Guide utilisateur GALAAD Médecin coordonnateur MM/AAAA

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Glossaire Acronyme / Sigle Définition AGGIR Autonomie Gérontologique – Groupes Iso-Ressources ARS Agence Régionale de Santé CD Conseil Départemental CNSA Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie EHPAD Etablissement d‘Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes FP Fiche Personne FINESS Fichier National des Établissements Sanitaires et Sociaux GIR Groupes Iso-Ressources GMP GIR Moyen Pondéré GPP Groupe Patients Proches PMP Pathos Moyen Pondéré SMTI Soins Médicaux et Techniques Importants

Guide utilisateur | Médecin coordonnateur Sommaire 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 2. Importer une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 3. Saisir une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 4. Valider une étude 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 5. Signer AGGIR Annexes 8.1 Signer à distance 8. Signer à distance 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans 9. Editer des rapports 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 6. Ressaisir les volets AGGIR 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 7. Signer PATHOS

Navigation Les profils utilisateurs : 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes GALAAD permet selon les 7 profils utilisateurs existants de naviguer entre différents écrans pour permettre la gestion d’une étude et tous les éléments la composant. Les profils utilisateurs : Administrateur national CNSA Consultant national CNSA Médecin gestionnaire ARS Médecin coordonnateur Médecin valideur ARS Médecin valideur CD Président de la commission régionale de coordination médicale (CRCM) CNCNSA ANCNSA MGARS MC MVARS MVCD PCR Les écrans : Authentification Tableau de bord Bilan des études Fiche étude Fiche service Fiche personne Echantillonnage AGGIR Echantillonnage PATHOS Validation AGGIR Validation PATHOS Fiche argumentaire Signature AGGIR Signature PATHOS Edition du certificat Administration

Interface Bandeau et titre : Fil d’ariane : Onglet : 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Bandeau et titre : Logo ; Profil utilisateur Fil d’ariane : Permet de se positionner dans la gestion de l’étude Onglet : Permet de naviguer sur différents contenus selon le profil utilisateur et la page demandée Liste récapitulative des alertes : Message de contrôle de saisie ou d’avertissement Contenu : Critères de recherche Contenu : Résultat de la recherche

Tableau de bord (liste des études) 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Lors de la connexion à GALAAD le tableau de bord présente par défaut la liste des études « Active » de l’année en cours 4 statuts sont renseignés automatiquement en fonction de l’état d’une fiche étude : Active Annulée Reportée Clôturée Liste des études Edition d’un bilan Tableau de contingence par effectif Export Excel Impression des fiches personnes de l’étude Une étude est Active lorsque son état est : Initialisée En saisie Finalisée En validation En ressaisie AGGIR Validée En commission Règles de gestion des Etats L’étude est à l’état « initialisée » dès sa création par le MG-ARS. L’étude est à l’état « en saisie » dès l’enregistrement du 1er service dans l’étude. L’étude est à l’état « finalisée » dès que le MC a cliqué sur « Finaliser l’étude » sur l’écran « Fiche étude ». L’étude est à l’état « en validation » dès que l’échantillon AGGIR ou PATHOS de l’étude a été constitué et validé. L’étude est à l’état « En commission » lorsque le MV clique sur le bouton « Envoyer l’étude en commission »  lors de la validation de l’étude. L’étude est à l’état « validée », dès que toutes les FP sont validées. Zone d’import : Etudes finalisées dans les applications tierces Edition d’un bilan multi -études : Fiche synthétique des études de l’établissement de l’année N-1 dont l’état est « Validée » et le statut « Clôturée».

Tableau de bord (Description des champs 1/2) 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Identifiant Etude = numéro FINESS géographique + année de la date d’évaluation + n°séquentiel sur 1 chiffre + type de structure (E pour EHPAD et U pour USLD) Etat AGGIR En saisie A Finalisée A En validation A En commission A Validée A Etat PATHOS En saisie P Finalisée P En validation P En commission P Validée P Les taux validés correspondent au nombre de volets validés sur le nombre total affiché Règles de gestion des Etats L’étude est à l’état « initialisée » dès sa création par le MG-ARS. L’étude est à l’état « en saisie » dès l’enregistrement du 1er service dans l’étude. L’étude est à l’état « finalisée » dès que le MC a cliqué sur « Finaliser l’étude » sur l’écran « Fiche étude ». L’étude est à l’état « en validation » dès que l’échantillon AGGIR ou PATHOS de l’étude a été constitué et validé. L’étude est à l’état « En commission » lorsque le MV clique sur le bouton « Envoyer l’étude en commission »  lors de la validation de l’étude. L’étude est à l’état « validée », dès que toutes les FP sont validées.

