CONTRÔLE ADMINISTRATIF Les caisses d’allocations familiales CONTRÔLE ADMINISTRATIF Anne-Michèle Wauthier Session d’information « allocations familiales » ONAFTS - 20 novembre 2012

Rappel Employeur CAF Familles ONAFTS BC SS

DÉCLARATION D’IDENTITÉ DE L’ONAFTS A demander droits sociaux Dûs droits sociaux résultat résultat information information familles familles Le citoyen est responsable L’administration est responsable « L’ONAFTS veut garantir à chaque famille le montant auquel elle peut prétendre, avec la moindre démarche pour elle, et veut en garantir le maintien. »

PROCESSUS: CYCLE DE GESTION COMPLET Normalisation de service Normalisation de l’information Flux Évaluation globale de l’exécution Normalisation contrôle Baromètre de qualité Responsabilisation

Organiser et piloter Élaborer des directives (circulaires, lettres circulaires,…) relatives à la mise en œuvre de la réglementation Détailler les processus génériques pour l’utilisation des données collectées (collecte de données) Rédiger checklist + manuel des instructions normalisées en vue de la prestation de service Adapter les subventions à la qualité

ÉLABORER DES INSTRUCTIONS Co lettres circulaires mails En collaboration avec les organismes de paiement En fonction des nouveautés réglementaires et des besoins

PROCESSUS GÉNÉRIQUES POUR LA COLLECTE DE DONNÉES En lien avec : Mail-box : données familiales : composition de ménage, naissance, séparation, décès, etc. Flux : données socio-professionnelles : prestations de travail, chômage, maladie, enfant atteint d’une affection, attestations scolaires, etc. Formulaires : collecte de données sur les revenus du ménage ; données sur les études (système mixte)

PROCESSUS GÉNÉRIQUES POUR LA COLLECTE DE DONNÉES Exemples: droit orphelin Intégration des acteurs: liens de parenté RNPP Décès communiqué par mailbox Examen automatique du droit orphelin: lien de parenté et mise en ménage (RNPP) Surveillance du droit automatique: mailbox pour la mise en ménage de l’auteur survivant conséquence: taux réduit d’erreurs

ADAPTER LES SUBVENTIONS À LA QUALITÉ OBJECTIF DE LA MESURE DE QUALITÉ : ALLOCATIONS FAMILIALES OCTROYÉES ET PAYÉES À JUSTE TITRE, RAPIDEMENT ET PONCTUELLEMENT, EFFICACEMENT ET DE MANIERE ORIENTÉE VERS LE CLIENT Contrôle effectué chaque année dans les 16 caisses du pays (68 points de paiement), en fonction de 16 variables, identifiées comme risques potentiels (but: gestion des risques =risk-management) Suivant une méthode scientifique (Dulbea), opérant par sondages (+/- 60.000 occurrences contrôlées) Echantillon aléatoire, statistiquement représentatif Résultats fiables à 90 %, comparables entre organismes Tolérance max. de 5 % Permet d’extrapoler le niveau de qualité par caisse et dans l’ensemble du régime

THÈMES DU CONTROLE = LES 16 RISQUES Echange de données La priorité Statut d’attributaire et trimestrialisation Détermination de la compétence et transfert de compétence Exactitude des paiements Délais Allocataire Les enfants placés La validité du supplément social octroyé Le droit possible au supplément social Les allocations d’orphelins Les étudiants Les autres enfants bénéficiaires (demandeurs d’emploi, apprentis et enfants atteints d’une affection) Les débiteurs Le contrôle au moyen de visites aux familles La Charte de l’assuré social

CHECKLIST ET MANUEL Exemples “prime de naissance“ paiement anticipé de la prime de naissance (extrait de la checklist) La caisse possède-t-elle une preuve de la naissance de l’enfant afin de valider le paiement? (CO 1386/2012) Lorsque les déclarations concernant le rang de la naissance de l’enfant sont contradictoires, des données supplémentaires ont-elles été demandées et obtenues? En cas de naissance multiple, l’AN a-t-elle été accordée pour tous les enfants au taux d’une 1ère naissance? …

Exemples “délais” Toutes les demandes sont-elles traitées dans les 30 jours ? Les allocations familiales sont-elles payées au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel la caisse a reçu les données pertinentes pour l’établissement du droit aux allocations familiales ?

