La démarche qualité dans le domaine de la santé au Burkina Faso Programme d’appui à la gestion des finances publiques et des statistiques Par-Gs   Programme financé par le Fonds européen de développement UNION EUROPEENNE La démarche qualité dans le domaine de la santé au Burkina Faso Ouagadougou, 7-8 /13 – 14 Mai 2013 Athanase KAGAMBEGA, Expert en statistiques sociales

Plan Introduction 1- Présentation du Système national d’information sanitaire (SNIS) 1.1 Organisation du SNIS 1.2 Acteurs du SNIS 1.3 Les outils de collecte 1.4 Les produits du SNIS 2- Mise en œuvre de la démarche qualité au Ministère de la santé 2.1 Rappels 2.2 Appui à la mise en œuvre de la démarche qualité 2.3 Eléments d’appropriation de la démarche qualité 2.3 Situation de quelques éléments de la qualité des données en 2008 Conclusion

Introduction Le suivi de la mise en œuvre des politiques nationales de développement dans le domaine de la santé nécessite de disposer d’un dispositif efficace en matière de production et de diffusion de l’information sanitaire. Au Burkina Faso, ce dispositif est le système national d’information sanitaire (SNIS). Le SNIS est un ensemble de structures, d’institutions, de personnes, de procédures, de méthodes et de matériels, organisé dans le but de fournir l’information en temps voulu et sous la forme appropriée.

1- Présentation du Système national d’information sanitaire (SNIS)

Organisation du système national d’information sanitaire Le SNIS comporte six composantes ou sous-systèmes, à savoir: le sous-système des rapports de routine des services de santé; le sous-système de la surveillance épidémiologique; le sous-système de la gestion des programmes; le sous-système des enquêtes et des études périodiques;  le sous-système de l’ administration et de la gestion des ressources; le sous-système à assise communautaire.

Organisation du système national d’information sanitaire La coordination du SNIS est assurée depuis mars 2009 par la Direction générale de l’information et des statistiques sanitaires. Auparavant c’était la Direction des études et de la planification

Organisation du système national d’information sanitaire 3 Niveaux Un niveau central de traitement, d’archivage, d’analyse et de diffusion de l’information sanitaire. Un niveau intermédiaire d’agrégation des données comprenant les Directions régionales de la santé qui disposent d’un responsable de Centre d’Information sanitaire et de surveillance épidémiologique (CISSE). Un niveau périphérique de collecte des données comprenant les dispensaires, les maternités isolées, les CSPS/CM et les CMA. La responsabilité de production des rapports statistiques est dévolue aux responsables de ces structures.

Les acteurs du SNIS Les ressources humaines du SNIS sont composées des agents de santé, de statisticiens, de démographes, d’épidémiologistes et d’informaticiens. Au niveau central et principalement à la DGISS, compte 2 ISE, 1 démographe, 5 AD, 5 AT, 4 attachés de santé en épidémiologie . Dans les autres directions centrales et déconcentrées du Ministère de la santé, l’information sanitaire est gérée principalement par des attachés de santé en épidémiologie. De manière générale, il existe un responsable chargé de l’information sanitaire au niveau des directions et des programmes. Au niveau des régions et des districts, les centres d’information sanitaire et de surveillance épidémiologique sont gérés par des épidémiologistes pour la plupart. Dans les Centres de santé, la collecte est de la responsabilité des prestataires de soins (infirmiers, médecins, etc.)