Tableau de bord (Description des champs 2/2) 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Règles de gestion de l’état d’une étude : Initialisée : dès sa création par le MGARS. En saisie : dès l’enregistrement des 3 dates : Date de validation PATHOS, Date de validation AGGIR et Date de l’évaluation. Finalisée : dès que le MC a cliqué sur « Finaliser l’étude » sur l’écran « Fiche étude » ou après l’import d’une base En validation : dès que l’échantillon AGGIR ou PATHOS de l’étude a été constitué et validé. En commission : dès que le MV clique sur le bouton « Envoyer l’étude en commission »  lors de la validation de l’étude. En ressaisie AGGIR : dès que le MVCD ou le PCR clique sur « Ressaisir les volets AGGIR de l’étude » lorsqu’il y a un taux d’erreur > 5% Validée : dès que toutes les FP sont validées. Tri de la colonne Date de Validation ARS Correspond au début de la validation des volets PATHOS de l’étude par le MVARS. Date de Validation CD Correspond au début de la validation des volets AGGIR de l’étude par le MVCD. Date d’évaluation MC Correspond à la date de référence de l’étude pour la validation. Le soulignement signifie qu’un lien permet d’accéder à une autre page. Tous les liens de la ligne en surbrillance permettent d’accéder à la « fiche étude » Règles de gestion des Etats L’étude est à l’état « initialisée » dès sa création par le MG-ARS. L’étude est à l’état « en saisie » dès l’enregistrement du 1er service dans l’étude. L’étude est à l’état « finalisée » dès que le MC a cliqué sur « Finaliser l’étude » sur l’écran « Fiche étude ». L’étude est à l’état « en validation » dès que l’échantillon AGGIR ou PATHOS de l’étude a été constitué et validé. L’étude est à l’état « En commission » lorsque le MV clique sur le bouton « Envoyer l’étude en commission »  lors de la validation de l’étude. L’étude est à l’état « validée », dès que toutes les FP sont validées.

Préparer l’import 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Quelques règles avant l’import : L’import n’est possible que pour les études qui sont à l’état « En saisie » Pour être à l’état « En saisie » l’étude doit au préalable : Avoir été créée et initialisée par le MGARS. Les MVCD et MVARS ont saisi les dates de validation AGGIR et PATHOS et le médecin coordonnateur a saisi la date d’évaluation dans la fiche étude. L’import ne peut être partiel (toutes les données des fiches personnes de l’établissement doivent être présentes ) Si une fiche personne a déjà été saisie manuellement dans GALAAD, l’import est impossible. Les alertes AGGIR/PATHOS : Elles sont affichées avant que le médecin coordonnateur procède à la finalisation de l’import : Option 1 : Le médecin coordonnateur modifie les fiches dans son logiciel de soins et réimporte la base dans GALAAD Option 2 : Le médecin coordonnateur procède directement à la finalisation de l’import sans modifier les fiches dans son logiciel de soin. Dès que l’import est terminé dans GALAAD, les fiches personnes ne sont plus modifiables. L’étude passe à l’état « Finalisée ». Un email est envoyé aux médecins valideurs ARS et CD ainsi qu’au médecin gestionnaire ARS

Importer le fichier 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 1. Sélectionner l’étude à importer, dans la colonne de gauche du tableau de bord. Le bouton « Import » est devenu actif dans la zone d’import du tableau de bord. 2. Cliquer sur le bouton « Choisissez un fichier » de la zone d’import. 3. Sélectionner le fichier.XML 4. Cliquer sur le bouton « Importer » Une page de synthèse de l’import est affichée Si l’import est réussi Affichage de la page de synthèse des données chargées par service. Un email est envoyé au médecin coordonnateur qui a réalisé l’import de l’étude ainsi qu’au MGARS avec le certificat de dépôt en pièce jointe. >>> L’étude passe à l’état «Finalisée » Si l’import est en erreur : Affichage d’une page récapitulative des erreurs rencontrées lors du chargement

Liste des alertes bloquantes Contrôler et finaliser l’import 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Liste des erreurs et alertes : Avant la finalisation de l’import, vérifier la liste des erreurs et/ou alertes de la base importée. Merci de noter qu’en aucun cas au cours de la procédure d'import, les fiches individuelles ne sont modifiables dans GALAAD. Cliquer sur le lien « Liste des erreurs » pour afficher le détail des alertes AGGIR/PATHOS. Les alertes AGGIR/PATHOS ne sont pas bloquantes pour la finalisation de l’import. > Soit le médecin coordonnateur modifie les fiches dans son logiciel de soins et réimporte la base dans GALAAD. >> Soit il finalise l’import et clique sur « Importer » sans correction des fiches. Dès que l’étude est « Finalisée », les fiches ne sont plus modifiables par le médecin coordonnateur. Un email est envoyé aux médecins valideurs ARS et CD ainsi qu’au médecin gestionnaire ARS Liste des alertes bloquantes Ecran d’import Type d’erreur d’import

Initialiser le service 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Un email d’alerte est envoyé 2 semaines avant la date de validation AGGIR ou PATHOS si la saisie de l’étude n’a pas commencé 1. Sélectionner l’étude depuis le tableau de bord Accès à la fiche étude 2. Enregistrer la date d’évaluation (*) puis cliquer sur « Enregistrer » (*) Champs obligatoires. Affichage de la liste des services de l’établissement (1 service par défaut est associé à l’établissement) 3. Sélectionner le service en cliquant sur la ligne dans le tableau Affichage de la fiche service [option] Cliquer sur ajouter un service si nécessaire et renseigner les zones obligatoires 4. Renseigner les zones obligatoires (*) puis enregistrer Affichage de la section « Liste des FP » associée au service et des boutons d’action permettant de saisir ou supprimer une fiche personne (FP) Ecran fiche service

Créer les fiches personnes 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 1. Cliquer sur le bouton « Ajouter une fiche personne » depuis la fiche service 2. Renseigner les zones obligatoires (*) de l’onglet « Références » puis enregistrer Un message de confirmation de l’initialisation de la fiche personne s’affiche. Cliquer sur « OK » Les onglets AGGIR et PATHOS sont activés, les informations PATHOS et AGGIR peuvent être saisies. Ecran fiche personne Modèle fiche personne

Saisir le volet AGGIR 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 1. Cliquer sur l’onglet « AGGIR » depuis la fiche personne 2. Cocher si nécessaire, un ou plusieurs adverbes qui définissent le niveau de perte d’autonomie de la personne pour les activités correspondantes Plusieurs cases peuvent être cochées pour une même variable. Si 3 cases sont cochées, un message d’information apparaît 3. Cocher « Fin de saisie » dès que la grille AGGIR de la personne est complétée puis cliquer sur « Enregistrer » Message de confirmation des données saisies. Cliquer sur « OK » Si des alertes existent, un message apparaît.

