « Archivés » Décembre 2017 Version 5.11

Au clic sur le dossier une pop-up s’ouvre Décès INSEE Tous les trimestres un traitement automatique traite un fichier transmis par l’Insee des décès enregistrés. Le rapprochement se faisant sur le nom de naissance, prénom date de naissance et sexe, le logiciel positionne le dossier en suspicion de décès, sans intervention du « gestionnaire » du dossier dans le mois qui suit, le dossier est alors annulé. Au clic sur le dossier une pop-up s’ouvre Décembre 2017 Version 5.11