السنة الأولى ماستير / السياحة د. ناجي بن حسين تحليل نظام المعلومات السنة الأولى ماستير / السياحة د. ناجي بن حسين

مفاهيم أساسية يلعب نظام المعلومات دورا مزدوجا: دور الوسيط بين نظام القيادة ونظام الإنتاج دور الوسيط بين المنظمة ومحيطها

مكونات- أهداف ودور نظام المعلومات يتشكل نظام المعلومات من عناصر متنوعة (الأفراد- التجهيزات –القواعد). وذلك من خلال وظائف الجمع والمعالجة والتخزين والنشر. يهدف نظام المعلومات ضمان نقل المعلومات بين: نظام القيادة ونظام التشغيل وتوفير المعلومات حول المحيط الخارجي للمنظمة قصد التمكن من اتخاذ أفضل القرارات والتكيف السريع مع تقلبات المحيط. يسمح نظام المعلومات للمسير من اتخاذ القرارات بأكثر دقة – بأكثر موضوعية وبأقل الأخطار.

أبعاد نظام المعلومات عندما نقوم بتقسيم وظائف نظام المعلومات فإنما نصنفها إلى وظائف ساكنة ووظائف ديناميكية. البعد الساكن التخزين البعد الديناميكي الجمع المعالجة والنشر

البعد الساكن Aspect statique يتحقق هذا البعد أساسا من خلال وظيفة التخزين وذلك من خلال تحليل الأحداث المحققة خارج المنظمة وداخلها وتشكيل قاعدة المعلومات. تسجيل هياكل المعطيات: القواعد والقيود التي يجب أن تخضع لها المعلومات بكيفية رسمية وتشكيل مجموعة تعرف بنموذج المعطيات.

مثال حول البعد الساكن قاعدة المعلومات في الداخل: المنتجات المخزنة، العاملين.... في الخارج: الزبائن – الموردين – الطلبيات- الفواتير.... هيكل المعطيات كل منتج معرّف برمز ، إسم، سعر الوحدة ... الزبون معرّف: رقم، إسم، عنوان العامل معرّف بـ رقم، إسم، تاريخ الميلاد، ناريخ التوظيف... الطلبية: رقم ـ تاريخ الفاتورة: رم - تاريخ

تابع القواعد / القيود الزبون يمكن أن تكون له عدة طلبيات الطلبية تتعلق بزبون واحد فقط الفاتورة ترتبط بطلبية واحدة فقط السن القانوني للتوظيف هو 18 سنة كل هذه القيود يجب احترامها أثناء عملية المعالجة

البعد الديناميكي لنظام المعلومات يشمل هذا البعد وظائف الجمع –المعالجة والنشر ويترجم البعد الديناميكي في بعض العمليات الأساسية مثل: تحيين Mise à jourالمعلومات المخزنة في نظام المعلومات تغيير هيكلها والقواعد التي تخضع لها نتيجة للتغيرات الحاصلة داخل المؤسسة وبسب تغيرات المحيط الخارجي.

مثال حول البعد الديناميكي لـ SI القدرة على إضافة، حذف أو تعديل طلبية أو فاتورة إمكانية تغيير قاعدة تسييرية معينة القاعدة القديمة: الفاتورة ترتبط بطلبية واحدة تغير المحيط الخارجي: يفضل مجموع الزبائن تسوية مجموع طلبياتهم في نهاية الشهر. القاعدة الجديدة: الفاتورة ترتبط بطلبية واحدة أو بعدة طلبيات

الأنشطة المبرمجة والقرارات نظام المعلومات هو مجموعة من العناصر التي تسمح بتحويل المدخلات (المعطيات) إلى مخرجات (نتائج). السؤال المطروح هل نفس المخرجات تتحقق دوما نتيجة لتحويل نفس المدخلات ؟ E1 E2 E3 . En S1 S2 S3 . Sn التحويل Transformation

مثال حدث في مؤسسة ما وصول عاملين متأخرين عن وقت بداية العمل (مدخلات) E1. النتيجة المتوقعة: معاقبة العاملين بسبب التأخر. المدير له الاختيار: طرد العاملين في هذا اليوم السماح لهما بالعمل مع توجيه لهما إنذار شفوي السماح لهما بالعمل مع تقديم إنذار مكتوب السماح لهما بالعمل مع تقليص منحة المردودية الفردية القرار: السماح للعامل الأول بالعمل مع تخفيض منحة المردودية الفردية نظرا لتكرار الغياب تقديم إنذار شفوي للعامل الثاني لأنه تغيب لأول مرة