Saisir le volet PATHOS 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 1. Cliquer sur l’onglet « PATHOS » depuis la fiche personne 2. Saisir les domaines pathologiques, l’état du patient en déplaçant le curseur/souris dans le tableau de gauche et cliquer sur le profil de soin correspondant Les états pathologiques sélectionnés s’affichent dans le tableau de droite. Les pathologies peuvent être supprimées ou modifiées 3. Cliquer sur « Enregistrer » La saisie au minimum d’un état pathologique/profil de soin est obligatoire. Si le patient n’a aucune pathologie, sélectionner : « Autres domaines »  « Aucune pathologie pertinente à retenir» « S0 » puis cliquer sur «Enregistrer »

Liste des alertes AGGIR / PATHOS Contrôler les volets 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Lors de l’enregistrement des fiches, un contrôle est effectué. Si des alertes existent, un message apparaît. Le message n’est pas bloquant, la fiche peut être validée en l’état. Si le MC souhaite corriger les alertes, il doit le faire avant la finalisation de l’étude : 1. Cliquer sur « Annuler » 2. Modifier les critères dans les volets AGGIR et/ou PATHOS 3. Cocher « Fin de saisie » et « Enregistrer » Une fois l’étude finalisée seule la liste des alertes reste accessible depuis la « Fiche étude ». Liste des alertes AGGIR / PATHOS

Finaliser l’étude 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 1. Cliquer sur « Finaliser l’étude » depuis la fiche étude Affichage de la liste des alertes si des données AGGIR et /ou PATHOS sont incohérentes et qu’elles n’ont pas été modifiées avant la finalisation de l’étude, L’étude est désormais en attente de validation AGGIR et PATHOS et reste consultable pendant 6 mois. Un message de confirmation apparaît sur le tableau de bord. Dès que l’étude est « Finalisée », les médecins valideurs CD et ARS peuvent constituer leur échantillon pour la validation de l’étude. Une fois l’étude finalisée, les fiches personnes ne peuvent plus être modifiées. Si des alertes existent, elles pourront être modifiées uniquement lors de la validation. LA CORRECTION DES INCOHERENCES AGGIR/PATHOS PEUT ETRE FAITE JUSQU’À LA FINALISATION DE L’ETUDE

Valider une étude Valider une fiche sans modification 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 3 cas se présentent : Validation de la fiche sans modification, Validation de la fiche avec modifications sans désaccord avec le médecin coordonnateur Désaccord sur la fiche, demande d’intervention de la Commission Régionale de Coordination Médicale (CRCM) La page de validation permet de : Vérifier le volet PATHOS et le volet AGGIR d’une fiche personne Modifier le volet Saisir une fiche argumentaire Valider la fiche personne La validation s’effectue sous la connexion GALAAD d’un médecin valideur CD pour le volet AGGIR et d’un médecin valideur ARS pour la partie PATHOS 1. Cocher la case « Valider la fiche » 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche suivante » Valider une fiche sans modification

Modifier le volet AGGIR 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes La saisie initiale se situe dans le tableau « Saisie 1 » et peut être modifiée dans le tableau « Saisie 2 » . 1. Cocher/décocher dans le tableau « Saisie 2 » l’état de perte d’autonomie à modifier La nouvelle saisie apparaît systématiquement en rouge afin de permettre l’identification des variables modifiées sur la liste des 10 variables discriminantes. 2. Cocher la case «Valider la fiche» si aucune autre modification ne doit être apportée. 3. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche suivante » La fiche validée et enregistrée n’est plus modifiable Taux d’erreur : Le taux d’erreur* sur l’ensemble des fiches validées doit être inférieur ou égal à 5% pour finaliser la validation sans ressaisie. *(Taux d’erreur = nombre de variables discriminantes modifiées dans l’échantillon / nombre total de variables discriminantes de l’échantillon .) Si le taux d’erreur est supérieur à 5%, le médecin coordonnateur doit ressaisir les volets AGGIR de l’étude.

Modifier le volet PATHOS 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 1. Sélectionner dans le tableau de gauche le domaine, sous domaine pathologique avec le profil de soin associé. La pathologie créée est affichée dans le tableau de « saisie corrigée » Et / Ou Sélectionner dans le tableau de gauche le domaine, sous domaine pathologique avec le profil de soin à modifier Lors de la modification d’un profil de soin sur une pathologie déjà saisie, un message d’information apparaît Cliquer sur « Supprimer » dans la colonne action du tableau de saisie corrigée pour supprimer une pathologie saisie 2. Cocher la case «Valider la fiche» si aucune autre modification ne doit être apportée 3. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche suivante » La fiche validée et enregistrée n’est plus modifiable

