Aperçu de la gouvernance des TI GTEC - Le 15 octobre 2007 Gale Blank – IBM Chuck Henry – SCT DDPI RDIMS# 593167

Première partie : Aperçu de la gouvernance

Qu'est-ce que la gouvernance? La gouvernance des TI se définit comme suit : « …Définir le cadre des droits décisionnels et des responsabilités afin d'encourager des comportements souhaitables dans l'utilisation des TI » [Traduction] Peter Weill, Center for Information System Research, Sloan School of Management – MIT Elle est axée sur le besoin de relations étroites avec les intervenants et d'engagements solides auprès de ces derniers, intégrant ainsi les trois C (coopération, consensus et collectivité) dans le modèle Quand on parle de gouvernance des TI, il ne s'agit pas de déterminer les décisions particulières prises, mais de déterminer qui prend chaque type de décision, qui participe à la prise de décisions et comment chaque personne est responsable en fonction de son rôle

Le rôle de la gouvernance dans l’« action concertée » La gouvernance joue un rôle clé dans cette transformation Les dirigeants principaux de l'information (DPI) et les dirigeants des TI sont les agents de la « transformation opérationnelle » Une gouvernance centralisée, définie et active est essentielle dans les organisations fédérées qui comportent des mécanismes de prise de décisions distribués afin d'atteindre les résultats stratégiques escomptés Maintenant Demain Harmonisé Non harmonisé Champions et dirigeants Défis et surveillance Outils pour la collectivité Partagé Défis et surveillance Catalyseur de la collectivité Commun vers

La relation entre l'organisation et la gouvernance 1 Les décisions sont au cœur de la gouvernance : quelles décisions doivent être prises où les décisions ont lieu comment les décisions sont prises qui est responsable des résultats Droits décisionnels et responsabilités Gouvernance Structure 1 2 Relation Gestion 2 La structure définit la composition des organismes qui prennent ou qui mettent en application des décisions prises conjointement. 3 3 La gestion des relations informe les parties concernées sur la manière de travailler ensemble

Proposition de principes pour le modèle de gouvernance des TI du SCT Simple Simple à expliquer et facile à comprendre Facile à entretenir Participatif et inclusif Les intervenants doivent participer au processus décisionnel Toutes les parties concernées devraient avoir la chance de fournir des commentaires et une rétroaction Tous les ministères et organismes doivent être informés des décisions prises Officiel Les rôles, les responsabilités et les structures de la gouvernance sont reconnus et soutenus Le processus décisionnel se produira selon un processus connu qui permettra aux intervenants d'être consultés et de s'engager de façon appropriée Les décisions prises sont universelles et héritées Les décisions prises concernent l'ensemble du gouvernement, y compris l'ordre international, et toutes les exceptions nécessaires devront être gérées par un processus de variation établi Flexible La structure de gouvernance devrait pouvoir permettre la définition de nouvelles orientations et de nouveaux domaines décisionnels, de même que de nouveaux intervenants Action concertée Le modèle devrait appuyer l'harmonisation de décisions prises par les ministères et celles qui sont prises par l'ensemble du gouvernement Les ministères et les organismes devront mettre en œuvre une structure de gouvernance des TI qui correspond à celle du Secrétariat du Conseil du Trésor (DDPI) afin de faciliter la communication et l'harmonisation

Deuxième partie : La vision des services partagés

Exercice 2003–2004 : 4,95 milliards de dollars administratifs partagés Portée de l'infrastructure des TI au sein du GC TPSGC et la DGSIT fournissent des services en TI aux autres ministères du GC depuis les années 1970. Aujourd'hui, ces services représentent plus de 500 millions de dollars annuellement. Exercice 2003–2004 : 4,95 milliards de dollars Informatique répartie 31 % Centre informatique 21 % Télécom 16 % Sécurité et architecture 2 % Services ministériels et administratifs partagés (SAMP) 7 % Applications de programmes 23 % Services partagés des TI Infrastructure des TI de 3 milliards de dollars qui pourrait être un « utilitaire » L'infrastructure des TI est omniprésente et elle est cruciale au fonctionnement du GC

