Alma – Resource Management Formation avancée – Cycle 5

Authority Control Task List (ACTL) Liste de tâches Contrôle d’autorité Version d’août 2018

Gérer le contrôle d’autorité dans Alma La liste de tâches (ACTL) permet le suivi au quotidien des traitements (jobs) de contrôle et de correction sur les points d'accès des notices bibliographiques à partir des fichiers d'autorité. Le suivi des liens entre point d’accès bibliographique et données d’autorité participe des améliorations qualité du catalogue. La liste de tâches est suivie par une équipe dédiée de catalogueurs Les membres du GT-RDA (6 catalogueurs) 10 catalogueurs supplémentaires Répartition du travail sur base hebdomadaire : inscription aux doodles (voir la page dédiée ACTL sur le wiki : Alma > Gestion des ressources & Catalogage >> Editeur de métadonnées >> Liste des tâches du Contrôle d’autorité)

Gérer la liste de tâches (ACTL) Différents traitements programmés

Quelles notices sont concernées? Les notices bibliographiques nouvelles ou modifiées Toutes les notices bibliographiques, des zones Institution et Communauté Alma vérifie les vedettes bibliographiques en fonction des notices d'autorité qui sont nouvelles, modifiées, supprimées, dans tous les fichiers d'autorité de la CZ et dans les fichiers d'autorité locaux de l'IZ.

Le contrôle d'autorité dans Alma se fait en 2 traitements : Authorities - Link BIB Headings et Authorities - Preferred Term Correction. Ces jobs sont programmés la nuit et exploitent tous les fichiers d'autorité disponibles dans Alma, en donnant priorité aux notices d'autorité locales créées dans la zone Institution. Toutes les zones Marc qui peuvent faire l'objet d'un lien avec une notice d'autorité sont contrôlées. Des zones d'indexation matière contenant des vedettes de thesaurus que nous n'utilisons pas mais qui ont été récupérées lors d'un import de notice à partir d'un catalogue externe vont donc également être soumises aux traitements Autorités et apparaître dans la liste des tâches.

Le 1er traitement Link BIB Headings lie les vedettes bibliographiques aux vedettes d'autorité correspondantes (formes préférées et non préférées). Les vedettes bibliographiques liées à des vedettes d'autorité non préférées passent ensuite dans le 2nd traitement pour la correction de terme préféré (Authorities - Preferred Term Correction). Le système recherche sur tous les champs des notices d'autorité, y compris les subdivisions. Si des correspondances exactes sont trouvées, les points d'accès de la notice bibliographique sont liés aux notices d'autorité correspondantes. S'il y a plus d'une correspondance trouvée, un traitement manuel est requis. S'il n'y a pas de correspondance trouvée, une nouvelle recherche est lancée, mais les sous-champs de subdivision sont ignorés. Le 2nd traitement Preferred Term Correction traite les vedettes qui ont été marquées par le 1er traitement comme termes non préférés : le traitement change la vedette vers son terme préféré.

Le job Preferred term correction a été provisoirement désactivé en décembre 2017 Le contrôle des rapports datant d’avant décembre 2017 doit être finalisé (Attention qu’Alma ne conserve les rapports des jobs que pour une période d’1 an : pensez à sauvegarder les fichiers excel en local)

Gérer la liste de tâches (ACTL) Rapports visibles – Rapports à traiter

Menu Resources >> Cataloging >> Authority Control Task List (Liste de tâches pour le contrôle d'autorité)

