1 PUT TITLE HERE Vérifications de la conformité aux exigences en matière deffectif / PDF Séance dinformation à lintention du personnel financier et des vérificateurs externes des conseils scolaires Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Automne 2008

2 Objectifs de la présentation Vue densemble du processus ministériel de lautomne 2008 pour les vérifications de conformité aux exigences en matière deffectif / PDF Vue densemble des points notés de non- conformités révélés durant les vérifications ministérielles Recommandations pour adresser les problèmes de non-conformité

3 Processus de vérification – Automne 2008 Au moins10 conseils scolaires sélectionnés pour une vérifications de la conformité: –des effectifs des écoles de jour –des cours English as a Second Language (ESL) ou le Perfectionnement du français (PDF) – composante immigrants récents Période de vérification : année scolaire Vérifications effectuées à laide des instruments standardisés de vérification provinciaux

4 Processus de vérification – Automne 2008 Visites de site pour les écoles secondaires – 2 à 4 écoles selon la grandeur du conseil Vérifications sédentaires pour les écoles élémentaires –2 à 4 écoles selon la grandeur du conseil –risque plus faible –peuvent être remplacées par des visites de site selon le besoin Auto-vérifications à léchelle du conseil si des erreurs importantes sont décelées dans les écoles

5 Processus de vérification – Automne 2008 Conclusions et recommandations du Ministère confirmées dans les rapports des écoles et des conseils Rajustements applicables apportés aux données financières connexes dans les états financiers du conseil Rapport provincial placé sur le site Web de la Direction des paiements de transfert et des rapports financiers

6 Problème de non-conformité – Effectif des écoles de jour Les registres des effectifs nont pas été conservés pour la vérification. Les données du SISOn figurant dans le sommaire de lécole ne correspondent pas aux données entrées dans les sommaires mensuels des registres dinscription pour les dates de comptage.

7 Problème de non-conformité – Effectif des écoles de jour Les registres du conseiller en assiduité et les documents médicaux des élèves qui sabsentent pendant de longues périodes ne sont pas fournis. Les élèves nont pas été retirés du registre à la date du transfert ou dabandon.

8 Problème de non-conformité – Effectif des écoles de jour Les inscriptions aux cours électroniques sont enregistrées de manière incorrecte. Les inscriptions aux programmes déchanges éducatifs ne sont pas enregistrées conformément aux exigences du Ministère. Les élèves qui paient des droits de scolarité sont déclarés comme des élèves du conseil.

9 Problèmes de non-conformité - PDF Les élèves pour lesquels une demande est présentée mais ne sont pas inscrits au 31 octobre. Les documents dimmigration confirmant la date dentrée au Canada des élèves ne sont pas fournis. Les écoles ne sont pas en mesure de fournir une liste des élèves pour lesquels on demande des fonds.

10 Problèmes de non-conformité - PDF Des élèves sont enregistrés dans la mauvaise année de qualification. Des élèves nés au Canada font lobjet dune demande de financement. Erreur sur le fait que les élèves doivent suivre des programmes de PDF pour être admissibles à du financement.

11 Mesures correctives appropriées Vérifier si le personnel scolaire connaît les « règles ». (Registre dInstructions) rol/212372f.pdf rol/212372f.pdf Fournir des séances de formation continue au personnel scolaire –ateliers annuels –la présentation du Ministère sur leffectif et le PDF est disponible sur demande –rétentions des formulaires dimmigration fédérales qui doivent accompagner les demandes au titre du PDF

12 Mesures correctives appropriées Les vérifications des écoles sont effectuées par le personnel du conseil. –( On peut utiliser les instruments de vérification ministériels) Revoir avec le personnel scolaire les exigences relatives aux documents requis pour les élèves qui sabsentent pendant de longues périodes. Revoir les instructions du SISOn sur le PDF avec le personnel scolaire. (Rapports de vérification du SISOn – Lignes directrices et instructions – juillet 2008).

13 Vérifications de la conformité aux exigences en matière deffectif/PDF Agent(e) de finance responsable pour votre conseil : Communiquez avec: Dave Christie Chef de projets deffectifs Tél. : Avez-vous des questions??