Guide de l'utilisateur RH Site de rapports Guide de l'utilisateur RH Janvier 2018

Page de connexion Une fois le sondage commencé, l’administrateur recevra une invitation par courriel avec les informations de connexion pour le site de rapports. L’invitation comprendra un lien URL, un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Affichage du tableau de bord L’image ci-dessous montre la première page que l’utilisateur aperçoit après s’être connecté sur le site de rapports. Sur le tableau de bord, chaque section (souvent appelée « widget ») affiche des résultats de sondage fréquemment consultés. Le compte en bas de la page du rapport renvoie aux données spécifiques en cours de consultation. Quand des filtres sont appliqués aux données, le compte change par conséquent.

Barre de navigation Une fois connecté au site de rapports, l’utilisateur verra le tableau de bord. La barre de navigation, du côté gauche, permet à l’utilisateur de savoir quel affichage ou quel rapport il est en train de regarder. Les sous-catégories de la barre de navigation dépendent de la configuration du site de rapports de l’utilisateur.

Fonction des filtres Vous pouvez repérer les données de certaines catégories à l’aide des filtres. Sur la barre de navigation, cliquez sur Filtrer les données (Filter Data) puis sur Nouveau filtre (New Filter). L’écran du Nouveau filtre (New Filter) s’ouvrira et permettra à l’utilisateur de sélectionner une variété de paramètres démographiques pour filtrer les résultats Si l’utilisateur souhaite ajouter plus d’un seul filtre, utiliser le bouton Affiner les résultats de recherche (Further Refine Filter). Une fois le filtre prêt, cliquez sur Soumettre (Submit Filter). L’information des filtres apparaîtra au bas du site de rapports, à titre de référence.

Fonction des filtres - suite Les utilisateurs peuvent sauvegarder les filtres ayant été créés dans le système en cliquant sur le bouton Enregistrer le filtre (Save Filter) de la barre de navigation. Les filtres enregistrés peuvent être récupérés par la suite à l’aide du bouton Récupérer le filtre enregistré (Retrieve Saved Filter). Lorsque l’utilisateur a terminé d’explorer les données issues d’un filtre, le bouton Effacer le filtre (Clear Filter) peut être utilisé afin de retourner aux résultats généraux. REMARQUE : Tant que les filtres n’ont pas été supprimés, l’utilisateur ne verra que les rapports trouvés selon le groupe démographique sélectionné. Les utilisateurs devraient toujours se référer au bas de la page du site de rapports, où le compte est affiché, pour assurer une compréhension des données consultées.

Affichage du tableau de bord Widget du taux d’achèvement Le widget Taux d’achèvement (Completion Rate) sur le tableau de bord permet à l’utilisateur de voir rapidement le pourcentage global d’employés ayant répondu au sondage jusqu’à la fin et de cliquer sur le bouton de soumission. Une autre information disponible est celle du nombre d’employés invités et le temps moyen nécessaire pour compléter le sondage. Remarque : Le nombre de sondages partiellement remplis est inclus dans tous les rapports. Si un employé a commencé le sondage, mais n’a pas cliqué sur le bouton « complete » (soumettre) à la fin, leur information est comprise dans le nombre de répondants, à côté du bouton « count » (compte), au bas du site de rapports. Cliquez sur « Voir davantage » (See More) en bas à gauche du widget Taux d'achèvement (Completion Rate) pour mieux explorer les données.

Rapport d’achèvement Vous pouvez accéder au rapport d'achèvement (Completion Report) en cliquant sur Voir davantage… (See More...) sur le widget Taux d'achèvement (Completion Rate) ou en cliquant tout simplement sur l'option de menu Rapport d'achèvement (Completion Report) sous Rapports de référence (Reference Reports) sur la barre de menu à gauche. Remarquez que le rapport d'achèvement (Completion Report) est maintenant mis en évidence sur la barre de menu à gauche. Le premier onglet du rapport d'achèvement (Completion Report), « Par groupe d'âge » (By Demographic), permet aux utilisateurs de ventiler les taux de réponse par groupe d'âge. Le deuxième onglet, « Par date » (By Time), indique le taux de réponse par données et par date pour la période du sondage.

