ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

PROGRAMME 1 – Présentation générale 2 – Description de la fonctionalité 3 – Principales transactions 4 – Liste des customisations 5 – Problèmes constatés 6 – Améliorations souhaitées 7 – Automatisations à envisager ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

1 : Présentation générale Ce module comprend les domaines suivants: Réapprovisionnement Appels d’offre Contrats d’achat Ordres d’achat : Etapes et type d’ordre Vie d’un ordre Réception, contrôle de qualité Transfert Qualiac Traitement ordres livrés Reliquats d’achat Relance fournisseurs Retours fournisseurs Gestion des lots Gestion des fournisseurs ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

1. MENU CORRESPONDANT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

2. Description fonctionnelle Tous les matins, un job automatique génère des propositions de réapprovisionnement pour les articles en dessous du stock de sécurité Ces propositions sont ensuite: Soit validées Soit gardées en suspens en attendant résultat appel d’offres Soit supprimées (si on ne veut pas réapprovisionner l’article) Un ordre d’achat est créé dans Baan Soit par transfert d’un INV Soit par transfert d’un appel d’offres Soit par une saisie manuelle Les ordres d’achat peuvent être liés à un contrat Pour les demandes de matériel en livraison directe, une proposition INV est générée et transférée en Ordre d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

2 - STATISTIQUES - 1 ORDRES D’ACHAT PAR TYPE EN 2003 TYPE D’ORDRE TOTAL NOMBRE DE LIGNES CR 12 43 CS1 41 59 CT 6233 19898 DT 2497 3629 RT 7 14 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

2 – STATISTIQUES - 2 APPELS D’OFFRE EN 2004 APPELS D’OFFRES NOMBRE DE LIGNES 1967 4096 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

