Alma – Resource Management Formation avancée – Cycle 5

Search External Resources Utilisation de catalogues externes pour le catalogage Version de septembre 2018

Introduction La recherche dans des ressources externes concerne la recherche dans des catalogues d’autres bibliothèques. Les notices trouvées de cette façon peuvent ensuite être importées dans notre catalogue institutionnel. Le but de l’utilisation de ressources externes pour le catalogage est de réduire les coûts de traitement. C’est donc aussi de rendre minimales les modifications à apporter à une description existante, tout en pouvant exploiter un maximum de métadonnées pour la découverte par l’usager.

Ressources externes Identifier le système d’origine des notices

Identifier le système d’origine des notices Visualiser la notice en affichage Marc (1) Le système d’origine est ILS = le SIGB Aleph500 utilisé par les bibliothèques de l’ULiège avant Alma (juin 2006-février 2015)

Identifier le système d’origine des notices Visualiser la notice en affichage Marc (2) La notice a été créée directement dans Alma via l’éditeur de métadonnées OU La notice localisée dans un catalogue externe à partir de l’éditeur MD a été fusionnée (merge) avec la notice/template en cours d’édition

Identifier le système d’origine des notices Visualiser la notice en affichage Marc (3) Il n’y a pas de système d’origine : la notice provient du Quick cataloging et n’a pas été révisée.

Identifier le système d’origine des notices Visualiser la notice en affichage Marc (4) La notice a été créée via l’outil de catalogage rapide Scriptorium et importée dans Alma via un profil d’import.

Identifier le système d’origine des notices Visualiser la notice en affichage Marc (5) Utilisation de la fonctionnalité Search External Resource : Import ou Copy&Overlay Le système d’origine est le catalogue d’Oxford. Le catalogueur ULiège a ajouté une information -> il le signale en ajoutant le 040 $$d BeLU Alma - Resource Management - Utilisation des catalogues externes (Search external resources)

Identifier le système d’origine des notices Visualiser la notice en affichage Marc (6) Notices de ressources électroniques dans la CZ : le système d’origine est la CKB (Alma Community Zone Central KnowledgeBase) ou SFX. Pour plus de détail sur les fournisseurs de notices dans la CZ, voir le Customer center

Identifier le système d’origine des notices À partir d’une recherche (avancée) sur le système d’origine

La fonctionnalité Recherche de ressources externes Première partie - Généralités

Première partie - Généralités Accéder à la fonctionnalité Formulaire de recherche et choix du catalogue Affichage des résultats Actions possibles – Importer, écraser, fusionner?

Ressources externes Accéder à la fonctionnalité

Accéder à la fonctionnalité de recherche à partir du lien Search External Resources Menu Resources >> Cataloging >> Search External Resources Fonctionnalité limitée : uniquement Import !

Accéder à la fonctionnalité de recherche à partir de l’Éditeur de métadonnées Dans l’Éditeur de métadonnées, Menu Tools >> Search External Resources Fonctionnalité complète : Import ; Copy&Overlay ; Copy&Merge

Aucune notice ouverte = Accéder à la fonctionnalité de recherche à partir de l’Éditeur de métadonnées Les possibilités seront différentes selon que vous partez ou non d’une notice déjà ouverte (notice existante ou nouvelle notice ouverte à partir d’un template) Aucune notice ouverte = Fonctionnalité limitée : Import Notice déjà ouverte = Fonctionnalité complète : Import ; Copy&Overlay ; Copy&Merge

Ressources externes Formulaire de recherche et choix du catalogue

Formulaire de recherche Choix du catalogue interrogé Phrase exacte ou mots clés? À adapter : tous les catalogues ne proposent pas les mêmes possibilités de recherche ! Critères de recherche possibles

Une autre configuration? Choix du catalogue Les différents catalogues configurés sont rassemblés sous différents profils. La configuration des profils est basée sur une division par pays et par type d’institution (bibliothèque nationale, université) Une autre configuration?

Catalogues configurés BELGIQUE – ALLEMAGNE – SUISSE Académie Louvain Universiteit Gent Open Vlacc BVB Rero Bibliothèque nationale Suisse ROYAUME-UNI British Library National Art Library Oxford University Trinity College Dublin ESTC CANADA Amicus Université Laval USA – Bibliothèques nationales Library of Congress NLM NAL FRANCE BNF SUDOC USA – Bibliothèques universitaires Harvard Yale Princeton ITALIE - ESPAGNE SBN Biblioteca Nacional de España

Catalogues disponibles La liste de toutes les ressources proposées par Ex Libris peut être consultée sur le Customer Center : External Search Resources N’hésitez pas à demander l’ajout d’un catalogue à ceux déjà sélectionnés par la TF-Resource Management. Si d’autres ressources ne sont pas reprises dans la liste, il est possible de demander leur configuration à Ex Libris. N’hésitez pas à proposer d’autres ressources. Le catalogue de la Community zone n’est pas configuré comme ressource externe. Les notices de la CZ décrivent des ressources électroniques et il n’est pas possible de définir des règles adaptées pour transformer ces notices.

