DEVCO R4 Technologie de l'Information CRIS Décisions et Actions/Projets DEVCO R4 Technologie de l'Information

Agenda du Jour Introduction Procédure QSG Pause Engagements Globaux Décision Projet Repas La Décision en-cours et ses Avenants Spécificités du FED Exercices

CRIS et le Cycle de Projet Le programme de changement a commencé en 2014 avec PROSPECT, PADOR, AUDIT, EAMR, ROM, EVAL, ABAC-Factures, SAP / BCP, etc. et il continuera pendant plusieurs années (au moins et probablement après le 2020). CRIS sera remplacé progressivement à fur et à mesure que de nouvelles applications seront définies, construites, testées et mises en production. Il n'y a pas de dates limites fixées, parce que le plan est assujetti à des ajustements en fonction des enjeux qui augmentent continuellement parce que le programme de changement est vraiment complexe: il concerne en effet un grand nombre d'acteurs (DEVCO, SEAE, NEAR, FPI, RTD, DIGIT, etc.) et tous les processus financiers et opérationnels sont concernés.

Modules CRIS Engagement budgétaire Niveau 1 = Engagement Global This slide contains animations Click 1: PRG - Programming: The Programming module is the top of the pyramid. It results in different other entities in CRIS Click 2: Linked to the Programming documents, we have a PRJ – Project where we record the operational data of the decision. By establishing this link, we are able to follow up on how the Programming (set up for different years) is being executed. Click 3: The Project serves as the link between the Programming and the DEC - Decision module. Click 4 : By using one or several contracting procedures (such as Call for tender / Call for proposals / FWC) we are able to find the contractor needed to execute the project. Click 5 : One contract result in one or several payments. They are recorded in the CRIS Invoices module Click 6 : Idem Click 7: It may be that we paid a contractor too much and that some money needs to be recovered (paid back to us). This is recorded in the CRIS Recovery Orders module. Engagement budgétaire Niveau 2 = Engagement Individuel

Informations financières Informations opérationnelles Informations de comptabilité Informations transférées vers ABAC

Procédure QSG

Workflow iQSG hors CRIS! Module de Programmation Documents de Stratégie de long terme Document de Stratégie par Pays (DSP) Programmes Indicatifs Nationaux (PINs) Programmes Indicatifs Multi-Annuels (PIMs) Programmes Indicatifs Régionaux (PIRs) … …. The data entry exercise must be based on a print-out of a real-life action fiche. Instructions for the trainer: Make sure you highlight the key sections / elements of the action fiche which are reflected in CRIS fields: Context Title + CRIS reference number Total cost Budget Management type Financing mode DAC-code Budget structure: Analytical breakdown (Final version) Workflow iQSG hors CRIS!

Vue d'ensemble de la procédure QSG PROGRAMMING IDENTIFICATION FORMULATION FINANCING IMPLEMENTATION PAA DSP 2014-2020 DAI DA CF +TAP Documents PIM PIN PIR DAI DA CF +TAP DAI DA CF La décision adoptant le PAA constitue en même temps la décision de financement requise par le règlement financier pour financer une action sur les ressources du Budget ou du FED. En outre, en ce qui concerne les subventions en gestion directe, cette décision constitue également le programme de travail en matière de subventions requis par le règlement financier (articles 128, paragraphe 1, du règlement financier et 188, paragraphe 1, des règles d'application). Comitologie EEAS DEVCO MS QSG1 QSG2 ISC MS/EDF Committee EP & COM Applications IT ABAC CRIS

Décision CRIS Versus Décision de Financement Identification Fiche: several approaches are still available for the action Action Fiche: only one approach has been selected 3 Décisions CRIS en état provisionnel 1 Décision de Financement par le Collège des Commissaires 1 SG Vista Reference 3 Décisions CRIS en cours 10

Phase d'identification Action Document Phase d'identification Phase de formulation Document d'Action Initial Document d'Action Lien : https://myintracomm.ec.europa.eu/dg/devco/evaluation-quality-results/quality-results/quality-support-groups/Pages/index.aspx

