La téléphonie change au Centre ARA et passe à la… TOIP

TOIP TOIP: c’est quoi ? Pourquoi changer ? Ce qui va changer Rôle des référents Offre de service Installation des téléphones: les différents scénarios L’enquête

TOIP: c’est quoi ? Pourquoi changer ? Ce qui va changer Rôle des référents Offre de service Installation des téléphones: les différents scénarios L’enquête

TOIP: c’est quoi ? TOIP: Telephony Over IP Principe: faire passer la voix sur le réseau informatique Utilisation des mêmes ressources que pour connecter un ordinateur sur le réseau informatique Utilisation de téléphones spécifiques

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Pourquoi changer ? Equipement actuel devient obsolète (plus de maintenance, plus de pièce de rechange) Faciliter les changements (bureau, départ, nouvel arrivant, nouveau bâtiment…) Offrir de nouveaux services autour de la téléphonie en la couplant à l’outil informatique …

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Ce qui va changer Numéros courts à 6 chiffres (26 + …) Tous les numéros de Crouel changent (mise en place de messageries informatives pour la phase transitoire) Utilisation de la prise réseau pour raccorder le téléphone institut = réseau unique = communication gratuite si numéro court Changement de vos téléphones (Changements au niveau réseau)

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Rôle des référents Recenser les besoins en téléphonie de l’unité au travers d’un questionnaire Demander au DU la méthodologie de recensement qu’il souhaite avant de commencer Le recensement des besoins en téléphonie réalisé devra être validé par le DU avant d’être transmis aux SDAR car il vaudra bon de commande pour les options (boîte vocale, téléphone évolué, logiciel de pilotage du téléphone…) laissées à la charge financière des unités Installer les téléphones dans les locaux de l’unité lors du déploiement Intercaler le téléphone entre la prise réseau et le poste informatique qui y est actuellement connecté ou, plus simplement, brancher le téléphone sur une prise réseau libre Saisir un code pour affecter le téléphone à une ligne Vérifier le fonctionnement du téléphone en relation avec l’équipe projet du déploiement Présenter aux utilisateurs les grandes lignes du fonctionnement de la nouvelle solution de téléphonie fixe déployée Exemple: renvoyer sa ligne sur le répondeur, transférer un appel, interroger sa messagerie… pour mener à bien ce projet…

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Offre de service Equipements téléphoniques dont le coût est à la charge des unités Téléphone filaire Alcatel 4018 IP Support mural pour le téléphone 4018 IP Alcatel 8028 IP Le modèle 8028 IP est vivement conseillé (meilleures performances réseau et possibilité d’utilisation de l’annuaire téléphonique INRA pour appeler facilement les correspondants internes) Alcatel 8068 IP Bloc de touches d'extension pour les téléphones 8028 et 8068 IP Téléphone sans fil Gigaset C530 Combiné supplémentaire Gigaset C620 Téléphone d’audioconférence pour salle de réunion Polycom SoundStation IP 6000

Offre de service: Téléphones Téléphone 4018IP Caractéristiques Écran 1 x 20 caractères Touche de navigation à 2 directions Accès à l'annuaire Mains libres & Haut-parleur Touche secret Touche de rappel Accès direct à la boîte vocale 6 touches de raccourci programmables 2 ports Ethernet pour le raccordement en cascade du poste de travail informatique à 100Mb/s

Offre de service: Téléphones Téléphone 8028IP (Téléphone recommandé pour son ergonomie et les performances de sa connectivité pour partager une prise réseau avec un poste de travail informatique) Caractéristiques Écran graphique noir et blanc 6 touches de raccourci de fonction Touche de navigation à 4 directions 40 touches de raccourci de fonction programmables Accès rapide à l’annuaire par clavier alphabétique Prise casque 2 ports Gigabit Ethernet pour le raccordement en cascade du poste de travail informatique à 1Gb/s Mains libres & Haut-parleur Touche secret Touche de rappel Accès direct à la boîte vocale Option Module de touches supplémentaires

Offre de service: Téléphones Téléphone 8068IP Caractéristiques Écran 4096 couleurs, 1/4 VGA 40 touches de raccourci de fonction programmables Touche de navigation à 4 directions Accès rapide à l’annuaire par clavier alphabétique Prise casque Technologie Bluetooth intégrée pour connecter un casque sans fil Mains libres & Haut-parleur Touche secret 2 ports Gigabit Ethernet pour le raccordement en cascade du poste de travail informatique à 1Gb/s Touche de rappel Accès direct à la boîte vocale 10 touches de raccourci de fonction Option Module de touches supplémentaires

