Direction Régionale des Finances Publiques La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier **** La mise en place du PES V2 Direction Régionale des Finances Publiques Picardie et Somme

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier I. Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? II. Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? La relation entre organismes publics et comptable public est marquée par la recherche d’une plus grande qualité des comptes, d’une meilleure sécurité et rapidité d’exécution de leurs opérations. La dématérialisation dans le secteur public local répond à ces enjeux. C ’est pourquoi elle est l’action prioritaire dans les années à venir, car elle allège et sécurise les tâches des collectivités ainsi que celles du réseau de la DGFiP. Après une phase expérimentale, le protocole d’échange standard V2 (PES V2) peut connaître un déploiement à grande échelle. Une expertise des solutions opérationnelles, menée en 2011 par la mission Hélios, les services des collectivités locales et des systèmes d’information, la mission nationale d’audit conduit à constater que leur maturité est désormais suffisante pour les généraliser. Depuis le lancement des travaux de dématérialisation, 970 budgets fonctionnent selon le protocole PES V2 au 15 juin 2012 dont 500 en production guichet XML (c ’est à dire en dernière version validée). III. Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ?

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Répondre à des exigences de développement durable Région Picardie Potentiel 8 239 626 feuilles A4 65 % Pièces comptables (5 330 700) 35 % Pièces justificatives (2 908 926) Réalisé au 31 octobre 2013 3 583 019 feuilles A4 (43%) 3 153 177 Pièces comptables (59%) 429 842 Pièces justificatives (15%) 55 %

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Diminuer les coûts de gestion des données budgétaires et comptables Réduire les coûts de production des documents Réduction des échanges papier pour répondre à l ’objectif de « zéro papier » Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de transport… Manipulation des documents papier : copies des originaux, tris et rangement,… Réduire les coûts d’archivage et de recherche de l’information Référencement et archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce qui peut être trouvée plus facilement et rapidement

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre l’EPS et son comptable Une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales Réduction des délais de transmission au comptable afin d’accélérer le rythme des encaissements de diminuer les délais de paiement Une plus grande fluidité de l’information au sein des services de l ’EPS Réduction des délais de transmission au comptable : - des ordres de recouvrer (titres de recette) donc accélération du rythme d’envoi aux débiteurs des avis de sommes qu’ils doivent payer, et donc du rythme des encaissements. - des ordres de payer (mandats de dépense) donc accélération du rythme de paiement des créanciers (sous réserve des dates précises de règlement fixées par l’ordonnateur). Une plus grande fluidité de l’information entre les services techniques et financiers de la collectivité : Le passage à la dématérialisation des documents comptables et des pièces justificatives s ’accompagne d ’une réflexion sur les circuits de transmission au sein de la collectivité. Le passage à la dématérialisation est une occasion pour l ’ordonnateur de revoir l ’ensemble de la chaîne de transmission des documents et de les optimiser.

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre l’EPS et son comptable Avant le passage au PES : 2 flux parallèles * Les données de prise en charge : Htitre, Hmandat… * Les bordereaux de dépense “papier” et les bordereaux de recette “papier” ayant valeur probante et produits au compte financier Hélios Progiciel EPS L’ordonnateur Le comptable Avec le passage au PES : 1 seul flux * Domaine recette et dépense avec signature électronique et en incluant les PJ électroniques ayant valeur probante et produits au compte financier Hélios Progiciel EPS

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Enrichir et fiabiliser les échanges d’informations comptables entre l’EPS et son comptable Une gestion optimisée par l ’enrichissement des données transmises Des données plus riches que les protocoles existants qui facilitent le déroulement des opérations accroissent la qualité des opérations de recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis) Amélioration de la qualité et du nombre d ’informations transmises Le PES est un protocole informatique qui se substitue aux anciens protocoles utilisés pour les échanges d ’information entre les ordonnateurs et les comptables ( INDIGO). Ce nouveau protocole informatique permet d ’accroître le nombre d ’informations échangées (numéro régie, inventaire, emprunt, marché, convention…). Ainsi les flux étant plus complets, cela permet aux comptables de disposer d ’informations supplémentaires, de diminuer les risques de rejets du comptable et améliore la qualité des informations reçues pour le recouvrement

