La solution fédérale e-HR

Table des matières Contexte Le projet e-HR Gestion du changement Aujourd’hui, le lancement du pilote L’avenir Contacts Questions / remarques

L’avenir A terme, un guichet électronique permettra aux agents : de demander leurs congés par voie électronique d’avoir un aperçu de leur dossier personnel en un simple clic de communiquer leurs absences pour maladie par internet, de réaliser des demandes de formations, de mutation, … Les fonctionnaires dirigeants disposeront en permanence d'une situation actualisée de leur personnel leur facilitant l’analyse de données et la prise de décisions. Les tâches répétitives et administratives des gestionnaires P&O seront allégées. Ils pourront dès lors se consacrer à des rôles dégageant plus de valeur ajoutée Afin de créer cet environnement, les SPF et SPP utiliseront un seul système informatisé eHR qui intégrera tous les processus communs en matière de ressources humaines. En bref, dans les années à venir, l’ensemble des processus RH seront digitalisés et accessibles en ligne, de l’entrée en service d’un membre du personnel à son départ.

Contexte

Historique Morcellement important des systèmes RH au sein du fédéral : En fonction des organisations En fonction des processus de gestion RH Morcellement important des système informatiques (pas de base de données unique, systèmes dépassés ou inexistants) Manque des données de personnel fiables Echange difficile des données entre les institutions (par exemple avec Selor, CDVU, IFA,…) Pas de bonne base pour le soutien des décisions Beaucoup de tâches répétitives et administratives

Historique 2005 : 2006 : 2007 2008 : Durée prévue du projet : 7 ans Décision d’introduire un système e-HR au niveau fédéral belge 2006 : Evaluation des situations AS IS en concertation avec les différents SPF Ouverture du marché public 2007 Attribution du marché à EDS Décision d’une introduction échelonnée du programme Début de la première partie de l’analyse fonctionnelle 2008 : Validation de l’analyse Développement du système e-HR Durée prévue du projet : 7 ans

Objectifs Augmenter la fiabilité des données concernant le personnel Développer un système performant et intégré : tous les domaines RH et tous les processus RH sont intégrés Améliorer l'efficacité des processus RH Réduire le risque d’erreurs dans les données Augmenter la vitesse des prestations de services aux organisations clientes et aux membres du personnel Incorporer facilement la réglementation, ses évolutions/changements Tenir compte des caractéristiques propres du fédéral Améliorer les échanges électronique à l’intérieur et entre les différents SPF

Le projet e-HR

Périmètre Développement au niveau de l’Etat fédéral Le SPF P&O est maître d’oeuvre Dans le périmètre : 13 SPF & 4 SPP 65000 agents dont 1700 agents P&O Les fonctionnalités communes tiennent compte des : des différences en taille, en méthodes de travail, en maturité des applications, en  grandeur d’échelle et en répartition géographique des SPF des besoins spécifiques de l’état fédéral Hors du périmètre : les fonctionnalités spécifiques les agences/parastataux/le Ministère de la Défense/… Le périmètre sera élargi au fur et à mesure à d’autres projets eHR

Architecture technique Gestion centrale du projet Organisation L’équipe actuelle est de +/- 130 collaborateurs (DG eHR + SPF) hors partenaire. Fonctionnel Interfaces& Migration Architecture technique Appui Central BI - pData Gestion centrale du projet SPF P&O Gestion du changement Equipes projet SPF/SPP Comité de Pilotage

Planning La solution eHR sera mise en place progressivement, module par module, tout d’abord dans les SPF horizontaux, peu après dans les autres. Dans un premier temps, les données d’administration de base relatives à l’organisation et aux collaborateurs seront collectées. Plus tard, ce sera au tour de la gestion du temps (temps de travail, congés, maladie…) et du calcul salarial (paiement des salaires, primes). Viendront encore ensuite la planification du personnel et des coûts et la gestion des ressources humaines stratégique (formation, cercles de développement, carrière, …).