Offre de service: Téléphones Téléphone C530IP (ne chiffre pas les communications, ne bénéficiant pas du même niveau de robustesse du service que les téléphones filaires; à ne retenir que pour une mobilité sur un périmètre de bureaux et laboratoires contigus) Caractéristiques Portée d’un rayon d’une quinzaine de mètres à l’intérieur d’un bâtiment La borne et le socle de chaque combiné sont à brancher électriquement La borne du C530 IP peut gérer jusqu’à 2 numéros de téléphone avec un maximum de 6 combinés pouvant être associés à l’un ou l’autre de ces 2 numéros Un combiné est à rattacher à une seule borne Mains libres & Haut-parleur Touche secret La borne nécessite une prise Ethernet dédiée Prise casque Combiné supplémentaire C620H

Offre de service: Téléphones Téléphone pour salle de réunion - SoundStation IP 6000 (Téléphone ne proposant l’accès qu’aux fonctionnalités de base du système de téléphonie, ne bénéficiant pas du même niveau de robustesse du service que les téléphones filaires, ne chiffre pas les communications) Caractéristiques A installer au milieu d’une table de réunion 3 micros permettant de capter des interlocuteurs positionnés à 3 mètres dans toutes les directions Haut-parleur restituant le son pour une salle d’une capacité d’une dizaine de personnes Touche secret Le SoundStation nécessite une prise Ethernet dédiée

Offre de service: Fonctionnalités Fonctionnalités comprises dans l’offre de base Discrimination des appels émis Appeler ou limiter les appels vers les portable, l’étranger ou les numéros surtaxés Redirection des appels reçus sur non réponse Que faire en cas d’appel en absence: basculer sur la messagerie (si option messagerie activée), vers un autre numéro ? Téléphones en tandem Deux téléphones peuvent être associés à un même numéro de ligne Groupement d’appel Plusieurs téléphones peuvent être mis dans un groupement d’appel auquel est associé un numéro de ligne Chaque téléphone est associé à un numéro de ligne dédié En cas d’appel entrant, sonnerie en parallèle ou en séquence sur tous les téléphones du groupement Groupe d’interception Plusieurs téléphones peuvent être mis dans un groupe d’interception permettant depuis un téléphone du groupe de prendre l’appel d’autre téléphone du groupe si le collègue est absent Filtrage responsable/assistant Le filtrage responsable/assistant nécessite de définir pour chaque téléphone sur lequel il est mis en œuvre, le numéro de ligne de l’assistant qui recevra tous les appels depuis les numéros qui ne sont pas autorisés à appeler en direct le numéro du responsable Conférence à 3 Raccordement des fax Annuaire téléphonique

Offre de service: Fonctionnalités: l’annuaire Accès annuaire par le terminal (4028/8028 IP et 4068/8068 IP) Accès annuaire par le Web Accès annuaire par MyIC (en option)

Offre de service: Fonctionnalités, suite… Fonctionnalités optionnelles dont le coût est à la charge des unités Messagerie vocale Pilotage du téléphone depuis un PC sous Windows (MyIC) Numéro unique pour recevoir simultanément les appels vers le numéro de téléphone fixe sur le téléphone mobile

Offre de service: Les options Messagerie vocale Messagerie vocale consultable depuis Le téléphone affecté à la ligne Un téléphone distant Une interface Web Information sur le dépôt de messages dans la boîte vocale Par un email dans la messagerie vocale contenant un lien vers l’interface Web Par un signal sur les téléphones 4018 IP, 4028/8028 IP, 4068/8068 IP

Offre de service: Les options My Instant Communicator Piloter le téléphone en quelques clics… Conférence à 3 Transfert Raccrocher Reprendre la conversation avec le 1er interlocuteur et placer le second en attente Multi-sessions Pilotage du téléphone par un PC Windows Historique d’appel Appel par le nom universel Mobilité Accès rapides aux événements Journal des appels

Offre de service: Les options My Instant Communicator, suite… Lancer les appels de manière intuitive Pilotage du téléphone par un PC Windows Historique d’appel Appel par le nom universel Mobilité