La liste de tâches fournit les rapports suivants : pour le 1er traitement (Authorities - Link BIB Headings): AUT record deleted - Unlinked BIB heading : notice d'autorité supprimée – Le lien a été supprimé de la vedette bibliographique AUT record updated : notice d'autorité mise à jour. Il s'agit uniquement des notices d'autorité qui étaient liées à des vedettes des notices bibliographiques dans notre zone Institution Linking - BIB heading found multiple matching AUT headings (ambiguous) : multiples correspondances entre une vedette bibliographique et des notices d'autorité Linking - BIB heading found no matching AUT headings : aucune correspondance entre une vedette bibliographique et une notice d'autorité Linking - BIB heading linked to AUT record : information sur les vedettes qui ont été liées Linking – BIB heading link change due to AUT record redirection : ne nous concerne pas - pour les institutions qui travaillent avec le lien sur le $0 pour le 2nd traitement (Authorities - Preferred Term Correction): Preferred term correction - BIB heading found no authorized term : aucun terme autorisé ne correspond à la vedette bibliographique Preferred term correction - BIB heading updated : les vedettes bibliographiques qui ont été corrigées (mise à jour d'un terme rejeté sur un terme préféré) Preferred Term Correction – Multiple preferred terms with the same language found : ne nous concerne pas - pour les institutions qui travaillent avent des fichiers d'autorités multilingues.

Gérer la liste de tâches Procédure de travail à partir de l’onglet Review

Filtrer : le type de rapport le type d’inventaire lié les 4 rapports doivent être traités le type d’inventaire lié sélectionner une ou plusieurs facettes

Le lien Edit Selected permet d’ouvrir dans l’éditeur de métadonnées 1 ou plusieurs notices sélectionnées. Le lien Dismiss Selected permet de supprimer de la liste de tâches 1 ou plusieurs notices sélectionnées. Le lien Dismiss All permet de vider complètement la liste de tâches : à n’utiliser que sur un jeu de résultats filtrés (par exemple : on a filtré sur le champ 084 qui n’est pas soumis au contrôle d’autorité ; ou, pour un jeu de résultats dont toutes les notices ont été révisées : on peut vider cette liste spécifique). Le lien sur le titre permet d'afficher la notice en Marc21. Le bouton Actions (…) permet de rejeter (Dismiss) la révision une fois la correction effectuée, ou si aucune correction ne doit être apportée, ou d'éditer (Edit) la notice dans l'éditeur de métadonnées

Dans la notice ouverte à partir du bouton d’actions (Edit), la zone à contrôler est surlignée en vert La notice est classée dans un sous-dossier « Authority Task List » du dossier Marc21 Bibliographic Si la notice est assignée à un autre catalogueur, elle apparaîtra également dans ce sous-dossier dans son éditeur de métadonnées, en gras. Toujours cliquer sur Back une fois les modifications effectuées, pour revenir à la liste de tâches !

Utiliser les filtres et les facettes Filtrer sur le type de rapport Filtrer sur l’inventaire : Physical : nos notices de ressources physiques dans l’IZ Electronic : Traiter uniquement les notices de ressources électroniques locales (-> filtre IZ/CZ) (Pas de possibilité de F3 dans l’éditeur de métadonnées pour les ressources électroniques de la CZ => ne pas traiter ces notices) No inventory : les notices de numéros individuels de périodiques, de parties d’un recueil factice… qui sont liées à une autre notice ! Ces 2 filtres sont prioritaires : vous devez d’abord sélectionner le rapport et le type d’inventaire avant d’affiner à l’aide des facettes.

Utiliser les filtres et les facettes Filtrer sur les vocabulaires que nous utilisons : FRBNF LCNAMES RAM LCSH MESh LCGFT Et être attentif aux possibles erreurs de codage qui se refléteront dans les facettes : erreur de codage du $$2 : RAMEAU RAM. RAM X -- … FRAM AM… Les autres vocabulaires proviennent de vedettes conservées dans des notices importées à partir de catalogues externes : ne pas tenir compte de ces vocabulaires.