Modules couverts Basisadministratie: Tijdsbeheer: Paie: HRM: Organisatiebeheer (organigram) Beheer Personeelsgegevens Instroom, doorstroom (mobiliteit, bevorderingen…) en uitstroom Tucht en schorsing Interface met Selor, Dimona, CDVU, oude systemen + “Self-Service” Tijdsbeheer: Werkroosters Afwezigheden, regularisaties Opbouw kapitalen + “Self Service” Paie: Salarisberekening + naverwerking Nieuwe interface naar en vanuit CDVU + “Self-Service” Rapportage Business Intelligence HRM: Training en Opleiding Competentiemanagement Ontwikkelcirkels Opvolgings- en loopbaanplanning Interface met OFO + “Self-Service” Personeel-/Kostenplanning: Opmaak personeelsplan Interface met Fedcom + “Self-Service”

Quelques outils communs Analyse fonctionnelle Dashboard Quality center Plan de change management

Plan de change management Objectif : assurer l’engagement (commitment) des personnes-cible vis-à-vis de l’eHR Contact Bewustzijn Begrijpen Positieve perceptie Aanvaarding Interna- lisering Inbedding Visie TIJD NIVEAU VAN COMMITMENT INFORMEREN LEREN ENGAGEREN Ik hoor dat er iets gaat veranderen Ik besef dat er iets gaat veranderen Ik begrijp welke de gevolgen voor mij zijn Die verandering is eigenlijk wel goed Dit is goed voor mezelf, voor de organisatie en voor onze klanten We werken op de nieuwe manier

Plan de change management Contexte Diversité de réalités dans les SPF => un outil commun décliné par SPF en fonction de leur réalité Un plan multi-facettes Le plan couvre toute la durée du projet, en amont et en aval (« maintenir la pression ») Le plan donne une vision long terme (pour assurer la continuité des messages/approches) et modulaire (pour s’adapter aux besoins liés aux différents modules eHR) Le plan est accompagné d’un planning annuel et d’une proposition de rétro-planning pour les SPF Différents thèmes sont abordées dans le plan

Plan général de change management Sponsorship / Leadership vision eHR Liste de freins/accélérateurs/SWOT Rôles / Organisation analyse de processus/organisation/compétences Formation Formations des utilisateurs Coaching (sur demande) manuel utilisateurs / aide en ligne/e-learning programme de développement de compétences RH Communication plan de communication transversal DG eHR plan de communication de crise Outils de communication

Plan général de change management Networking / Knowledge Management Workshop / journées d'échange Newsletter / e-communities réunions mensuelles dans les SPF information réseaux principaux de l'administration fédérale (communicateurs, SPF P&O, Fedict, …) Relations sociales / de travail coordination des informations syndicales information comité B Reconnaissance fêter les milestones, les GO LIVE, … Mesure Mise en place d’outils de mesure

Aujourd’hui, le lancement du pilote

Aujourd’hui, le lancement du pilote Le 1er mai 2009 : Le projet eHR entre dans une phase opérationnelle. Les organisations pilote (SPF P&O, SPF Budget et Contrôle de la gestion, Fedict, Chancellerie et le SPP Intégration sociale) implémentent le premier module du système eHR (gestion des données d’administration de base du personnel). La DG eHR assure un soutien aux utilisateurs en leur proposant une assistance.

Centre de compétences eHR Un Centre de Compétences eHR est créé pour répondre au mieux et rapidement aux questions RH fonctionnelles ou techniques des utilisateurs. Personnel d’un SPF P&O de Proximité (dans les SPF) P&O central DG e-HR Experts locaux Centre de Compétences eHR Personnel et/ou Manager Gestionnaires de dossiers Flux géré par le SPF Flux géré par la DG eHR

L’avenir

L’avenir A terme, un guichet électronique permettra aux agents : de demander leurs congés par voie électronique d’avoir un aperçu de leur dossier personnel en un simple clic de communiquer leurs absences pour maladie par internet, de réaliser des demandes de formations, de mutation, … Les fonctionnaires dirigeants disposeront en permanence d'une situation actualisée de leur personnel leur facilitant l’analyse de données et la prise de décisions. Les tâches répétitives et administratives des gestionnaires P&O seront allégées. Ils pourront dès lors se consacrer à des rôles dégageant plus de valeur ajoutée Afin de créer cet environnement, les SPF et SPP utiliseront un seul système informatisé eHR qui intégrera tous les processus communs en matière de ressources humaines. En bref, dans les années à venir, l’ensemble des processus RH seront digitalisés et accessibles en ligne, de l’entrée en service d’un membre du personnel à son départ.

Contacts Direction Générale e-HR : Boulevard du Jardin Botanique, 50 Boite postale 7P 1000 Bruxelles Tel. : +32 (0)2 790.59;11 Fax : +32 (0)2 790.59.99

Questions, Remarques ?