Offre de service: Les options My Instant Communicator, suite… Travailler depuis un autre site tout en disposant du même numéro de téléphone Pilotage du téléphone par un PC Windows Historique d’appel Appel par le nom universel Mobilité Associer un numéro, le temps d’un déplacement, à un autre terminal ou directement à un PC sous Windows depuis lequel recevoir et passer des appels (l’ajout d’un casque est conseillé)

Offre de service: Les options Numéro unique: Couplage N° fixe & GSM sur appels entrants Un appel sur le numéro de téléphone fixe dont dispose un utilisateur peut faire sonner simultanément son téléphone fixe et son mobile lui offrant la possibilité de prendre l’appel avec l’un ou l’autre Lorsque l’utilisateur prend l’appel depuis son mobile, il y a un transfert d’appel réalisé entre le système de téléphonie fixe de l’établissement et le mobile, celui-ci est facturé à l’unité INRA en fonction de la durée du transfert comme un appel vers un mobile depuis le téléphone fixe

Offre de service: Tarification des téléphones Sur les sites INRA, l’établissement finance l’infrastructure téléphonique et subventionne aux unités INRA et aux UMR, dont l’INRA est membre, 65€ HT par numéro existant pour l’acquisition du premier téléphone qui y est raccordé. Lors de la mise en place de la nouvelle solution de téléphonie, les unités INRA et les UMR, dont l’INRA est membre, complètent la subvention selon les montants indiqués dans la 3ème colonne pour acquérir par numéro existant un premier téléphone plus évolué que le 4018 IP. Les unités financent intégralement, selon les coûts de la 4ème colonne, les téléphones ajoutés sur un numéro existant ou les téléphones à raccorder sur un nouveau numéro. Pour les entités non-INRA hébergées, seules les 4ème et 5ème colonnes s’appliquent, la 3ème colonne ne s’applique pas, lors de la mise en place la 4ème colonne est systématiquement appliquée. Famille Produit Coût à la charge de l’unité pour le 1er téléphone par numéro existant lors de la mise en place Coût à la charge de l’unité par téléphone dans tous autres cas (nouveau n°, tél ajouté à un n°) Coût à la charge de l’unité pour un remplacement au-delà de la garantie (1an) Téléphone filaire 4018 IP Gratuit 65€ HT 35€ HT 8028 IP 100€ HT 70€ HT 8068 IP 135€ HT 105€ HT Téléphone sans fil C530 IP 40€ HT 75€ HT Tél. audioconf. salle de réunion SoundStation IP 6000 395€ HT 460€ HT 430€ HT Portier Gamme de portiers couplés à la téléphonie N/A Prix du portier + 30€ HT de licence Prix du portier Pour les entités non-INRA hébergées, seules les 4ème et 5ème colonnes s’appliquent, la 3ème colonne ne s’applique pas, lors de la mise en place la 4ème colonne est systématiquement appliquée

Offre de service: Tarification des options Les unités INRA, UMR dont l’INRA est membre et entités non-INRA financent intégralement les options Famille Produit Coût à la charge de l’unité par option Coût à la charge de l’unité pour un remplacement au-delà de la garantie (1 an) Option par numéro Messagerie vocale 10€ HT N/A MyIC (Softphone) 20€ HT Couplage N° fixe & GSM sur appels entrants Option par téléphone Bloc de touches d’extension pour 8028 IP et 8068 IP 80€ HT Support mural pour 4018 IP C620 H combiné supplémentaire pour C530 IP 40€ HT

Offre de service: Tarification des abonnements Coûts d’abonnement au service de téléphonie pour les unités INRA et les UMR dont l’INRA est membre 2,5 € HT/mois/téléphone hors communications pour les numéros SDA (Numéros pouvant être appelés directement par des correspondants extérieur) 2 € HT/mois/téléphone hors communications pour les numéros internes (Numéros ne pouvant être appelés que depuis des téléphones INRA, un appel depuis l’extérieur pourra être transféré par le standard) Coûts d’abonnement au service de téléphonie pour les entités non-INRA 5 € HT/mois/téléphone hors communications pour les numéros SDA 4,5 € HT/mois/téléphone hors communications pour les numéros internes

