Renforcer la résilience Gestion et administration : Financement du PSFM 21 novembre 2017

Contexte Chaque année, les FAC accordent du financement aux SFM pour la prestation du PSFM à l’échelle nationale et locale dans les CRFM. Les SFM gèrent deux sources de financement pour le PSFM : C108 – 28 M$ chaque année à distribuer aux CRFM; C109 – 4 M$ chaque année pour les services de soutien nationaux. L’accès aux fonds et leur allocation sont régis par la délibération du Conseil du Trésor selon laquelle : les SFM sont responsables du financement des CRFM; les SFM doivent allouer les fonds conformément à un protocole d’entente; les SFM doivent assurer une reddition de comptes et une surveillance financière adéquates.

Processus de financement Le processus de financement comprend trois principaux éléments : la demande de financement; la distribution du financement de base; la production de rapports financiers. Les trois principaux processus de reddition de comptes sont : le protocole d’entente; la vérification de la conformité des CRFM avec le PSFM; les états financiers vérifiés annuels des CRFM.

Financement de base Gestion et administration PSFM (paramètres) Salaires et avantages sociaux des cadres et du personnel administratif Coûts des services généraux (comptabilité, contrats) Cotisations administratives PSFM (paramètres) Salaires et avantages sociaux du personnel du programme Cotisations du programme Partenariats, communications aux familles, coordination des bénévoles, collecte de fonds Dépenses et activités du conseil d’administration Information et sensibilisation Services d’aiguillage et de soutien Intervention Gestion et administration Salaires des cadres et du personnel administratif Coûts des services généraux (comptabilité, contrats) Engagement envers les familles et développement communautaire Partenariats, communications aux familles, coordination des bénévoles Dépenses et activités du conseil d’administration Prestation des programmes Information et sensibilisation Services d’aiguillage et de soutien Intervention

Financement supplémentaire Fonds de prévoyance Dépenses qui ne sont pas couvertes par le financement de base et qui découlent de circonstances imprévues Financement de projets spéciaux Initiatives spéciales, nouveaux programmes et projets d’essai

Améliorations apportées à la demande de financement du PSFM Rajustement annuel de 0,5 % – en tenant compte du coût de la vie à l’échelle provinciale Rajustements annuels distincts pour les augmentations du salaire minimum et du coût de la vie Menu déroulant pour les choix de justification Utilisation des 5 questions-clés (quoi, pourquoi, où, quand, qui) pour justifier les demandes de financement

Distribution du financement Réduction à deux catégories, soit « Gestion et administration » et « PSFM » Section de commentaires pour les réductions anticipées – potentiel pour les besoins imprévus

Rapports financiers trimestriels Réduction à deux catégories, soit « Gestion et administration » et « PSFM » Section de commentaires pour les réductions anticipées – potentiel pour les besoins imprévus Identification du pourcentage de la récapitulation

Rapport de fin d’année Le protocole d’entente (PE) a été révisé et simplifié pour mieux représenter le nouveau cycle de financement triennal. Les accords complémentaires locaux ou les accords sur les niveaux de service demeurent nécessaires chaque année pour compléter le PE. Les documents suivants doivent être fournis de pair avec le rapport de fin d’année : Évaluation des besoins de la communauté (EBC) : Fournir l’EBC menée conjointement par les PSP et les CRFM conformément aux exigences des SBMFC; Organigramme : Inscrire tous les postes de l’organisation et indiquer clairement ceux qui visent des services autorisés ainsi que le nombre d’ETP qui sont associés à chacun. (Le nom des employés n’est pas nécessaire); Liste à jour des membres du conseil d’administration ou du comité consultatif et leur poste respectif; Certificats d’assurance; États financiers vérifiés annuels; Rapport de l’assemblée générale annuelle (AGA) et le mois prévu de la prochaine AGA; Inclure les dépenses excédentaires et leurs sources de financement.

Dépenses admissibles Voici des exemples : Coordination et prestation de programmes Coûts obligatoires de l’employeur Perfectionnement professionnel Programmes du PSFM qui cadrent avec les Paramètres de pratique Repas Transport Collectes de fonds Matériel non couvert par la PFC110 Assurance pour les activités à risques élevés Passation de marchés Déplacements du personnel Planification stratégique Évaluation des programmes Services pour les membres de forces étrangères*** selon les accords locaux

Dépenses non admissibles Services locaux (garderie agréée, exigences des commandants des bases et escadres, services provinciaux, p. ex., services médicaux) Dépenses d’immobilisation couvertes par la PFC110 Accès aux programmes du PSFM pour des civils (à moins d’être approuvé par les SFM et le commandant de la base ou escadre)

Financement du PSFM Évaluation des besoins de la communauté Accueil et orientation Information Programmes d’éducation (art d’être parent, psychopédagogie, déploiement, finances, etc.) Développement personnel Soutien aux déploiements PFV Aiguillage vers des services communautaires Services d’aide à l’emploi Soutien à l’éducation Intégration communautaire Activités pour les enfants et les jeunes Aiguillage vers des soins de santé Services d’approche Évaluations Services de garde d’urgence et occasionnelle Transférabilité interprovinciale Counselling (interventions psychosociales, services de traitement en santé mentale, etc.) Soutien en situation de crise OLF Programme d’inclusion (besoins spéciaux) Services en langue seconde Évaluation des besoins de la communauté Dépenses du conseil d’administration ou du comité consultatif Coordination des bénévoles et dépenses connexes AGA ou Forum communautaire Vérifications de sécurité du personnel des programmes et des bénévoles Déplacements (perfectionnement professionnel des membres du conseil d’administration et du personnel des programmes) Agrément Partenariats communautaires Communications Perfectionnement professionnel du personnel Évaluation et mesure du rendement Gestion des risques Planification stratégique

Questions et activité Qu’est-ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas avec le modèle de financement? Révision et mise à jour des formulaires Révision et mise à jour des processus et des définitions Discussion sur le processus de rationalisation du financement de base