Les sorties et voyages scolaires. Ouvrir les élèves à la découverte et à la culture… Frank LALLEMENT / Denis JAGU

"Ce grand monde,...je veux que ce soit le livre de mon élève". Michel de Montaigne Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages scolaires : un cadre réglementaire. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Un fort encadrement juridique et réglementaire : Plus de 14 textes régissent les voyages et sorties scolaires (circulaires - dont 2011-117 du 3 août 2011, décrets, arrêtés, lettres de la DAF…) Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages scolaires : Définitions et grands principes. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages scolaires. Sorties (pédagogiques, culturelles) et voyages scolaires : Ils sont organisés sous l’autorité du chef d’établissement dans le cadre d’une action éducative pour le compte des élèves. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties obligatoires : Ce sont des sorties pédagogiques de très courte durée, sans hébergement, organisées sur le temps scolaire dans le cadre des programmes d’enseignement. Du caractère obligatoire d’un voyage/ une sortie découle le principe de gratuité de ce voyage/ cette sortie. Il/elle est alors entièrement financé(e) par les ressources de l’établissement qui est également seul habilité à le gérer. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages facultatifs : Ce sont des sorties ou des voyages n’entrant pas dans le cadre imposé par les programmes d’enseignement mais justifiés par un objectif pédagogique et ayant lieu, soit tout ou partie sur le temps scolaire, soit en dehors du temps scolaire. Ils sont organisés sous la responsabilité de l’équipe pédagogique pour le compte des élèves et financés partiellement par des fonds publics. Par leur objectif éducatif, ils relèvent du service public de l’enseignement et à ce titre les dépenses et recettes liées à ce voyage ou cette sortie ont un caractère public et doivent être retracées dans la comptabilité de l’établissement. Les voyages scolaires à l’étranger sont soumis à l’autorisation préalable du Directeur Académique des Services de l’Education Nationale (du département siège de l’EPLE). Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages privés : Ce sont des sorties ou des voyages organisés par une association ayant son siège dans l’ EPLE se déroulant hors du temps scolaire. L’ établissement n’intervient à aucun moment dans l’organisation et la gestion des voyages et sorties de ce type car ils ne relèvent pas de la mission de l’établissement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Décentralisation et autonomie des EPLE Les lois de décentralisation et la réalisation de l’autonomie des EPLE ont donné de larges pouvoirs à son assemblée délibérante, le Conseil d’Administration. Aucun acte ayant une incidence budgétaire ne peut se réaliser dans un EPLE sans que le CA se soit prononcé favorablement. En conséquence, c’est lui qui donne au chef d’établissement l’autorisation d’organiser le voyage scolaire et ou la sortie et qui fixe les principes d’organisation et de financement de chaque voyage et sortie. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

De cette règle et afin que le CA puisse se prononcer en connaissance de cause, découle la nécessité d’établir un programme, avec des budgets prévisionnels, retraçant le plus précisément possible, en début d’année scolaire, l’organisation, le calendrier et le financement des différentes actions Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages scolaires : Les conditions préalables à la mise en place d’un voyage ou d’une sortie scolaire facultative. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Un acte éducatif et de formation conforme à l'intérêt des jeunes... Une pratique solidement installée dans l'histoire de notre enseignement. L' occasion de ranimer les motivations et d'améliorer la vie de groupe. Une démarche qui enrichit la pratique et l'efficacité éducative... Une pierre à l'édifice de l'intégration et de la formation citoyenne... Frank LALLEMENT / Denis JAGU

L’articulation de 3 cadres : Pédagogique, administratif et financier. Les sorties et voyages scolaires : L’articulation de 3 cadres : Pédagogique, administratif et financier. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Le cadre pédagogique et administratif : Principe d’adéquation des voyages et sorties au projet d’établissement. Principe d’autorisation systématique des voyages et sorties en CA. Principe de prévision du budget de chaque voyage et des modalités d’organisation. Principe du respect d’une date de prévision (en accord avec l’organisation générale de l’EPLE.) Principe d’information systématique aux familles dont l’enfant part en voyage ou en sortie. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