Utiliser les filtres et les facettes Filtrer sur les zones pour lesquelles nous avons un contrôle d’autorité : 100 / 110 / 111 / 130 600 / 610 / 611 / 630 / 650 / 651 700 / 710 / 711 / 730 pour le 730, ne pas traiter les notices de fascicules de périodiques dans lesquelles le 730 contient le titre du périodique 800 / 810 / 811 / 830 Pour les zones 800-830, tenir compte des différences de traitement entre la pratique anglo-saxonne : notices d’autorité dans le fichier LCNAMES, et la pratique française : les notices de collections éditoriales sont des notices bibliographiques et ne font pas partie des données d’autorité. Ne pas traiter les autres zones présentes dans la liste : 084, 752…

Utiliser les filtres et les facettes Filtrer sur le « brief level » Notices dont le brief level est « 01 » : notices dont la zone 998 contient l’information « niveau minimal » (notices de commandes) en $$b notices Scriptorium issues d’Aleph (présence d’un 035 *scriptorium*) notices dont le champ LDR/17 est codé 3, 5 ou 7 Ne pas traiter Remarque : peuvent donc être à 01 des notices complètes pour lesquelles le catalogueur a mal codé le LDR/17 ou a laissé le 998$b. L’ensemble « 01 » peut être rapidement survolé une fois les autres lignes traitées.

Utiliser les filtres et les facettes Autres niveaux de notices (brief level) brief level 02 : pas de 260/264 $c et pas de 773 $w brief level 03 : pas de 260/264 $a et pas de 773 $w brief level 04 : notice de publication en série sans 362 $a brief level 05 : aucune indexation matière brief level 06 : présence d’une zone 699 brief level 09 : absence du 040 $e rda Pour le reste, c'est-à-dire les notices les plus complètes en rda, la règle par défaut applique le niveau 10. Alma attribue le niveau dans l’ordre défini par la priorité : la priorité la plus basse (1) attribue le niveau 01, puis la priorité 2 applique sa règle pour attribuer le niveau 02… ; la priorité la plus haute (8) est appliquée en dernier lieu et attribue le niveau 10. Les notices complètes les plus récentes ont donc généralement un niveau 10 : elles peuvent être traitées en priorité.

Utiliser les filtres et les facettes Filtrer sur la suppression de la publication vers Primo : Sélectionner la valeur « No » pour traiter uniquement ce qui est visible par l’utilisateur final La valeur « Yes » = principalement les notices liées aux demandes de Resource Sharing ou des notices de commandes qui seront révisées par la suite par un catalogueur => ne pas traiter

Utiliser les filtres et les facettes Filtrer sur le lien avec la Community Zone : Sélectionner la valeur « No » pour traiter uniquement les notices de la zone Institution La valeur « Yes » = les notices de la Community Zone => ne pas traiter (sauf cas extrêmes nécessitant correction)

Consignes de traitement Une fois les filtres adéquats appliqués, contrôler toutes les entrées. Lorsque vous traitez un ensemble de résultats isolé suite à l’application d’un ou plusieurs filtres, n’oubliez pas de vider la liste des cas résolus (Dismiss), soit ligne par ligne soit plusieurs lignes à la fois. Le lien d’action Dismiss all s’applique désormais au résultat filtré uniquement : vous pouvez donc l’utiliser. Corrigez directement les données. Si la correction est incertaine, assignez la notice au catalogueur qui gère la liste de tâches ACTL dans l’implantation qui détient l’ouvrage, ou à un autre catalogueur qui travaille dans l’implantation qui détient l’ouvrage. S’il s’agit d’un ouvrage pré-1831, assigner la notice aux catalogueurs spécialisés dans le traitement des ouvrages anciens

Consignes de traitement À partir de la notice ouverte dans l’éditeur de métadonnées F3 Choisir le fichier d’autorité de préférence en fonction de la langue de catalogage / du document Bouton « Linked data » Pour des vedettes LCNAMES, permet de rebondir vers le VIAF ; pour LCSH sur id.loc.gov Quitter l’éditeur MD et effectuer une recherche dans le périmètre « Authorities » ; filtrer le résultat avec les vocabulaires souhaités (FRBNF / RAM / LCNAMES / LCSH / LCGFT / MESH) Permet une recherche de type ‘keywords’ (pas uniquement du ‘browse’ comme le F3) qui peut aider dans certains cas (collectivités, changements de nom, acronymes…) Quitter l’environnement Alma et utiliser Viaf, WorldCat Identities, ou toute autre source, pour identifier l’entité qui constitue le point d’accès à vérifier. Le but de la tâche ACTL est que la liste soit vidée au fur et à mesure des vérifications.

