Formation SIFE pour les conseils scolaires 17 au 26 mars

Introduction Formation des utilisateurs du SIFE 2.0

SIFE 2.0 Une application centralisée de planification et de budgétisation qui soutient la gestion des fonds et des subventions au sein du ministère de l’Éducation. L’application utilise la technologie Oracle Hyperion Planning – communément appelée « Planning » en anglais. Une application Web permettant d’entrer des données, de calculer les subventions, de produire des rapports et de gérer le flux de travail. L’application est intégrée à la suite de produits Microsoft Office, et en particulier à Excel.

Aperçu de la formation Deux applications seront utilisées : Pour les modules 1 à 3, nous utiliserons une application simplifiée qui comprend seulement quelques formulaires SIFE. Pour les modules 4 à 8, nous utiliserons une application plus détaillée semblable à ce que vous verrez dans le SIFE 2.0.

Aperçu de la formation Modules de formation Hyperion Planning de base - Workspace Hyperion Planning de base - Smart View Hyperion Planning avancée - Smart View Aperçu et entrée des données du SIFE 2.0 Validation de l’entrée des données Gestion des versions Approbations Modification en milieu de cycle

Aperçu de la formation Éléments des modules de formation : Aperçu du module Démonstration : Suivez-moi Exercice pratique pour les utilisateurs Documentation (aide-mémoire, exercices pratiques, solutions des exercices)

Liste des tâches SIFE 1.0 – Formulaires tout-en-un (les données à entrer, les résultats et l’explication des calculs se trouvent sur le même formulaire). SIFE 2.0 – Les données, les résultats et l’explication des calculs sont séparés et organisés en liste des tâches.

Données historiques Le SIFE 1.0 ne sera plus accessible aux conseils scolaires à compter d’octobre 2014. Le SIFE 2.0 comprendra des versions actives des prévisions budgétaires et des prévisions budgétaires révisées pour 2013-2014. Les conseils sont invités à imprimer les versions PDF des soumissions présentées à l’aide du SIFE 1.0 s’ils veulent en conserver des copies. Les agents des finances/analystes financiers fourniront aux conseils des versions PDF des états financiers des soumissions de 2012-2013 si des rajustements sont effectués après octobre 2014.

Module 1 Hyperion Planning de base

Hyperion Planning de base - module Workspace L'aperçu de Hyperion Planning avec le module Workspace met l'accent sur les points suivants, essentiels pour l'utilisateur : Connexion Listes des tâches Entrée des données Rapports Résultats

Hyperion Planning de base - Workspace Connexion Pour vous connecter à Workspace, utilisez l'URL URL de Workspace – Voir la fiche de références Une fois connecté, vous avez quatre façons d'ouvrir l'application : Naviguer - Application - Planification - TRAIN1 Fichier - Ouvrir - Applications - Planification - TRAIN 1 Ouvert récemment Liens rapides

Hyperion Planning de base - Workspace Ma liste des tâches Les listes de tâches servent à classer les entrées de l'utilisateur, les calculs et les processus d'examen (l'ordre suggéré est semblable à celui de SIFE 1.0). Des formulaires Web sont utilisés pour entrer et examiner des données. Les rapports financiers servent à la production de rapports standard.

Hyperion Planning de base- Workspace Entrée Pour entrer des données, cliquez sur une cellule de saisie et utilisez le clavier pour entrer vos données. Pour naviguer entre les cellules, vous pouvez utiliser la souris et le clavier : La touche Tab déplace la cellule sélectionnée dans la cellule suivante, horizontalement. Les touches Maj. + Tab déplacent la cellule sélectionnée vers l'arrière, horizontalement. La touche Entrée déplace le contenu sélectionné dans la cellule suivante.

Hyperion Planning de base - Workspace Rapport Sélectionnez Exercice 1 – Rapport dans Ma liste des tâches. Vous verrez une version PDF d'un rapport produit à partir des résultats issus des données que vous aurez entrées. Le rapport s'ouvrira dans son propre onglet.

Hyperion Planning de base - Workspace Résultats Sélectionnez Exercice 1 - Résultats. Vous pourrez examiner les résultats produits grâce aux calculs issus des données que vous aurez entrées. Si vous souhaitez apporter des changements à la page Résultats, revenez au formulaire Entrée.