L’accord du chef d’établissement. La validation du caractère pédagogique de l’action. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La validation du chef d’établissement : Elle porte sur : L’ adéquation entre le projet et sa finalité éducative. Les conditions générales d’organisation et d’encadrement. Les aspects financiers qui relèvent de l’ordonnateur (participation de l’ EPLE…) Frank LALLEMENT / Denis JAGU

L’ autorisation préalable du Conseil d’Administration. Une incontournable procédure. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La délibération du CA doit porter sur : La présentation du voyage : destination, date, objet. Les divisions concernées. Le nombre de participants (prévisionnel). Le nombre d’encadrants (prévisionnel). Le montant de la participation des familles ;ce montant doit être fixe. Les modalités de remboursement en cas de non participation, annulation ou trop perçu. Le coût total évalué. L’ autorisation donnée au chef d’établissement de signer les contrats et conventions afférentes. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

L’autorisation du CA : S’ agissant des sorties occasionnelles ne donnant pas lieu à nuitée (visite de musée, représentation théâtrale…), il importe de définir avec le CA une procédure générale d’organisation respectueuse de ses prérogatives et laissant une liberté d’action compatible avec le caractère difficilement programmable de certaines activités. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Gestion financière et comptable des sorties et voyages scolaires. La transparence des opérations financières. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La prévision budgétaire Les sorties et voyages doivent être : Prévus au budget initial Ou par DBM Ou les deux. A l’EPA Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les différentes imputations budgétaires : L’ensemble des sorties et voyages qu’ils soient obligatoires ou facultatifs sont gérés au service AP (activités pédagogiques) avec un domaine et un code activité afin d’assurer un suivi précis. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages scolaires : Les financements possibles. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les financements internes à l’établissement : La participation de L’EPLE (décidée au moment du vote du budget), elle provient de la DGF. Les réserves de l’établissement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les subventions d’Etat : Les subventions P.E (projet d’établissement). Les subventions O.I (ouverture internationale). Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les subventions d’autres organismes publics : Fonds Social Européen (FSE). Budget participatif (CRBN). Bourse à la mobilité (CRBN) Les aides du département. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La Maison des lycéens/collègiens (foyer) Il s’agit d’un don. Avant toute perception, le CA doit accepter le principe de versement de ce don ainsi que sa budgétisation. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Idem que pour les dons de la maison des lycéens/collègiens Les autres associations (parents d’élèves, anciens élèves…) ainsi que les entreprises privées. Idem que pour les dons de la maison des lycéens/collègiens Pour les entreprises privées, cette participation ne doit pas être assortie d’une contrepartie (obligation publicitaire). Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La participation des familles. Permettre à tous l’accès aux sorties et voyages scolaires. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La participation des familles : Le CA arrête le montant de la participation (elle peut inclure l’assurance annulation individuelle et/ou collective). Les échéances de versement ainsi que le fractionnement relèvent de l’agent comptable uniquement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La participation des familles : La famille doit remplir obligatoirement un formulaire d’inscription signé. Cette lettre est contractuelle et les conditions de participation ne peuvent plus évoluer que dans les limites autorisées par la loi à savoir : l’évolution des coûts du transport liée notamment aux prix des carburants, les redevances et taxes afférentes aux prestations et à la variation des taux de changes. En cas de désistement, le remboursement doit être systématique; aucun surcoût supplémentaire ne devant être supporté par les familles, l’EPLE doit prendre à sa charge cette dépense sur son budget propre. Les voyages scolaires peuvent faire l’objet d’une remise d’ordre DP/internat (dispositions prises par le CA) Exemple d’engagement des familles engagement familles type.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les chèques vacances : La participation des familles peut désormais s’effectuer à l’aide des chèques vacances. Les frais de gestion de ce type de règlement sont à la charge de l’ EPLE sur son budget propre. L’ établissement doit préalablement adhérer à l’ANCV (délibération du CA) Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les actions de ventes : Elles sont soumises à l’accord du chef d’établissement et sont présentées au CA lors de la délibération portant sur le voyage concerné. Elle sont gérées par le foyer et font l’objet d’un don à l’établissement. Application d’un tarif différencié : un dispositif mettant en place un tarif différencié en fonction du montant de ventes (calendriers, cartes de vœux…) effectuées par les élèves pour diminuer le coût d’un voyage scolaire facultatif : interdit ! La discrimination tarifaire fondée sur la participation à des activités facultatives sans lien avec le voyage crée une rupture d’égalité devant le service public. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La participation des accompagnateurs. CF réponse du MEN à Monsieur Jean Louis MASSON, Sénateur de la Moselle. Ni les familles, ni les accompagnateurs n’ont à supporter cette charge financière. En effet : La gratuité des accompagnateurs induit de facto une répercussion de ce surcoût aux familles. Les enseignants exercent une mission de service de l’établissement et de ce fait ne doivent pas supporter le coût d’une sortie ou d’un voyage s’inscrivant dans le prolongement d’une action d’enseignement. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La participation des accompagnateurs. Le Chef d’ Etablissement établit un ordre de mission aux enseignants. Les frais relatifs aux accompagnateurs doivent être considérés comme liés à des déplacements faisant l’objet d’un ordre de mission émanant du Chef d’ Etablissement. Il s’agit en conséquence de dépenses de fonctionnement de l’établissement et non de dépenses à la charge de l’Etat ou des familles. La dépense devra être prévue au budget de l’établissement : gestion sur le service AP Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Le Fonds Social Lycéen/collègien (FSL) : Crée en 1996, ce fonds est destiné à venir en aide aux familles dans des domaines aussi divers que : Les frais de scolarité. L’équipement scolaire. Les transports. Les voyages et sorties scolaires… Les aides octroyées le sont suite à l’examen de dossiers présentés lors d’une commission. Les aides accordées sont nominatives et à ce titre, l’affectation sur une dépense de voyage ou de sortie à titre collectif est interdite. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les autres organismes : La famille avance le montant du voyage et se fait rembourser Sur présentation du formulaire CAF remplit par l’établissement. Et Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La gestion des dépenses. Des règles strictes… Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les engagements de dépenses : Le chef d’établissement est le seul à pouvoir engager juridiquement l’établissement. Les professeurs organisateurs ne sont pas autorisés à conclure des contrats ou passer des bons de commande, payer des avances. En cas de signature d’un contrat entre l’EPLE et un voyagiste : délibération du CA sauf si délégation du CA au chef d’établissement (art. L 421-20 du Code de l’Education). Le contrat ne crée des obligations qu’à ces deux parties, les familles ne sont pas responsables de l’application ou non des clauses de ce contrat. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Le choix des voyagistes et des partenaires (cars, hébergement…) MAPA (marché à procédure adaptée) Le choix se fait sur des critères précis et stricts. CF règles relatives aux marchés publics. Inscription à l’EPA Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Quelques exemple outils pour des MAPA de voyages exemple consultation voyage (Malherbe Berlin 2010).doc exemple attribution voyage.xls Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Le paiement des dépenses : L’ agent comptable de l’EPLE paye les dépenses après service fait. Il existe des dérogations : Le versement d’arrhes (réservation de chambres d’hôtel par ex). Des acomptes aux agences de voyages (limite de 70%) et la remise du solde lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour (remise des billets d’avion par ex…). L’ instruction n°10-003-M9 du 29/01/10 relative à la modernisation des dépenses inclut (point 2.3) les prestations de voyages dans l’assouplissement au principe du service fait. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Arrhes, acomptes, avoirs ? Petites définitions : Arrhes, acomptes, avoirs ? Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Petites définitions : Les arrhes et les acomptes sont des sommes versées à l’occasion d’une commande ou d’un contrat de vente. Arrhes : sauf dispositions contraires au contrat, l’ EPLE les perd en annulant une commande ou en se désistant mais on ne pourra pas contraindre l’ EPLE à l’exécution du contrat. Acompte : il implique un engagement ferme des deux parties. Il s’agit en fait d’un premier versement à valoir sur un achat. Il n’y a aucune possibilité de dédit et l’ EPLE peut être condamné à payer des dommages et intérêts s’ il se rétracte. Avoir : correspond à la valeur d’une marchandise restituée. Il permet un achat ultérieur. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Une souplesse de fonctionnement alliée à un impératif réglementaire. Les Régies. Une souplesse de fonctionnement alliée à un impératif réglementaire. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La convention de mandat : L’ encaissement direct par l’intendant paraît la solution la plus simple. Toutefois, elle est en fait peu pratique en raison du nombre des participants à un voyage susceptibles de venir isolément à des moments différents payer leurs participations. La convention de mandat est un document établi par l’agent comptable qui autorise un enseignant à percevoir l’ensemble des règlements liés à un voyage ou à une sortie. Elle permet également de faire un point au moment du dépôt des règlements sur le voyage. Un exemple convention mandat type.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La régie d’avances : Elle permet à un enseignant organisateur de voyage ou de sortie, le règlement sur place de plusieurs dépenses en liquide. Le chef d’établissement crée la régie et nomme l’enseignant régisseur avec l’agrément de l’agent comptable il est utile de prévoir un régisseur suppléant. Le comptable supérieur du Trésor donne son approbation à la création de cette régie. L’enseignant régisseur est personnellement et pécuniairement responsable des sommes qui lui sont confiées. Quelques outils pour une régie temporaire / permanente: décision régie voyages type.doc arrêté régisseur voyages type.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU

L’ avance pour menues dépenses : L’ avance pour menues dépenses peut constituer également une solution pour les sorties au cours desquelles les dépenses ne sont pas importantes (-300€ ttc). Un exemple: avance menues dépenses type.doc Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La gestion des reliquats : Il est fréquent de constater l’existence de petits reliquats à l’issue d’un voyage scolaire. La loi prévoit que toutes créances inférieures à 8€ constatées dans les écritures d’un comptable public et provenant de trop perçus restent acquises à la collectivité débitrice après un délai de 3 mois à compter de sa notification au créancier. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les reliquats : Supérieurs à 8€ : remboursement à la famille. Inférieurs à 8€ : 1°) Information des familles (possibilité de l’inclure dans le formulaire d’engagement). 2°) 3 mois de délai. 3°) L’argent tombe dans les réserves (affectation à un autre voyage possible avec accord du CA). Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les sorties et voyages scolaires. Responsabilités et couverture des dommages. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La responsabilité du chef d’établissement : Le chef d’établissement autorise l’organisation du voyage après consultation du CA. Il vérifie les normes d’encadrement. (DDJS 1 pour 15). Il veille à la qualification des intervenants extérieurs et à la fiabilité des moyens mis à disposition des élèves. Dans le cas de transports occasionnels, le chef d’établissement vérifie l’application de la réglementation sociale des transports. Un engagement écrit des entreprises est souhaitable. Il vérifie la production des attestations suivantes : Une attestation concernant les modalités de couverture des risques maladie et accidents dans le pays étranger doit être fournie par les parents d’élèves. Une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves couvrant notamment les dommages causés à un élève étranger dans l’établissement ou dans la famille d’accueil doit être produite avant le départ. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

La responsabilité des enseignants. Elle est recherchée en cas d’incident. Le règlement intérieur du lycée s’applique à l’occasion des voyages et sorties. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les phases de l’organisation d’un voyage. Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Les phases de l’organisation d’un voyage Quelques outils pour le gestionnaire dossier type sortie.doc dossier type voyage.doc Pour les enseignants note voyages - calendrier financier.doc Sur les pas de V.Hugo.docx Pour le CA Planning 2012 2013.xlsx Frank LALLEMENT / Denis JAGU

Ressources utiles Site de la DAF du MEN. Site du rectorat de l’académie de Caen. Gestionnaire03. Frank LALLEMENT / Denis JAGU