Engagements Globaux

Convention de Financement (CF) Types d' Engagements Convention de Financement (CF) Pas de CF Décision Engagement Budgétaire Niveau 1 Engagement global GF GN SD (fictive) Contrat Engagement Budgétaire Niveau 2 Engagement individuel RG EN Crédits d'engagements Ces montants correspondent à la valeur maximale des engagements juridiques (contrats, conventions ou décisions de subvention) qui seront signés au cours d'une année budgétaire donnée. Les obligations contractuelles découlant de ces engagements juridiques peuvent s'étaler sur plusieurs années budgétaires. Crédits de paiements Ces montants correspondent à la valeur maximale des paiements à effectuer pendant une année budgétaire. Ces paiements découlent des obligations légales contractées au cours de l'année et/ou des années précédentes. Qu'est-ce qu'un engagement budgétaire? C'est un acte par lequel l'OC réserve dans le système ABAC le budget dont il/elle aura besoin pour des paiements futurs (pour exécuter un engagement juridique). Il existe 3 types d'engagements budgétaires: individuel, global, provisionnel. Qu'est-ce qu'un engagement juridique? L’engagement juridique est un contrat, une convention de subvention ou un bon de commande signé avec un tiers. L'engagement budgétaire doit TOUJOURS précéder l'engagement juridique, car nous ne pouvons pas signer un contrat/convention de subvention avec un tiers sans avoir réservé le budget nécessaire. Engagement budgétaire global L'engagement global est utilisé pour réserver un budget pour un groupe de personnes ou d'organisations avant que ne soit connu le montant exact qui sera payé aux organisations/personnes, ou le nom des futurs bénéficiaires. Ces engagements ne sont pas obligatoires mais sont souvent utilisés pour les procédures de subventions. L'engagement global ne peut être effectué qu'après une décision de financement, mais avant la décision d'octroi/attribution. Procédure en 2 étapes: 1) l'engagement global est validé avant la décision d’octroi, 2) les engagements budgétaires individuels sont créés après la décision d'octroi et liés à l’engagement global. Le total des engagements individuels ne peut pas dépasser le montant de l’engagement global. L’engagement légal devra être signé au plus tard le 31/12 de l’année qui suit l’année de validation de l’engagement global. RF

Individuel Normal : Correspond à l’ancien engagement normal E1 ACRONYMS GN Global - ILC : Ce type d’engagement sera exécuté seulement par un ou plusieurs engagements juridiques individuels (ILC – Individual Legal Commitment) Suivi de : RG GF Global - FA - ILC : Sera exécuté par un Financing Agreement ou par l’Audit ou l’Evaluation de cette convention SD Sans Decision RF ILC contre FA : Enregistrement de l’engagement juridique individuel suite à un engagement de type GF RG ILC contre Global : Enregistrement de l’engagement juridique individuel suite à un engagement de type GN EN Individuel Normal : Correspond à l’ancien engagement normal E1

Ligne du temps d'un Engagement GF Décision de financement 21/12/2016 FDC FA 31/12/2017 FDC ILC 16/06/2020 FDI FA / DLE 16/06/2023 Visa ORDO 22/12/2016 Signature du pays bénéficiaire 16/06/2017 EOI/ LMO 16/06/2021 Période pour signer la CF N+1 Période d'exécution de la CF Une fois celle-ci approuvée par le Collège de Commissaires, le document d'action est publié dans SG vista qui sera la base légale pour la décision CRIS (Financing Decision – Décision de financement) Disons que l'ordonnateur donne son Visa le 22/12/2016 et donc réserve les fonds, les deux signataires (EU + benef) ont jusqu'à la fin de l'année suivante pour signer la convention de financement, le 31/12/2017 dans notre cas, dans le code CRIS c'est appelé FDC FA (Final Date for Concluding the FA). Lorsque le dernier acteur signe la CF (généralement le bénef), disons qu'elle signe avant la deadline, le 16/06/2017, c'est à partir de cette date-là qu'on calcule ce qu'on appelle le FDC ILC (Final Date Concluding Individual Legal Commitment) qui correspond à la date finale à laquelle les contrats doivent être signés, règle D+3, donc 16/06/2020 dans notre cas. Ensuite il nous faut du temps pour implémenter et exécuter ces contrats, le minimum est de 12 mois, l'acronyme est EOI/LMO : end of operational implementation ou limite de mise en oeuvre pour le FED. Une fois la période d'implémentation du dernier contrat est atteinte, nous calculons la dernière échéance qu'on appelle le FDI FA/DLE : Final date for Implementing the financial agreement ou Date Limite qui se calcule 24 mois (standard) ou 30 si plus complexe. Ensuite 6 mois, une sorte de période pour les payements qui restent. Période pour signer les Contrats (FCP FA) = 36 mois Période de mise en oeuvre = X mois (durée du projet) Période clôture = 24 mois 6 mois Seulement payments