Saisir une fiche argumentaire 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes En cas de désaccord 1. Cliquer sur le bouton « Enregistrer / Fiche argumentaire » du volet PATHOS ou du volet AGGIR 2. Renseigner les zones de commentaires obligatoires (*) Commentaires obligatoires pour le médecin coordonnateur et le médecin valideur 3. Cliquer sur le bouton « Enregistrer  » Les 2 zones de commentaires doivent être saisies 4. Cliquer sur « Choisissez un fichier » si une pièce justificative doit être jointe à l’argumentaire [option] La fiche argumentaire doit, au préalable, être enregistrée. Dès le fichier sélectionné, cliquer sur « Joindre ». La pièce jointe est insérée en bas de page. 5. Cliquer sur « Retour à la Fiche » La fiche ne peut plus être validée ; elle reste en attente de validation par le Président de la CRCM. Pièce jointe : Le poids de la pièce jointe ne doit pas excéder 5 Mo Fichiers autorisés : Documents (.pdf, .doc, .xls etc…) - Images (.jpg, .png, etc…) 

Ecran de signature AGGIR Signer les fiches validées AGGIR 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes La signature des fiches validées AGGIR se rencontre dans 2 cas : - Une validation en plusieurs fois : Il est alors possible de signer uniquement les fiches qui ont été validées. Les autres fiches peuvent être validées dans un deuxième temps. - Toutes les fiches ont été validées (à l’exception des fiches à destination de la CRCM). 1. Cocher les 2 cases « Signature des fiches validées (médecin valideur CD) » et « Signature des fiches validées (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» les fiches ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur cela permet de sécuriser la validation des fiches pour les deux médecins. 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Ecran de signature AGGIR

Ecran de signature AGGIR Signer l’étude AGGIR 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Une étude peut être signée lorsque toutes les fiches ont été validées et qu’il n’y a pas de fiche en CRCM. 1. Cocher les 2 cases « Signature de l’étude (médecin valideur CD) » et « Signature de l’étude (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature de l’étude. [Option] Cocher la case « Enregistrer les fiches modifiées » si le MVCD choisit de prendre en compte les modifications dans le calcul du GMP final. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» l’étude ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur, cela permet de sécuriser la validation de l’étude pour les deux médecins. 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Ecran de signature AGGIR

Ressaisir les volets AGGIR 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Lorsque le taux d’erreur est supérieur à 5%, la ressaisie des volets AGGIR de l’étude est obligatoire. Le MVCD ou le PCR déclenche le processus de ressaisie AGGIR en cliquant sur le bouton « Ressaisir les volets AGGIR de l’étude » depuis la fiche signature, lorsque toutes les fiches ont été validées. > Le MVCD clique sur le bouton «Ressaisir les volets AGGIR de l’étude » Affichage de la fenêtre d’authentification pour le MC > Le MC saisit son identifiant et son mot de passe puis clique sur s‘authentifier > Le MVCD saisit une nouvelle date de validation AGGIR La ressaisie des volets AGGIR de l’étude peut, dès lors, être effectuée par le MC Pour Ressaisir le volet AGGIR des FP de l’étude : 1. Depuis le fiche étude, cliquer sur le lien de la liste des services pour accéder aux fiches personnes 2. Cliquer sur le lien de la fiche personne pour accéder au volet « AGGIR » 3. Saisir le volet AGGIR (cf : 3.3 Saisir le volet AGGIR) 4. Finaliser l’étude (cf : 3.6 Finaliser l’étude ) L’étude passe à l’état « Finalisée ».

Ecran de signature PATHOS Signer les fiches validées PATHOS 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes La signature des fiches validées PATHOS se rencontre dans 2 cas : - Une validation en plusieurs fois : Il est alors possible signer uniquement les fiches qui ont été validées. Les autres fiches peuvent être validées dans un deuxième temps. - Toutes les fiches ont été validées (à l’exception des fiches à destination de la CRCM). 1. Cocher les 2 cases « Signature des fiches validées (médecin valideur ARS) » et « Signature des fiches validées (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» les fiches ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur cela permet de sécuriser la validation des fiches pour les deux médecins. 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Ecran de signature PATHOS

Ecran de signature PATHOS Signer l’étude PATHOS 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Une étude peut être signée lorsque toutes les fiches ont été validées et qu’il n’y a pas de fiche en CRCM. 1. Cocher les 2 cases « Signature de l’étude (médecin valideur ARS) » et « Signature de l’étude (médecin coordonnateur)» Les 2 cases doivent être cochées pour activer l’enregistrement de la signature de l’étude. 2. Cliquer sur le bouton « Enregistrer la signature» Une fenêtre s’affiche : Le médecin coordonnateur doit s’authentifier pour «signer» l’étude ; l’étude étant en validation sous le login du médecin valideur, cela permet de sécuriser la validation de l’étude pour les deux médecins. 3. Saisir l’identifiant et le mot de passe du médecin coordonnateur puis cliquer sur « s’authentifier » Un message de confirmation de l’enregistrement de la signature s’affiche, cliquer sur « OK » Ecran de signature PATHOS

Signer à distance AGGIR PATHOS 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes Cette fonctionnalité est accessible pour le médecin coordonnateur depuis la fiche étude et ouvre l’accès à l’écran d’échantillonnage, à l’écran de validation et à l’écran de signature. 1. Cliquer sur le bouton « Signature AGGIR » ou « Signature PATHOS » depuis la fiche étude pour accéder directement à la page de signature OU Cliquer sur le bouton « Validation AGGIR » ou « Validation PATHOS » pour consulter les fiches validées A la dernière fiche, au clic sur « Enregistrer/fiche suivante », la page de signature s’affiche 2. Cocher la case «Signature de l'étude (médecin coordonnateur) » puis cliquer sur « Enregistrer la signature » La signature est enregistrée. AGGIR PATHOS

