Guide utilisateur - Mytime Gestion absences et heures

Introduction et table des matières Les applications de gestion des heures et de gestion des absences sont à présent regroupées au sein d’une seule et unique application, appelée myTime. La logique de fonctionnement ne varie guère des précédentes applications. Ce guide d’utilisation synthétise les différentes étapes au bon fonctionnement de cet outil. Vous pouvez parcourir la présentation dans son ensemble ou accéder directement à la page voulue en cliquant sur un des sujets dans le menu ci-dessous: Login Saisies de la présence et absences Saisie des heures (présence) Définir un modèle horaire Saisie des absences Spécificités Demande d’absences et de congé Généralités Nouveauté Calendrier L’onglet ADMIN pour les superviseur-e-s Solution portable

login Lien vers l’application : https://mytime.unine.ch Trois onglets du système s’offrent à vous : Saisies de la présence et absences / Demandes d’absences et congés / Consultation du calendrier du service (permet de consulter les absences déjà approuvées) Un quatrième onglet, Admin, est disponible si vous avez un rôle avec supervision de collaborateurs ou collaboratrices. Le principe est le même, il vous suffit d’insérer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour accéder à votre compte (identique au compte UniNE). RETOUR AU MENU

Saisies de la présence et absences - heures Pour entrer vos heures de la journée, vous pouvez cliquer sur le jour concerné et cliquer sur l’horloge (cela insérera automatiquement l’heure du moment) ou l’insérer manuellement. : cliquez sur cette icône pour effacer toutes les données du jour : cliquez sur cette icône pour introduire votre horaire de référence défini au préalable (voir page suivante) Vous pouvez à tout moment saisir des commentaires directement dans la ligne du jour concerné. RETOUR AU MENU

Saisies de la présence et absences – modèle horaire Afin de créer un modèle horaire, il vous suffit de cliquer sur modèle horaire sur le menu disponible sur votre fiche d’heures: …puis enregistrer vos paramètres en cliquant sur confirmer. RETOUR AU MENU

Saisies de la présence et absences - absences Sélectionnez l’absence à saisir à l’aide de la liste déroulante (cliquez sur le du jour correspondant afin de faire apparaître la liste déroulante) Ensuite, vous pouvez soit, entrer vos heures manuellement ou sélectionner matin et/ou après-midi ou toute la journée (en fonction du type et de la durée de l’absence). NB: La saisie des visites médicales se fait exactement (le temps est correctement décompté en fonction de l’horaire bloqué).

Saisies de la présence et absences - absences Vous pouvez également introduire une absence récurrente, par exemple formation tous les matins pendant plusieurs jours: Il est possible d’annuler une absence en la sélectionnant - choisir supprimer: RETOUR AU MENU

Saisies de la présence et absences - spécificités La partie droite de votre fiche d’heures vous permet les actions suivantes: n’oubliez pas d’enregistrer une fois les saisies effectuées le bouton « Annuler » annule TOUTES les modifications non enregistrées veuillez valider votre feuille d’heures à la fin du mois Sous le chapitre vacances vous trouverez les informations concernant votre solde vacances au 31.12 reporté sur l’année en cours, votre droit annuel, les vacances prises depuis le 1er janvier et finalement votre solde restant. Sous le chapitre heures, vous trouverez un résumé concernant votre taux d’occupation et votre solde d’heures considérant le report du mois précédent, les heures dues, les heures travaillées et les absences. Sous le chapitre jours de compensation, vous trouverez votre compteur en fonction de votre droit annuel et des jours pris sur l’année. Vous y trouverez également comme mentionné précédemment le modèle horaire que vous aurez défini. NB: Le nouveau système calcule les heures avec des règles d’arrondi légèrement différentes. Il se peut que votre nouveau solde vacances présente une différence d’arrondi de +/- 0.01 jours ce qui n’aura pas d’incidence sur votre droit vacances au final.