Ligne du temps d'un Engagement GN Pas de FDI FA! Décision de financement 03/08/2016 EOI/LMO 24/08/201x FDC ILC 31/12/2017 Visa ORDO 25/08/2016 Période de mise en œuvre opérationnelle = Y mois (durée mentionnée dans la décision) Période pour signer les contrats N+1 Follow the animation steps with the explanation below: Step 1: The Financing Decision is take by the College of Commissioners. The use of the funds as specified in the Action Fiche have been approved. The Authorising Officer can now proceed to the budgetary and legal commitments. Step 2: The Authorising Officer (AO) signs the level-1 commitment in ABAC (the funds are now reserved) (« Year N ») The AO (ORDO) is the Director of the concerned Directorate = the Financing agreement enters into force Step 3 : FDC ILC = Final Date for Concluding individual legal commitments This date is calculated by CRIS at GESTO80 level on the basis of : signature year of authorising officer + 1 year (the so-called N + 1 rule) As of the visa of the autorising officer until FDC ILC, contracts may be signed After the FDC ILC, all remaining funds to be contracted on the level-1 commitment EXCEPT contingencies must be de-committed Step 4: LMO=EOI Date limite de mise en œuvre = End date of Operational implementation All activities foreseen within the poject must be completed by this date! It is during the operational implementation period that the costs incurred are eligible Step 5: There is NO FDI FA / DLE in GN commitments! However, there is still a period of closure. This period is not defined at Decision level but in each separate contract (see special conditions) These dates come from decision DCI-ASIE 22978 (LMO not in CRIS but in Action F At the end of the slideshow, go to CRIS and show where you can find the dates mentioned above

Final Date for Concluding Financing Agreement règle: 31/12/n+1 Acronymes Description Règle FDC FA Final Date for Concluding Financing Agreement règle: 31/12/n+1 FDC ILC Final Date for Concluding Individual Legal Commitment Règle: Pour GF = D+3 Pour GN = N+1 DCP FA Duration of Contractualisation Period Financing Agreement règle: D+3 LMO Limite Mise en Œuvre (FED) DLE Date Limite Execution (FED) règle: LMO+24mois EOI End of Operation Implementation (Budget) FDI FA Final Date Implementation Financing Agreement (Budget) règle: EIO+24 mois http://intragate.ec.europa.eu/dg/devco/companion/document.do?nodeNumber=7.4.1 http://intragate.ec.europa.eu/dg/devco/companion/document.do?nodeNumber=11.4

La Décision

Créer un décision CRIS 2 1 3

Onglet "Info Générales" Pays ou Région bénéficiaire de l'action (où l'action a lieu) Pays responsable de la Décision Peut être différent de la Ex: projet régional, délégation "mère",… Vide si la Décision est gérée par le siège Au siège, Direction en charge de la Décision Dépend de la et du Comment créer un signature: Administration > Utilisateur > cliquer sur Rechercher > bouton Signature en haut

Personnes en charge et circuit financier A decision can be initiated in delegation but it can only be finalised at Headquarters (the financial commitment request is always done at HQ by RESPFIN). Each module in CRIS has its own visa sequence, which usually includes one initiating and one verifying agent from the operational section and their counterpart from the financial section. GESTFIN = Head of Contracts and Finance in the delegation Important: RESPCAD, RESPFIN, ORDO, COMPTA & GESTO80: always at HQ ENCOD, GESTOPE and ENCCAD roles can be performed by the same person !