Consignes de traitement Rapport AUT record deleted – Unlinked BIB heading La notice d’autorité LCNAMES a pu être supprimée dans le cadre d’une révision RDA Par exemple le cas des noms non différenciés différentes entités sous une même vedette : création de nouvelles notices et suppression de la notice de départ Le point d’accès peut rester identique ou non mais le lien est rompu Si nécessaire utiliser VIAF pour retrouver la vedette correcte à la LC Dans ce cas, le catalogueur pourra préférer lier au fichier FRBNF, en fonction du document et de la langue de catalogage

Consignes de traitement Rapport Linking - BIB heading found multiple matching AUT headings (ambiguous) Particularités liées à la configuration FRBNF + LCNAMES Une vedette liée au fichier de priorité 2 (LCNAMES) mais identifiée comme ayant de multiples correspondances dans le fichier de priorité 1 Apparaît dans la liste pour que le catalogueur puisse choisir le vocabulaire (fichier) le plus adapté Une vedette non liée identifiée comme ayant de multiples correspondances dans les 2 fichiers Apparaît plusieurs fois dans la liste, pour chacun des vocabulaires

Consignes de traitement Rapport Linking - BIB heading found no matching AUT headings Les vedettes matières sont les plus simples à traiter Erreurs de transcription (singulier/pluriel, coquilles), de codage Marc (contenu du $$2, oubli d’un code de sous-champ, oubli d’un séparateur de code de sous-champ…) Mauvaise utilisation du thesaurus : une vedette de subdivision est utilisée en tête de vedette. Noms propres : vedette matière 600 créée lors du catalogage Il peut arriver que le catalogueur crée un point d’accès 600 pour un nom de personne ou une oeuvre qui constitue le sujet du document : si ses informations sont suffisamment précises (au moins Nom, Prénom(s), date(s), éventuellement qualificatif), il n’est pas tenu de créer une notice d’autorité. Contrôler que la création du point d’accès et que la forme du point d’accès sont justifiées Selon la langue de catalogage, contrôler la valeur du 2nd indicateur qui identifie à quel système d’indexation matière on se réfère

Consignes de traitement Contrôler que l’entité n’existe pas dans aucun des 2 fichiers sous une autre forme Si la vedette est suffisamment complète (Nom, Prénom(s), date(s) en $$d, éventuellement $$c), et que l’entité n’est réellement pas présente dans les vocabulaire FRBNF et LCNAMES : il n’est pas obligatoire de créer une notice d’autorité Si la vedette est constituée uniquement de Nom, Prénom(s) : il est préférable de créer une notice d’autorité locale pour éviter un mauvais appariement ultérieur Cas des documents de type thèse, mémoire, TFE : Il est préférable de créer une notice d’autorité locale minimale pour éviter un mauvais appariement ultérieur

Consignes de traitement Cas des vedettes nom-titres En 100/110, 700/710, on trouvera des points d’accès Expressions : Il s’agit d’une traduction : on utilise une notice d’autorité Expression qu’on redistribue entre les zones 1xx et 240 L’oeuvre aggrégative (compilation…) contient des expressions de diverses oeuvres (d’un même auteur ou d’auteurs différents) : on utilise une notice d’autorité Expression ou on crée le point d’accès bibliographique correct à partir d’une notice d’oeuvre

Consignes de traitement Il ne peut pas y avoir de sous-champs de titre ($$t, $$k…) dans les zones 100/110 : ces sous-champs doivent être transférés en 240 En 700/710 De plus en plus nombreux avec l’utilisation de RDA Par exemple une expression d’une oeuvre contenue dans une manifestation aggrégative 2nd indicateur à 2 ; présence d’un $$i ; pas de $$e