Liste des données exportées Exporter les études 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes L’export Excel est effectué sur les résultats de recherche du tableau de bord. L’export peut également être effectué sur une seule étude si elle est sélectionnée dans le tableau de bord 1. Sélectionner, l’année , le statut des études à exporter puis cliquer sur « Rechercher » : La liste des études selon les critères sélectionnés s’affiche 2. Cliquer sur le bouton « Export  Excel» La totalité de la liste est exportée ou une seule étude si le bouton radio a été coché Liste des données exportées

Editer des bilans (Niveau établissement) 1. GALAAD 1.1 Navigation 1.2 Interface 1.3 Tableau de bord 2. Importer une étude 2.1 Préparer l’import 2.2 Importer le fichier 2.3 Contrôler et finaliser l’import 3. Saisir une étude 3.1 Initialiser le service 3.2 Créer les fiches personnes 3.3 Saisir le volet AGGIR 3.4 Saisir le volet PATHOS 3.5 Contrôler les volets 3.6 Finaliser l’étude 4. Valider une étude 4.1 Modifier le volet AGGIR 4.2 Modifier le volet PATHOS 4.3 Saisir une fiche argumentaire 5. Signer AGGIR 5.1 Signer les fiches validées 5.2 Signer l’étude 6. Ressaisir les volets AGGIR 6.1 Ressaisir les volets AGGIR 7. Signer PATHOS 7.1 Signer les fiches validées 7.2 Signer l’étude 8. Signer à distance 8.1 Signer à distance 9. Editer des rapports 9.1 Exporter les études 9.2 Editer des bilans Annexes 3 types de fiches synthétiques au format PDF peuvent être générées depuis le tableau de bord : Un bilan « mono-étude » : Il correspond à une étude dont l’état est « Finalisée » ou « En validation » ou « En commission » ou « Validée ». Un tableau de contingence par effectif : Il synthétise les données par effectif sur une étude dont l’état est « Finalisée » ou « En validation » ou « En commission » ou « Validée ». 1. Sélectionner l’étude dans la liste des études du tableau de bord en cochant la case correspondante dans la colonne de gauche Les boutons « Editer un bilan » « Imprimer les FP » ou «Contingence » deviennent actifs 2. Cliquer sur le bouton correspondant Un bilan « multi-études » : Il correspond aux études de l’année N-1 dont l’état est « Validée » et le statut « Clôturée ». 1. Cliquer sur le bouton «Editer bilan en PDF » depuis le tableau de bord dans la zone [Bilan étude GALAAD] Modèle de bilan d’étude Modèle de tableau de contingence

Médecin coordonnateur Guide utilisateur Médecin coordonnateur Ecran fiche service Annexes Ecran fiche personne Modèle fiche personne Liste des profils PATHOS Liste des variables discriminantes Liste des états pathologiques par domaine Liste SMTI / GPP (groupes de patients proches) Liste des alertes AGGIR / PATHOS Ecran d’import Type d’erreur d’import Liste des alertes bloquantes Erreurs non bloquantes : Finaliser l’import Ecran de signature AGGIR Ecran de signature PATHOS Modèle de certificat Modèle de bilan d’étude Retour « Sommaire » Modèle de tableau de contingence Liste des données exportées

Ecran fiche service Retour à la fiche étude Permet de supprimer une ou plusieurs fiches personnes : sélectionner la case dans la colonne « Action » de la fiche à supprimer puis cliquer sur le bouton « Supprimer les FP » Liste des fiches personnes associées au service. Les fiches personnes sont affichées au fil de l’eau dans la liste. Les informations saisies pour les fiches personnes restent modifiables dès lors que l’étude n’est pas finalisée Permet d’ajouter une fiche personne au service Retour « Liste des annexes » Retour « Initialiser le service » Retour « Sommaire »

Ecran fiche personne 3 onglets composent la fiche personne : Les références , le volet AGGIR et le volet PATHOS Le clic sur les onglets permet de naviguer entre les différents volets. Si des données ont été saisies dans les volets AGGIR ou PATHOS sans être enregistrées, des messages s’affichent pour confirmer l’opération demandée. Retour à la fiche service Ces informations restent modifiables tant que l’étude n’a pas été finalisée La création de nouvelles fiches personnes peut être effectuée dans les 3 onglets composant le service Retour « Liste des annexes » Retour « Créer les fiches personnes » Retour « Sommaire »

Modèle fiche personne Grille AGGIR de saisie initiale Liste des variables discriminantes Grille AGGIR de saisie finale lors de la validation par le médecin valideur CD NB : la grille reste vierge si la fiche n’appartient par à l’échantillon de validation Liste des états pathologiques par domaine Liste des états pathologiques et profils de soins associés (Initiale à gauche, finale à droite) Liste des profils PATHOS Retour « Liste des annexes » Retour « Créer les fiches personnes » Retour « Sommaire »

Liste des profils PATHOS Désignation T1 Pronostic vital en jeu au quotidien T2 Equilibration et surveillance rapprochée P1 Prise en charge psychiatrique de crise P2 Prise en charge psychiatrique de soutien R1 Rééducation fonctionnelle d'entretien ou individuelle R2 Rééducation fonctionnelle d'entretien ou allégée CH Plaies, soins locaux complexes et lourds DG Pathologie froide non encore diagnostiquée M1 Accompagnement d'un mourant lucide M2 Accompagnement d'un état crépusculaire S1 Surveillance occasionnelle programmée S0 Aucun soin et aucune surveillance particulière Retour « Liste des annexes » Retour « Modèle fiche personne » Retour « Sommaire »

