Bonjour, Je suis votre guide pour cette visite de votre nouveau logiciel HDS. Je vais vous montrer comment préparer une note de frais.

Connectez-vous à internet, puis tapez le lien d’accès à l’application qui vous a été envoyé avec votre nom utilisateur et votre mot de passe.

Entrez votre nom utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur « login ».

Vous entrez dans notre portail qui vous permet d’accéder à toutes vos applications HDS : notes de frais, factures, … Choisissez «InBox Déplacements ».

Vous arrivez directement sur votre « Inbox ». C’est la page qui permet aux utilisateurs de visualiser toutes les tâches qu’ils doivent traiter: validation d’une note de frais d’un collaborateur, réponse à une question, etc.

ATTENTION Il est indispensable avant la 1ère note de frais, de saisir les données personnelles au préalable dans l’onglet « Administration », pour le calcul des indemnités kilométriques.

Pour saisir vos données personnelles, cliquez sur l’onglet « Administration » puis à gauche sur « saisie données personnelles » Remplissez toutes les informations disponibles, notamment celles concernant vos véhicules, puis cliquez sur « Enregistrer ». Vous êtes maintenant prêt pour créer votre première note de frais.

Pour créer une note de frais, cliquez sur l’onglet « Application » puis dans la liste à gauche sur « Nouvelle note »

Lors de la création de la note de frais, précisez le type de note de frais : formation ou standard (ce qui comprend aussi engineering). Ce choix est obligatoire pour faire apparaître les boutons de commande qui permettent de saisir vos frais. Pour ajouter des lignes, cliquez sur « Nouvelle ligne » puis complétez les données à saisir.

Pour importer vos frais AMEX, sélectionnez le relevé dans la partie « Importation AMEX » puis cliquer sur le bouton « Importer AMEX ». Attention : un même relevé ne peut être importé qu’une seule fois.

Particularités de saisie des repas : Lorsqu’il s’agit de repas pris sur sites de l’entreprise le calcul du « Montant € Payé » est automatique suivant le nombre de repas et le barème du site. Lorsqu’il s’agit de repas pris ailleurs, entrez le montant de vos frais, après avoir sélectionné « autres » dans la liste des sites.

Particularité de saisie hôtels: Il existe un plafond de dépense défini dans le barème Goodrich. Si le plafond est dépassé, le montant est surligné en rouge. Le surlignage est simplement une indication pour votre valideur. Cela ne bloque pas la note de frais.

ATTENTION ! Les caractéristiques du véhicule doivent avoir été rentrées préalablement dans vos « données personnelles ». Si le véhicule n’est pas connu, le montant calculé sera nul. Particularités pour les indemnités kilométriques: Lorsqu’il s’agit de trajets « connus », le calcul du « Montant € Payé » et des « km parcourus » est automatique. Il suffit de choisir le trajet concerné, et le véhicule utilisé par son n° d’immatriculation. Pour les autres parcours, il faut entrer le kilométrage manuellement.

Entrez tous vos frais. Il existe de nombreux champs obligatoires. Si vous les oubliez, le logiciel vous guidera. Une fois la note de frais prête, vous pouvez laisser un commentaire ou poser une question dans l’espace prévu.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre note de frais, vous devez: d’abord l’enregistrer, puis l’imprimer (bouton « Impression » en haut de la page) joindre vos justificatifs papier déposer le tout dans la banette prévue à la finance.

Une fois la note de frais prête, enregistrée et imprimée, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Envoyer la note de frais » Vous pourrez la suivre tout au long du processus de validation dans « Mes notes de frais »

Pour suivre les notes de frais, cliquez dans l’onglet « Applications » puis sur « Mes notes de frais » dans la Liste à gauche. Pour accéder aux processus terminés, cliquez sur « Processus terminés »

Dans la partie « processus terminés » , on a le statut final des notes de frais: approuvé, rejeté, payé.

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