Possibilité - Instaurer des services partagés en TI État de santé actuel de l'infrastructure des TI du GC Le statut quo n'est pas viable Effectif vieillissant, le bassin de main-d'œuvre en TI rétrécit Manque de 89 000 employés au Canada, sur un total de 600 000, dans 5 ans. Infrastructure vieillissante, réinvestissement en capital insuffusant, pas écologique Le système s'ankylose, le processus d'achat de fin d'exercice n'est pas durable Nous acceptons de faire face à de plus grands risques en matière d’opérations et de sécurité parce que nous avons trop de réseaux et trop de centres informatiques à gérer et à sécuriser, et un trop grand nombre de plans de continuité des activités efficaces à tester Pas parfaitement adapté à l'industrie et à la taille du gouvernement Système rigide qui mène à une multiplication des problèmes de cloisonnement, qui représentent des pertes de l'ordre de 300 à 500 millions de dollars par année à cause de son inefficacité 144 réseaux individuels à l'échelle du GC 315 000 ordinateurs de bureau non standardisés contre 120 centres de dépannage 140 centres informatiques et 120 000 serveurs Nous ne sommes pas seuls : d'autres gouvernements et le secteur privé agissent Possibilité - Instaurer des services partagés en TI

Sécurité et continuité des activités Centres informatiques Le GC adopte le service à la clientèle comme principe fondamental de conception Applications ministérielles Ministères Sécurité et continuité des activités Outils d'accès Centres informatiques OSP-TI Réseaux Appareils d'accès

Troisième partie : Un modèle de gouvernance pour la Politique sur la gestion des TI

Cadre de gestion des TI Gouvernance G STRATÉGIE (action concertée) POLITIQUE SUR LA GESTION DES TI Directive sur la gouvernance Directive sur les stratégies en matière de technologies et d’applications CADRE DE RESPONSABILISATION DE GESTION (CRG) G Stratégies sur les T et les A MESURES des indicateurs de rendement clés (IRC)

Portée : Décisions stratégiques Les décisions prises en TI doivent être associées à la Directive sur les stratégies en matière de technologies et d’applications et sur l'état final des services tel qu'il a été défini : harmonisé, partagé et commun : Centre informatique Réseau Ordinateur Conception d'applications Planification stratégique en TI Processus de gestion des TI

Approche Une stratégie de mobilisation a été élaborée, qui comprend la liste des intervenants à consulter et des intervenants qui se sont engagés; 17 ministères ont participé (DPI) Trois ateliers ont été conçus et donnés afin d'obtenir le consensus des intervenants Le résumé des notes générales de chacun des ateliers a été fourni Le modèle de gouvernance des TI à l'échelle du gouvernement a été perfectionné en fonction des analyses et des rapports sommaires des ateliers afin d'être incorporé dans un outil de politique du Conseil du Trésor Un plan de mise en œuvre a été élaboré afin de permettre l'introduction du nouveau modèle de gouvernance des TI Des exposés sur les résultats et les conclusions ont été donnés aux comités des cadres supérieurs

La relation entre une organisation et la gouvernance 1 Les décisions sont au cœur de la gouvernance : quelles décisions devront être prises où la prise de décisions aura lieu comment les décisions seront prises qui sera responsable des résultats Droits décisionnels et responsabilités Gouvernance Structure 1 2 Relation Gestion 2 La structure définit la composition des organismes qui prennent ou qui mettent en application des décisions prises conjointement. 3 3 La gestion des relations informe les parties concernées de la manière de travailler ensemble

Droits décisionnels et responsabilisation Quoi : Centres informatiques, réseaux, ordinateurs, conception d'applications, planification stratégique des TI, gestion des TI Où : Débute et se termine avec un DPI du SCT, en fonction des recommandations tirées à partir des résultats de la planification printanière Comment : Recommandé par le Conseil des dirigeants principaux de l'information (CDPI), en fonction des recommandations des groupes de travail Qui : Le DPI du SCT 1 Droits décisionnels et responsabilités Gouvernance Structure 1 2 Relation Gestion 2 3 3

