BOUCLEMENT ANNUEL 2013 Martin Schlatter Thierry Crocoll Marc Fromentin

Sujets abordés Questions Bouclement annuel 2013 Bouclement 2013 Calendrier Ecritures transitoires Engagements conditionnels Rappels des principes de gestion budgétaire Démonstrations Confirmation de marchandises Affichage des transitoires automatique via BI Commandes ouvertes Infocentre Gestion des engagements depuis infocentre Questions 2

Directives et annexes pour transitoires: Bouclement annuel 2013 Directives et annexes pour transitoires: http://actu.epfl.ch/news/bouclement-comptable-de-fin-d-annee/ Principes Délimitation des charges, investissements et produits de 2013 et 2014 Prestations et biens fournis ou livrés à l’EPFL en 2013 ® à comptabiliser sous 2013 Biens ou prestations de 2013 fournis et facturés à nos clients ® à comptabiliser sous 2013 Exhaustivité des charges, investissements et produits 2013 Exhaustivité des engagements conditionnels 3 3

Timing Bouclement annuel 2013 Pendant le mois de décembre 2013 Envoyer au SF dans les meilleurs délais les factures fournisseurs reçues et contrôlées et copies des factures débiteurs émises. Afin de faciliter la consolidation des factures entre les institutions du domaine des EPF (EPFL/ETHZ/PSI/WSL/EMPA/EAWAG), établir les dernières factures débiteurs et envoyer les dernières factures fournisseurs ou ordres de paiement au SF jusqu’au 12 décembre. Avances à court terme : si vous avez demandé une avance pour un événement terminé en 2013 (p.ex. avance de caisse pour conférence), restituer le montant avancé ou le solde avec les quittances des dépenses jusqu’au 12 décembre. Décompte petite caisse : si vous n’avez pas encore décompté votre petite caisse au moins une fois en 2013 (envoi des quittances avec demande de BPR pour renflouer la caisse), à faire jusqu’au 12 décembre. Début janvier 2014 Redemander à vos fournisseurs de vous envoyer les dernières factures 4 4

Timing Bouclement annuel 2013 Jeudi 9 janvier 2014 (délai de réception impératif le 10 janvier) Dernier envoi des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et copies des factures débiteurs concernant des livraisons ou prestations de 2013: SF n’acceptera pas de factures Pro-forma ou paiements d’avance qui concernent des livraisons 2014 Attention: si vous avez commandé auprès du REO (Equipement Scientifique) ou du DIT (commandes E-Buying), les factures doivent également transiter via ces mêmes centres d’achat avant d’arriver au SF. Dernier envoi au SF des "Correction d'écriture", aussi électronique, "Facture interne entre unités" et «Transfert Interne ". Dernier envoi au SF des listes de "Produits à recevoir" et "Charges / investissements à payer » intégralement remplies (actifs et passifs transitoires). Dernier envoi aux Responsables Finances des Facultés des « Transfert de budget » et au SF des listes des Engagements conditionnels et des Contrats de Leasing Lundi 20 janvier 2014 Pour le SF, fin de comptabilisation des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et factures débiteurs 2013 et des actifs et passifs transitoires. 5 5

Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Bouclement annuel 2013 Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Listes des charges/investissements à payer (passifs transitoires), TVA incluse, concernant tous les fonds. Joindre pour chaque position une copie de la preuve de livraison en 2013 ou autre preuve écrite: Prestations des fournisseurs/notes de frais > CHF 1000.- par prestation de 2013, livrées avant le 1er janvier 2014 mais non encore facturées au moment du dernier envoi des factures au SF le jeudi 9 janvier. Pour les montants des passifs transitoires dépassant Fr. 10000, ajouter une TVA à payer de 8% (TVA d’un fournisseur suisse, TVA facturée par la douane lors de l’importation d’un bien, ou TVA auto-imposée lors de l’achat de prestations de service provenant de l’étranger Distinguer les investissements (biens durables de valeur > CHF 5000 par article) des charges. Pour ces investissements, inscrire le compte budgétaire 141600 pour les mobilier/appareils/machines et 142600 pour l’informatique. Taux de change des transitoires = taux comptable de décembre se trouvant sur le site du SF 6 6

Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Bouclement annuel 2013 Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Pour le matériel commandé directement via l’application E-buying (EBP/SRM) et livré avant le 1er janvier 2014, le SF produira des listes de passifs transitoires par fonds, pour les acquisitions > CHF 1000. Voir directives pour la saisie de la Confirmation de réception de marchandise. Cartes de crédit d’achat: Les transactions débitées de la carte entre le 13 et le 31 décembre sont à considérer comme des passifs transitoires, pourvu que la marchandise ait été livrée ou la prestation fournie avant le 1er janvier 2014, et sont à rajouter aux listes des passifs transitoires. Veuillez joindre l’extrait SDOL et les copies des justificatifs. Il n’est pas nécessaire de renseigner les transactions < CHF 1000. (Attention: Réception au SF décomptes CC décembre au 23.12.2013) Billets CFF: comme d’habitude le SF recevra un fichier pour les derniers voyages de décembre qui seront débités du fonds avant le bouclement; il ne faut donc pas inscrire le coût de ces voyages sur les listes des passifs transitoires. Prestations de la Reprographie 2013: elles seront comptabilisées sur les fonds avant le bouclement, donc à ne pas rajouter sur listes des passifs transitoires. Retenir les factures concernant 2014 jusqu'au mardi 21 janvier, ainsi que les factures 2013 non reçues jusqu'au 9 janvier qui figurent sur vos listes de passifs transitoires. 7 7

Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Bouclement annuel 2013 Passifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Les dernières factures Airplus (voyages) datées de 2013 seront comptabilisées directement par le SF, comme d’habitude. Pour les projets où l’EPFL est Leading House (par ex. NCCR, FP7, NanoTera), le SF prendra contact avec vous pour faire une estimation des montants des bailleurs de fonds reçus en 2013 qui sont encore à redistribuer aux différents partenaires hors EPFL. Ces montants feront l’objet d’un ajustement transitoire à fin 2013, ceci afin de montrer clairement les subsides appartenant à des tiers encore à reverser. Factures Lyreco, Distrelec et Arp (factures électroniques): doivent être régulièrement approuvée à réception des messages hebdomadaires: le 20 janvier, toutes les pièces préenregistrées en 2013 et qui n’auraient pas été validées par l’acheteur seront comptabilisées par défaut. D’éventuelles notes de crédits demandées pour ces dernières écritures se rapporteront sur 2014. 8 8

Bouclement annuel 2013 Passifs transitoires 9

Bouclement annuel 2013 Passifs transitoires 10

Actifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Bouclement annuel 2013 Actifs transitoires (dernier envoi le 9 janvier 2014) Liste des produits à recevoir (actifs transitoires) TVA exclue concernant chaque type de fonds. Joindre pour chaque position une copie de la confirmation de commande ou élément de contrat conclu avec le client. Prestations aux clients (> CHF 1000.- par prestation) de l'année 2013, livrées par votre unité avant le 1er janvier 2014 mais non encore facturées à vos clients au moment du dernier envoi des copies des factures débiteurs au SF le 9 janvier. 11

Bouclement annuel 2013 Actifs transitoires 12

Bouclement annuel 2013 Actifs transitoires 13

Engagements conditionnels et contrats de leasing Bouclement annuel 2013 Engagements conditionnels et contrats de leasing Selon l’art. 959c du Code des Obligations, le bouclement annuel doit également comprendre: le montant global des cautionnements, obligations de garantie et constitutions de gages en faveur de tiers; le montant global des dettes découlant de contrats de leasing non porté au bilan. Communiquer au SF les éventuelles garanties conditionnelles en faveur de tiers (engagements contractuels). Exemples: Engagements d’indemnisation en cas de non livraison d’un produit/prestation (versement conditionnel) Garanties bancaires (versement conditionnel) Cautionnements (versement conditionnel) Constitutions de gages (versement conditionnel) Garanties de déficit 14 14

Engagements conditionnels et contrats de leasing Bouclement annuel 2013 Engagements conditionnels et contrats de leasing Communiquer au SF l’existence des Contrats de leasing et les dettes y relatives restant à payer au 31.12.2013. Les engagements conditionnels et les informations relatives aux contrats de leasing doivent être fournis jusqu’au jeudi 9 janvier 2014 à l’aide du formulaire en annexe des directives. Il faut dans tous les cas nous le retourner signé, même si vous n’avez aucune information à transmettre. 15

Fonds budgétaires Principes de gestion budgétaire Validité annuelle Pas de report Solde positif ou négatif pas transféré Extournes de salaires à communiquer aux RH immédiatement (dotation et AE/AC et PI/HA) Dernier délai pour 2013 : 10 décembre 2013 Enveloppe de fonctionnement Fonds de fonctionnement xxxx-1 à n Fonds 6029011 AE/AC et 6029016 PI/HA 16

Fonds budgétaires Principes de gestion budgétaire Transferts ou corrections Toutes les écritures 2013 relatives aux fonds budgétaires doivent parvenir au SF avant le bouclement. Plus de corrections possibles (pour 2013) après le bouclement. Délai : 9 janvier 2014. Gestion des fonds budgétaires par faculté/vice-présidence. D’éventuelles compensations sont à déterminer avec votre Responsable Finances de Faculté (ou son équivalent dans chaque vice-présidence). 17 17

Responsables Finances ou équivalent Sujets d’actualité / informations Responsables Finances ou équivalent Faculté / VP Responsable e-mail Téléphone ENAC Edmond Paquier edmond.paquier@epfl.ch 33212 SB Françoise Alt-Jenny francoise.jenny@epfl.ch 33303 IC René-Pierre Bonvin rene-pierre.bonvin@epfl.ch 36678 STI Paul Sunderland paul.sunderland@epfl.ch 36966 SV Sophie Viscolo sophie.viscolo@epfl.ch 35361 CDM Barbara Baumann barbara.baumann@epfl.ch 32103 CDH Claude Zwicky claude.zwicky@epfl.ch 34833 VPAA & ENT Rossana Papaux rossana.papaux@epfl.ch 35580 VPIV Natacha Putallaz natacha.putallaz@epfl.ch 31410 VPSI Sylvie Dentan sylvie.dentan@epfl.ch 31408 18

Fonds de tiers Principes de gestion budgétaire Solde reporté intégralement sur l’année suivante Fonds désignés et fonds réservés (unités concernées uniquement) Pas de solde négatif au 31.12.2013 Si solde négatif, à couvrir par fonds réservé ou autre fonds disponible Corrections d’écritures, via Infocentre, sur fonds de tiers : délai 9 janvier 2014. Possibilité de corriger certaines écritures (hors salaires), via formulaires habituels, jusqu’au 28.02.2014 (pour autant que ce soit compatible avec les règles de gestion des projets concernés). 19

Questions ? 20