Chaîne des visas Visa Status 99 – GESTITF 85 – 86 GESTITF EC – Ongoing 80 GESTO80 70 COMPTA EG – Committed 60 ORDO 50 GESTITF 45-46-48 GESTITF 40 RESPFIN DE – Decided 30 GESTFIN 20 RESPOPE 15 GESTOPE 10 ENCOD PO – Provisional Technical visa –final Technical visas (GF commitment only) Enters signature dates in IN 000 Rider Print contracts + anexes + signature Automatically accounting visa granted 15 minutes after ORDO signs Approves budgetary commitment Technical visa = transaction is waiting for ORDO visa in ABAC Technical visas Commitment is generated and is displayed in Financial breakdown Financial Breakdown and IN 000 Rider Verifies info entered by GESTOPE and send back for correction when necessary Analytical Breakdown, Allocations, IN 000 Rider, Measure/Project: General Information, Allocations, Implementation report General Information, Persons in Charge and IN 000 Rider

Fonds - Onglets "Ventilations" Ventilation analytique Ventilation financière Utilisation Origine

Ventilation analytique Les montants sont automatiquement transférées de l'onglet "Informations générales" Total "Montant" (1) = (2) + (3) a Ventilation Analytique permet de structurer (= ventiler) le budget en différentes rubriques (= postes). Cette manière de procéder permettra de suivre la consommation de chaque rubrique au fil du temps. En cas de cofinancement, CRIS permet de distinguer la contribution UE de celle des autres bailleurs. Imputables: on indique si les fonds contenus dans cette rubrique pourront être consommés par des contrats gérés dans CRIS.

Ventilation analytique Contribution UE: imputable Colonne Imputable: Y = Yes => l'argent est disponible pour être engagé No Oui

 Dans le Document d'Action Seul les sous-niveaux sont imputables Ventilation analytique  Dans le Document d'Action Dans CRIS: Nr d'ordre 01: Total Nr d'ordre 02: Total CE Nr d'ordre 03: Bénéficiaire Seul les sous-niveaux sont imputables 29

Ventilation analytique : particularité FED : Pays ou région qui finance l'action.

Ventilation Financière Structure du Budget de l'UE Titre 19: FPI Titre 21: DEVCO Titre 22: NEAR Crédits d'engagement Couvrent, pendant l'exercice en cours, le coût total des obligations juridiques contractées, qu'elles s'étendent ou non sur plusieurs exercices. Crédits de paiement Couvrent les dépenses qui découlent de l'exécution des engagements contractés au cours de l'exercice et/ou d'exercices antérieurs et qui sont dus pendant l'exercice en cause. Crédits dissociés Sont destinés à couvrir les opérations à caractère pluriannuel. Les crédits d'engagement couvrent le coût total des obligations juridiques contractées pendant l'exercice en cours, pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice. Les crédits d'engagement couvrent le coût total des obligations juridiques contractées pendant l'exercice en cours, pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice. Crédits non-dissociés Sont destinés à la couverture financière des opérations ayant un caractère annuel (p.e. l'ensemble du domaine du fonctionnement administratif). Les crédits non dissociés doivent être engagés au cours de l'exercice «n», seule la partie correspondant aux reports de droit (engagements contractés et non payés) donnant lieu à paiement au cours de l'exercice «n+1». La partie du crédit non dissocié qui n'est pas utilisée - c'est-à-dire qui n'est pas engagée - à la clôture de l'exercice est annulée.

Fund management center Ventilation Financière BGUE-B2016-21.050100-C1-DEVCO Fund source (origine des crédits) Fund Mngt Area Position dans le Budget (information à propos du type de dépenses et du domaine) Budget Normal Fund management center Année financière