Liste des variables discriminantes Libellé 1 Cohérence 2 Orientation 3 Toilette 4 Habillage 5 Alimentation 6 Elimination 7 Transferts 8 Déplacement intérieur 9 Déplacement extérieur 10 Alerter Retour « Liste des annexes » Retour « Modèle fiche personne » Retour « Sommaire »

Liste des états pathologiques par domaine Affectations cardio-vasculaires 1 - Insuffisance cardiaque 2 - Coronaropathie 3 - Hypertension artérielle 4 - Troubles du rythme 5 - Phlébites - lymphoedème - ins. veineuse 6 - Embolie et thrombose artérielle - amputation 7 - Artériopathies chroniques 8 - Hypotension orthostatique Affectations neurologiques 9 - Malaises - vertiges - P d C - chutes 10 - Accidents vasculaires cérébraux 11 - Comitialité focale et généralisée 12 - Syndrome parkinsonien 13 - Syndrome confusionnel aigu Affectations psychiatriques 14 - Troubles chroniques du comportement 15 - Etats dépressifs 16 - Etats anxieux 17 - Psychose - délires - hallucinations 18 - Syndrome démentiel Affectations pleuro-pulmonaires 19 - Broncho-pleuro-pneumopathies 20 - Insuffisance respiratoire 21 - Embolies pulmonaires Maladies infectieuses 22 - Syndromes infectieux généraux 23 - Syndromes infectieux locaux 24 - Infections urinaires basses Affections dermatologiques 25 - Escarres 26 - Autres lésions cutanées Affections rhumatologiques 27 - Pathologie de la hanche 28 - Pathologie de l'épaule 29 - Pathologie vertébro-discale 30 - Autres états pathologiques osseux 31 - Polyarthrite et états pathologiques articulaires Maladies digestives 32 - Syndromes digestifs hauts 33 - Syndromes abdominaux 34 - Affection hépatique - biliaire - pancréatique 35 - Dénutrition Affections endocrinologiques 36 - Diabète 37 - Dysthyroïdie 38 - Troubles de l'hydratation Affections uro-néphrologiques 39 - Rétention urinaire 40 - Insuffisance rénale 41 - Incontinence Autres états pathologiques 42 - Anémies 43 - Etats cancéreux 44 - Hémopathies malignes 45 – Syndrome inflammatoire - fièvre inexpliquée 46 - Etats pathologiques oculaires évolutifs 47 - Etat grabataire - troubles de la marche 48 - Etat terminal 49 - Autres états pathologiques 50 - Aucune pathologie pertinente à retenir Retour « Liste des annexes » Retour « Modèle fiche personne » Retour « Sommaire »

Liste SMTI / GPP (groupes de patients proches) Libellé GPP Règle de gestion GPP1 Pronostic vital en jeu au quotidien profil T1 GPP2 Prise en charge psychiatrique de crise profil P1, sans T1 GPP3 Rééducation intensive SMTI certains profils R1, sans T1 ou P1 GPP4 Soins palliatifs profil M1, quels que soient les profils associés GPP5 Les autres situations SMTI - NON SMTI Non SMTI Libellé GPP Règle de gestion GPP6 Les déments susceptibles d'être perturbateurs non SMTI - GPP7 Les mourants non lucides profil M2 GPP8 Les pathologies chroniques stabilisées seuls profils S0 et S1 GPP9 Les autres situations non SMTI Retour « Liste des annexes » Retour « Modèle de certificat » Retour « Sommaire »

Liste des alertes AGGIR / PATHOS Volet AGGIR Déplacement intérieur A et Cohérence C Déplacement intérieur A et Orientation C Cohérence C et orientation C et Toilette A Cohérence C et orientation C et Habillage A Cohérence C et orientation C et Alimentation A Cohérence C et orientation C et Elimination A Cohérence C et orientation C et Transferts A Cohérence A et Orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette C Elimination C Habillage B Cohérence A et orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette C Elimination B Habillage C Cohérence A et orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette B Elimination C Habillage C Cohérence A et orientation A et Transferts A et Déplacements Intérieurs A et Toilette C Elimination C Habillage C Volets AGGIR /PATHOS GIR 1 et Dément S1 et profil R1 sur autre pathologie que phlébite, Broncho pleuro pneumopathie, insuffisance respiratoire. GIR 1 et Dément S0 et profil R1 sur autre pathologie que phlébite, Broncho pleuro pneumopathie, insuffisance respiratoire. Cohérence C et Orientation C et Démence P2 Cohérence C et Orientation C sans Démence Cohérence C et Orientation C et Profil R1 Cohérence A et Orientation A et troubles du comportement Alimentation A et Troubles de l’hydratation T2 Alimentation A et Troubles de l’hydratation S1 Alimentation A et Troubles de l’hydratation DG GIR 5 ou 6 avec Etat terminal Incompatibilités avec déplacement intérieur A : Syndrome confusionnel aigu T2 Embolie pulmonaire T2 Syndrome infectieux généralisé T2 Accident vasculaire cérébral T2 Pathologie de la hanche T2 Pathologie vertébrodiscale T2 Retour « Liste des annexes » Retour «  Contrôler les volets  » Retour « Sommaire »