Offre de service: Facturation Facturation du déploiement de la TOIP La facturation du déploiement de la solution TOIP est effectuée par la DSI en fin de déploiement (2016). Facturation du coûts de l’abonnement par poste Coûts d’abonnement au service de téléphonie par ligne téléphonique est facturé par la DSI aux Unités ou entités clientes, cette facturation est annuelle (en septembre), c’est un coût fixe dépendant du nombre de numéros affectés à l’unité. Ce coût englobe les frais d’abonnements opérateur et de maintenance de la solution TOIP réparti par ligne téléphoniques. Coûts des télécommunications Repose sur les information données par le serveur d’appel. Tarif du marché INRA des télécommunications fixes appliqué aux unités INRA, UMR dont l’INRA est membre et entités non-INRA hébergées. Coûts selon la destination et la durée des appels. Facturation de la refonte du réseau La changement du matériel réseau est prix en charge par la DSI La pose de nouvelles fibres est prise en charge par la DSI La pose de nouvelles prises RJ45 est à la charge des Unités

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Installation des téléphones: les différents scénarios Branchement d’un téléphone 40x8 IP entre une prise réseau et un poste informatique La prise réseau sur laquelle raccorder le téléphone est libre ou utilisée par un poste de travail informatique Le téléphone est raccordé à la prise réseau et s’il y a un poste de travail informatique il doit être raccordé derrière le téléphone Poste de travail informatique Poste de travail informatique Prise réseau murale Prise réseau murale Téléphone 40x8 IP Avant Après

Installation des téléphones: les différents scénarios Branchement d’un téléphone 40x8 IP entre une prise réseau et un mini-switch (équipement réseau) de bureau existant Présence d’un mini-switch de bureau pour démultiplier la prise réseau sur laquelle doit être raccordé le téléphone Poste de travail informatique Poste de travail informatique Mini-switch de bureau Mini-switch de bureau Prise réseau murale Prise réseau murale Téléphone 40x8 IP Poste de travail informatique Poste de travail informatique Avant Après

Installation des téléphones: les différents scénarios Branchement de plusieurs téléphones 40x8 IP lorsqu’une seule prise réseau est disponible dans la pièce (Ce mode de branchement supporte aussi les téléphones sans fil) Nombre de prises réseaux dans la pièce inférieur au nombre de téléphones à remplacer Prêt d’un équipement réseau et des alimentations nécessaires pour les téléphones par le projet téléphonie en attendant l’installation des prises réseaux nécessaires Prise élec. Poste de travail informatique Téléphone 40x8 IP Poste de travail informatique Prise réseau murale Prise réseau murale Equipement réseau prêté Téléphone 40x8 IP ou borne C530 IP Prise élec. Avant Après

Installation des téléphones: les différents scénarios Branchement d’un téléphone C530 IP sur une prise réseau dédiée (Il est possible d’avoir la borne dans une pièce et le combiné dans une autre à proximité s’il n’y a pas assez de prises réseaux dans la pièce souhaitée) La prise réseau sur laquelle raccorder le téléphone doit être libre La borne est à raccorder à la prise réseau et à une prise électrique Le socle du combiné est à raccorder à une prise électrique Poste de travail informatique Poste de travail informatique Prise réseau murale Prise réseau murale Prise réseau murale Prise réseau murale Borne du téléphone C530 IP Prise élec. Prise élec. Socle du combiné Combiné C530 ou C620H Prise élec. Prise élec. Avant Après

Installation des téléphones: les différents scénarios Points à vérifier pour le branchement des téléphones Aucune prise réseau dans la pièce où un téléphone est actuellement branché Reprise d’un téléphone analogique existant, et non d’un téléphone numérique existant, ou installation à la charge de l’unité d’une prise réseau par téléphone Aucune prise réseau dans la pièce où il n’y a jusqu’à présent aucun téléphone Faire installer à la charge de l’unité une prise réseau par téléphone Plus de prise réseau disponible dans la pièce pour une nouvelle ligne téléphonique

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Planning 01 septembre 2015: Information aux DU du changement du système de téléphonie 15 et 16 septembre 2015: réunion de travail équipe projet du Centre ARA et équipe nationale 15 octobre 2015: réunion d’information auprès des référents 15 décembre 2015: date limite de l’enquête Décembre 2015: changement du réseau Pour 2016: - Synthèse des besoins - commande auprès du fournisseur - Réception des téléphones et distribution auprès des référents Formation des référents Installation et configuration des téléphones par les référents Mise en fonctionnement