Guide de gestion intégrée des documents Micheline Bélanger Archives nationales du Québec Le 10 mai 2001

Gestion intégrée des documents Gestion intégrée des documents sur tous supports afin de satisfaire aux exigences de la PES et du projet de loi 161 basé sur la neutralité technologique et léquivalence fonctionnelle des documents Gérer le chaos actuel des doubles (à la fois sur supports papier et électronique) et des versions

Document Définitions Loi sur les archives : tout support y compris les données quil renferme lisibles par lhomme ou par machine….. Projet de loi 161 : information portée par un support, délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d images…….

Banque de données Est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l information qui y est inscrite Certains impacts : dépôt légal, la gestion actuelle des banques de données par les informaticiens

Gestion intégrée des documents Historique du Guide Chantier en ingénierie documentaire Projets pilotes ministériels Programme de partenariat interministériel Commission parlementaire/projet de loi 161 Lettre du GRGD au ministre responsable

Gestion intégrée des documents État davancement du projet Guide Mandat du ministre David Cliche Comité provisoire de démarrage du projet Architecture du Guide Définition et obtention du financement

Conclusions Comité provisoire de démarrage La DGIGRI reconnaît le Chantier en ingénierie documentaire comme un domaine prioritaire dintervention et de soutien La DGIGRI sengage à intégrer ce dossier comme composante majeure de larchitecture dentreprise gouvernementale La DGIGRI sengage à supporter financièrement le projet de développement du guide de gestion électronique des documents dans une proportion à définir La DGIGRI souhaite que des efforts financiers de gestion documentaire menés dans plusieurs ministères soient canalisés dans une expérience gouvernementale menant à la réalisation du Guide La DGIGRI sengage à susciter la participation de la Direction générale des services informatiques gouvernementaux (DGSIG) au projet, selon des modalités à convenir Les Archives nationales sengagent à accepter la responsabilité de porteur du dossier en ingénierie documentaire Les Archives nationales acceptent la direction du projet de développement du guide de gestion électronique des documents et consentent à y apporter un soutien financier dans une proportion à définir Les Archives nationales communiqueront avec le Comité des responsables de linformatique du secteur public (CRISP) afin de présenter le projet à la commission pertinente et, éventuellement, à tous les membres du CRISP

Priorité conservation XML production et conversion / documents Schémas XML / acte d enregistrement,….. Attribution de métadonnées Enregistrement institutionnel Clefs de signature électronique OAIS (Open Archival Information System)

Open Archival Information System Modèle de référence pour assurer la préservation et l accessibité de l information à long terme Norme ISO pilotée par la NASA pour toute organisation qui doit assurer la conservation de son information numérique

Priorité Réutilisation des connaissances La réutilisation des connaissances par le développement, entre autres, des schémas XML est le principe premier de la société du savoir Registre gouvernemental de schémas qui alimentera ou pourra être alimenté par des registres internationaux

Objectifs du Guide Contribuer au développement de la gestion efficace de linformation gouvernementale par le développement, entre autres, dun langage commun pour tous les intervenants impliqués dans la gestion de cette ressource Contribuer à une meilleure tenue des dossiers gouvernementaux pour permettre la reddition de comptes auprès des citoyens Aider les ministères et organismes à progresser dans la voie dune gestion documentaire moderne et intégrée Développer et expérimenter des prototypes dapplication des services communs pour la création et la gestion des documents

Objectifs du Guide Compléter certains travaux du Chantier dingénierie documentaire et intégrer les résultats dans le Guide par : la documentation des lignes directrices des documents de référence selon une sémantique internationale la validation pour utilisation par des automates des métadonnées relatives aux transactions lharmonisation des principes et des concepts de gestion documentaire avec ebXML pour les échanges électroniques lélaboration des lignes directrices pour assurer la confidentialité et larchivage à long terme des clés privées et publiques la classification, l indexation et ladaptation des calendriers de conservation des documents

Architecture du Guide Prémisses de la gestion intégrée Cadre de gestion documentaire (rôles, resp.) Cadre normatif et lignes directrices Classification, règles de conservation Modèle complet de gestion intégrée Scénarios dévolution Outils de gestion et de formation

Architecture Prémisses de la gestion intégrée Les enjeux, les bénéfices et les risques La norme internationale ISO de gestion des documents Adaptation de la norme au contexte québécois Le projet de loi 161 Sensibilisation du SSRH aux nouvelles responsabilités

Architecture Cadre de gestion Nouveaux rôles professionnels Responsabilités des intervenants Définition des autorités d enregistrement, de certification, des services communs Cadre de délégation dautorité Méthode de modélisation utilisée : UMM

Architecture Cadre normatif Les normes Les lignes directrices Les profils de métadonnées Réalisation des schémas de profils de métadonnées

Architecture Règles /classif., index., conserv. Concepts, méthodes et outils Classification à facettes Utilisation du thésaurus de lactivité gouvernementale et ajustement si requis Calendrier de conservation des documents Interactions logiques dans les interfaces dapplication et prototypes

Architecture Modèle complet Définition et description du modèle complet de la gestion intégrée du cycle de vie dun document, sous langle de sa conservation ou de son enregistrement institutionnel, de sa création à sa disposition par sa destruction sécuritaire sil y a lieu ou son versement aux ANQ ou son dépôt légal à la BNQ.

Architecture Scénarios d évolution Évolution de la gestion des documents par étapes successives selon un cadre à définir pour permettre aux organisations de progresser vers une certaine maturité de leur gestion documentaire et datteindre la situation cible définie dans le modèle complet respectant les exigences de la PES et du projet de loi 161.

Architecture Outils de gestion et de formation Définir une méthode de gestion de projet pour les projets de gestion intégrée des documents. Adapter les méthodologies de développement de systèmes informatiques Produire des outils et des guides qui permettront aux responsables de la gestion des documents de sensibiliser et de former les intervenants ministériels.

Gestion du projet du Guide Un comité directeur formé de gestionnaires. Un comité de travail formé de professionnels. Les M/O représentés sur ces comités : le SSIRI, le SSSG, les ANQ, le MJQ, le GRGD, les sites pilotes, la BNQ pour le dépôt légal.

Le financement Évaluation du projet : $ En grande partie par le Conseil du trésor Possiblement une partie par le MCC Ressources humaines et technologiques fournies par les M/O sites pilotes Le budget pour démarrer le projet est disponible Début des travaux en septembre

À venir Définir et rédiger lappel d offres, les contrats pour les universitaires Choix de l intégrateur de logiciels Choix du rédacteur du Guide en hypertexte Engagement officiel des M/O au projet au niveau des directeurs et des sous-ministres Constituer les comités de gestion du projet Démarrer les travaux

Références Rapports du chantier en ingénierie documentaire : ingenerie.htm Projet de loi concernant le cadre juridique des technologies de l information tm

Références Modélisation UMM utilisant le langage UML mes/norme84.htm Lignes directrices pour la description des documents / métadonnées mes/introduction.htm