Les Outils de collecte et traitement Outils de collecte: registres de consultation, registres de maternité, registres d’hospitalisation, fiches de collecte des maladies d’intérêt spécial et autres fiches de collecte d’information sur les ressources financières, humaines, les équipements, les infrastructures et les médicaments. Outils de rapportage: TLOH, rapports mensuels des formations sanitaires, rapports trimestriels des districts et des DRS, rapports annuel des hôpitaux rapports de progrès

Outils de collecte et de traitement Les outils de traitement et de stockage : Jusqu’à fin 2012 c’est l’application informatique « RASI» qui était utilisée pour la saisie et le stockage des données du système de routine, Bases de données spécifiques des programmes (paludisme, PEV, Surveillance épidémiologique, VIH/Sida, Tuberculose,…), Bases de données sur les ressources humaines, les infrastructures et les équipements, les médicaments. -> Dans les hôpitaux, le traitement se fait sous Excel. Début 2013 une nouvelle application est mise en utilisation. « ENDOS » est une application développée au niveau international. Elle utilise le Web, donc chaque acteur peut y avoir accès depuis son lieu de travail à condition qu’il dispose d’une connexion internet et d’un droit d’accès, Elle intègre: un module saisie des données ; un module de contrôle de qualité; l’édition des rapports ou tableaux etc.

Les produits du SNIS Les principaux produits issus de la collecte et du traitement des données sont : les annuaires statistiques (national et régionaux), le tableau de bord, le bulletin d’épidémiologie et d’information sanitaire, la carte sanitaire, les rapports de progrès, les bulletins de retro-information des régions et des districts, les rapports des enquêtes. Productions souvent diffusées sous format papier ; ce qui retarde leur parution et rend leur accessibilité difficile. Exemple l’annuaire de 2011 n’est pas encore imprimé. Ces dernières années, les productions sont de plus en plus diffusées sous format électronique à travers des Cd-rom, les sites web du ministère de la santé et du Conseil national de la statistique et par e-mail.

2- Mise en œuvre de la démarche qualité au Ministère de la santé

Rappel Le Ministère de la Santé bénéficie depuis 2005 des services des projets européens d’Appui au renforcement des capacités statistiques du système statistique national. Un des objectifs de ces projets était de contribuer à l’amélioration de la qualité des données au Ministère de la santé La question fondamentale était: comment faire pour améliorer la qualité des données: faut-il voir seulement la donnée ou faut-il voir tous les éléments qui impactent la qualité des données? La réponse était de voir tous ou presque tous les éléments qui impactent la qualité des données (de l’institutionnel à la diffusion) D’où la démarche qualité.

Rappel Au Ministère de la santé, la démarche qualité a été appliquée essentiellement au sous- système de routine. Au cour de cette présentation, nous nous consacrerons à la démarche initiée par les Projets européens car il existe d’autres cadres (HMN par exemple) Au démarrage, cela n’a pas été facile car il existait une faible application de ces concepts dans les études nationales ou internationales (il n’existait pas de cadre globale). Aussi le personnel était réticent pour mettre en œuvre cette démarche (i.e: certains voyaient en cela comme une remise en cause de leurs compétences). Il a fallu grâce à l’assistance technique: Définir la démarche méthodologique ; Améliorer la démarche ; Mettre en œuvre la démarche ; Renforcer les compétences locales (réticence du personnel au départ qui voyait en mal cette démarche qualité) ; Faire des propositions d’amélioration de la qualité des statistiques.

Appui à la mise en œuvre de la démarche qualité Elaboration des rapports qualité Rapport 1 : Rapport sur la qualité des statistiques de routine du Ministère de la santé, (situation de référence 2004), publié en mars 2006 Rapport 2 : Rapport sur la qualité des statistiques de routine du Ministère de la santé, année 2005, publié en novembre 2006 ; Rapport 3 : Rapport sur la qualité des données de routine du Ministère de la santé 2006, publié en février 2008 Rapport 4: Qualité des données de 2007, juin 2008

Appui à la mise en œuvre de la démarche qualité Amélioration de la collecte Renforcement du contrôle des données avec notamment l’élaboration de manuels de contrôle; Elaboration de rapports de contrôle des données; Elaboration de modules de formations sur le SNIS; Amélioration du traitement Formation sur les techniques de corrections des erreurs ou des valeurs manquantes; Elaboration d’un logiciel intégré; Amélioration de la production Proposition pour la mise en place d’un système de validation des productions; Renforcement du nombre de production (Tableau de bord, bulletins, etc.)

