LE DÉPÔT ÉLECTRONIQUE DES COMPTES ANNUELS (REMISE MANDATAIRE) www.i-greffes.fr

Page d’accueil du portail i-greffes, pour les formalités dématérialisées auprès des greffes et notamment le dépôt électronique des comptes annuels Les diapositives suivantes détaillent la procédure de remise des comptes annuels lorsque le dépôt est effectué par un mandataire.

Page intermédiaire permettant au déclarant d’accéder au service Page intermédiaire permettant au déclarant d’accéder au service. Pour les mandataires cliquer sur « ENREGISTREMENT SUR I-GREFFES ». Vous devrez compléter le formulaires en ligne pour pouvoir effectuer des dépôts de comptes en ligne. Ceci nécessite au préalable que vous disposiez d’un certificat électronique.

Une fois l’enregistrement effectué, cliquer sur «DÉPÔT DES COMPTES ACCÈS MANDATAIRES », votre certificat doit être inséré.

Une fois le code PIN de votre certificat saisi, vous êtes identifié sur le portail et pouvez accéder à l’ensemble des fonctionnalités spécifiées dans le menu de gauche. Cliquer sur « dépôt des comptes »

La procédure à suivre est indiquée dans ses grandes lignes : identification du remettant, renseignements sur l’entreprise dont les comptes annuels vont être déposés, les pièces justificatives demandées et paiement de la formalité. A partir de cette page il est possible de saisir des comptes, d’en déposer ou de reprendre un dépôt précédemment commencé.

Saisie des informations relatives à l’entreprise pour laquelle le dépôt est effectué : date de clôture des comptes, types de comptes etc.. Le déclarant précise à la fin de cette étape son adresse Email, lui permettant ainsi de recevoir, une fois les comptes déposés au greffe, un mail de notification. Le déclarant peut également dès cette étape, s’il le souhaite, sauvegarder les informations saisies et revenir plus tard pour finaliser son dépôt grâce à l’identifiant indiqué en haut à gauche.

Le dépôt électronique des comptes sociaux nécessite un accord avec le greffe territorialement compétent. Ainsi, le déclarant doit accepter les conditions et les termes de cet accord pour pouvoir passer à l’étape suivante c’est à dire : Respecter des conditions générales d’utilisation électronique Déposer des documents exploitables, en respectant l’ordre de téléchargement imposé Remettre des comptes annuels au format PDF ou XBRL Etre muni d’un certificat électronique pour les mandataires

A cette étape le mandataire peut à nouveau télécharger les modèles de pouvoir et d’attestation de conformité des documents comptables qui devront être joints à la formalité. Ces documents auront été préalablement remplis, signés et numérisés par le représentant légal de l’entreprise. Le mandataire choisit ensuite le format de remise des comptes, l’exemple ici concerne une remise au format PDF

A cette étape, il est demandé de joindre les documents devant être déposés au Greffe ; le remettant a le choix entre joindre un PDF global en cochant plusieurs cases ou bien de fournir autant de PDF que nécessaire, en les sélectionnant case par case (cocher Bilan puis adjoindre le bilan, puis cocher compte de résultat et adjoindre le compte de résultat ...). Le téléchargement des documents se fait grâce à la touche « parcourir », puis avec la touche « ajouter ».

A cette étape, le mandataire doit procéder à la signature de la formalité à l’aide de son certificat électronique

Vérification des données du certificat électronique

Le déclarant a la possibilité de vérifier une nouvelle fois les documents ajoutés

Récapitulatif du dépôt, détail des frais… Si les informations mentionnées sont exactes, le déclarant coche la case attestant sur l’honneur l’exactitude des informations transmises puis procède au paiement

Interface de paiement par carte bancaire : le remettant renseigne les informations bancaires nécessaires au paiement sécurisé. Une fois le paiement effectué, le dépôt est transmis pour contrôle au service du Greffe

Mail de notification envoyé au remettant Merci d’avoir utilisé nos services ! Vous venez de télétransmettre le jj/MM/2008 à HHhmm, au Greffe du Tribunal de Commerce de XX, les comptes annuels de la société XXX sous n° RCS NNN NNN NNN, aux fins de publication. Le récépissé de dépôt des comptes annuels ainsi que la facture afférente au règlement de la présente formalité vous seront très prochainement adressés par le Greffe. Restant à votre disposition, nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées. PO / le greffier INFOGREFFE, 5/7 Av de Paris 94307 VINCENNES CEDEX formalites@infogreffe-siege.fr -- Tel : 08.91.01.11.11 (0.22€ TTC/Minute) Fin de la procédure. Confirmation par mail de la transmission du dépôt au greffe compétent qui si le dépôt est accepté adresse le récépissé ainsi que la facture acquittée à l’entreprise Voici le modèle de mail de notification envoyé au remettant une fois le dépôt réalisé avec succès sur le portail i-greffes