Consignes de traitement LCNAMES : si l’expression particulière n’existe pas dans LCNAMES, le catalogueur peut créer le point d’accès pour cette expression sans créer de notice d’autorité locale. Il n’y a donc a priori pas de correction à apporter – vérifier que l’oeuvre soit identifiée correctement Soit il existe une notice d’oeuvre dans LCNAMES Soit via une autre source FRBNF : les notices d’autorité nom-titre sont actuellement mal converties en Marc21 ; elles ne sont donc pas accessibles via le F3. Consulter les autorités BNF sur le site http://catalogue.bnf.fr/index.do pour fournir la forme correcte en point d’accès Attention que la BNF ne propose pas actuellement de notices d’expressions mais se contente du niveau oeuvre. Partir de la forme Oeuvre de la BNF pour créer le point d’accès Expression requis

Consignes de traitement L’indexation matière peut porter sur l’oeuvre ou sur une expression particulière de l’oeuvre. Le catalogueur peut avoir créé le point d’accès dans la notice bibliographique Les consignes sont les mêmes que pour les zones 700/710

Consignes de traitement  : Consignes de traitement Preferred Term Correction - BIB heading found no authorized term Aucun terme autorisé ne correspond à la vedette dans la notice bibliographique On peut retrouver là des vedettes issues d’un autre vocabulaire, qui sont vérifiées sur LCNAMES ou un autre vocabulaire utilisé. Ne pas tenir compte de la ligne dans ce cas-là (Dismiss) Ou des vedettes dans des notices bibliographiques anciennes créées avant l’utilisation de fichiers d’autorité pour notre catalogue

Différents cas de figure En fonction de la langue de catalogage, vous pouvez être amené à préférer la forme LCNAMES La vedette n’est peut-être pas la même dans LCNAMES et FRBNF : consultez Viaf Vous pouvez sélectionner manuellement une vedette dans LCNAMES – et donc outrepasser la notion de priorité

Différents cas de figure 110/710 : soyez particulièrement attentifs aux points d’accès ‘collectivités’ avec le fichier FRBNF, dans lequel les sous-collectivités ($b) peuvent ne pas avoir été récupérées lors du mapping Unimarc > Marc21. La liste F3 propose donc plusieurs fois la même entrée, mais elle correspond en réalité à des notices d’autorité différentes N’hésitez pas à consulter les versions précédentes de la notice pour vous assurer qu’aucune modification erronée n’a été apportée au point d’accès. Si nécessaire, créez une notice d’autorité locale minimale provisoire (-> zone 997 de la notice d’autorité)

Différents cas de figure Contrôler l’adéquation entre la vedette et le champ Marc Dans des notices créées dans un SIGB précédent, il est fréquent qu’un nom de collectivité apparaisse en 100/700 plutôt qu’en 110/710 Erreurs de catalogage Un titre uniforme (film, périodique…) est placé en 650 au lieu de 630 => Modifier l’étiquette pour activer le lien $$2 ram dans des zones 600-630 (au lieu de frbnf)

Différents cas de figure Vedettes de collectivités en X10/X11 Contrôler la structure du point d’accès Présence de $$b, ordre des éléments, mapping Unimarc > Marc21 (FRBNF) qui peut ne pas respecter la structure du Marc21 (-> dans ce cas, on conserve le lien avec la notice d’autorité)… Il n’y a pas forcément de notice d’autorité pour une occurrence particulière d’un congrès Contrôler sur un des fichiers d’autorité pour vérifier la structure Attention aux règles de catalogage antérieures et aux règles qui peuvent différer d’un vocabulaire à l’autre (FRBNF >< LCNAMES) Se référer aux consignes de catalogage CONGRÈS http://doclib.uliege.be/catalo/Wiki.jsp?page=RDA-CONGR%C3%88S