Module 2 Hyperion Planning de base avec Smart View

Hyperion Planning de base - Smart View Hyperion Planning est intégré à Microsoft Excel grâce à Smart View. Smart View exécute les même tâches qu'Hyperion Planning. Les utilisateurs voient les formulaires de données de planification dans Excel avec la même fonctionnalité. C'est une autre ‘fenêtre’ sur les données, plus intuitive, pour ceux qui connaissent Excel. Principales tâches : Entrée de données, examen des résultats

Hyperion Planning de base - Smart View Dans cet exercice, nous allons vous montrer comment : Vous connecter à Hyperion Planning. Ouvrir des formulaires à partir des listes de tâches. Entrer des données dans le formulaire prévu à cet effet. Calculer des valeurs après avoir soumis des données. Examiner les données dans le formulaire de résultats (toutes les cellules sont en lecture seulement).

Hyperion Planning de base – Smart View Connexion Ouvrir Microsoft Excel. Sous l'onglet Smart View, cliquer sur Panneau et aller à Connexions partagées. Se connecter à Oracle Hyperion Planning.

Hyperion Planning de base - Smart View Entrée Ouvrir votre application et votre liste des tâches. Double-cliquer sur le formulaire Entrée pour l'ouvrir. Choisir Point de Vue (PDV) et actualiser l'écran. Cellules blanches et jaunes : cellules d’entrée des données Cellules grises : cellules en lecture seule Entrer des données et « envoi des données » (calcule les valeurs).

Hyperion Planning de base - Smart View Résultats Ouvrez le formulaire Résultats pour examiner et vérifier toutes les données. Toutes les cellules sont grisées (en lecture seule) sur le formulaire Résultats. Pour modifier les données, retournez au formulaire Entrée.

Module 3 Hyperion Planning avancée avec Smart View

Hyperion Planning avancée - Smart View Comme nous l'indiquions plus tôt, avec Smart View vous pouvez utiliser les mêmes fonctionnalités qu'avec Hyperion Planning dans Excel. L'avantage de Smart View est évident quand vous entrez des données et quand vous utilisez la fonctionnalité existante dans Excel.

Hyperion Planning avancée - Smart View Survol des avantages Copier / coller

Hyperion Planning avancée - Smart View Survol des avantages Formules

Hyperion Planning avancée - Smart View Survol des avantages Lier des données

Hyperion Planning avancée - Smart View Survol des avantages Enregistrer les formulaires et les soumettre ultérieurement

Module 4 SIFE 2.0 – Aperçu

SIFE 2.0 – Aperçu Certains processus de SIFE 2.0 diffèrent de ceux de SIFE 1.0 Comme les exercices précédents ont démontrés, SIFE 2.0 est organisé selon des listes de tâches. Les listes de tâches sont un regroupement logique de tâches dans un ordre suggéré, requis pour compléter une soumission.

SIFE 2.0 – Aperçu Entrée de données SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 Données combinées dans certain cas Les entrées pour toutes les sections sont combinées sur un seul formulaire, divisé en plusieurs onglets. Les entrées des formulaires de données B, C et D sont combinées sur une seul formulaire, avec des onglets distincts. Les données pour la plupart des annexes sont aussi combinées sur un seul formulaire, avec des onglets distincts. L'entrée de données devrait en être accélérée.

SIFE 2.0 – Aperçu Entrée de données SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 Le tableau 3 se divise désormais en plusieurs tableaux distinctes : Tableau 3 Terrains, bâtiments et intérêt capitalisé Tableau 3.1 Installations mobiles Tableau 3.2 Subventions pour les projets d’immobilisations prioritaires – Projets d'immobilisations majeurs, terrains Tableau 3.3 Nouvelles écoles Tableau 3A Calcule les subventions d’immobilisations à recevoir, l'utilisation de revenus reportés et le manque à gagner –immobilisations .

SIFE 2.0 – Aperçu Entrée de données SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 Le tableau 5.5 assure désormais le suivi des projets d’immobilisations engagés pour les biens amortissables et les terrains. Dans SIFE 1.0, le tableau 5.6 a une section consacrée au suivi des projets aux terrains engagés. SIFE 2.0 combine tous les projets d’immobilisations engagés sur une page, le tableau 5.5 de la page 1.