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? La dématérialisation est le fruit d’une démarche partenariale Structure Nationale Partenariale (dès 2004) 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC, DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Préconisations L’offre de dématérialisation qui est aujourd’hui proposée aux ordonnateurs a été élaborée sur la base d ’une démarche partenariale entre associations nationales d ’ordonnateurs, administrations centrales et juge des comptes. Cette structure nationale partenariale s’est traduite par le signature de la charte nationale partenariale le 07 décembre 2004 puis de la convention cadre nationale du 18 janvier 2010 qui a pour objet de définir les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national. L’arrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation en formulant deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux : * la suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques au 1er janvier 2012 * au 1er janvier 2015 (date butoir), la suppression des protocoles d’échanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour : - transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget). - dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant). - dématérialiser les PJ (à l’appui des mandats et des titres). Charte nationale Partenariale du 07 décembre 2004 Convention cadre nationale du 18 janvier 2010

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? La généralisation du Protocole d’Échanges Standard version 2 (PES V2) à compter du 1er janvier 2015 l’arrêté du 3 août 2011 fixe la suppression des protocoles historiques pour les échanges entre les EPS et les comptables publics (H Mandat, H Titre…) à compter de cette date La généralisation de la La facturation individuelle des établissements de santé (FIDES) à compter du 1er janvier 2015 l’article 63 de la Loi de Financement de la Sécurité Sociale (LFSS) pour 2013 fixe la 1ère phase de cette généralisation aux actes et consultations externes (ACE) Du fait de la volumétrie, la bascule en FIDES ne peut se faire sans dématérialisation complète des titres de recette

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Le phasage de la dématérialisation Les établissements avec une solution préexistante de dématérialisation des titres de recette (2/3 des établissements) par exemple GED Indexée FIDES puis PES V2 Les établissements sans solution préexistante de dématérialisation des titres de recette PES V2 puis FIDES De réelles synergies existent avec un déploiement conjoint Expériences du CH de Ham (Somme) et de Fontenay-le-Comte (Vendée) A ce jour, seuls les éditeurs Médiane et AGFA sont certifié sur la version PES V2 Guichet XML En attente de la validation des éditeurs hospitaliers, il convient d’anticiper le passage au PES en menant les travaux préparatoires nécessaires

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Une démarche progressive pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable  PES V2 avec Pièces Justificatives * Produites par les tiers (factures / pièces d’exécution de marchés...) * Produites par l’EPS (paye / délibérations et arrêtés / pièces de passation de marchés…)  PES V2 : Pièces comptables (bordereaux de mandats et de titres) En vertu du principe de libre administration des collectivités locales, chaque organisme public local est libre de recourir ou non à la dématérialisation de ces pièces transmises au comptable public. Plusieurs possibilités sont offertes aux collectivités : * le passage à la dématérialisation PES V2 des pièces comptables avec les PJ Dans ce cas, les PJ sont directement attachées aux mandats et titres dans le même flux informatique sous format PDF * le passage au PES V2 qui inclut la dématérialisation des pièces comptables uniquement (bordereau, titres, mandats). Dans ce cas deux flux demeurent : un flux informatique et un flux papier pour les pièces justificatives. Pour cette raison, il est préférable de privilégier une approche globale du projet pour en tirer tous les gains.

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? + prestataire Fournisseurs PJ émises par tiers Ordonnateur DGFiP PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Les solutions de dématérialisation des PJ Format «Données» (schéma XML) pièces comptables (titres, mandats…) PJ normalisées (documents budgétaires, état de paye, facture de recette, bons de commande…) état liquidatif d ’un marché public factures, relevés d ’opération de carte d ’achat comptes de gestion sur chiffres / sur pièces Format «Documents» (.pdf / .doc / .odt …) PJ normalisées (bon de commande) PJ non normalisées (délibérations et décisions) passation de marché publics, documents contractuels «hors marchés», procès verbaux, décomptes généraux et définitifs PJ non normalisées (ex. certificat, attestation, jugement…) PJ créées par la collectivité PJ cosignées par la collectivité et des tiers PJ reçues des tiers La numérisation en format image peut être utilisée comme solution transitoire

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Ladématérialisation dans le secteur public local Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Le schéma final de la dématérialisation Les différentes étapes après l ’adoption du PESV2 et la dématérialisation complète 1- Chez l ’ordonnateur : - Saisie des pièces comptables (bordereaux, mandats et titres) en y attachant les pièces justificatives - Signature électronique du bordereaux (signature gratuite de la DGFiP ou celle fournie par l ’éditeur informatique). Cette signature électronique et individuelle et personnelle. Il y a donc autant de signatures que de délégations de signatures. 2. Transmission sécurisée des données via la Passerelle DGFiP (Portail Gestion Publique) ou un Tiers de Télétransmission 3. Génération d’un fichier d’acquittement : l ’application Hélios génère automatiquement un accusé réception sur la validité du flux qui est envoyé à la collectivité : - Intégration correcte dans Hélios du bordereau(x) ou PJ - Rejet du Bordereau(x) ou PJ (pas d’intégration dans Hélios). Ce dernier exprime les raisons de la non intégration du flux 4. Réception du fichier par le comptable Le comptable visualise alors directement le bordereaux, et le cas échéant les PJ, ainsi que la signature électronique de l ’ordonnateur (nominatif)