Différents cas de figure Cas particuliers de l’utilisation des zones 800-830 Situation hybride pour notre catalogue Utilisation de 2 fichiers d’autorité Pratiques différentes LC : notices d’autorité « series » (collections monographiques, monographies multipartites) BNF : notice bibliographiques de collections éditoriales, notices bibliographiques « titre d’ensemble » Exploiter la notice d’autorité LC si elle existe Sinon, créer le point d’accès en 830 sur le modèle du titre-clé dans la notice de collection éditoriale de la BNF Il peut donc arriver que les zones 830 se retrouvent dans la liste à traiter pour le vocabulaire FRBNF Contrôler que le lien BIB-AUT est bien actif s’il existe une notice d’autorité LCNAMES

Gérer la liste de tâches Procédure de travail à partir de l’onglet All

Visualiser l’ensemble des rapports Possibilité d’éditer la notice dans le dossier Marc21 Bibliographic de l’éditeur de métadonnées à partir du lien sur le titre Pas de suivi de tâches (mise en évidence de la zone à contrôler, suppression de la liste…)

Le rapport Preferred Term Correction – Bib heading Updated propose la vedette bibliographique avant et après correction, mais ne permet pas de suivi de contrôle sur cette correction (entité valide, exactitude des indicateurs et sous-champs, erreurs éventuelles du job…) Le contrôle systématique du rapport Preferred Term Correction – Bib heading Updated se fait à partir du suivi des jobs (Admin > Manage jobs and sets >> Monitor jobs)

Gérer le rapport Preferred term correction Preferred term correction : Bib heading updated

Retrouver les rapports de jobs à partir du menu Admin Cliquer sur le lien du titre ou sur le bouton d’action >> Report pour accéder au rapport détaillé du job

Cliquer sur le lien Click to download report pour ouvrir le fichier excel contenant le rapport détaillé

Consignes de traitement Vérifier toutes les lignes en triant, par ordre alphabétique, sur les colonnes de valeur “Old value” ou “New value” Utiliser les filtres pour éliminer tout ce qui ne concerne pas les vocabulaires que nous utilisons (FRBNF, LCNAMES, RAM, LCSH, MESh, LCGFT) La majorité des corrections est correcte mais il est préférable de passer rapidement sur toutes les lignes du fichier pour repérer d’éventuels changements erronés (qui peuvent être dûs à un comportement inapproprié du job)

Consignes de traitement Attention qu’une série de notice avec le même point d’accès peut cacher un intrus, c’est-à-dire une ressource pour laquelle l’appariement est fait avec une mauvaise entité. Contrôler une notice pour vérifier que le lien BIB-AUT est fait sur la bonne entité puis rapidement visualiser que tous les titres semblent bien l’œuvre du même auteur Thématique, époque, langue, utiliser le Viaf ou WordCat Identities… Attention aux noms passe partout, sans dates, … qui ont plus de chance de présenter des homonymies Collectivités : selon la langue de catalogage, privilégier la création d’une notice d’autorité minimale, plutôt que de conserver une correction de terme préféré vers une forme anglo-saxonne Privilégier les formes françaises pour les noms d’auteurs français anciens, les auteurs de l’antiquité classique les titres d’œuvres médiévales les noms de rois, princes, saints, papes, lieux, collectivités, abbayes… qui ne sont pas des noms anglo-saxons, dans tous les ouvrages catalogués en français les ouvrages dont la date de (début de) publication est antérieure à 1831

Consignes de traitement Dans le fichier excel : Signaler les vedettes corrigées en surlignant la ligne en jaune Signaler les vedettes contrôlées en surlignant la ligne en bleu Transmettre le fichier corrigé à gt-rda@lists.ulg.ac.be en donnant le comptage du nombre de lignes et du nombre de lignes corrigées. ATTENTION : les rapports de jobs ne sont conservés qu’1 an par Alma. Veillez donc à enregistrer sur votre poste les fichiers que vous devez traiter !

alma-rm@lists.ulg.ac.be GT-RDA gt-rda@lists.ulg.ac.be TF Alma Resource Management alma-rm@lists.ulg.ac.be GT-RDA gt-rda@lists.ulg.ac.be