الاستنتاج تأخر العامل الأول العقوبة : السماح له بالعمل مع تخفيض منحة المردودية تأخر العامل الثاني العقوبة: السماح له بالعمل مع توجيه إنذار شفوي نلاحظ بأن نفس المدخلات مخرجات مختلفة (S1,S2,…Sn) معرفة المدخلات لا تسمح لنا دوما بمعرفة مسبقة بنوعية المخرجات إذا كانت الأنشطة مبرمجة (تجديد المخزون ، دفع الأجور في نهاية كل شهر...) فإن العمليات تتكرر باستمرار نفس المدخلات نفس المخرجات

مثال 3: سيرورة التوظيف في المؤسسة ملف المترشحين : (بعد المعالجة) : الملف إما مقبول إما مرفوض من أجل تخفيف العمل فإن المدير يعطي تعليمة لمصلحة الأفراد تقضي برفض ملفات المترشحين الذين تقبل خبرتهم عن 3 سنوات. كل الملفات للمترشحين الذين تقل خبرتهم عن 3 سنوات (المدخلات) المخرجات : رفض ملفاتهم المدير حوّل إحدى قراراته إلى عملية مبرمجة.

الإجابة على السؤال السابق معرفة المدخلات هل تحدد طبيعة المخرجات ؟؟؟ إذا كانت العمليات مبرمجة فمعرفة المدخلات تحدد دوما نفس المخرجات لتحديد نوعية المخرجات لا بدّ من أخذ إختيارات أي اتخاذ قرارات أي من الممكن تحويل بعض القرارات إلى عمليات مبرمجة

نظام المعلومات الرسمي ونظام المعلومات غير الرسمي من المهم التأكيد على أن المعلومات التي يحملها نظام المعلومات ليست كلها مسجلة داخل SI إذ أنه توجد دوما مجموعة من المعلومات لا يتم جردها من طرف النظام لأنها لا تخضع لأي قاعدة تسييرية وبالتالي فهي غير رسمية. إن أغلبية المعلومات التي تتدفق في المنظمة هي رسمية لأن لها طابع رسمي (الفاتورة، الطلبية، كشف الأجر....).

نظام المعلومات الرسمي يمثل الإجراءات والقواعد ومجموع المعلومات التي تتدفق بطريقة رسمية من خلال الوثائق الرسمية لأنها تنشأ عن إرادة أفراد المنظمة. مثال: سجل يحتوي على قائمة العاملين بالمؤسسة. الإجراءات والشروط المحددة للتوظيف

نظام المعلومات غير الرسمي يمثل هذا النظام المعلومات والقواعد غير المبرمجة وغير المدرجة في نظام المعلومات الرسمي. مثال إرسال مبلغ فاتورة الكهرباء بواسطة الهاتف يعتبر إجراء غير رسمي.

يتم تصنيف مصادر المعلومات إلى : مصادر رسمية مصادر غير رسمية مصادر داخلية مصادر خارجية مصادر أولية مصادر ثانوية

خصائص المصادر غير الرسمية توجد في مختلف المنظمات و تنتقل غالبا من شخص لآخر و في مختلف الإتجاهات . تقدم المعلومات الهامة التي يصعب الحصول عليها بطريقة رسمية مثل حصول الإدارة على معلومات تتعلق بردود فعل العاملين المتعلقة بالتغيير الذي حصل في التنظيم الإداري . إلا أن لهذه المعلومات عدة محاذير منها : أن الإدارة لا تستطيع السيطرة عليها مما يؤدي إلى انتشار المعلومات السرية التي لا يرغب المسيّرون الإدلاء بها .

خصائص المصادر الرسمية تنظم بإتباع أساليب و إجراءات خاصة بها . تتبع الهيكل التنظيمي للمنظمة. تعمل على جمعها و تسجيلها و معالجتها وتقديمها على شكل معلومات مفيدة للإدارة و الجهات العاملة والمتعاملة مع المنظمة .