Ecran d’import Import réussi  Import en échec  Liste des services et des fiches personnes associées qui sont importées dans l’étude. L’étude passe à l’état « Finalisée » Voir section Synthèse des données chargées Import en échec  Liste des erreurs rencontrées lors du chargement : 2 types d’erreurs : Erreurs Bloquantes : le fichier doit être modifié A voir : - Type d’erreur d’import - Liste des alertes bloquantes Erreurs non bloquantes : l’import peut être finalisé A voir : - Type d’erreur d’import - Erreurs non bloquantes : Finaliser l’import Cliquer sur Liste des erreurs Tableau détaillé des erreurs rencontrées Retour « Liste des annexes » Retour « Contrôler et finaliser l’import » » Retour « Sommaire »

Type d’erreur d’import Code erreur Signification Libellé du type d’erreur Message d’erreur Erreur_01 Le fichier n’a pas le format XML. Le format du fichier est incorrect. « Le format du fichier est incorrect. Veuillez vérifier votre fichier, corriger le problème et le réimporter. ». Erreur_02 Le FINESS géographique, le type de l’établissement, ou l’année de l’évaluation du fichier XML ne correspondent pas aux données de l’étude sélectionnée par le MC. Mauvaise étude importée « Le fichier que vous tentez d’importer ne correspond pas à l’étude sélectionnée. » Erreur_03 Le schéma du fichier XML n’est pas correctement construit. Exemple : -          Balise fermante manquante -          Mauvaise déclaration du XML Fichier XML mal formé « Le fichier que vous tentez d’importer n’est pas correctement construit. » Erreur_04 Le fichier XML n’est pas valide s’il ne respecte pas le schéma défini par le XSD. Fichier XML non conforme « Le fichier que vous tentez d’importer n’est pas conforme au schéma XSD attendu.» Erreur_05 Une donnée obligatoire est manquante dans le fichier. Donnée obligatoire manquante « <libellé de la balise> est obligatoire.». Erreur_06 Une ou plusieurs données n’ont pas une valeur cohérente bloquante (ex : une fiche personne a un PMP nul) Donnée incohérente bloquante « L’étude importée présente un PMP égal à 0. » Erreur_07 Une ou plusieurs données n’ont pas une valeur cohérente. Donnée incohérente non bloquante « <Message de l’incohérence non bloquante> » Retour « Liste des annexes » Retour « Contrôler et finaliser l’import » » Retour « Ecran d’import » Retour « Sommaire »

Liste des alertes bloquantes Balise concernée Description Message signatureLogiciel La signature logicielle est plus longue que 25 caractères. La signature logicielle ne peut être plus longue que 25 caractères. finessGeographique Le numéro FINESS n’est pas sur 9 caractères. Le numéro FINESS a un format incorrect, format attendu : Voir norme FINESS. Le numéro FINESS contient des lettres qui ne sont pas en position 2. Le numéro FINESS contient des valeurs invalides. Le numéro FINESS a en position 2 une lettre qui n’est ni ‘A’ ni ‘B’ typeEtablissement Le type d’établissement est différent de ‘EHPAD’ et ‘USLD’ Le type de l’établissement n’est pas valide. anneeEvaluation L’année d’évaluation n’est pas un entier entre 1920 et 9999. L'année d'évaluation est invalide. nombreServices Le nombre de services n’est pas un entier. Le nombre de services contient une valeur invalide. service Le nombre de services à importer est différent du nombre de service indiqué. Le nombre de service à importer ne correspond pas au nombre de service indiqué. numService Il y a des doublons dans les numéros de service. Le numéro de service doit être unique pour une étude. Le numéro de service n’est pas un entier. Le numéro de service a un format incorrect, format attendu : entier entre 1 et 9999. Le numéro de service n’est pas compris entre 0 et 9999. Le numéro de service contient des valeurs invalides. libelleService Le libellé de service est plus long que 255 caractères. Le libellé de service ne peut être plus long que 255 caractères. dateEvaluationService La date d’évaluation du service n’est pas au format JJ/MM/AAAA. La date d’évaluation du service doit être au format JJ/MM/AAAA. La date d’évaluation est postérieure à la date du jour. La date d’évaluation du service doit être antérieure à la date du jour. nombreFP Le nombre de FP n’est pas un entier. Le nombre de FP contient une valeur invalide. fichePersonne Le nombre de FP à importer par service est différent du nombre de FP par service indiqué. Le nombre de FP à importer pour ce service ne correspond pas au nombre de FP indiqué. numFP Il y a des doublons dans les numéros de Fiche Personne. Le numéro de la Fiche Personne doit être unique pour une étude. Le numéro FP n’est pas un entier. Le numéro de la Fiche Personne a un format incorrect, format attendu : entier entre 1 et 9999. Le numéro de la FP n’est pas compris entre 0 et 9999. Le numéro FP contient des valeurs invalides. sexe Le champ sexe de la FP contient une autre valeur que ‘1’ ou ‘2’. Le sexe contient des valeurs invalides. age L’âge du patient est < 18 ou > 120 ans. L’âge du patient doit être compris entre 18 et 120 ans. anneeEntree L’année d’entrée est postérieure à l’année en cours. L’année d’entrée doit être antérieure à la date du jour. L’année d’entrée n’est pas un entier entre 1920 et 9999. L'année d'entrée est invalide. contextePsychologique Le Contexte psychologique n’est pas compris entre 1 et 3. Le contexte psychologique contient des valeurs invalides. aggirSTCH La chaîne AGGIR ne fait pas 96 caractères La variable AGGIR doit contenir 96 caractères. La chaîne AGGIR contient d’autres caractères que ‘0’ ou ‘1’ La variable AGGIR contient des valeurs invalides. pathos La variable PATHOS contient des valeurs invalides, c'est-à-dire des lettres incompatibles avec l’état pathologique. La variable PATHOLOGIE contient des valeurs invalides. La variable est position 50 contient la lettre ‘L’, et les autres variables ne sont pas codé à ‘0’. La chaîne de la variable PATHOS ne fait pas 50 caractères La variable PATHOLOGIE doit contenir 50 caractères. Retour « Liste des annexes » Retour « Contrôler et finaliser l’import » » Retour « Ecran d’import » Retour « Sommaire »