Types de Crédit Types de crédit C1: Crédits votés dans le budget annuel C4: Recettes affectées internes - année en cours (ex: revenus des OR) C5: Recettes affectées internes - reportées des autres années (ex: revenus des OR) C8: Fonds engagés au niveau 1 d'une année précédente (comme C1), actuellement en attente d'engagement niveau 2 (modification de C1 à C8 lors du passage de l'année n-1 à n) Parmi les types de crédits utilisés chez DEVCO pour les crédits dissociés nous avons: C1: crédits frais pour l'année N, à consommer avant la fin de l'année sinon ils sont redistribués dans le budget général. C4: recettes des contractants de l'année N, à consommer avant la fin de l'année suivante (N+1) C5 : recettes des contractants de l'année d'avant (reportées à l'année suivante), a consommer avant l'année en cours (N) C8 : fond engagés de l'année précédente, en attente de niveau 2 (contrats) : durée de vie selon l'échéance de la décision. Priorité devco : c5  c1  c4 * C1 – fresh funds of the budgetary year. The payment and commitment credits of the new annual budget * C3 – commitment funds only from the previous budgetary year carried over after explicit request to and approval from DG BUDG – must be committed before 31/03 * C4 – funds obtained through recovery orders * C5 – unused C4/C5 funds of the previous year: C5 always needs to be used first, certainly at the beginning of the year ! * C8 – Commitment funds committed on level 1 in the previous year(s) waiting for level 2 commitment - Payment funds of an administrative commitment of the previous year (n-1) * C9 – N+2 carry-over of non-differentiated credits (admin budg line) Attention: C5 : doit toujours être utilisé prioritairement, certainement au début de l'année

Ventilation Financière Etape 1 Identification de la Ligne Budgétaire (GESTFIN) Etape 2 Génération de l'engagement de niveau 1 (RESPFIN) Note: Référence ABAC de l'engagement de niveau 1 Budget: SCR.DEC.xxxxxxx.B20aa EDF: AID.DEC.yyyyyyy.BFEDF Posting criteria: obligatoires pour le FED et les lignes budgétaires administratives

Ventilation Financière 1 2 3 4 5 Alloué: Montant engagé Contracté: Montant pour lequel des contrats ont été signés Payé: Montant payé via des contrats signés RAC = Reste à Contracter Montant restant sur l'engagement global pour signer des contrats 5. RAL = Reste à Liquider Montant restant sur l'engagement global pour payer

Le Projet

Lien avec le module Programmation

Pas de suivi de la consommation Lien avec le module Programmation Pas de suivi de la consommation The "Amount" field in the GI tab of the project is only necessary for EDF. For Budget decisions the amount is not even open for editing

Imputations Si le niveau 02 "Contribution UE" n'est pas détaillé dans la ventilation analytique, le lien est automatique Si le niveau 02 "Contribution UE" est détaillé les utilisateurs doivent effacer le niveau 02 et ajouter tous les sous-niveaux imputables disponibles dans la ventilation analytique

 Dans le module "Projet" allocations Imputations  Dans le module "Projet" allocations Seuls les sous-niveaux imputables sont disponible pour être encodés dans l'onglet "imputation"

Questions à propos du code DAC Formulaire DAC CAD = Comité d'Aide au Développement de l'OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economique) Terminologie OCDE Permet d'établir des statistiques sectoriels sur l'aide extérieure Dans CRIS: 1 code CAD par projet UNIT R1 RESPCAD visa Questions à propos du code DAC  DEVCO DACSTAT L'onglet Ventilation Statistique permet d'introduire des informations opérationnelles qui permettront par la suite d'établir des statistiques concernant le profilage sectoriel, la zone géographique, le thème, le groupe cible, la méthode et le partenaire de votre Action/Projet

Avenants

Avenants CRIS Terme commun dans CRIS pour adresser tous changements à une décision en cours. La création d'un avenant équivaut à la création d'un nouvel enregistrement dans la base de données. Les avenants sont utilisés pour des: Ajustements Substantiels Ajustements Non-Substantiels

Types d'Avenants IN : pas un avenant, version originale de la Décision ou du Contrat AV : (avenant) pour toute modification engendrant une signature des deux parties AB : (ajustement budgétaire) pour toute correction ou modification qui ne nécessite pas une signature des deux parties CA : (annulation) annule une décision où aucun contrat n'a été créé CL : (clôture) clôture la décision après l'arrêt des activités et des payements (et dégage tout montant restant) RE : (réouverture) rouvre la Décision (mais pas l'engagement) pour pouvoir faire des modifications