Affichage du tableau de bord Widget Résultats par catégorie (Category Results) Chaque question du sondage est placée dans une catégorie (Category), p. ex. Indice d'engagement (Engagement Index) ou Orientation client (Customer Focus). Vous pouvez afficher les scores par catégorie dans le widget ci-contre. Réponses favorables : les réponses de 4 ou de 5 sur une échelle à 5 points sont considérées comme étant favorables (vert) Réponses neutres : les réponses de 3 sur une échelle à 5 points sont considérées comme étant neutres (jaune) Réponses défavorables : les réponses de 1 ou de 2 sur une échelle à 5 points sont considérées comme étant défavorables (rouge) Cliquez sur « Voir davantage » (See More) en bas à gauche du widget Résultats par catégorie (Category Results) pour mieux explorer les données.

Rapport de favorabilité par catégorie Après que l'utilisateur a cliqué sur le widget Résultats par catégorie (Category Results), l'onglet Rapport de favorabilité (Favorability Report) s'affiche. Remarquez que la barre de navigation privilégie maintenant le rapport de favorabilité (Favorability Report). Un utilisateur peut utiliser les symboles au haut de n'importe quelle colonne du rapport afin de filtrer les données en ordre croissant ou décroissant. Les autres fonctions du rapport de favorabilité (Favorability Report) sont traitées ultérieurement dans ce guide.

Rapport de favorabilité Le rapport de favorabilité (Favorability Report) montre les résultats de chaque individu pour les questions de sondage (sous l’onglet Questions (Questions)) et des catégories (sous l’onglet Catégories (Categories)). % des scores favorables : La proportion de répondants ayant sélectionné une réponse favorable (en accord ou fortement en accord). % des scores neutres : La proportion de répondants ayant sélectionné une réponse neutre (neutre). % des scores défavorables : La proportion de répondants ayant sélectionné une réponse défavorable (en désaccord ou fortement en désaccord). Cliquez sur les symboles au haut de chaque colonne du rapport afin de filtrer les données en ordre croissant ou décroissant.

Rapport de favorabilité - Planification d’actions L’icône du crayon de la planification d’actions ( ) permet à l’utilisateur de sélectionner toute question du rapport de favorabilité et de créer un plan d’action s’y rattachant. Après avoir cliqué sur l’icône du crayon, l’outil de plan d’action s’ouvre et permet à l’utilisateur de créer son plan d’action, c’est-à-dire identifier deux choses qu’il fera en lien avec la question, et trois dates auxquelles il s’engage à parler de ces actions et du progrès de son équipe concernant le plan d’action. Le bouton Perspectives d’actions (Actionale Insights) mène l’utilisateur à une fenêtre fournissant des suggestions et des références pour l’aider à développer un plan d’action efficace concernant toute question du sondage.

Rapport de favorabilité Icône de l’outil L’icône de l’outil ( ) à côté de chaque question dans le rapport de favorabilité met en lumière les attributs positifs et négatifs importants associés aux questions du sondage. Les attributs affichés par l’icône de l’outil peuvent être activés ou désactivés à l’aide du bouton d’activation qui apparaît en cliquant sur l’icône de l’œil ( ). Si l’outil apparaît en or, cela indique que la question est stimulatrice d’engagement. Les nombres de l’outil apparaissant en vert indiquent le nombre d’attributs positifs associés à une question. Les nombres en rouge indiquent le nombre d’attributs négatifs. Si vous passez le curseur sur l’icône de l’outil, une fenêtre contextuelle apparaît, laquelle décrit les attributs associés à chaque question.