SIFE 2.0 – Aperçu Entrée de données SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 Tableaux 10, 10.1 et 10.2 Dans SIFE 1.0, la plupart des données sur les dépenses ont été entrées dans les tableaux 10.1 (niveau élémentaire) et 10.2 (niveau secondaire); ensuite, le total est calculé dans le tableau 10. Dans SIFE 2.0, les conseils vont entrer les données sur les dépenses totales dans le tableau 10; ils vont ensuite saisir la portion Secondaire dans le tableau 10.2; la différence est calculée dans le tableau 10.1.

SIFE 2.0 – Aperçu – Entrée des données Tableau 10 – Dépenses Option 1 Option 2

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Locaux temporaires Les charges d'exploitation passent du tableau 3 à la rubrique Allocations, Section 11.

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Recettes fiscales La section 14 et le tableau 11A se trouvent sur un seul formulaire comportant de multiples onglets.

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Données de l'exercice précédent Les données de l'exercice précédent sont téléchargées dans les cellules et peuvent être mises à jour. Il n'y a plus de cellules de rajustement dans la plupart des cas. Ces cellules sont en bleu.

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Description des avertissements Les descriptions des avertissements sont désormais entrées dans SIFE 2.0. Les soumissions ne peuvent être envoyées avant que les descriptions des avertissements n'aient été entrées.

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 L'annexe C n'existe plus. Les données sur l'effectif des écoles sont désormais entrées directement dans le formulaire Effectif des écoles - entrée Élémentaire / Secondaire Liste des écoles de votre conseil

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 L'annexe C n'existe plus. Les résultats calculés sont présentés en détail à la rubrique Résultats, pour chaque formulaire concerné (ex. Section 1.3). Détails au niveau des écoles Détails au niveau du conseil

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Données au niveau des écoles Équivalents temps plein (ETP) et nombre de membres du personnel pour l'école

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Données au niveau du conseil scolaire Nombre d'élèves à temps plein et à temps partiel; ETP d'élèves à temps partiel et à temps plein des élèves à crédits élevés et l'EQM des études indépendantes sont des données entrées au niveau du conseil.

SIFE 2.0 – Entrée de données – Aperçu Données concernant le conseil scolaire

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu SIFE 2.0 vs SIFE 1.0 Nouveau concept : les données de référence Elles comprennent les données téléchargées, comme les : Points de repères Parts théoriques Montants des tableaux / grilles Montants approuvés

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Entrée Rapports Résultats Données de référence Formats de validation Gestion de la soumission

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Entrée Permet d'entrer des données Données sur l'effectif Allocations Annexes Tableaux Formulaires de données

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Rapports Affichent les résultats finaux de la soumission calculée Semblables à la structure de rapports de SIFE 1.0 Formés pour une production en PDF

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Résultats Ils servent à visualiser rapidement les résultats produits par les calculs effectués dans le cadre de la soumission. Ils montrent les résultats calculés, sans les justificatifs que fournit le rapport.

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Données de référence Elles montrent toutes les données téléchargées utilisées pour calculer la soumission. Nous en discuterons plus en détail dans un exercice ultérieur.

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Formats de validation Il y a un formulaire des formats de validation pour chaque formulaire d'entrée de la soumission. Ce formulaire détermine les cellules qui peuvent recevoir des entrées et celles qui devraient être verrouillées sur les formulaires de saisie. Il établit les règles de validation qui régissent l'entrée de données dans chaque cellule de saisie.

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Gestion de la soumission Elle sert à présenter la soumission au ministère. Nous en discuterons plus en détail dans un exercice ultérieur.

SIFE 2.0 – Liste des tâches - Aperçu Smart View Comme nous l'avons montré plus tôt, Smart View est une autre plateforme qui permet de traiter les mêmes listes de tâches.

Module 5 Validation de l'entrée des données

Validation de l'entrée des données Toutes les cellules de saisie sont régies par des conditions auxquelles il faut satisfaire au moment d'entrer des données. SIFE 2.0 fonctionne selon une logique semblable à celle de SIFE 1.0 pour garantir que les données sont entrées correctement. Chaque cellule de saisie est validée. Tous les formulaires font partie du processus de validation générale de la soumission, processus garantissant que toutes les données sont entrées correctement avant d'autoriser la soumission à être présentée au ministère.

