Les échanges Bonnes Pratiques Téléservices

Les échanges

ENT Informations présentes dans l’ENT : Informations d’identifications : Des élèves (UAJ, INE, Date de naissance, Nom, Prénom, Mef, Division, Option etc…) Des responsables (Nom, Prénom, Titre, Adresse postale, Téléphone, Adresse Email etc… ) ENT Des Enseignants (Nom, Prénom, Matière, Services etc…) Des Personnels (Nom, Prénom etc… ) Structures (Divisions, Groupes) Nomenclatures (Mef (Module Elémentaire de Formation), Options)

STS Web EDT Etablissement ENT Rectorat AAF SYSCA RAMSES LDAP Siècle BEE Siècle nomenclature EDT Etablissement ENT Rectorat AAF SYSCA Application de GRH RAMSES LDAP

MAI / JUIN JUIN / JUILLET AOUT / SEPTEMBRE Bascule STS Bascule BEE Profilage des nomenclatures Modification de la structure Remonter EVA Export EDT Export des élèves vers EDT Import EDT STS Inscription élèves / groupes La bascule d’année consiste à reporter des informations de l’année N à N+1 La bascule STS Web est à la charge de l’établissement BEE est à la charge du Rectorat Le profilage des nomenclatures permet de sélectionner les nomenclatures utilisables dans STS et BEE et après export depuis STS dans EDT. La modification de la structure ne concerne que les divisions ( changement de nom, ajout ou suppression de MEF ). L’enquête d’évaluation (EVA) permet de transmettre un effectif prévisionnel par division. L’export de l’emploi du temps vers EDT permet de mettre les nouvelles données à jour ( changement de structure, nouvelle MEF etc…) Dans BEE suite aux inscriptions des élèves dans les divisions un export vers EDT est réalisé pour alimenter l’emploi du temps et inscrire les élèves dans les groupes. Un export d’EDT vers STS est réalisé pour importer les groupes, les services des enseignants etc…( imports immédiats) Un export d’EDT vers Siècle BEE permet d’inscrire les élèves dans les groupes ( imports différés )

STS WEB Bascule d’année La bascule d’année consiste à reporter des informations de l’année N à N+1, elle est réalisée par l’établissement et doit être effectuée avant la bascule de SIECLE BEE. ATTENTION : En cas d’utilisation d’un logiciel d’emploi du temps, il ne faut basculer que les divisions.

Siècle BEE Bascule d’année La bascule d’année consiste à reporter des informations de l’année N à N+1, elle est réalisée par le Rectorat. Les établissements sont prévenus par Email de la date de cette bascule. Suite à cette installation les années N et N+1 seront proposées.

Siècle Nomenclatures Profilage des nomenclatures Suite au chargement des nomenclatures par le service du SPS, l’établissement doit sélectionner les nomenclatures qu’il souhaite utiliser pour l’année N+1 et les valider pour lancer le profilage L’accès à l’année N+1 devient accessible. Siècle nomenclature Siècle BEE Le Bouton profilage alimente automatiquement après validation SIECLE BEE avec les nomenclatures sélectionnées. Pour l’alimentation de STS il faut cliquer sur le bouton « Exporter vers STSWEB »

La remontée d’évaluation ( EVA ) Siècle BEE EDT BEA La remontée d’évaluation permet de faire connaitre les prévisions de structure (division / MEF) ainsi que leurs effectifs La modification des structures est effectuée dans STS Web. Un export/import vers l’emploi du temps est à réaliser pour répercuter les changements de divisions dans EDT. La prévision des effectifs ainsi que la remontée EVA sont réalisées dans Siècle BEE.

Siècle BEE N+1 Siècle BEE EDT Suite aux inscriptions des élèves dans leurs divisions, un export vers l’emploi du temps est effectué afin d’inscrire les élèves dans leurs différents groupes.

STS WEB EDT Siècle BEE Application de GRH Afin d’alimenter STS Web avec les groupes, les services des enseignants, les ARE, les indemnités de PP etc…,un export/import de EDT vers STS Web est effectué. Cette procédure peut être réalisée plusieurs fois avant la remontée de campagne de rentrée des HSA. Cet import alimente les groupes de Siècle BEE.

Siècle BEE N+1 Siècle BEE EDT Pour inscrire les élèves dans leurs groupes un export d’EDT vers siècle est à réaliser, l’inscription des élèves est effective le lendemain.

Enseignants / Services La plateforme des échanges : NETSYNCHRO La solution de synchronisation de données entre SIECLE et les éditeurs privés. Pourquoi ? Qui ? Fluidifier les échanges avec les éditeurs. NETSYNCHRO est une solution sécurisée qui autorise des éditeurs accrédités par le ministère à dialoguer directement avec le SI SIECLE SIECLE BEE STS WEB SIECLE VS Enseignants / Services Structures / groupes Elèves / responsables Emploi du temps Quand ? A tout moment, à votre initiative depuis votre solution éditeur. LOGICIEL PRIVES NETSYNCHRO a pour principe de remplacer les échanges manuels de données entre les modules de SIECLE et les logiciels privés par des échanges automatiques en minimisant l’intervention de l’utilisateur. NETSYNCHRO intègre les contraintes de séquencement et masque la complexité de synchronisation via des commandes directement intégrées dans les logiciels éditeurs.