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ? Anticiper et planifier les travaux Le succès passe par la constitution d’ une équipe «projet» transverse capable de : coordonner les services informatiques, financiers et « métier » s’assurer du suivi et du respect des échéances Réingéniérie éventuelle des processus dans vos services, des circuits des documents, signature… Travaux nécessaires sur la base des tiers : La volumétrie des Tiers est souvent plus importante dans les EPS : Balayer l’antérieur au fur et à mesure (compte tenu du nombre important) Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers Des outils sont souvent disponibles auprès de la plupart des éditeurs

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ? La mise en place de la dématérialisation En collaboration avec la DRFiP Vérifier la conformité aux attentes du PES V2 de l ’ensemble des types de dépenses et de recettes utilisée par la collectivité Contrôles automatiques avec compte-rendus de contrôle : atteindre le «0 anomalie bloquante» Phase 1 : Préparation Phase 2 : Tests Phase 3 : Passage à la dématérialisation Étude des processus organisationnels Redéfinition de la cartographie des PJ attendues Choix entre un TDT ou le portail DGFiP pour l’envoi des flux Choix de la signature(DGFiP / secteur privé) Travaux préparatoires techniques Nettoyage des bases tiers Adaptation des outils de numérisation et de gestion des PJ Quand «0 anomalie bloquante» : la DRFiP valide les tests et donne son accord au passage en production La collectivité signe le formulaire d’adhésion au PES définit d’une date de passage Envoi des flux PES V2 et abandon définitif des échanges papier Phase 1 : La préparation * Étude des processus organisationnels Mobilisation d'une équipe projet Étude des processus existants et réflexions sur la nouvelle l'organisation de la chaîne de dématérialisation à mettre en oeuvre (Quelles pièces sont dématérialisées ? Par quel biais ? Quel référencement ?) * Travaux préparatoires techniques Nettoyage des bases de tiers, c ’est à dire les fichiers des débiteurs et créanciers, afin d'éviter la multiplication des tiers ainsi qu'améliorer la qualité de l'information et la prise en charge dans Hélios (apurement des doublons / alimentation du Siret/Siren, état civil / cohérence de catégorie et de nature juridique des tiers…) Modalités de transmission envisagées (portail Gestion publique / tiers de télétransmission) Réflexions sur la signature électronique (signature DGFiP / éditeur) Phase 2 : Le cadrage Il est important de connaître l’étendue des opérations réalisées par la CEPL et prises en charge par le Comptable. C’est sur la base de ce périmètre défini que porteront les travaux de validation des flux.

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ? Les outils nécessaires à la dématérialisation Solutions gratuites DGFiP Portail DGFIP gratuit, manuel et unitaire adapté pour un dépôt limité de flux Certificat électronique DGFIP réservé à la signature des fichiers PES V2 (bordereaux de titres et mandats) Solutions commerciales Tiers de télétransmission externe (TDT) propose des services à valeur ajoutée (ex. automatisation des envois de flux, traitement des accusés de réception, signature électronique des flux...) Solution plus adaptée à une collectivité générant de nombreux flux Parapheur électronique définit le circuit de signatures et de visas Solution plus aboutie en terme d’automatisation des procédures Modalités de télétransmission transmettre de manière sécurisée et en masse des flux Signature électronique remplace les visas et signatures papiers par des visas et signatures électroniques à valeur probante

La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Contacts dans votre département Jean-Baptiste LEROUX jean-batiste.leroux@dgfip.finances.gouv.fr 03.23.26.31.20 Florent LANSIAUX florent.lansiaux@dgfip.finances.gouv.fr 03.23.26.31.56 Karine SEBERT karine.sebert@dgfip.finances.gouv.fr 03.44.06.35.05 Mélanie VATIN melanie.vatin@dgfip.finances.gouv.fr 03.44.06.35.13 Manuel MARINI manuel.marini@dgfip.finances.gouv.fr 03.22.71.42.26 Jean-Michel MONNIER jean-michel.monnier@dgfip.finances.gouv.fr 03.22.71.42.29 Amaury WATTELEZ amaury.wattelez@dgfip.finances.gouv.fr 03.22.71.71.44 Aisne Oise Somme