Structure de gouvernance Quoi : Centres de données, réseaux, ordinateurs, conception d'applications, planification stratégique des TI, gestion des TI Où : Débute et se termine avec un DPI du SCT, en fonction des recommandations tirées à partir des résultats de la planification printanière Comment : Recommandé par le Conseil des dirigeants principaux de l'information (CDPI), en fonction des recommandations des groupes de travail Qui : Le DPI du SCT 1 Droits décisionnels et responsabilités Gouvernance Structure 1 2 Relation Gestion 2 Le CDPI sera un élément central de la structure de gouvernance : Il recommandera les échéanciers, les décisions à prendre et formera les groupes de travail 3 3

Gestion des relations 1 1 2 2 3 3 Droits décisionnels Quoi : Centres informatiques, réseaux, ordinateurs, conception d'applications, planification stratégique des TI, gestion des TI Où : Débute et se termine avec un DPI du SCT, en fonction des recommandations tirées à partir des résultats de la planification printanière Comment : Recommandé par le Conseil des dirigeants principaux de l'information (CDPI), en fonction des recommandations des groupes de travail Qui : Le DPI du SCT 1 Droits décisionnels et responsabilités Gouvernance Structure 1 2 Relation Gestion 2 Le CDPI sera un élément central de la structure de gouvernance : Il recommandera les échéanciers, les décisions à prendre et formera les groupes de travail 3 3 Cycle de planification proposé. L'échéancier, établi par le DPI du SCT, est déterminé annuellement selon ce cycle

Décisions stratégiques – Qui est responsable? Pour les décisions où le DPI du SCT est le chef et responsable Les sous–ministres (SM) sont responsables de participer au processus et le comprendre La personne chargée des TI du SM est responsable de s'assurer que son ministère possède une structure de gouvernance des TI, doit se conformer à la Directive sur les stratégies en matière de technologies et d’applications du gouvernement du Canada, et participer à la collectivité des DPI et au CRG Le CDPI fournit le leadership, consulte la collectivité au besoin, et fait des recommandations au DPI du SCT Les DPI et dirigeants en TI sont responsables de s'assurer que les décisions prises au niveau ministériel se conforment aux architectures intégrées du GC et des ministères Intervenants Stratégies, politiques, directives DDPI · Recommande des politiques au ministre du CT Prend des décisions et choisit les outils CDPI Fait de s recommandations à la DDPI Appuie les recommandations de sous - comités Sous comités du CDPI Fait des r ecommandations au CDPI Ministères et organismes Font des propositions ou font l’objet de consultations concernant des initiatives ou des décisions Doivent être informés

Le CDPI su sein du cycle de planification des TI Le CDPI fait partie intégrante de la planification et de la gestion des politiques en informatique CDPI Organisme consultatif pour la collectivité en ce qui a trait aux questions relatives aux politiques en informatique Par exemple : équipements de transmission de données, voies de transmission, réseaux (IPV6) Donne des idées et fait des recommandations au DPI du Canada Autres commentaires Par exemple : résultats du CRG Évaluation Cycle de planification des TI du GC Établissement des priorités CDPI Planification printanière Examen Planification d'automne Évaluation Exécution CDPI Donne l'orientation et alimente : Priorités du SCT CRG Planification des recettes fiscales Planification des TI au sein des ministères et des organismes Comparaison du plan aux orientations stratégiques et tactiques, et aux intérêts actuels de la collectivité dans la conception de nouvelles exigences; création de nouveaux sous–comités

Merci

Planifier, concevoir, exécuter, mesurer CLOISONS MINISTÉRIELLES PORTÉE DU PROGRAMME DU GC Subventions et contributions Changement climatique DAIN Services ministériels et administratifs partagés (SAMP) vers BCG Agence TESA OSP-TI