2 – STATISTIQUES - 3 CONTRATS D’ACHAT STATUT CONTRATS LIGNES DE CONTRAT OUVERT 7 182 EN COURS 196 9605 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3 – Principales transactions Intitulé Code session Gestion des ordres INV tdinv3120m000 Gestion des appels d’offre tdpur1101m000 Gestion des contrats d’achat tdpur3101m000 Gestion des ordres d’achat tdpur4101m000 Edition ordres d’achat tdpur4401m000 Gestion des réceptions tdpur4120m000 Gestion des reliquats tdpur4130m000 Gestion des lots tdltc0101m000 Gestion des fournisseurs tccom2101m000 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3- Interface CFU + Qualiac EN-TETES CONTRATS MARCHES EN-TETES LIGNES CONTRATS Mise à jour tous les soirs FOURNISSEURS FOURNISSEURS GENERATION INV ARTICLES EN-TETES ORDRE ACHAT COMMANDES TEXTES ARTICLES LIGNES ORDRE ACHAT LIGNES DE COMMANDE Transfert ordres d’achat réceptionnés RECEPTION DETAILLEE ENLOGEMENT FACTURATION+ PAIEMENT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.1 – REAPPROVISIONNEMENT DU STOCK Procédure : Chaque matin, à 5 heures, Baan lance un réapprovisionnement pour tous les articles et génère les propositions pour les articles à pourvoir Ces propositions sont lancées par magasin Chaque gestionnaire de produit édite la liste des INV le concernant Il ouvre ensuite la gestion des ordres INV pour vérifier, modifier, confirmer ou supprimer les ordres. Il lance le transfert des INV confirmés en ordres d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.1 – Gestion des ordres INV ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.1 – Transfert des ordres INV ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.1 Transfert des ordres INV Champs à renseigner On peut lancer le transfert à partir de critères variés: Par no d’ordre INV Par article ou groupe d’articles Par magasin Par fournisseur Par acheteur ou planificateur Par numéro d’ordre de vente (livraison directe) Ensuite, les champs ci-dessous sont à renseigner comme suit: Série d’ordres d’achat 1 pour CT , 2 pour DT Type d’ordre : CT Type ordre liv. Directe DT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appels d’offres - principe Le module appel d’offres dans Baan s’applique à : des demandes de prix ponctuelles Des montants inférieurs à 5000 CHF Ce module comporte les étapes suivantes: Saisie de l’appel d’offres Edition de l’appel d’offres (avec option envoi par fax) Saisie du résultat Edition appel d’offres par articles (pour obtenir le comparatif des prix obtenus) Copie lignes appel d’offre vers ordre d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appel d’offres – Menu ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appel d’offres – En-tête ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appel d’offres – Lignes ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appel d’offres – textes Textes articles: On peut : opter pour le texte standard article définir un texte article spécifique Il suffit de renseigner le champ ‘Desc. Standard.’ comme suit : Oui = desc. Standard article + texte additionnel éventuel Non = uniquement description spécifique liée à la demande de prix ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Saisie résultats appel d’offres Cette transaction sert à entrer le résultat d’un appel d’offres. On peut aussi gérer les dates d’expiration de l’appel d’offres (via le zoom) Actuellement, peu d’appel d’offres dans le système sont traités. ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appel d’offres - Recopie Cette transaction permet de recopie une ou plusieurs lignes d’appel d’offres vers un ordre d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.2 – Appel d’offres – Résumé BAAN 4 - MODULE APPEL D’OFFRES BAAN 4 -ORDRES D’ACHAT Génération automatique d’un ordre CT à partir de l’appel d’offres. ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Contrats d’achat La plupart des articles dans Baan sont liés à des contrats d’achat, sauf : Articles Farnell EDI Articles ponctuels Les contrats sont gérés dans CFU et transférés ensuite dans Baan et Qualiac une fois la procédure d’adjudication terminée ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 - Contrats - Origine C F U BAAN QUALIAC Création dans CFU : soit renouvellement contrat initial soit résultat appel d’offres Transfert dans Qualiac des en-têtes de contrat Transfert dans Baan des en-têtes et des lignes Contrat créé dans Baan avec le statut ‘ouvert’ Pour le rendre actif : modifier le statut de ‘ouvert’ à ‘en cours’ C F U BAAN QUALIAC Procédure AO/DO En-tête du contrat: statut = ouvert En-tête du Marché : données globales Pas de blocages Marche Renouvellement Lignes du contrat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Contrats – changement statut ARTICLES : Fournisseur Devise Prix d’achat Unité prix d’achat Dernier prix d’achat Prix moyen d’achat origine CONTRATS STATUT: 1-Ouvert 2-En Cours 3-Fermé Pas de modification Modification dans les 3 tables Mise a jour données additionnelles (ref. contrat) FACTEURS DE CONVERSION: -modification facteur conv. ou création nouveau record DONNEES ADDITIONNELLES : -modification ou suppression de la référence au contrat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Gestion contrats (en-tête) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Gestion contrats (lignes) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Gestion contrats - origines A partir des lignes on peut accéder à la saisie des origines détaillées (zoom sur origine) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Contrats - Evaluation -Evaluation contrat d’achat +- tdpur3420m000 -Edition récapitu;atif par lignes +- tdpur3498m000 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.3 – Contrats – ECMDS ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Ordres d’achat (commandes) Une commande peut être : soit saisie manuellement soit résulter du transfert d’un ordre INV Soit résulter du transfert d’un appel d’offres On distingue plusieurs types de commandes, chacun comportant un certain nombre d’étapes à réaliser Une commande peut être liée : À un contrat d’achat A une demande de matériel (livraison directe) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 - Types de commande TYPE DESCRIPTION SERIE CS1 Commandes internes non transférées (JOBMT, et….) 3 CT Commandes normales 1 DT Livraisons directes 2 CR Retours négatifs 5 RT Retours positifs 6 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Commandes – Etapes par type Commandes normales (CT,RT, CS1) DESCRIPTION SESSION 1 Edition de commande tdpur4401m000 2 Note de reçu de marchandise tdpur4410m000 3 Gestion des réceptions tdpur4120m000 4 Note de réclamation tdpur4420m000 5 Gestion des accords tdpur4121m000 6 Note de stockage tdpur4421m000 7 Note de retour tdpur4411m000 10 Transfert Qualiac (sauf CS1) Interface Qualiac 9 Traitement des ordres reçus tdpur4223m000 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Commandes – Etapes par type DT ETAPE DESCRIPTION SESSION 1 Edition de commande tdpur4401m000 2 Note de reçu de marchandise tdpur4410m000 3 Gestion des réceptions tdpur4120m000 10 Transfert Qualiac Interface Qualiac 9 Traitement des ordres reçus tdpour4223m000 CR ETAPE DESCRIPTION SESSION 1 Edition de commande tdpur4401m000 10 Transfert Qualiac Interface Qualiac 9 Traitement des ordres reçus tdpour4223m000 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Vie d’un ordre d’achat Etapes principales : Création (ou transfert AO, INV) Edition et envoi au fournisseur (év. par fax) Livraison de la marchandise: Edition de la note de reçu de marchandise par batch Gestion réception Edition de la note de réclamation si nécessaire Gestion du contrôle de qualité (si article soumis) Edition de la note de stockage par batch Edition de la note de retour si nécessaire Enlogement de la marchandise par batch Transfert dans Qualiac des commandes réceptionnées Traitement des ordres livrés (1 fois par semaine par batch) Archivage (1 fois par semaine) on garde une année en cours avant d’archiver ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Saisie des ordres d’achat En-tête – champs à renseigner Intitulé Commentaires Fournisseur Code fournisseur Type d’ordre CT, DT, CR. RT, CS1 Contrat Numéro du contrat en cours (si contrat) Date ordre Date du jour par défaut Date livraison Date de livraison prévue Cde originale Commande historique (si retour) Ref. A Description générale Site Site de réception Cond. Livraison Incoterm + destination Devise Devise du fournisseur Code adresse Code adresse pour la commande ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Saisie des ordres d’achat En-tête – copie écran Accès Aux lignes ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Saisie des lignes Ordre d’achat A saisir : -Scem -Quantité ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Saisie des lignes ordre d’achat Origines multiples Accès par un zoom sur le champ origine ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Etapes précédent la réception Une fois saisie, la commande doit ensuite être éditée et envoyée au fournisseur (sous forme papier ou par fax) L’édition de commande Baan est identique au layout Qualiac (y compris feuille annexe avec origines par ligne) Un job journalier lance l’édition de la note de reçu de marchandise La commande peut ensuite être réceptionnée ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Réception des ordres d’achat 1- Se mettre en mode insertion avec la touche 2- Entrer le no du bulletin de livraison 3- entrer le numéro de commande 3 2 4 – Saisie de la quantité sur ‘qté/bon exp’ (quantité sur documents de livraison du fournisseur) 5 – Positionnement sur champ ‘Livrée’ 4 5 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Réception – emplacements et lots Article géré par lot: on crée autant d’entrées que d’occurences d’un même article On doit créer les nos de lots correspondants Article non loti : on crée une entrée par position de commande ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Réception – Colisage détaillé Si la réception concerne une livraison directe (ordre DT), on peut créer des lignes de colisage en cliquant sur ‘0’ ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Réception - Note de réclamation Si la quantité annoncée par le fournisseur est différente de la quantité constatée Si la marchandise n’est pas conforme Si elle a été avariée au cours du transport -> On déclenche l’édition d’une note de réclamation ‘Edition réclamations’ – tdpur4420m000 Mais seulement si les quantités réceptionnées n’ont pas été saisies ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Réception – Contrôle de la qualité Si l’article