Saisies de la présence et absences - spécificités Lorsque l’horaire bloqué n’est pas respecté, une couleur met en évidence le principe non respecté. De plus, une pause de midi trop courte sera refusée (impossibilité de valider la feuille d’heure): Il est possible de naviguer directement à un autre mois (ou année), directement depuis la fiche d’heures: lorsqu’une entrée n’est pas enregistrée elle sera surlignée en orange. De même, lorsque votre gestionnaire RH ou votre responsable modifie une entrée sur votre fiche d’heures, le jour concerné sera surligné en jaune: RETOUR AU MENU

Demandes d’absences et congés Les demandes d’absences suivantes qui font l’objet d’une validation de votre responsable direct se font dans le deuxième onglet: Vacances / Formation / Externe / Compensation / Déménagement / Naissance / Mariage / Décès / Congé non payé / Autre congé payé NB: Bien que certaines absences soient indépendantes de votre volonté, la date du congé doit être convenue avec votre responsable. Pour faire une nouvelle demande de congé, il suffit de cliquer sur le bouton faire une nouvelle demande. Veuillez choisir ensuite le type d’absence en utilisant la liste déroulante: Vous aurez également la possibilité de choisir un-e suppléant-e qui recevra un email l’informant de votre demande. Il ou elle aura ensuite la tâche de valider la demande, confirmant sa présence pour la suppléance. Ensuite votre superviseur direct recevra un email afin qu’il ou elle puisse à son tour valider (approuver) l’absence. Les demandes à valider se trouvent dans le même onglet (voir ci-dessous):

Demandes d’absences et congés À chaque étape de validation vous recevrez un email de confirmation comme celui-ci: Vous pouvez voir toutes vos absences sous le même onglet ainsi que leur statut: RETOUR AU MENU

Demandes d’absences et congés - Nouveauté Lorsque vous faites une demande de congé et que cette dernière est approuvée par votre supérieur-e, il est possible de l’intégrer directement dans sa fiche d’heures. Il y a 2 façons de le faire: Depuis l’onglet demandes d’absences: Appuyer sur le bouton de l’absence concernée: Un message de confirmation apparaîtra: Depuis la fiche d’heures: Appuyer sur le bouton du jour concerné: L’absence s’insérera automatiquement. NB: les heures de présence inscrites dans la plage correspondante ne seront pas comptabilisées: RETOUR AU MENU

Calendrier du service Sous l'onglet vous pourrez consulter toutes les absences (congés) de vos collègues au sein de votre service, une fois validées. Les chef-fe-s de services du domaine central pourront consulter le calendrier du domaine central et celui de leur service en naviguant avec la liste déroulante en haut à droite du calendrier: RETOUR AU MENU

L’onglet admin pour les superviseurs L’onglet Admin permet aux superviseur-e-s de : Visualiser et approuver toutes les fiches d’heures Visualiser et approuver toutes les absences Entrer une absence manuellement pour un-e collaborateur-trice Créer des groupes au sein de votre service (voir page suivante) Définir la signature qui apparaîtra sur l’impression PDF En haut à droite de l’onglet Admin, vous pourrez exporter en PDF la fiche d’heures du mois de votre service afin de l’imprimer puis l’envoyer au service RH au plus tard le 5 du mois suivant. Cet onglet permet également à toute personne définie comme administrateur du service d’effectuer les mêmes actions que les superviseur-e-s.

L’onglet admin pour les superviseurs - Groupes Afin de créer un groupe, appuyer sur le bouton «ajouter un groupe» puis entrer le nom du groupe dans la fenêtre qui apparaîtra. Ensuite vous pouvez «sélectionner les personnes à ajouter» dans le groupe et également définir un responsable au sein du groupe, qui pourra approuver les demandes de congé des membre du groupe. NB: L’ajout de nouveaux collaborateurs ou nouvelles collaboratrices se fait directement par le service des ressources humaines. Veuillez nous contacter si vous avez des questions à ce sujet. RETOUR AU MENU

Solution portable L’application ne sera accessible que depuis le réseau de l’UniNE ou en VPN. De plus, l’application fonctionne sur une tablette ou un smartphone mais nécessite d’être en WIFI à l’Uni ou en VPN. La logique d’utilisation et les fonctionnalités restent inchangées, seul l’affichage peut être différent, notamment sur les petits écrans. RETOUR AU MENU

Questions ? Pour toutes questions supplémentaires n’hésitez pas à contacter Aurélie Sananes du service RH. RETOUR AU MENU