Création d'un nouvel avenant Les nouvelles données de l'avenant sont affichées dans la colonne de droite, les données courantes de la décision sont affichées dans la colonne de gauche: Ajouter seulement les données qui doivent être changées Les champs de durée sont incrémentales: pour étendre les durées, ajouter la différences en mois

Chaine de Visas AV AB CA CL ENCOD GESTOPE RESPOPE GESTFIN RESPFIN ORDO* ORDO COMPTA* COMPTA GESTO80 Les avenants FED peuvent afficher le visa SIGNOR (équivalent au visa ORDO) pour les avenant qui n'envoient pas des données vers ABAC mais nécessitent l'autorisation d'un ordonnateur subdélégué dans CRIS ( par exemple : la date DLE) * Seulement quand des informations sont envoyées vers ABAC

FDC ILC/D+3 La Règle "D+3" Dans des Décision avec des engagements de type GF: Application de la règle D+3 Exception à la règle D + 3 Si la règle D+3 n'est pas d'application, une justification doit être fourni parmi celles permises par le Règlement Financier:

Rapport d'Implementation

Rapport de Mise en œuvre Rapport Semestriel Modifiable seulement une fois que l'état de la décision est "En Cours"

Rapport de Mise en œuvre Modifiable jusqu'à 1mois après la fin de la période qui fait l'objet du rapport Période du rapport: date de début et date de fin du projet L'onglet pour la prochaine période de rapport est créé automatiquement: 1/01 et 1/07

Rapport de Mise en œuvre Type d'informations Info sur les engagements financiers: engagés et payés Progrès de la mise en œuvre 'Feux de circulation’ 1 2 3

Spécificités du FED

Structure du budget du FED 02.10 = Dotation Nationale (PIN) .10 = Envelope A .01 = Envelope A – Aide Programmable .21 = Envelope B = Envelope B – gérée par DEVCO .30 = Aide humanitaire et aide d’urgence .40 = Initiatives d’allègement de la dette .50 = Compensation instabilité des exportations .60 = Autres chocs ayant un impact budgétaire = Dotation Nationale (NIP) .20 = Envelope B – imprévus- gérée par ECHO 02.40 = Dotation Régionale (RIP)

Ligne budgétaire du FED Fund center = Zone finançant l'action Position dans le budget = Instrument financier FEDF-BFEDF-02.10.10.01-10-RCA/GY FEDF-BFEDF-02.10.10.01-10-BF Position local = Pays gestionnaire Numéro du FED FED

Décisions Régionales 02.01 Niveau pays : HT enveloppe non imputable (N) 02.02 Titre régional (RCA): non imputable (N) 02.02.01+02 Niveau pays sous enveloppe régionale (RCA/HT ou DO): imputable (Y) 02.99 Fonds non imputés 02 (automatique) 1 2 3 4

Terminologie CRIS De quoi on parle? Engagement Budgétaire: Réservation des crédit dans la ligne budgétaire. Généré dans CRIS et créé dans ABAC Engagement de la Décision= engagement de niveau 1= engagement global Engagement du Contrat = engagement de niveau 2= engagement individuel Décision Financière: an acte legal du College des Commissaries qui autorise les Directeurs Générals de la Commission à implementer le budget (Cfr SG Vista Ref) Décision CRIS: engagement global – engagement de niveau 1 Projet CRIS: Données Opérationnelles liées à la Décision (Formulaire CAD, Ventilation Statistique et Rapport d'Implementation) Avenant CRIS: terme commun pour adresser tous changements à une Décision en cours. La création d'un avenant équivaut à la création d'un nouvel enregistrement dans la base de données

A Retenir à tout prix! Distinction entre Décision et Projet dans CRIS Lien avec la Programmation (Projet) Où trouver les fonds (Quelle ligne budgétaire choisir ) ? Quel type d'engagement budgétaire choisir? Extraire des Documents d'Identification et d'Action les informations à enregistrer dans CRIS Période de mise en œuvre opérationnelle et d'exécution Importance du code DAC et du rapport de mise en œuvre