Validation de l'entrée des données Couleur des cellules Blanche : cellule de saisie Bleu : cellule contenant des données de l'exercice précédent qui peuvent être rajustées. Grise : cellule sans entrée Rouge : cellule invalide

Validation de l'entrée des données Chaque cellule de saisie est définie à l'aide des formulaires de formats de validation. La définition des cellules en dicte les conditions afférentes. Positif / Négatif / Les deux Nombre de décimales Aucune entrée autorisée Les définitions sont établies par le ministère au début du cycle et s'appliquent globalement aux conseils scolaires de district et aux scénarios. Différence par rapport à SIFE 1.0 Dans SIFE 2.0, toutes les validations se font après que le formulaire a été sauvegardé et rechargé. Dans SIFE 1.0, les données sont validées au moment où elles sont saisies et de nouveau au moment d'être sauvegardées. Ainsi, certaines cellules grises permettent la saisie de données si l'utilisateur double-clique sur la cellule, mais elles seront invalides après avoir été sauvegardées.

Module 6 Gestion des versions

Gestion des versions La gestion des versions permet aux utilisateurs du conseil de gérer les versions ou les soumissions sur lesquelles ils travaillent. Les outils fournis permettent à l'utilisateur de déplacer des données d'une version à une autre (versions de travail et brouillons) et, par conséquent, d'envoyer la version pour revue par le ministère, selon les besoins (à l'aide du flux de travail et du processus de gestion des approbations). Aperçu du module : Aperçu des versions Copier des données entre les versions Copier des données pour rendre la version accessible par l'agent des finances

Gestion des versions Utilisateur du conseil : écriture L'utilisateur peut écrire dans toutes les versions ci-dessous. Cependant, seules les données de la version de travail du conseil peuvent être déplacées pendant le processus de soumission au ministère. Les brouillons sont aussi des versions dans lesquelles l’utilisateur peut manipuler des données. On les utilise pendant le processus de soumission pour gérer les changements apportés aux données et conserver des sauvegardes, le cas échéant. Toutefois, si un brouillon est la version finale que l’utilisateur souhaite soumettre, il doit copier ces données dans la version de travail du conseil.

Gestion des versions Utilisateur du conseil : lecture seule Les versions ci-dessous sont en lecture seule pour les utilisateurs du conseil.

Gestion de la version Copie entre différentes versions Les données peuvent être déplacées d'une version à une autre, selon les besoins. Exemples : Sauvegarde : Si l'utilisateur a besoin d'enregistrer une version, il peut la copier dans un brouillon. Brouillon à la version de travail du conseil : Quand l'utilisateur est prêt à copier un brouillon dans la version de travail du conseil pour présentation. Accessible par un agent des finances : Quand l'utilisateur doit placer des données dans la version à regarder par un agent des finances pour examen. Copie de données à Accessible par agent des finances Si un utilisateur du conseil veut qu'un agent des finances prévisualise les données avant de les soumettre, il doit en faire une copie dans la version à accessible par l'agent des finances.

Gestion des versions Description et sommaire de la version – Tableau de bord Le tableau de bord permet de voir et de nommer les différentes versions, et en facilite ainsi la gestion. Cet outil aide les utilisateurs à assurer le suivi des données disponibles et des versions dans lesquelles celles-ci se trouvent; il suffit d'entrer une description rapide.

Module 7 Approbations

Approbations Lorsque le modificateur a saisi toutes les données et qu'il lui semble que la soumission est en format final, il copie les données dans la version de travail du conseil (si cette version n’est pas déjà utilisée). L'étape suivante consiste à appliquer le processus d'approbation qui amènera la soumission plus loin dans le processus. Après que le modificateur a envoyé la soumission avec succès à l’approbateur, il doit l'examiner et y apposer sa signature.

Approbations Modificateur - Étapes à suivre: 1. Valider la soumission Validation des entrées des données S'assurer que chaque cellule de saisie contient le bon format pour les données. Erreurs S'assurer que la soumission ne contient aucune erreur. Signaler les erreurs qui n'ont pas été corrigées, le cas échéant (dans les cas exceptionnels). Avertissements S'assurer que tous les avertissements sont expliqués.

Approbations Modificateur – Étapes à suivre : 2. Envoyer la soumission pour approbation Signaler la soumission pour approbation. Valider la soumission et la présenter pour approbation. Le processus de validation automatique garantit que la soumission est valide Entrée des données Erreurs Avertissements Lorsque la soumission est valide La version de travail du conseil est accessible en lecture seule. L’approbateur du conseil en devient le responsable.

