Enrichir les documents numériques L'importance des métadonnées Journée WebÉducation Patrick Beaulieu / Irosoft / 14 mai 2009 beaulieu@irosoft.com http://www.irosoft.com

Plan de la présentation Problématique Agir en amont Solutions Démonstration

Problématique Dans la plupart des organisations 80% de l’information numérique est contenue dans des documents non-structurés (Source: Gartner Group) 90% de ces documents ne font l’objet d’aucune procédure (Source: Gartner Group) La majorité de ces documents sont produits à partir de la suite bureautique Microsoft Office

Problématique Conséquences Une quantité importante des documents numériques se retrouve dispersée et dédoublée sur les postes de travail des employés et sur les serveurs de fichiers de l’organisation. Bien qu’ils soient utiles à l’organisation, ces documents demeurent dans l’anonymat. Il en résulte: Difficulté à retrouver rapidement la bonne information Difficulté à gérer les versions Risque de pertes d’information Impossibilité d’avoir une vue d’ensemble

Archives intermédiaires Attribution de règles de conservation Agir en amont Agir lorsque les documents n’ont plus d’usage courant T0 documents terminés T1 fin d’usage courant T2 échéance légale ou interne Documents administratifs Archives intermédiaires Archives historiques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

Archives intermédiaires Attribution de règles de conservation Agir en amont Agir dès que les documents sont terminés T0 documents terminés T1 fin d’usage courant T2 échéance légale ou interne Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

Archives intermédiaires Attribution de règles de conservation Agir en amont Agir dès la création des documents T-1 création de documents T0 documents terminés T1 fin d’usage courant T2 échéance légale ou interne Documents en création Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

Agir en amont Agir avant même la création des documents T-1 création de documents T0 documents terminés T1 fin d’usage courant T2 échéance légale ou interne Documents avant création Documents en création Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation

La question qui se pose… Agir en amont La prémisse... Plus tôt on agit sur les documents numériques d’une organisation, plus facile sera leur gestion et meilleurs seront les résultats. La question qui se pose… Quelles procédures et quels mécanismes peuvent être mis en place pour favoriser l’action en amont ?

Agir en amont Objectifs: Mécanismes et procédures: Enrichir les documents numériques Garantir leur intégrité Assurer leur pérennité Mécanismes et procédures: Utilisation de modèles de documents Utilisation de métadonnées Processus d’enregistrement institutionnel

Solutions Utilisation de modèles de documents Zones de saisie Principes Créer des modèles à partir desquels les documents numériques pourront être créés. Utiliser des zones de saisie afin d’identifier clairement certains éléments d’information.

Solutions Utilisation de modèles de documents Avantages Normalise la présentation Encadre la rédaction Clairement identifiés, les éléments d’information contenus dans les zones de saisie deviennent facilement réutilisables. Au final, gain de productivité

Solutions Utilisation de modèles de documents Obstacles Il existe un nombre important de types de documents. Il est impossible de faire un modèle pour chacun des types de document.

Solutions Utilisation de modèles de documents Astuces Les documents ne sont pas tous égaux Identifier les types de documents Évaluer leur(s) valeur(s) (administrative, légale et historique) Prioriser les interventions Certaines organisations utilisent déjà des modèles pour les types de documents importants et récurrents (ordre du jour, procès-verbal, résolution, etc.) Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation

Solutions Utilisation de métadonnées Principes Métadonnées : Des données sur des données. Décrire les ressources informationnelles (documents, dossiers, etc.) d’une organisation afin d’en faciliter la gestion.

Solutions Utilisation de métadonnées Avantages Faciliter l'organisation et le repérage des documents. Permettre une évaluation rapide de la pertinence du contenu d’un document. Faciliter la gestion des droits d’accès, d’utilisation, de copie. Certifier l’autorité intellectuelle du contenu (auteur, date de création, organisme responsable, date de mise à jour). Conserver le contexte de création de la ressource (provenance, activité ayant générée la ressource). Donner des informations essentielles à la conservation (format, support, logiciel nécessaire).

Solutions Utilisation de métadonnées 1. 2. Obstacles La plupart des documents sont créés à l’aide de Microsoft Office L’interface de saisie de métadonnées de Microsoft Office est rudimentaire. Astuce Offrir à l’utilisateur une interface plus conviviale permettant de faciliter la saisie.

Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles Laissés à eux-mêmes, les utilisateurs feront des erreurs dans la saisie des métadonnées. Ces erreurs affecteront la qualité des métadonnées. Des métadonnées dont la qualité ne peut pas être assurée ont peu d’intérêt pour l’organisation.

Solutions Utilisation de métadonnées Astuces Utilisation d’un registre de métadonnées Qu’est-ce que registre de métadonnées ? http://fr.wikipedia.org/wiki/Registre_de_m%C3%A9tadonn%C3%A9es http://dcmi.kc.tsukuba.ac.jp/dcregistry/navigateServlet Concept de « metadata driven application »

Solutions Utilisation de métadonnées Astuces Utilisation de profils de métadonnées Validation Vocabulaire contrôlé Documentation intégrée

Solutions Utilisation de métadonnées Obstacles La saisie de métadonnées est un effort supplémentaire. Peu d’employés voudront y consacrer le temps nécessaire.

Solutions Utilisation de métadonnées Astuce Extraction automatique de métadonnées

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Principes Mettre au point un « […] processus par lequel la responsabilité de la gestion d’un document est prise en charge par l’institution ». (source: GRDS) Le document est enregistré le plus tôt possible dans un système de gestion intégrée des documents (GID) répondant aux exigences de l’enregistrement institutionnel. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Avantages Les exemplaires principaux des documents numériques ne demeurent plus dans l’anonymat (disques durs des employés, serveurs de fichiers plus ou moins bien organisés, etc.) Les documents numériques sont pris en charge par l’institution dès leur création (attribution d’un identifiant unique, utilisation de métadonnées, classification, attribution d’une règle de conservation, etc.)

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Obstacles Il s’agit d’une procédure supplémentaire. Comment convaincre les employés de procéder à l’enregistrement institutionnel de « leurs » documents ?

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Astuce À partir de l’outil de production, permettre le dépôt du document dans le système de GID Une fois déposé dans le système de GID Recherche Partage et diffusion Gestion des versions Réservation pour modification Annotation

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Obstacles Comment savoir si le document a été déposé dans le système de GID ? Comment savoir si un document a été enregistré institutionnellement ?

Solutions Processus d’enregistrement institutionnel Astuces Donner l’état institutionnel du document N’a jamais été déposé dans le système de GID A été déposé dans le système de GID A été enregistré institutionnellement Donner l’emplacement du document dans le système de GID

Agir en amont Le cas de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield Agir avant même la création T-1 création de documents T0 documents terminés T1 fin d’usage courant T2 échéance légale ou interne Documents avant création Documents en création Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Utilisation de métadonnées Utilisation de modèles Classification Gestion des documents et des archives Attribution de règles de conservation Intégration des outils de production au système de GID Enregistrement institutionnel

Démonstration BOUGI – Un complément d’aide à la gestion documentaire pour MS Office Docuthèque – Un système de gestion intégré des documents (GID)

Questions et commentaires

Références BANQ. Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/crggid/ CREPUQ. La gestion des documents numériques des établissements universitaires du Québec : état de situation et planification stratégique http://www.crepuq.qc.ca/documents/arch/Rapport-GGDN.htm Gagnon Arguin, Louise et Vien, Hélène. Typologie des documents des organisations - De la création à la conservation, Presse de l’Université du Québec, 2000, 432 p. Gartner Group http://www.gartner.com/