محمد أبخان - يناير /01/2019 التسيير الإداري للجمعية

تعريف التسيير الاداري العمليات تهدف لضمان تنظيم عمل شفاف ومصداقية دون هدر للوقت.هو مجموع العمليات التي تهدف لضمان تنظيم عمل ما بشكل شفاف ومصداقية مع المحيط، وهذا دون هدر للوقت. محمد أبخان 24/01/2019

طريقة التسيير الإداري عمليات التسيير الإداري تقتضي اتباع الطريقة التالية : 1. تحديد الأعضاء و الهياكل المسؤولة على التسيير الإداري، و هي تتكون أساسا من المكتب المسير، و بوجه خاص الكتابة العامة للجمعية، و إدارة الجمعية المتكونة من المدير ( في حالة وجوده ) و المسؤولين الإداريين على مختلف المشاريع، باعتبار تمركز جميع التقارير في أيديهم؛ 2. تحديد و توحيد منهجية و أدوات التحرير و كتابة المحاضر و التقارير بناء على دليل المساطر الخاص بالجمعية؛ 3. تحديد طريقة توثيق و تجميع و الوثائق الإدارية، مع وضع نظام واضح و محكم للأرشيف للمحافظة على ملفات و سجلات الجمعية. 24/01/2019 محمد أبخان

نماذج الملفات الإدارية تنتج كل جمعية العديد من الوثائق التي يجب ترتيبها في ملفات ،بشكل مضبوط و مبسط، يمكن الأعضاء و العاملات و العاملين من الوصول إلى المعلومات بأقل جهد و في وقت وجيز، و هي : تنتج كل جمعية العديد من الوثائق التي يجب ترتيبها في ملفات ،بشكل مضبوط و مبسط، يمكن الأعضاء و العاملات و العاملين من الوصول إلى المعلومات بأقل جهد و في وقت وجيز، و هي : محمد أبخان 24/01/2019

الملف القانوني للجمعية : و يضم القانون الداخلي و الاساسي ، وصل الإيداع النهائي، لائحة أعضاء المكتب ، محضر الجمع العام. ملف المكتب / المجلس الاداري يضم المحاضر و التقارير، بطاقة للكفاءات،... ملف الموارد البشرية : ( المنخرطات و المنخرطون ، المداومات و المداومون الإداريون، المنشطات و المنشطون، المتطوعات و المتطوعون ) يضم : طلب الانخراط أو العمل، سيرة ذاتية، نسخ من الشهادات، نسخ من البطاقة الوطنية، وصف المهام، محضر الانتقاء،عقد العمل... ملف المراسلات : و هو سجل يضم المراسلات الواردة على الجمعية و الصادرة عنها. 24/01/2019 محمد أبخان

ملف المشاريع ويضم النسخ النهائية للمشاريع، ( بطاقة المشروع ،برنامج العمل و الميزانية المخصصة، لوائح المستفيدات و المستفيدين، التقارير المالية و تقارير الانشطة، بطاقات تقنية و تقارير، و الوثائق التبريرية لعمليات التتبع و التقييم ). ملف الشراكات : و يتكون من مجموع الشراكات المبرمة بين الجمعية و أطراف أخرى. :ملف التقارير الداخلية : مجموع التقارير مع تفييئها حسب مصدرها ( مكتب، لجان، فرق عمل ). ملف الإعلام و يضم نسخ مجموع الوثائق التواصلية ( إعلانات، إخبارات؛ ملصقات، مطويات و البلاغات الصحفية، و البيانات، و التغطيات الصحفية المكتوبة و المرئية...) و يمكن إضافة ملفات أخرى حسب نوع و كم الوثائق 24/01/2019 محمد أبخان

الوثائق الأساسية للتسيير الإداري و هي مجموع الوثائق التي تنتجها مختلف هياكل الجمعية و الأعضاء محاضر الاجتماعات : وثيقة تظهر النقاط التي تم التداول فيها، وكذا القرارات المتخذة من طرف الجمع العام أو المجلس الاداري أو المكتب. كما تعتبر مرجعا للأعضاء قصد الاطلاع على القرارات. مع إلزامية توقيع جميع الحاضرات و الحاضرين. تقارير المهام و الانشطة : و هي الأداة التى تبرر مجهودات الجمعية من أجل تحقيق أهدافها. كما تعتبر أداة مهمة لتتبع و تقييم الانشطة، و هي كذلك ذاكرة جماعية لتاريخ الجمعية. و يحمل كل تقرير توقيع المسؤول الذي أعده فقط. محمد أبخان 24/01/2019

المراسلات : و هي وثائق تدون اتجاهات و أشكال التواصل داخليا و خارجيا. سجل العناوين البريدية و الإلكترونية و الهاتف و الفاكس لجميع الأعضاء و المنخرطات و المنخرطين و المتطوعات و المتطوعين و الشركاء و المؤسسات المتعاونة و الجمعيات الصديقة. الأدوات التواصلية : إعلانات، إخبارات؛ ملصقات، مطويات و البلاغات الصحفية، و البيانات، سجل مركز التوثيق و الأرشيف : تدون فيه أنواع و رموز كل الملفات الموجودة بمركز التوثيق و الأرشيف. 24/01/2019 محمد أبخان

مركز التوثيق و الأرشيف تجمع الجمعية كل الملفات و السجلات الإدارية و المالية عند نهاية كل سنة بعد تدوينها في سجل التوثيق و الأرشيف. و يحتفظ بها في المركز للحفاظ عليها و استثمارها في المستقبل؛ سواء من طرف الجمعية ذاتها أو من طرف مؤسسات الافتحاص. و يمكن أيضا اعتماد الأدوات المعلوماتية لتخزين الوثائق. توفرالجمعية كذلك الوثائق و المراجع التي تتماشى و حاجيات أعضائها في مجال التكوين. وتوضع لكل وثيقة بطاقة تضم رمز الوثيقة، العنوان، النوع و الكاتب. كما تضم اسم الشخص الذي استعار الكتاب و رقم البطاقة الوطنية، و تاريخ الإعارة، و تاريخ الإرجاع و توقيع المستعيرة / المستعير. 24/01/2019 محمد أبخان