Procédures d’assemblée délibérantes Par: Catherine Fortin, secrétaire générale Pour: Camp de formation du MAGE-UQAC 2018

Plan de la formation Objectif Les rôles clés Le déroulement La présidence d’assemblée

1. Objectifs de la formation Être capable de comprendre et de participer aux conseils centraux et aux assemblées générales Donner les bases aux personnes présentes afin qu’elles puissent présider une assemblée peu importe le code

Ordre de préséance des procédures Lois des gouvernements Statuts et réglements du MAGE-UQAC Statuts et réglements de l’association modulaire Code Lespérance Président d’assemblée N.B. Le code Lespérance est un guide qui permet de s’assurer le bon ordre et l’efficacité des rencontres

2. Les rôles clés: La présidence d’assemblée Doit en tout temps être impartial dans la nature de ses propos. Procède à l'ouverture de la réunion puis la préside. Accorde le droit de parole / dirige l'assemblée au niveau des procédures et des discussions. Décide des points d'ordre / peut faire des sanctions publiques lorsqu'elles s'imposent. Advenant égalité des voix lors d’un vote, il demande un second vote sans abstention.

2. Les rôles clés (suite) 2.2. Secrétariat d’assemblée 2.3. Le membre! Prend les notes durant la réunion. Fait le procès-verbal de la réunion. Prend en note les votes lorsqu’un vote a été demandé en assemblée. 2.3. Le membre! Participe à la rencontre. Contribue à ce que les autres participent. Il fait en sorte que l’assemblée est l’fun!

3. Le déroulement 3.1 L’Ouverture de l’assemblée Une séance débute généralement avec les éléments suivants : La constatation du quorum par le président Nomination de la présidence et du secrétariat d’assemblée par le président La proposition et l’adoption de l’ordre du jour La proposition et l’adoption des procès-verbaux Le déroulement : les points à traiter À noter que l'ordre du jour et le procès-verbal sont seulement adoptés après que les modifications nécessaires y ont été apportées (au besoin). Le procès-verbal précédent est préférablement adopté par les membres présents lors de la réunion dont il traite.

3. Le déroulement : les procédures d’assemblée Lors d’une assemblée délibérante, le déroulement est un élément des plus importants. Il peut se définir comme une liste de règles à suivre afin de s’assurer du bon déroulement de la réunion. Ces règles et/ou procédures incluent notamment : Le tour de parole La proposition principale Point d’ordre ou point de privilège L’amendement Le vote Point d’information La demande de vote Avis de motion Question préalable Huis clos Mise en dépôt d’une proposition Plénière Appel d’une décision du président

3. Le déroulement : tour de parole Il est accordé par le président d’assemblée après avoir levé la main Une intervention peut prendre plusieurs formes: Formulation d’une proposition (amendement ou d’une proposition privilégiée) Un argumentaire sur une proposition déjà soumise à l’assemblée Les interventions doivent : Être exemptes de procès d’intention et de propos offensants

3. Le déroulement : proposition principale N'importe quel membre votant de l'assemblée peut formuler une proposition. Celle-ci doit : Porter sur le point débattu Être appuyé par un membre de l’assemblée Suite à une proposition, les interventions doivent porter sur la proposition seulement. Il peut y avoir amendement ou vote sur la proposition, si besoin.

3. Le déroulement : l’amendement Sert à apporter une modification à la proposition principale Doit porter sur la proposition débattue et ne pas la dénaturer Doit être proposé et appuyé

3. Le déroulement : vote Une proposition passe au vote lorsqu’il n’y a plus d’intervention, advenant qu’un membre le demande ou advenant la question préalable On peut alors voter en faveur (pour) On peut voter en défaveur (contre) On peut se préserver de voter (abstention)* Un vote est considéré favorable lorsqu’il y a 50 %+1 de vote en faveur de la proposition *La plupart du temps, il y a abstention si le membre n’a pas de mandat sur le sujet

3. Le déroulement : demande de vote Ne rompt pas le débat S’il y a demande de vote, à la fin des interventions enregistrées, le président d’assemblée va faire passer l’assemblée à un vote On peut alors voter en faveur (pour) On peut voter en défaveur (contre) On peut se préserver de voter (abstention)

3. Le déroulement : question préalable Sert à mettre fin à tout débat lorsqu'un membre croit qu'il est temps de prendre une décision. Lorsque cette demande est faite, le président exige (sans discussion) le vote de l'assemblée. Il y a deux votes suite à une question préalable: Le premier : porte sur si les membres sont PRÊTS à voter, il doit être en faveur aux 2/3. Il s’agit d’un vote sans abstention. Le deuxième : porte sur la proposition. Il doit être en faveur à 50 %+1

3. Le déroulement : mise en dépôt d’une proposition Lorsque l'assemblée a débattu un sujet, épuisé les idées et qu'aucune solution ne semble émerger de la discussion, ou lorsque l’assemblée a l’impression de ne pas avoir les informations nécessaires pour la prise de décision, un membre peut alors demander que la question soit mise en dépôt. La question est donc remise à un autre assemblée À noter que cette proposition doit être proposée et appuyée sans discussion ou amendement et que le vote doit rallier la majorité simple de l'assemblée (50 % + 1).

3. Le déroulement : appel d’une décision du président Utilisé lorsqu'un membre n'est pas en accord avec une décision du président d'assemblée. Le proposeur explique son point de vue. Après l’explication le président d’assemblée va faire passer l’assemblée au vote (50 % + 1).

3. Le déroulement : point d’ordre ou point de privilège Le point d’ordre peut rompre l’intervention de quelqu’un Le point de privilège passe avant tous autres tours de parole Utilisé lorsqu'un membre croit que les procédures ne sont pas respectées et/ou pour énoncer une objection.

3. Le déroulement : point d’information Utilisé lorsqu'un membre ne comprend pas les procédures et/ou a une question concernant le point débattu. Peut se faire à n'importe quel moment de la réunion et passe devant tous les autres tours de paroles

3. Le déroulement : l’avis de motion Utilisée en prévision de certaines propositions majeures Elle n’est pas utilisée séance tenante Nécessite une diffusion globale L’objet de l’avis de motion est traité lors de l’assemblée suivante Exemple: CC d’août, dépôt d’un avis de motion concernant un référendum sur l’affiliation nationale CC de septembre, discussion sur un référendum sur l’affiliation nationale

3. Le déroulement : huis clos Cette demande est faite quand une personne ne veut pas que la discussion puisse être discutée en dehors des murs de la réunion et ne veut pas qu’elle soit inscrite au procès-verbal Les observateurs doivent quitter La demande doit être appuyée

3. Le déroulement : plénière Période de temps dans laquelle on discute d’un thème particulier Il suffit d’en faire la proposition à la présidence Organe de débat, non de décision À la fin du temps imparti, une proposition est généralement faite

4. La présidence d’assemblée Comment ne pas fail sa présidence d’assemblée? Demander à voir l’ordre du jour avant l’assemblée Participer aux rencontres préparatoires (s’il y en a) Avoir avec soi le code de procédure utilisé

3. La présidence d’assemblée Présidence d’assemblée = GBS Attention: il faut adapter le tout selon ses instances. Parfois, mieux vaut y aller à l’amiable que de perdre son assemblée dans des trous noirs de procédures!