Exemple “allocataire“ Les allocations familiales ont-elles été payées à l’allocataire légal durant l’année du contrôle ?

Missions supplémentaires Contrôle de l’intégration correcte des acteurs en fonction de l’octroi de la subvention (critère 6 de la responsabilisation) Contrôle des débits (critère 2 de la responsabilisation) Suivi des remarques du contrôle précédent Contrôle des Administrations publiques …

RÉSULTATS DU CONTROLE DES 16 RISQUES RAPPORT ANNUEL D’AUDIT Rapport d’audit comprenant les résultats et des recommandations d’amélioration = rapport annuel au président de la caisse d’allocations familiales

THÈMES DU CONTROLE = LES 16 RISQUES RAPPORT ANNUEL Benchmarking de la qualité et de l’octroi de la subvention en fonction de la qualité intégrale de la gestion = rapports annuels sur les résultats du contrôle au Comité de gestion de l’Office PROFILS D’ERREURS : Au niveau du régime Au niveau de la caisse

LES INDICATEURS DE QUALITÉ: Indicateur objectif Benchmarking = comparaison entre les caisses Base pour le critère 1 de la responsabilisation

Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de l’enveloppe de responsabilisation ? Comment l’indicateur de qualité est-il déterminé ? L’indicateur de qualité varie sur une échelle de 0 % (absence totale de qualité) à 100 % (qualité totale). La qualité de la gestion est déterminée grâce à l’attribution d’une importance (= poids) à chaque variable. Le poids de chaque variable est déterminé sur la base de trois facteurs : L’importance de la tâche (variable) pour l’ensemble du régime. Les tâches portant sur une plus grande population pèsent plus lourd dans l’indicateur de qualité. Le pourcentage moyen d’erreurs de toutes les caisses d’allocations familiales. Les variables sensibles aux erreurs pèsent plus lourd dans l’indicateur de qualité que celles pour lesquelles moins d’erreurs ont été constatées. Le pilotage pour encourager les caisses d’allocations familiales à combler les lacunes dans leur gestion.

Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de l’enveloppe de responsabilisation ? Comment l’indicateur de qualité est-il déterminé ? Dans le cadre du pilotage, l’octroi légitime des allocations familiales aux FAMILLES est primordial = SERVICE Conséquences du pilotage : les variables les plus sensibles aux erreurs sont très accentuées ; l’octroi d’un coefficient de pilotage permet d’encourager davantage les caisses d’allocations familiales à optimiser la qualité de leur service.

Comment appliquer les résultats du contrôle dans la répartition de l’enveloppe de responsabilisation ? Comment l’indicateur de qualité est-il déterminé ? Pour chaque variable, le poids relatif selon l’importance de la tâche, le pourcentage moyen d’erreurs et l’éventuel coefficient de pilotage sont multipliés l’un avec l’autre. Ces résultats sont ramenés sur cent. De cette façon, on obtient la contribution (le poids) de chaque variable à l’indicateur de qualité. En multipliant le poids de chaque variable par le pourcentage de réussite correspondant, et en additionnant les résultats ainsi obtenus, on obtient l’indicateur de qualité.

ÉVALUATION ET NORMALISATION SERVICE => INFORMATION Dernière phase du cycle: Matching annuel des données avec les conditions d’octroi Optimisation annuelle des processus Mise à jour annuelle Modules/formulaires 1ère phase du nouveau cycle = communication des adaptations

ÉVALUATION ET NORMALISATION SERVICE => INFORMATION Exemples: actualisation annuelle de la CO 1386 réduction du nombre de formulaires: PAR UNE UTILISATION OPTIMALE DE DONNÉES QUALIFIÉES VIA LES FLUX : 29.485.559 messages socio-professionnels traités en 2010 ÉVOLUTION DE L’INTERROGATION DES ASSURÉS SOCIAUX: 1995 – environ 1,500,000 2011 – environ 500,000 (y compris P7 Communauté flamande, supprimé en 2012)