Comment ? Quoi ? Suivi académique La plateforme des échanges : NETSYNCHRO La solution de synchronisation de données entre SIECLE et les éditeurs privés. Quoi ? Comment ? Les flux d’initialisations, les flux de mises à jour en cours d’année. Une procédure d’appariement simple basée sur l’installation d’un certificat dans la solution éditeur. ARENA élèves avec adresses responsables avec adresses nomenclatures structures géographie établissements historique élèves Exports Emploi du temps Lien élève-groupe Imports LOGICIELS EDITEURS SIECLE GIN-WEB Depuis le portail académique le chef d’établissement récupère via l’application GIN-WEB le certificat à installer dans son logiciel. Suivi académique Un suivi académique temps réel de tous les échanges depuis la console de supervision. LOGICIELS EDITEURS Superviser, alerter, dépanner au plus vite à l’aide du détail de toutes les activités de synchronisation.

Bonnes Pratiques

Siècle BEE Les données des élèves présentes dans l’ENT ( identification, MEF, structure etc… ) son issues de l’annuaire fédérateur AAF qui est lui-même alimenté de façon automatique par Siècle BEE. Élève non présent dans l’ENT, cause possible :

Siècle BEE Fiche élève incomplète : Pour alimenter l’AAF, la fiche de l’élève doit être complète, aucun point d’exclamation ne doit figurer sur aucun onglet.

Siècle BEE Les données des Responsables présents dans l’ENT ( identification, Email, fratrie etc. ) son issues de l’annuaire fédérateur qui est lui-même alimenté de façon automatique par Siècle BEE. Responsables ayant plusieurs comptes ENT et des enfants seulement dans un même établissement, cause possible :

Siècle BEE Doublons responsables. Suite à l’import des dossiers issus de l’affectation ou à partir d’un autre établissement, si ce responsable a déjà un enfant scolarisé dans l’établissement cela créera automatiquement un doublon responsable. Attention en dehors de la multiplication des comptes ENT le responsable en doublon se retrouve attaché à un seul enfant donc pas de fratrie (Problème avec les bourses). Afin d’éviter cela la règle importante est suite à l’import de dossier vérifier les doublons responsables et les traiter.

Les télé-services disponibles : 14/09/17 14/09/17 Les télé-services disponibles : FOLIOS LSU Pour les élèves Pour les élèves LSL Notes Vie scolaire Bourses collège et Lycée (PU) Télépaiement Pour les responsables Fiche de renseignements Télé inscription 20 20

Le Chef d’établissement 14/09/17 14/09/17 Proposer les Télé-services Propose élèves responsables légaux Télé-Services L’accès Le Chef d’établissement ATEN (Accès aux Télé services de l’Education Nationale) https://teleservices.ac-lyon.fr ARENA 21 21

Synoptique des tâches à effectuer 14/09/17 14/09/17 Synoptique des tâches à effectuer 1 déclare qu’il souhaite mettre à disposition les Télé-Services 2 active les Télé-Services retenus dans son établissement le Chef d’établissement 3 personnalise le message d'accueil 4 notifie les comptes d'accès 22 22 22

Les télé-services activables : 14/09/17 Les télé-services activables : Début de campagne fin de campagne Bourses collège (Généralisation clg pu 2017) LSU FOLIOS Notes  Evaluation (rentrée 2018) collège Télépaiement Vie scolaire Lycée LP Fiche de renseignements (Généralisation 2018) Télé-inscription (Généralisation 2018) Mi-mai Mi-juillet Début de campagne Bourses Lycée (Généralisation Lycée pu 2018) fin de campagne LSL (Généralisé) Année scolaire A venir  Emploi du temps (vision emploi du temps de vie établissement) septembre novembre mai aout

Les télé-services : avril - septembre : 14/09/17 Les télé-services : avril - septembre : Bourses collège (clg pu 2018) Début de Campagne Sept 2018 fin de Campagne Oct-nov 2018 Bourse Début de Campagne 3 avril 2018 Fin de Campagne 20 juin Bourses Lycée (Généralisation Lycée pu 2018) collège Mi-mai Lycée LP Télé inscription Télé inscription Préparation / paramétrage / clôture Mi-juillet Fin de la l’accès a la Télé inscription Début de Campagne 29 juin18H Télé inscription campagne fin de Campagne 3 juillet 18H EPLE Remise des comptes TS Aux responsables n’en ayant pas Remise des comptes TS Aux responsables n’en ayant pas Bascule année Académique Réception des nomenclatures avril mai juin juillet aout sept

Siècle Téléservice Pour cela l’établissement doit ouvrir le ou les services puis créer et notifier les responsables d’un compte pour téléservices.

Siècle Téléservice Téléservice fiche de renseignements

L’ASSISTANCE https://assistance.ac-lyon.fr Tél : 04 72 80 64 88 L’ACADEMIE DE LYON https://assistance.ac-lyon.fr Tél : 04 72 80 64 88 Site du CRIA http://cria.ac-lyon.fr ACADEMIE DE LYON Rectorat 92 rue de Marseille BP 7227 69354 Lyon CEDEX 07 T 04 72 80 60 60 F 04 78 58 54 78

QUESTIONS ?