Alertes non bloquantes : Finaliser l’import Si les alertes sont non bloquantes, l’import peut être finalisé Cliquer sur le lien « Liste des erreurs » pour afficher la liste des alertes répertoriées Cliquer sur le bouton « Importer » en fin de liste pour finaliser l’import Retour « Liste des annexes » Retour « Importer une étude » Retour « Ecran d’import » Retour « Sommaire »

Ecran de signature AGGIR Bloc de signature de l’étude lorsque toutes les fiches sont validées Envoyer l’étude en commission Permet d’envoyer l’étude au Président de la CRCM pour arbitrage et décision. Ressaisir les volets AGGIR de l’étude Réinitialise à blanc le volet AGGIR de l’étude qui doit être ressaisi en totalité par le médecin coordonnateur Nombre FP non validées Lien d’accès aux fiches non validées et/ou fiches pour la commission Enregistrer les fiches modifiées Permet de prendre en compte les modifications effectuées sur les Fiches, dans le calcul du GMP final. La case reste grisée et inaccessible tant que toutes les fiches n’ont pas été validées GMP initial = GMP finalisé par le médecin coordonnateur GMP en temps réel = GMP calculé en temps réel (avant signature) Bloc de signature pour les fiches validées Retour « Liste des annexes » Retour «Signer les fiches validées AGGIR» Retour «Signer l’étude AGGIR » Retour « Sommaire »

Ecran de signature PATHOS Bloc de signature de l’étude lorsque toutes les fiches sont validées Envoyer l’étude en commission Permet d’envoyer l’étude au Président de la CRCM pour arbitrage et décision. Nombre FP non validées Lien d’accès aux fiches non validées et/ou fiches pour la commission PMP initial = PMP finalisé par le médecin coordonnateur PMP en temps réel = PMP calculé en temps réel (avant signature) Bloc de signature pour les fiches validées Retour « Liste des annexes » Retour «Signer les fiches validées PATHOS» Retour «Signer l’étude PATHOS » Retour « Sommaire »

Modèle de certificat Effectif total de la population étudiée Liste SMTI / GPP Effectif total de la population étudiée Retour « Liste des annexes » Retour « Sommaire »

Modèle de bilan d’étude 1. POPULATION OU STRUCTURE ÉTUDIÉE 2. AGE ET SEXE 3. AUTONOMIE CORPORELLE ET MENTALE 4. ETATS PATHOLOGIQUES 5. PROFILS DES STRATÉGIES THÉRAPEUTIQUES 6. SMTI ET GROUPES DE PATIENTS PROCHES (GPP) 7. SOINS MÉDICO-TECHNIQUES NÉCESSAIRES Retour « Liste des annexes » Retour «Editer des bilans» Retour « Sommaire »

Modèle de tableau de contingence Retour « Liste des annexes » Retour «Editer des bilans» Retour « Sommaire »

Liste des données exportées Champ Description Provenance de la donnée Identifiant - GALAAD Libellé département FINESS Libellé établissement Libellé voie Nom commune FINESS géographique FINESS juridique Capacité installée (hors HT AJ) Année de dernière convention Année de la convention Motif de validation Motif de l’étude Tarif global ou partiel Dates de formation PATHOS des médecins coordonnateurs Prénoms, noms et date de formation PATHOS du MC correspondant, séparés par des virgules (Prénom Nom : jj/mm/aaaa) Date de réalisation de la coupe Date d'évaluation (1ère saisie de service sur l'établissement) Date de validation de la coupe AGGIR Date de signature finale du volet AGGIR Date de validation de la coupe PATHOS Date de signature finale du volet PATHOS Validation AGGIR sur site, sur pièces ou tacite Type de validation du volet AGGIR : sur site, sur pièce, tacite Validation PATHOS sur site, sur pièces ou tacite Type de validation du volet PATHOS : sur site, sur pièce, tacite Présents le jour de la coupe Nombre de fiches individuelles dans la base PATHOS GMP initial GIR avant validation sur l’ensemble des fiches de l’étude Contestations AGGIR Nombre de fiches argumentaires AGGIR GMP validé GIR après validation sur l’ensemble des fiches de l’étude PMP initial PMP avant validation sur l’ensemble des fiches de l’étude Nombre de fiches PATHOS validées Effectif de l'échantillon PATHOS Nombre des fiches PATHOS modifiées avec accord Nombre de fiches PATHOS modifiées sans fiche argumentaire Contestations PATHOS Nombre de fiches argumentaires PATHOS PMP Final PMP après validation sur l'ensemble des fiches de l'étude Date d'envoi du PV PATHOS/ AGGIR à la structure pour signature Date de l'envoi du certificat Date de retour du PV PATHOS/ AGGIR Date de retour du certificat Commentaires Commentaire de l’étude Retour « Liste des annexes » Retour «Exporter les études» Retour « Sommaire »