est soumis à contrôle, on doit procéder au contrôle de qualité (Gestion du contrôle de la qualité – tdpur4121m000) Pour un article loti, il faut saisir autant d’entrées que d’occurences de lot par article ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Réception – Note de retour Si une ou plusieurs occurrences d’un article ne franchissent pas le contrôle de qualité -> on édite une note de retour au fournisseur ‘Edition des bons de retour’ – tdpur4411m000 Parallèllement, la marchandise doit être retournée au fournisseur ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Etapes après réception Dans le cas des livraisons directes la réception ne comporte ni contrôle de qualité, ni saisie des lots. Une fois la marchandise réceptionnée, elle est livrable au client Pour les commandes liées au stock, il faut générer la liste de stockage (fait par batch tous les jours) et lancer l’enlogement (par batch également) On peut aussi effectuer un enlogement manuel si on veut stocker un article dans un emplacement autre que celui auquel il est associé ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Enlogement manuel Procédure : 1- générer un enlogement pour la réception souhaitée 2- ouvrir la gestion des données désenlogement 3- au niveau des lignes, supprimer l’enregistrement 4- en mode insertion. sélectionner la ligne proposée 5- saisir le no d’emplacement souhaité 6- lancer la confirmation du désenlogement ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.4 – Commande - Etapes finales Après l’enlogement ou après la réception pour les livraisons directes, la commande est transférée dans Qualiac pour être facturée Tous les samedi matin, le traitement des ordres de vente livrés est lancé en batch Les commandes sont conservées une année dans les tables courantes et ensuite archivées ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.5 - Traitement des reliquats : Au niveau de la réception On peut modifier la quantité proposée par le système On peut la mettre à 0 pour supprimer le reliquat Dans ‘Gestion reliquats’ – tdpur4130m000 : Soit on confirme le reliquat Soit on le modifie Soit on le supprime ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.5 Gestion des reliquats : copie d’écran ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.6 – Relance fournisseurs Un job systématique édite chaque mardi matin les lignes de commande non livrées Critères : date du jour – 15 à date du jour Le fichier sort sur l’imprimante de la gestion des stocks Le responsible de produit peut ensuite dans l’édition des relances (tdpur4403m000) envoyer par courrier ou par fax les relances aux fournisseurs ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.6 – Relance fournisseurs Copie de l’écran de soumission ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.7 – Retours : Procédure Un retour peut survenir : Avant la mise en stock : après la réception, en cas de non conformité quantitative ou qualitative après le contrôle de qualité, si la marchandise n’est pas acceptée Après la mise en stock : suite à un retour utilisateur après un contrôle dans le stock Pour un retour avant la mise en stock : les documents nécessaires au fournisseur sont produits par Baan Note de réclamation Note de retour Pour un retour après la mise en stock: les commandes de retour (CR et RT) doivent être créées Dans tous les cas : une demande d’expédition doit être créée dans Qualiac ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.7 – Retours – types de commandes Types d’ordres à utiliser : Retours temporaires : création d’une commande CR et d’une commande RT Retours définitifs : création d’une commande CR Lors de la création de ces ordres, pour assurer le lien avec la commande initiale Entrer la référence de cette commande dans le champ ‘référence A’ format CTnnnnnnn ou DTnnnnnnn Ces ordres après le transfert dans Qualiac deviendront une sous-commande de la commande initiale ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.8 Gestion des lots - Menu ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.8 – Gestion des lots - procédure Pour pouvoir être géré par lots, un article doit être défini comme tel dans la gestion des articles Paramètre Gestion des lots : valeur ‘A l’unité ‘ Il doit être stocké dans un magasin géré par emplacements Dans la gestion des lots, on crée ensuite les instances nécessaires, soit par anticipation soit lors d’une opération sur le stock (réception, transaction de stock, désenlogement, enlogement) Dans chacune de ces opérations, le(s) no(s) de lots concernés doivent être précisés ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.8 – Gestion des lots – Ecran de saisie Champs Valeur Article No Scem Lot No de lot Type lot Achat Fournisseur Code four. Cde lot four Ref. four. Certificat Ref. supp. ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.8 – Gestion des lots - complements On peut associer différentes caractéristiques à un lot pour mieux le définir (voir menu ‘caractéristiques spécifiques lot’) On peut tracer un lot dans le stock (affichage cas d’emploi des lots - tdltc1510m000) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.9 - Fournisseurs Les fournisseurs sont chargés depuis Foundations tous les soirs et la base Baan est identique à Qualiac ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