المصادر الداخلية يعبر المصدر الداخلي عن المعلومات التي تسجلها و تحتفظ بها المنظمة على شكل بيانات و سجلات و تقارير تتعلق بأوضاع العمل و إجراءاته و ظروفه و صعوباته و ذلك لإستخدامها في أغراض التخطيط و وضع معايير التقويم و المراقبة ، و تمثل هذه المعلومات أهمية كبيرة للإدارة لأنها الأساس في اتخاذ القرارات المتعلقة بتطوير الخطط و السياسات و البرامج و تقويم الأداء وتصحيح الإنحرافات ، و تتعلق المعلومات ذات المصدر الداخلي باحدى النقاط التالية : ــ التنبؤ ــ التنظيم ـ الإدارة ـ التننسيق ، التي تسمح بتحديد معرفة أحسن للسياسات و الاهداف المتبعة.

المصادر الداخلية( تابع ) المعلومات المالية: تشمل الميزانيات التقديرية و الحسابات و الإيرادات والنفقات ومصادر التمويل وطرق الاستثمار. معلومات تتعلق بالمشتريات والمخازن: تتضمن معلومات تتعلق بالموردين وأصناف السلعة وأسعارها والعقود وفواتير الشراء وميزانية المشتريات وطرق الشحن وتكاليفه والقوانين التي تنظم أعمال التخزين و تقارير الجرد وسجلات الفحص والاستلام. معلومات الإنتاج: تتضمن المعلومات المتعلقة بتحديد متطلبات الإنتاج ومواصفات المنتجات و عدد الآلات و طاقتها الإنتاجية و ساعات تشغيلها وأعطالها وبرامج الصيانة والإصلاح و تحديد معايير الأداء و مراقبة جودة المنتجات ...الخ. معلومات المبيعات : تتعلق خاصة بالعملاء والمراسلات والعقود المبرمة معهم وفواتير البيع و تحديد الأصناف المباعة و معلومات عن المنافسة ...الخ. معلومات شؤون العاملين : تتضمن نوع المراكز الوظيفية واختصاصات كل منها وعدد العاملين و مدة خدمتهم و الأجور و الترقيات و المكافآت والعقوبات والتأمينات الاجتماعية ...الخ. معلومات البحث و التطوير: فهي تتعلق بنوع الأجهزة والأدوات والتقنيات والتصاميم والدراسات لتحسين المنتجات وإيجاد أنواع جديدة منها ..الخ .

المصادر الخارجية يوفّر المصدر الخارجي المعلومات التي تصل إلى المنظمة من البيئة الخارجية ، مثل المعلومات المتعلقة بالقوى العاملة والموارد والطاقة والأبحاث والقوانين والتشريعات المختلفة وجميع المدخلات المادية وغير المادية ،...الخ . تتميز المعلومات الخارجية بدرجة تأثيرها المحسوس على المؤسسة حيث أنها تتطور باستمرار و بالتالي يجب مراقبة تغيرها مع الوقت، و تتميز أيضا بتفاعلها المستمر فيما بينها وتخضع لقوانين خاصة فوجود المؤسسة وسط محيط ديناميكي يفرض عليها تطوير قدراتها على الاستماع التنبئي للمحيط و هذا يتوقف على عدة عوامل أهمها:

خصائص المصادر الخارجية ــ القناعة المشتركة في المؤسسة بأن البحث على المعلومات الخارجية يعتبر أمرا حتميا ، و هذا الموقف يجب أن يشجع من قبل المسيرين بمختلف الكيفيات و بشيء من اللامركزية . ــ قدرة أفراد المؤسسة في الحصول على المعلومات و إنتقائها وجعلها عملية مما يفترض كفاءات وخبرة في هذا المجال و لكن يفترض أيضا هيكلا تنظيميا غير منطويا.

علاقة مصادر المعلومات بدورة حياة المنظمة معلومات التسيير، مراقبة التكاليف الأسواق وقنوات التوزيع معلومات تكنولوجية مرحلة الانطلاق مرحلة النمو مرحلة النضج مرحلة الانحدار دورة حياة المنظمة

علاقة مصادر المعلومات بدورة حياة المنظمة في مرحلة تطور القطاع الذي تنتمي إليه المؤسسة يجب أن يفرز النظام استراتيجية مركّزة حول نظام معلومات مفتاحي يرتبط سعي المؤسسة في البحث على المعلومات حسب المرحلة التي تتواجد فيها ، حيث يمكن الاعتماد على نموذج التحليل الاستراتيجي Arthur D Little في مرحلة الانطلاق يتم البحث عن المعلومات التكنولوجية مرحلتي النمو و النضج يتم البحث على المعلومات المتعلقة بالأسواق و قنوات التوزيع مرحلة الانحدار (الشيخوخة) تصبح المعلومات المرتبطة بالتسيير و مراقبة تكاليف الإنتاج أكثر أهمية .

