Sascha BEELAARD – 19 avril 2012 Formation Module Gestion Documentaire PRH100 Sascha BEELAARD – 19 avril 2012

Programme de la formation Gestion Documentaire (1h) Introduction Processus de publication d’un nouveau document Consultation de l’espace documentaire Paramétrage des données de références liées à la gestion documentaire Conclusion et questions diverses

Généralités 1 – Objectifs de la formation Cette formation s’adresse aux interlocuteurs RH et traite de l’utilisation et de la gestion de l’espace documentaire de PREMIUM-RH   2 – Présentation du service Hotline Conformément au contrat, l’assistance fonctionne sur rendez-vous téléphonique et seules les personnes ayant suivi une formation sont habilitées à utiliser le numéro téléphonique du centre d’assistance Premium. l'accès au support téléphonique (5j/7 de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 18h00) qui couvre aussi bien le support applicatif que le support logiciel en cas de panne ou de dysfonctionnements. l'accès au site extranet www.premium-rh.com pour le suivi de la relation client -fournisseur, les nouveautés, les téléchargements, les informations du club utilisateur.

Introduction

Le processus de publication Publication d’un nouveau document Caractéristiques de la nouvelle publication Visibilité de la nouvelle publication Notification de la nouvelle publication

Publication d’un nouveau document Cliquer sur le menu Publication Cliquer sur le lien pour ajouter un document Dans la fenêtre qui s’ouvre charger le document souhaité puis cliquer sur Suivant Etude de cas: Charger un nouveau document dans l’espace média

Caractéristiques de la nouvelle publication Renseigner les caractéristiques générales du nouveau document puis valider Etude de cas: Renseigner les caractéristiques générales du nouveau document

Visibilité de la nouvelle publication Indiquer la visibilité du nouveau document sur la base des profils Intranet Indiquer la visibilité du nouveau document sur la base des codes sociétés Etude de cas: Déterminer les critères de visibilité de la nouvelle publication

Notification de la nouvelle publication Indiquer la notification de la nouvelle publication en sélectionnant une liste d’individus Indiquer la notification de la nouvelle publication en sélectionnant un ou plusieurs profils Intranet Etude de cas: Déterminer les notifications de la nouvelle publication

Consultation de l’espace documentaire Rechercher et consulter un document

Rechercher et consulter un document publié Ouvrir le catalogue Choisir l’option de recherche souhaitée: Recherche libre Tri Alphabétique Ordre chronologique Tri par type de document Tri par famille de documents Etude de cas: Rechercher le document publié

Paramétrage des données de références Gestion des familles de documents et types de documents

Gérer les familles et les types de documents Ouvrir les données de références souhaitées Cliquer sur le lien pour ajouter un nouvel élément Etude de cas: Ajouter une nouvelle famille de document et un nouveau type de document.

Conclusion Questions diverses