Mise en œuvre de la démarche qualité Formations sur la démarche qualité Amélioration de la diffusion Elaboration de Cd-rom archives documentaires; Formation en techniques de diffusion; Mise en ligne des publications sur le site web du Ministère de la santé Diffusion sous format électronique des données Suivi des recommandation des rapports qualités Sur 10 recommandations, 7 sont mises en œuvres.

Eléments d’appropriation de la démarche qualité par le Ministère de la santé la responsabilisation des agents du service de l’information sanitaire de la DEP/Santé par rapport à des tâches bien précises (définition claire des tâches); l’inscription en 2008 dans la plupart des plans d’action des 13 régions, de sessions de formation sur la qualité des données; la validation chaque année de l’annuaire statistique et du tableau de bord; la réalisation d’évaluations sur la qualité des données (sous forme d’enquêtes); l’organisation de supervisions sur la qualité des données de base (au niveau district) sanctionnée par la rédaction de rapports. Ces rapports transmis aux supervisés mentionnent les erreurs décelées lors de la supervision; la diffusion de l’annuaire par mail.

Situation de quelques éléments de la qualité des données en 2008 Pour faciliter une lecture de la cotation obtenue par un indicateur (normatif ou de mesure), il sera présenté dans un même tableau, l’indicateur normatif, l’indicateur de mesure et les repères quantitatifs/qualitatifs. Il sera rappelé la dimension et l’élément associé. La situation des repères quantitatifs/qualitatifs est basée sur quatre types de critères: 1. les notes de 1 à 4, qui correspondent à l’appréciation qui est faite d’une situation donnée ; 1 est la plus mauvaise appréciation, 4 la meilleure. 2. les critères de type oui/non pour répondre à un état d’existence ; 3. des nombres, comme le nombre d’agents par bureau, 4. des pourcentages, comme le pourcentage de Formations sanitaires privées qui fournissent des rapports mensuels.

Situation de quelques éléments de la qualité des données en 2008 Le résultat final d’une cotation dépend de la combinaison de ces 4 critères. La cotation d’un indicateur, pour lequel les repères sont exclusivement quantitatifs et qualitatifs, est plus aisée. Ainsi, si le résultat d’une appréciation est 1, cela correspond à « non conforme (NC) ». Si l’appréciation permet de donner le chiffre 4, on a affaire à « conforme ». Pour faciliter l’agrégation, nous considérons: le « oui » comme du « 4 » et le « non » comme « 1 ». En ce qui concerne les pourcentages : moins de 25% = « 1 », 25%- à moins de 50% = « 2 » 50% à moins de 90% = «3 » Plus de 90% = « 4 ».

Situation de quelques éléments de la qualité des données en 2008 Une moyenne de la situation des repères quantitatifs/qualitatifs permet d’octroyer la cotation correspondante. Ainsi : Moyenne égale à 1 = Non conforme Moyenne supérieur à 1 et inférieure à 3 = Largement non conforme Moyenne supérieur ou égale à 3 et inférieur à 4 = Largement conforme Moyenne = 4 (Conforme).

Cas pratique d’évaluation 1: Dimension 0 (les préalables) Elément O.1  Le cadre juridique et institutionnel d'organisation des statistiques sanitaires Elément O.2 : Les Ressources et investissements Elément O.3 : Pertinence des statistiques produites et gestion de la qualité

LES PREALABLES: Elément O LES PREALABLES: Elément O.1 ) Le cadre juridique et institutionnel d'organisation des statistiques sanitaires Indicateurs normatifs Indicateurs de mesure Repères Situation 2007 Cotation 2007 Situation 2009 Cotation 2009 0.1.1 La responsabilité de la collecte, du traitement et de la diffusion des statistiques clairement définie LNC   0.1.1.1 Existence d’une loi statistique, décret d'organisation des statistiques de la santé, protocoles entre plusieurs instances Existence loi, décret, etc. Oui C Appréciation de la fonctionnalité par rapport aux dispositions prévues 4 0.1.1.2 L’organisation du travail est conforme à cette attribution de responsabilité Copie décret et arrêté d’organisation 3 LC 2 La pratique est-elle conforme à ces textes? Partiellement 0.1.1.3 Existence de mécanisme pour assurer la cohérence des méthodes et des résultats entre les structures qui participent partiellement à la production des statistiques Existence mécanisme de coordination Non NC Fonctionnalité de ce mécanisme ?