خصائص المعلومات الجيدة الدقة و الصحة : تكون المعلومة دقيقة إذا وفرت و بكيفية كاملة الحقيقة التي تصورها. الخلو من الخطأ في التعامل مع مجموعة أو أحجام كبيرة من البيانات ، عادة ما يطرأ نوعين من الأخطاء ( أخطاء في النقل – أخطاء في الحساب ) . و كثيرا من مفاهيم الصحة يمكن قياسها كميا ، مثلا يمكن التعرف على معدل الخطأ في كل 1000 فاتورة تعد في نظام يدوي مقابل هذا العدد في نظام يعد باستخدام الاعلام الآلي . السرعة : فهي الفترة بين الوقت الذي يتم فيه حدث ما و وقت تصبح فيه المعلومة المتعلقة به مستعملة أي أنه تم تحصيلها و معالجتها و تخزينها ، فالسرعة هدف عام لكل المعلومات التي ينشرها نظام المعلومات ، لكن في بعض الأحيان فإن هذا الهدف يصبح قيدا إذا لم تصل المعلومة إلى المستعمل في تاريخ محدد ، حيث لا يصبح لها أي قيمة لأن قرارا ما كان يجب اتخاذه في حينه .

تابع الملاءمة : يشير هذا الشرط إلى مدى ملاءمة المعلومات لطلب المستخدم ، بحيث يجب أن تكون المعلومات ملائمة للموضوع محل البحث . الوضوح : يشير هذا الشرط إلى الدرجة التي يجب أن تكون فيها المعلومات خالية من الغموض ، ويمكن تحديد قيمة الوضوح إذا كان زيادة الوضوح يؤدي إلى تخفيض تكلفة مراجعة المخرجات . المرونة : تعني قابلية المعلومات على التكيف للاستخدام بأكثر من مستخدم . عدم التحيز : يشير هذا الشرط إلى غياب القصد في تحريف أو تغيير المعلومات لغرض التأثير على المستخدم للوصول إلى نتيجة معينة .

صعوبات المسييرين مع أنظمة المعلومات إن استخدام الإعلام الآلي في المؤسسة يحمل العديد من الصعوبات للمسييرين وذلك بسبب تعدد الأبعاد وتداخلها: الأبعاد التكنولوجية تتداخل مع الأبعاد التنظيمية والبشرية. يتطلب نظام المعلومات وجود إجماع بين الأقسام المختلفة ، لأن لكل قسم خصوصياته المتعلقة بالحجم، الوظيفة أو اللغة ... يتطلب نظام المعلومات تتدخل وتعاون العديد من الأطراف داخل وخارج المنظمة. يتطلب SI نظرة واسعة وإستراتيجية وحرص على معرفة الأمور التفصيلية. يحقق SI مزايا عديدة ولكنه في نفس الوقت يفرض على المؤسسة تحديات وقيود تكنولوجية تتداخل مع الوظائف يتطلب SI وجود تكوين حول البرامج وحول تطور المحيط التقني. تجدد المصطلحات التقنية بإستمرار.

تألية نظام المعلومات Automatisation du SI قبل ظهور الإعلام الآلي كانت كل المهام في المنظمة تتم يدويا ونظرا لتعقيد هذه المهام وتكراراها في بعض الأحيان فإن الأفراد قد لا يتمكنوا من تأديتها جيدا بسبب (النسيان، الإرهاق، الأخطاء..) الأمر الذي ينعكس سلبا على المنظمة. ويوجد سببان رئيسيان يدعوان اللجوء إلى المعلوماتية : تحسين وتبسيط العمل الإداري: يقوم الجهاز بالعمليات والإجراءات الثقيلة والمعقدة والمتكررة. المساعدة على القرار: يمكن لجهاز الإعلام الآلي المساعدة على اتخاذ القرار وذلك بتوفير كم أكبر من المعلومات في وقت قصير نظرا لسرعته الكبيرة في الإنتقاء من قاعدة المعطيات.