Approbations Approbateur – Étapes à suivre: Examiner la soumission dans la version de travail du conseil, en lecture seule. Prendre les mesures nécessaires selon la soumission. Rejeter la soumission Recommencer le processus d'approbation. Le modificateur doit faire les changements nécessaires et soumettre de nouveau le document. Approuver la soumission Enregistrer la soumission en mode « Actif ». La soumission est prête à être examinée par l'agent des finances.

Module 8 Changements intermédiaires des données de références

Changements intermédiaires des données Les changements apportés aux lois ou à d'autres données de référence peuvent se produire pendant un cycle et avoir un effet sur les calculs. Ces changements doivent apparaître dans la soumission actuelle. SIFE 2.0 autorise la modification intermédiaire des données de référence et effectue ensuite de nouveaux calculs pour la soumission à l'aide des nouvelles données. Le tout se fait automatiquement. Le processus est dirigé par le ministère (moment auquel l'application est verrouillée) et n'exige aucune entrée ni aucun changement de la part des utilisateurs du conseil. Les utilisateurs du conseil reçoivent des outils (formulaires et rapports) qui permettent d'examiner les conséquences des changements sur la soumission actuelle.

Changements intermédiaires des données Les données qui peuvent changer sont les suivantes : Points de repères Parts théoriques Montants des tableaux / grilles Montants approuvés

Changements intermédiaires des données Les versions qui seront touchées sont les suivantes : V10W - Version de travail du conseil V10D01 - Brouillon du conseil 1 V10D02 - Brouillon du conseil 2 V10D03 - Brouillon du conseil 3 V10D04 - Brouillon du conseil 4 V10D05 - Brouillon du conseil 5 V10D06 - Brouillon du conseil 6 V10D07 - Modèle vierge pour une réinitialisation

Changements intermédiaires des données Processus pour les utilisateurs du conseil Réception d'un courriel sur un changement intermédiaire à venir Facultatif : Possibilité de déplacer le dernier brouillon dans la version de travail du conseil, si ce n'est déjà fait. Après les changements intermédiaires, il s'agit de la seule version qui affichera les effets Avant / Après. Réception d'un courriel sur le « mode d’entretien » Arrêter les tâches en cours et sortir de l'application Réception d'un courriel sur la fin des changements intermédiaires. L'application est de nouveau accessible. Utiliser la liste des tâches pour comparer les changements.

Changements intermédiaires des données Mode d’entretien Message à l'ouverture de l'application Message si l'application est déjà ouverte

Changements intermédiaires des données Aperçu / “snapshot” Les données sont copiées avant que les changements ne soient appliqués à la version de travail du conseil. Les données des brouillons ne sont pas copiées; il n'y a pas de comparaison Avant / Après. V10W Version de travail du conseil V10WDC Aperçu de la version de travail du conseil avant les changements de données

Changements intermédiaires des données Résultats : l'utilisateur du conseil peut voir les résultats quand le processus est terminé en utilisant la tâche Données de référence.

Changements intermédiaires des données Points de repères et montants des tableaux / grilles Indiquent les données de référence actuelles, utilisées pour calculer la soumission actuelle. Les repères et les montants des tableaux / grilles utilisées pour la présentation actuelle Chaque onglet représente un ensemble différent de données relationnelles

Changements intermédiaires des données Sommaire des changements des données de référence Montre les données de référence qui ont changé au cours du processus. Trois colonnes Données actuelles (version de travail du conseil) Données antérieures (aperçu de la version de travail du conseil avant les changements) Changements (variance entre les données actuelles et les données antérieures) Données antérieures Données actuelles Changements

Changements intermédiaires des données Variance des données de référence – Résultats Formulaire qui affiche un sommaire des allocations et les effets des changements des données de référence sur les allocations. Données actuelles Données antérieures Changements

Changements intermédiaires des données Variance des données de référence – Rapport Indique les mêmes données que le formulaire Variance des données de référence – Résultats dans un rapport en format PDF. Données actuelles Données antérieures Changements

Changements intermédiaires des données Changements apportés à la logique des calcules Si des changements sont apportés, ils ne sont pas faciles à détecter dans le système. Les changements de calcul seront communiqués par le ministère, par courriel. Si les calculs sont liés à la rubrique Allocations, les documents Variance des données de référence – Résultats / Rapport peuvent être utilisés pour examiner ces changements dans le sommaires des allocations.