LES PREALABLES: Elément O LES PREALABLES: Elément O.1 ) Le cadre juridique et institutionnel d'organisation des statistiques sanitaires Indicateurs normatifs Indicateurs de mesure Repères Situation 2007 Cotation 2007 Situation 2009 Cotation 2009 0.1.2 Coordination adéquate de la production des statistiques sanitaires NC 0.1.2.1 Existence de textes sur la coordination des statistiques Existence de loi, décret, etc. Non Oui C Appréciation du respect des textes 1 2 LNC Appréciation de la fonctionnalité du cadre de coordination conformément aux textes 3 LC 0.1.2.2 Mécanisme en place pour éviter la surcharge de travail en matière de collecte de données de routine dans les formations sanitaires Existence système coordination ? Réalisation d’enquêtes auprès des Formations sanitaires non 0.1.3 Obligation de déclaration statistique 0.1.3.1 Existence de textes portant obligation de transmission Existence de textes législatifs et réglementaires 4 Appréciation des textes 0.1.3.2 Respect des textes portant obligation % du privé qui respecte ce texte/ 91% 95% % du public qui respecte ce texte 100%

Synthèse Elément O.1 ) Le cadre juridique et institutionnel d'organisation des statistiques sanitaires Elément Indicateurs normatifs Cotation 2007 Cotation 2009 Elément 0.1: Le cadre juridique et institutionnel d'organisation des statistiques sanitaires LNC 0.1.1 La responsabilité de la collecte, du traitement et de la diffusion des statistiques clairement définie 0.1.2 Coordination adéquate de la production des statistiques sanitaires NC 0.1.3 Obligation de déclaration statistique C

Elément O.2 : Les ressources et investissements Indicateurs normatifs Indicateurs de mesure Repères Situation 2007 Cotation 2007 Situation 2009 Cotation 2009 0.2.1 Adéquation des ressources avec les activités programmées LNC 0.2.1.1 Effectif des agents affectés aux tâches statistiques et qualification Appréciation du rapport entre qualification et attribution 3 LC Appréciation de la charge de travail 2 0.2.1.2 Moyens informatiques affectés à l’information sanitaire Appréciation du parc informatique 0.2.1.3 Existence de moyens adéquats de communication (téléphone, Internet, etc.) Le service statistique est accessible par ligne téléphonique Oui Non NC Appréciation de la connexion internet 0.2.1.4 Adéquation des locaux Nombre moyen d’agents par bureau C Existence de bureau pour accueillir des effectifs supplémentaires 0.2.1.5 Budget alloué aux activités statistiques Appréciation de la part du budget Etat alloué aux statistiques sanitaire Appréciation du financement des activités 4

Elément O.2 : Les ressources et investissements Indicateurs normatifs Indicateurs de mesure Repères Situation 2007 Cotation 2007 Situation 2009 Cotation 2009 0.2.2 Utilisation efficiente des ressources NC LNC 0.2.2.1 Description des postes de travail et des tâches Existence d’une description des postes Non Oui C Existence d’une description des tâches 0.2.2.2 Mise en œuvre de cette description au plan pratique Existence de lettres de mission à chaque agent 0.2.2.3 Niveau de motivation des agents vis-à-vis des tâches Appréciation de la motivation des agents 2 3 LC