مقارنة بين نظام المعلومات اليدوي والآلي

نظام المعلومات الآلي S.I.A بعد التأكيد على أهمية استخدام الإعلام الآلي فالسؤال المطروح هو: هل يمكن إنجاز كل المهام في المنظمة بشكل آلي؟ La machine ne peut ni décider ni choisir à la place de l’homme. De ce fait le S.I.A ne peut comporter que les actions programmables. وحدها المهام القابلة للبرمجة التي يمكن تأليتها. S.I.A يحتوي فقط على الأنشطة المبرمجة يشمل فقط مجموع الأنشطة المبرمجة المتعلقة بالقرارات الأتوماتيكية.

مراحل تصميم نظام المعلومات الآلي في المؤسسة 1 - دراسة الأنظمة الحالية : لمعرفة و قياس كيفية عملها وبالتالي يجب الرجوع إلى من يستعملونها لأنه من الواجب معرفة آرائهم حول علاقة النظام مع غيره من الأنظمة الفرعية ، إذ تعتبر ملاحظاتهم ثرية و مفيدة جدا ، فمكونات النظام ( المدخلات ، المخرجات ، المراقبة..) يجب تحليلها لمعرفة نقاط القوة و الضعف في هذه الأنظمة ، و إذا تم القيام بهذه المرحلة بصفة جيدة يمكن استخلاص أهم الأسباب و الصعوبات التي تعترض المنظمة و من ثم تحديد احتياجاتها ، أي تحديد أهداف نظام المعلومات ثم تحديد المعلومات و التقارير المطلوبة حاليا من النظام و ذلك باستخدام المخططات البيانية التحليلية.

-2- تحديد مصادر الحصول على المعلومات الداخلية و الخارجية . 3-اقتراح نظام جديد : يجب ان يكون هذا الإقتراح واقعيا حيث يتم توضيح العلاقة بين النظم الفرعية و علاقة النظام مع نظم التشغيل الموجودة والمقترحة بما في ذلك مدخلات النظام و مخرجاته مثل إعداد التقارير الدورية و الخاصة بكيفية توزيعها عبر مستويات الإدارة الثلاث و نوع الأجهزة المطلوبة ، ثم تحديد نوع المعلومات التي ستعالجها نظم المعلومات الآلية و نوع المعلومات التي ستعالج يدويا . 4- تقويم التصميم الأولي للنظام المقترح من تحديد تكاليف المكونات الآلية (Hardware) و تكاليف استخدامها و الإحتياجات التدريبية للأفراد العاملين تبعا للمؤهلات المطلوبة و نوع التحسين و التطوير الذي يمكن أن يحدث نتيجة لإستخدام نظام المعلومات .

5-وضع النظام حيز الـتـنفيذ : لحد الآن لانعرف مدى نجاعة النظام الجديد و لذلك يجب تطبيق النموذج بصفة جزئية قصد معرفة مدى سيره و مقارنته مع ما كان متوقعا ، إنه إختبار ضروري لتحديد بصفة نهائية مدى إستجابة النموذج الجديد للحاجات و المهام الموكلة إليه. 6 - يجب المتابعة الدقيقة لهذه المرحلة لأنها المرحلة الحاسمة التي يتوقف عليها كل العمل فإذا تم تسجيل إنحرافات كبيرة بين النتائج المعطاة و النتائج النظرية أو على العكس كانت الإنحرافات بين النموذج المقترح و النموذج المنفذ في تقلص ، يمكن أن نمر إذن إلى مرحلة التطبيق الكلي للنظام الجديد

7-وضع النظام الجديد بصفة نهائية : يتم تطبيق النظام الجديد تدريجيا ، وذلك لتجنب الصعوبات الممكن أن يصادفها إذا حاولنا تطبيقه كليا و مرة واحدة . 8 - المراقبة الدورية : يتطلب وضع أي نظام مراجعة دورية للتأكد من أنّ الهيكل الجديد يستجيب للحاجات و المتطلبات التي نهدف إلى تحقيقها ، فالمراجعة تسمح بملاحظة إلى أي نقطة يعمل النظام كما كان مقررا له ، و كل إنحراف بين النموذج و النظام المعمول به يجب تحليل أسبابه وتصحيحها ، فالنظام ليس ثابتا بل قد يتغير حسب الأهداف الجديدة للمنظمة .