3.9 – Fournisseurs - Adresses ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

4 – Principales customisations La plupart des sessions du module PUR(achats) ont été customisées ainsi que certaines session INV, LTC, ILC. PUR: Gestion et édition appel d’offres Gestion et édition ordres d’achat Gestion. Édition, changement statut contrats d’achat Gestion des reliquats Relance fournisseurs Gestion réceptions, note de réclamation, note de retour INV: Génération, gestion, transfert ordres INV DIVERS: Rapports Consultations ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

5 – Problèmes constatés Ordre de retour non désenlogés mais facturés Origines multiples par ligne de commande Fonctionalité non utilisée Souhait de ne plus imprimer la page ‘répartion’ (Edition Commande) Utilité du contrôle de qualité systématique? Notes de réclamation et de retour non effectuées ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

6 – Améliorations souhaitées Fax business : Retour du fax à l’utilisateur Unix Gérer le fax au niveau de chaque adresse du fournisseur Articles gérés par nomenclatures de produit : Tester cette fonctionalité en vue de son implémentation ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7- Automatisations à envisager Réapprovisionnement automatique Relance anticipée Traitement commandes JOBIMP, JOBMT Ecran simplifié réceptions Ecran simplifié saisie transactions stock ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7.1 Réappro automatique Articles concernés : Liés à un contrat Limite de valeur (Qté * prix unitaire < 5000 CHF) Livraisons directes exclues Magasins EDI, 00 exclus Identification des articles: Au moyen d’un paramètre existant dans la gestion des articles OU dans la gestion des données additionnelles articles Finalité: Gain de temps Allégement charge de travail ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7.1 – Réappro automatique - schéma ACTUELLEMENT FUTUR enchainement batch GENERATION INV GENERATION INV GESTION DES INV GESTION DES INV MANUEL CONFIRMATION INV CONFIRMATION INV TRANSFERT INV TRANSFERT INV GESTION ORDRES ACHAT GESTION ORDRES ACHAT EDITION ORDRES ACHAT EDITION ORDRES ACHAT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7.1 – Réappro automatique - fonctionnement Définition d’un enchainement automatique qui va : Générer les ordres INV Trier les INV générés (automatiques et manuels) Confirmer les INV pour articles ‘auto’ Les transférer en ordres d’achat Compléter les données achat si nécessaire Envoyer par fax les commandes montant < 5000 CHF Envoyer sur l’imprimante les commandes > 5000 CHF Les articles non automatiques suivront la procédure habituelle Le gestionnaire de produit recevra : La liste des commandes auto envoyées par fax ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7.2 - Relance anticipée 1 - Mise en place d’un job automatique générant la liste des commandes livrables dans les 10 jours ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7.2 – Relance anticipée - Suite 2 – Envoi automatique d’un avis au fournisseur pour confirmer la date de livraison prévue 3 – Intégration automatique dans Baan des confirmations reçues ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004

7.3 – Commandes JOBMT, JOBIMP ? Actuellement: création d’un INV transfert en CS1 envoi de la CS1 à l’atelier Création d’un job Demande matériel par atelier pour matière première Etc. Problèmes : traçabilité comptable Futur : Création d’un INV -> transfert en CT Génération d’un job via interface Baan/Qualiac Tous les documents générés seront liés au job ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS 04/11/2004