Synthèse 0.2: Les ressources et investissements Elément Indicateurs normatifs Cotation 2007 Cotation 2009 Elément 0.2: Les ressources et investissement NC LNC 0.2.1 Adéquation des ressources avec les activités programmées 0.2.2 Utilisation efficiente des ressources

Elément O.3 : Pertinence des statistiques produites et gestion de la qualité Indicateurs normatifs Indicateurs de mesure Repères Situation 2007 Cotation 2007 Situation 2009 Cotation 2009 0.3.1 Mise en adéquation entre les statistiques produites et les besoins des utilisateurs NC LNC 0.3.1.1 Evaluation de la pertinence et de l’utilité des statistiques produites (enquête satisfaction auprès des utilisateurs) Evaluation régulière du niveau de satisfaction des utilisateurs ? non Appréciation Evolution de la demande de l’annuaire 75% LC 85% C Existence cadre de concertation utilisateurs/producteurs ? Appréciation des feed backs 2 3 0.3.1.2 Satisfaction des besoins des indicateurs du CSLP, des % indicateurs renseignés à temps pour le CSLP 100 Production d’indicateurs infra-annuels Oui 0.3.2 Programmation et suivi évaluation de la mise en œuvre des activités statistiques 0.3.2.1 Existence d’un plan stratégique pluriannuel pour le développement des statistiques sanitaires Existence d’un plan stratégique ? Non Plan mis en œuvre 0.3.2.2 Existence de mécanisme ou plan de suivi – évaluation des activités de production statistique Existence de rapports de suivi – évaluation ? Existence de rapports d’activités des plans d’action ?

Elément O.3 : Pertinence des statistiques produites et gestion de la qualité Indicateurs normatifs Indicateurs de mesure Repères Situation 2007 Cotation 2007 Situation 2009 Cotation 2009 0.3.3 Concentration des efforts pour l’assurance qualité LNC LC 0.3.3.1 Existence mécanisme de validation des données Mécanisme de validation mise en place ? Oui C 0.3.3.2 Arbitrage fait entre complétude des données de base et promptitude dans la diffusion de l’annuaire Existence d’une instance décisionnelle ? 0.3.3.3 Production régulière de rapports qualité et mise en œuvre des recommandations Existence de rapports qualité ? Appréciation de la de mise en œuvre des recommandations 50% 70% 0.3.3.4 Implication de l’INSD dans l’estimation des chiffres de population et autres Existence de données définitives sur les effectifs de populations Non NC Indications sur la méthode d’estimation

Synthèse Elément O.3 : Pertinence des statistiques produites et gestion de la qualité Indicateurs normatifs Cotation 2007 Cotation 2009 Elément 0.3: Pertinence des statistiques produites et gestion de la qualité LNC 0.3.1 Mise en adéquation entre les statistiques produites et les besoins des utilisateurs 0.3.2 Programmation et suivi évaluation de la mise en œuvre des activités statistiques LC 0.3.3 Concentration des efforts pour l’assurance qualité

Synthèse Dimension 0: Les préalables Elément Indicateurs normatifs Cotation 2007 Cotation 2009 Qualité de la dimension 0: Les préalables NC LNC Elément 0.1: Le cadre juridique et institutionnel d'organisation des statistiques sanitaires Elément 0.2: Les ressources et investissement Elément 0.3: Pertinence des statistiques produites et gestion de la qualité

Recommandations Ministère de la santé DGISS Créer le cadre de coordination du SNIS Prévoir des locaux pour les affectations futures de personnel Elaborer et mettre en œuvre la description des postes et tâches au sein de la DGISS Evaluer la satisfaction et les besoins des utilisateurs Ministère de la santé - Améliorer la contribution de l’Etat au financement des activités statistiques

Résultat évaluation 2006/2007 (extrait rapport qualité 2007)

Conclusion La démarche qualité n’est pas une remise en cause des compétences C’est plutôt une quête permanente de qualité, d’être bien jugé à toutes les étapes de la production

JE VOUS REMERCIE POUR VOTRE ATTENTION