Rapport de favorabilité - Icône de l'outil (suite) En cliquant sur l'icône de l'outil, les utilisateurs peuvent afficher une analyse supplémentaire de chaque élément spécifique. Au sein de l'analyse des questions détaillée qu'offre l'icône de l'outil, l'utilisateur peut sélectionner l'onglet Profil démographique (Demographic Profile) pour afficher les résultats d'une question ventilés par tout groupe d'âge disponible. L'onglet Rapport des tendances (Trend Report) affiche les scores des sondages actuels et antérieurs pour la question spécifique. Remarque : Si le sondage ne fait pas le suivi des tendances d'année en année, cet onglet n'est pas visible.

Rapport de favorabilité - Icône de l'outil (suite) Quand vous sélectionnez l'onglet Analyse des commentaires (Comment Analysis), ceux qui ont répondu favorablement à la question sont séparés de ceux qui y ont répondu défavorablement et les commentaires que chacun de ces groupes a laissés en réponse à quelque question ouverte que ce soit posée dans le cadre du sondage sont comparés. Si le sondage comptait plus d'une question pouvant être commentée, l'utilisateur peut utiliser la liste déroulante pour choisir la question pour laquelle il veut qu'il y ait production d'un nuage de mots.

Rapport de tendances Le rapport de tendances affiche les résultats de chaque question et catégorie du sondage actuel ainsi que ceux de sondages précédents, où des questions similaires ont déjà été posées. La variation en pourcentage (augmentation ou diminution) en comparaison avec le sondage précédent est indiquée entre parenthèses à côté du score de favorabilité.   Le code de couleurs par défaut indique si l’augmentation ou la diminution du score, depuis l’année précédente, est statistiquement significative. Le code de couleurs peut être changé afin d’indiquer les valeurs aberrantes ou illustrer les comparaisons relatives ou absolues. Il ne suffit que de choisir à partir de la liste déroulante de codes de couleurs.

Rapport des commentaires Le rapport des commentaires (Comments Report) accorde aux utilisateurs la possibilité de lire chaque commentaire individuellement ou de faire des recherches par mot-clé ou thème dans la zone de recherche en haut à droite. Si le sondage comptait plus d'une question ouverte, l'utilisateur peut utiliser le symbole (-) pour réduire la liste des commentaires de la première question et afficher les commentaires des questions ci-contre.

Rapport des commentaires - (suite) La Fréquence du mot (Word Frequency) indique les mots uniques et les combinaisons de deux/trois mots les plus souvent utilisés. L'onglet Nuage de mots (Word Cloud) affiche les résultats de la fréquence du mot de l'onglet précédent en format de nuage de mots. Les utilisateurs peuvent afficher les combinaisons à 1, à 2 et à 3 mots au sein du nuage de mots. L'onglet Fréquence du thème (Theme Frequency) indique le nombre de commentaires laissés en réponse à chaque question ouverte en rapport avec chacun des thèmes du côté gauche du rapport.

Tabulation en croix démographique Le rapport Tabulation en croix démographique (Demographic Cosstab) permet à l'utilisateur de séparer les résultats par démographie et de comparer les résultats pour les divers groupes démographiques les uns à côté des autres. Vous pouvez sélectionner les groupes démographiques dans la liste déroulante Sélection démographique en haut à gauche du rapport. Type : Type par défaut : Évaluation par % favorable Type de code de couleur : Les valeurs par défaut sont les couleurs relatives : (rouge, orange, jaune, vert; la clé des couleurs se trouve au-dessus du graphique aux fins de référence Ordre des colonnes : Vous pouvez modifier l'ordre des colonnes. Catégories sélectionnées : Sélectionnez toutes les catégories ou une catégorie spécifique de questions à afficher dans la tabulation en croix démographique.

Rapport de référence Le Rapport de référence (Benchmark Report) permet à l'utilisateur de consulter toutes les questions du sondage en fonction des références disponibles. S'il y a plus d'une référence de disponible, les utilisateurs peuvent sélectionner celle(s) qu'ils veulent consulter en utilisant la liste déroulante Comparaisons repères choisis (Select Benchmark Companies) en haut à droite du rapport.