Proposals for the future of Eupan EUPAN 51st DG meeting - DECEMBER 18, 2008 Proposals for the future of Eupan

The roadmap Four objectives were agreed upon on our 50th meeting, as a result of the excellent work carried out under Slovenian presidency: Increase horizontal coordination and cooperation within Eupan ; Cooperate better with outside organisations ; Disseminate results more widely / improve the overall visibility of the network; Organise for sustainability and continuity of action. A la suite de l’excellent travail réalisé sous la Présidence Slovène, nous avons pu, lors de notre 50ème réunion à Brdo, définir quatre objectifs pour la réforme du fonctionnement du réseau. Je les rappelle brièvement: il s’agissait (i) d’accroître la coordination horizontale et la coopération au sein du réseau; (ii) d’engager une meilleure coopération avec des organisations extérieures; (iii) de diffuser plus largement nos résultats, et d’améliorer, d’une manière générale, la visibilité de notre réseau, et enfin, (iv), de trouver un mode d’organisation qui permette d’assurer la continuité de notre action dans le temps.

the task force TThe 50th meeting also defined a mandate for the French Presidency: « Directors-General invite the forthcoming French Presidency to further develop operational solutions regarding the above mentioned areas and to present them at the 51st Directors-General Meeting for approval. » IIn order to fulfill that mandate, it appeared the best way would be to set up a task force, and that the work would also greatly benefit from the « Knowledge management » study. The Presidency made that proposal to all network members in a letter of July 8, 2008. Les conclusions adoptées lors de notre 50ème réunion définissait également, pour la Présidence française, un mandat, dont je vous rappelle brièvement les termes: « Les Directeurs Généraux invitent la Présidence Française à approfondir les solutions opérationnelles relatives aux domaines mentionnés ci-dessus (il s’agit des quatre grands objectifs que j’ai rappelés à l’instant), et de les présenter pour approbation à la 51ème réunion des DG. » Il est apparu que pour être en mesure d’honorer ce mandat, la meilleure solution serait de mettre en place un groupe de travail ad hoc; il est également apparu que ce travail pourrait tirer profit de l’étude lancé par notre présidence sur la gestion de la connaissance au sein du réseau Eupan. J’ai donc écrit, le 8 Juillet dernier, pour leur proposer de désigner un représentant au groupe de travail, et pour leur indiquer que l’étude en cours serait essentiellement mise au service des travaux de ce groupe.

CALENDAR July 18 1st Task Force meeting September 19 2nd Task Force meeting September 29 Discussion in DG Troika October 23-24 3rd Task Force meeting November 24 4th Task Force meeting November 28 Circulation of Proposals December 17 Discussion in DG Troika

Composition of the task force Attended 1st meeting: Austria, Bulgaria, The Czech Republic, The EC, France, Germany, Luxemburg, The Netherlands, Poland, Portugal, Slovenia, Spain, Sweden Joined the task force after the 1st meeting: Denmark, Greece, Italy, the United Kingdom, Ireland Total: 17 Member States + the EC = 66% of network members. Cette initiative semble avoir rencontré un grand succès, puisque dix-huit Etats Membres, ainsi que la Commission (ce qui représente un peu plus des deux tiers du réseau) ont fait connaître leur intention de participer aux travaux de ce groupe. Nous avons donc un bon équilibre, entre les anciens et nouveaux Etats membres, entre les différents systèmes d’administration publique, entre les différentes attentes à l’égard du réseau. Point important, et je tenais à vous en remercier, tous les membres de la Troïka ont désigné dans le groupe de travail des représentants très actifs, ce qui est certainement un facteur très positif pour la mise en œuvre future des mesures qui seront définies.

Composition of the task force A broad participation demonstrates widespread interest in the issues under discussion; The task force offers a good representation of the network as a whole, with a fair balance between various administrative systems and various expectations from Eupan; The new Member States are well represented; While large, the group remains manageable; All Troïka members are participating, ensuring an input of experience, and a perspective of continuity.

Objective of the task force Provide the 51st DG meeting with a set of reform proposals that should: Cover all areas of reform listed in the Brdo conclusions; Add up, taken together, to a consistent blueprint for the governance and operation of the network; Be likely to obtain consensus approval. As needed, translate the proposals into appropriate amendments to the Eupan Handbook. Les objectifs du groupe de travail sont essentiellement ceux qui ont été définis par la 50 ème réunion des DG. Les premières discussions du groupe ont toutefois permis de préciser deux points importants. L’un de ces points concerne la question de savoir si les proposition du groupe de travail doivent se situer dans le cadre existant tel qu’il est défini par le manuel de Eupan ou si elle doivent au contraire se traduire, chaque fois que nécessaire, par des modifications du manuel. Le groupe a débattu cette question lors de sa première réunion, et s’est nettement prononcé en faveur de la deuxième hypothèse. L’autre point concerne la nécessaire cohérence des mesures qui doivent être proposées, dans les quatre domaines définis par notre réunion de Brdo, qui se révèlent étroitement interdépendants. Il en résulte que l’ensemble de ces mesures doit constituer un tout cohérent, qui définira un en réalité un nouveau système de gouvernance pour l’ensemble du réseau.

Working GROUPS To further assess and develop reform proposals, three « working groups » have been set up within the task force: Network organisation EC, Poland, Portugal, Czech Rep, Sweden Outreach Fr, Slo Lors de sa première réunion, le groupe a constitué trois sous groupes de travail, qui correspondent aux domaines définis, coopération extérieure, visibilité et diffusion des résultats, les questions relatives à la coordination interne et à la continuité étant toutefois regroupés dans un groupe unique, qui traite de l’organisation interne du réseau dans son ensemble.i Visibility & dissemination Ger, Lux

Working methods Interacting with the Knowledge Management Study implies: Input from Ernst & Young Research (eg resource of Eupan) Benchmarking (OECD, …) Expertise on tools (eg website) Feed-back Task Force  E&Y team E&Y invited to each meeting, presents progress report Task force to act as steering committee of study