Table d’échanges DGACQ/ RPGTI 19 octobre 2012

Sujets de discussions Rappel des demandes d’améliorations formulées par le RPGTI (16 décembre 2009) Mise à jour – clauses problématiques et traitement des commandes DES via SAGIR Priorités des fournisseurs (au 18 octobre 2012) Plan d’action Présentation du plan d’affaires du CSPQ/DGACQ

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Confirmation de deux priorités du RPGTI ( 2008.08.08 ) Guide d’acquisition et processus d’homologation coûts pour les fournisseurs, délais, critères, évaluation de la qualité, satisfaction des clients, … Communications DGACQ et RPGTI Implication en amont des fournisseurs, délais raisonnables à accorder, réactivité face aux demandes des fournisseurs, etc… Aplanir les difficultés en dehors du processus d’appel d’offres Échanges sur des problématiques spécifiques ( 2008.10.02)

Mise à jour – clauses problématiques Sept (7) modalitités identifiées par le regroupemet en juin 2011 Solutionnées: 1) Responsabilité conjointe et solidaire.. 2) Clause “citron” si inclusion de, pour la catégorie serveurs, «Les outils de monitoring de serveurs du fabricant sont installés et fonctionnels.»… 3) Absence du droit du fournisseur de mettre fin au contrat pour défaut du CSPQ/client En attente : 1) Protection relative aux brevets et aux droits…2) Prix soumis garantis (meilleurs)…3) Responsabilité du fournisseur (services professionnels seulement)… 4) Délais de livraison Problématiques de ventilation des prix pour des configurations types (RÉGLÉ) et de lien au niveau des prix entre les contrats à commandes et les DES (NON-RÉGLÉ)

Mise à jour –traitement des commandes DES via SAGIR SAGIR traite les DES de façon différente, en ce sens que le bon de commande va au soumissionnaire (et non au manufacturier). Si le manufacturier cède son droit de soumissionner, il n’a plus de responsabilité directe relativement au contrat intervenu. L’exemple discuté d’un revendeur qui ferait faillite ne permettrait donc pas au manufacturier de réassigner le contrat à un autre revendeur aux mêmes conditions, incluant les prix consentis au revendeur original. Coûts à prévoir pour modifier le système… mais pas impossible!

Priorités des fournisseurs (au 18 octobre 2012) Règlement prioritaire et urgent des clauses problématiques Risque réel de non-participation de fournisseurs sur les appels d’offres “contrats à commandes” sur recommandation de leurs services juridiques L’amélioration des communications entre les chargés de projet de la DGACQ et les soumissionnaires dans le cadre des processus d’appels d’offres Délais de réponse, questions non-répondues, réponses au demandeur seulement, report de dates, annulation d’appels d’offres, modifications avec trop court pré-avis sans report de date du dépôt des soumissions, changements aux bordereaux, nombreux addendas aux addendas, etc… Nombreux exemples répertoriés et documentés

Priorités des fournisseurs (au 18 octobre 2012) Évaluation globale des fournisseurs – aspect qualité Besoin de compréhension par les fournisseurs de ce qui est évalué et contribution relative de ces éléments à l’évaluation globale pour pouvoir s’améliorer Communication des résultats détaillés (par catégorie, poids relatif des catégories et des bonifications…) à tous les fournisseurs, tel que convenu le 2009.05.21 (présentation NSTL en présence DGACQ et fournisseurs) Pertinence du lien des contrats à commandes et des DES remise en question Écofrais Permettre la mise à jour des prix, pour tenir compte de ce nouvel élément de coûts décrété par le gouvernement, pour le contrat à commandes, et pour les DES ou tout autre contrat à long terme en cours affecté par la nouvelle disposition

Sujets de discussions Rappel des demandes d’améliorations formulées par le RPGTI (16 décembre 2009) Mise à jour – clauses problématiques et traitement des commandes DES via SAGIR Priorités des fournisseurs (au 19 octobre 2012) Plan d’action Présentation du plan d’affaires du CSPQ/DGACQ