Mémo pour complétude PAAT établissement du GHT xxxxx PAR-FGP053-20111027-MODELE-EP2710 Mémo pour complétude PAAT établissement du GHT xxxxx

Process d’échange des trames PAAT entre ES support et ES parties. Définition du calendrier: Les trames des ES parties sont produites par l’ES support. La remontée des gains Achats à l’ARS est effectuée 2 fois par an. Fin juin pour la remontée à mi-année. Fin décembre pour la remontée de fin d’année. L’ES support transmet aux ES parties sa trame PAAT en ayant intégré les projets Achats communs au GHT. L’envoi de ces trames se fera XXX fois par an. Les ES parties, lorsqu’ils reçoivent leur trame personnalisée, la complètent : Etape 1: l’ES partie complète / actualise les lignes projets pré-renseignées. (L’ES partie ne peut pas supprimer des projets communs GHT, il indiquera dans la colonne « commentaire » le souhait de supprimer cette ligne, tâche qui sera effectuée par l’ES Support. Etape 2: L’ES partie complète ensuite la trame avec les projets individuels uniquement. Mode opératoire à suivre (cf. slides suivantes) L’ES partie renvoi à l’ES support sa trame pour intégration dans la trame PAAT selon la procédure définie par l’ES Support. Date: XXX

1ère étape pour compléter les projets établissements.

2nd étape – Une fenêtre s’ouvre, des champs sont à compléter Nous proposons de commencer à compléter le libellé par le secteur concerné:exemple Log- Biomed- Le descriptif du projet ne doit pas être exhaustif, mais il est important d’utiliser des mots clefs pour que le contrôleur de gestion, directeur Achat ou d’autres ES de la région comprennent le contenu du projet.

2nd étape – Choisir les Familles d’achat, Domaines, catégories, et segments à l’aide de la nouvelle nomenclature achat. Choisir le code nomenclature et le sélectionner. La ligne est alors bleue. Se référer à la nomenclature achat dans l’onglet FDCS. Cliquer ensuite sur « suivant ».

3ème étape– Deuxième fenêtre à compléter. Choisir le titre de l’achat, le levier, le niveau de mutualisation, le type d’effet budgétaire. Se référer au Mémo pour les définitions. Compléter la date et la durée de l’action. Cliquer ensuite sur « valider ».

4ème étape– L’écran suivant apparait 4ème étape– L’écran suivant apparait. Il indique l’année dans lequel le projet est reporté. En cliquant sur « OK », vous arrivez sur l’onglet de l’année concernée par le projet. Cliquer ensuite sur « OK ».

Dans l’onglet « Liste projets »,

5ème étape– Dans les onglets de l’année de vos projets, compléter les informations manquantes

5ème étape– Compléter l’opérateur de mutualisation si besoin, Colonne P: Choisir l’opérateur de mutualisation à l’aide du menu déroulant.

5ème étape– Pour les investissements, compléter la durée d’amortissement Colonne S: Indiquer la durée d’amortissement des projets d’investissement.

5ème étape– Pour tous les projets, compléter le montant de référence. Colonne Z: Indiquer le montant de référence de votre projet.

5ème étape– Pour tous les projets, compléter les gains notifiés, identifiés et réalisés (pour ce dernier, uniquement pour les leviers le nécessitant). Colonne AA, AD et AG: Indiquer les montants de gains. Les colonnes grisées se complètent automatiquement.

5ème étape– Pour les projets à impacts RH, Compléter le cas échéant l’estimation de l’impact RH sur votre projet.

5ème étape– Colonne AQ à BA: Suivi du projet 5ème étape– Colonne AQ à BA: Suivi du projet. A compléter pour votre gestion de projet interne.

5ème étape– Détail calcul des gains Important: Pour les calculs en coûts complets: Incluant du T1, T2, T3 et T4: Indiquer dans les colonnes de gains: les gains achats liés au T1achat, T2 et T3. Indiquer dans la colonnes RH « AO »: les impacts RH. Indiquer ici en colonne BB: le gain total du projet. Important: Ne pas inclure l’ensemble des gains dans les colonnes « AA, AD et AG », car la réconciliation budgétaire ne sera alors pas possible pour vous en interne. Colonne BB: Le détail du calcul des gains du projet peut être sommairement expliqué ici. Utile pour le contrôleur de gestion achat, le directeur achat et pour le coordonnateur Achat ARS.

Le bilan des gains se trouve dans la zone mauve. Le montant du report 2016 est à compléter dans la trame GHT gérée par l’ES Support.

Finalisation et Contact. Répéter ces opérations à partir de « NOUVEAUPROJET » autant de fois que nécessaire. Enregistrer la trame SANS LA RENOMMER, et la renvoyer au CH xxxxxx - xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx Pour importation des données dans le fichier GHT. Mémo : En cas de nécessité, vous pouvez contacter: xxxxx au