Catalogues disponibles Ressources en cours de configuration Sudoc Marc21 Notices Marc21 fournies par le Sudoc Notices complètes Pas encore de règles de normalisation associées (par ex. transformation $$4$$e des zones 100…) German National Library Avis TF? Avis catalogueurs? Alma - Resource Management - Utilisation des catalogues externes (Search external resources)

Catalogues (qui ne sont) plus disponibles … ou bientôt plus Suppression du profil ‘Agronomie’ : Le catalogue de l’université de Wageningen n’est plus accessible La NAL était – et est toujours - présente sous le profil US – Bibliothèques nationales A partir d’octobre 2018, Amicus (Canada) ne sera plus accessible Amicus est remplacé par un nouveau catalogue collectif depuis avril 2018 : Voilà (https://canada.on.worldcat.org/discovery) Géré par OCLC Accès Z39.50 payant

Formulaire de recherche – trucs et astuces Recherche sur l’ISBN : Il vaut mieux ne pas mettre les tirets ! La recherche sur l’ISBN 13 ne fonctionne pas si l’ouvrage porte au départ un ISBN 10 Recherche sur plusieurs champs :  Ne pas compléter trop de champs  Compléter auteur / titre Utiliser les champs spécifiques plutôt que la recherche Keywords ou inversement  A la British Library ou au Sudoc, l’ISBN n’est pas repris en recherche keywords Tous les catalogues ne proposent pas une recherche par ‘phrase’ En particulier à la LC, l'ISBN du paperback n'est pas toujours présent dans les notices  Chercher à l’ISBN du hardback ou au titre

Pourquoi je ne trouve pas ce que je cherche ? Le catalogue que j’interroge n’est pas le plus adéquat Je cherche un ouvrage publié en suisse dans un catalogue canadien Je cherche un ouvrage spécialisé de chirurgie des petits animaux dans le catalogue d’une bibliothèque généraliste La recherche effectuée n’est pas optimale Les catalogues ne fonctionnent pas tous de la même manière, les index interrogés ne sont pas toujours les mêmes d’un catalogue à l’autre Je limite ma recherche à un ISBN et je n’obtiens pas de résultat alors que la recherche sur les mots du titre ramène un résultat, mais qui correspond à la version électronique de mon document. N’hésitez pas à nous faire part de vos expériences, nous complèterons les « trucs et astuces » !

Pour aller plus loin… Les attributs suivants sont supportés par Alma: Term (Any field) (1016, 1017); Author (Creator) (1, 1003, 1004); Subject (21); Title (4); ISBN (7); ISSN (8); Date (31); Identifier (System number) (12) Attention aux zones Marc21 incluses : Title par exemple peut porter sur le 245 et sur le 210, mais tous les catalogues ne fournissent pas les 2 zones pour l’attribut Title (4) Certaines bibliothèques fournissent le détail du profil de leur serveur Z39.50 : cela peut permettre de construire au mieux sa recherche ou de mieux comprendre les résultats obtenus.

LC Z39.50 Server Configuration Guidelines Library of Congress LC Z39.50 Server Configuration Guidelines La recherche Creator ne fonctionne pas pour les zones 110/111 et 710/711* Si vous devez rechercher sur un nom de collectivité ou de congrès, utiliser la recherche Any field ISBN : ne pas inclure les – ISSN : ne pas oublier le – Recherche keywords et phrase possible pour tous les index utilisés Les résultats apparaissent triés par ordre alphabétique de titre *1003 devrait normalement inclure les x10/x11 => réponse d’Ex Libris (09/2018) : comportement normal du système > faire une demande d’amélioration

BNF Profil Z3950 de la BnF Creator ne pas inclure la ponctuation dans la recherche (keywords et phrase) Villon François Académie pontificale des sciences Jubilee plenary session science and the future of mankind 2000 Rome Catalogue Unimarc à la source : le mapping comporte des lacunes Les zones Unimarc d’indexation matière 601, 602, 604, 605, 607 ne sont pas transposées dans le Marc21 (zones Marc21 610, 600 3#, 600/610 nom-titre, 630, 651) Cases en cours > Q1 2019

SUDOC Z39.50 Sudoc Nouvelle version configurée (09/2018) : notices en Marc21 fournies par l’Abes N’accepte pas les ‘ç’ ISBN : les – peuvent être conservés dans la recherche ISBN : uniquement dans la zone de recherche ‘ISBN’, pas dans la zone de recherche ‘Any Field’ Périodiques, ressources continues : sont exclues du périmètre les notices qui proviennent du registre ISSN Inutile donc de chercher un périodique à partir de son ISSN ou de chercher un titre de périodique qui possède un ISSN

Ressources externes Affichage des résultats

Affichage des résultats Nombre de résultats dans le 1er catalogue Lancer la recherche dans le catalogue suivant/précédent Affiner sa recherche (revient au formulaire de départ) Permet aussi de changer de ‘profil’) Actions possibles

Temps d’interrogation? Pas de résultat? Le temps d’interrogation peut se révéler fort long (plusieurs minutes) lorsque la recherche ne ramène aucun résultat si la recherche est relativement complexe.

Des problèmes ? Signalez-les Parfois, il peut y avoir des problèmes de connexion le temps d’interrogation est anormalement long il y a un souci du côté du serveur Parfois, le problème est passager, ou provoqué par une recherche trop vague. La ressource n’est peut-être plus accessible de cette façon (la bibliothèque a changé de SGB par exemple) Le catalogue est momentanément indisponible (souvent le cas de la BNF le lundi) On peut modifier les profils, signaler le problème à Ex Libris, interroger la bibliothèque en question…

Ressources externes Actions possibles – Importer, écraser, fusionner?

Détail des actions – en pratique View Permet de visualiser la notice au format Marc21 avant de l’importer. Appliquer une démarche qualité : évaluer la qualité de la notice, le choix du catalogue, le choix de l’action à appliquer ensuite Import Ouvre une nouvelle notice dans le Metadata Editor Le système d’origine reste le catalogue interrogé. Les modifications possibles sont limitées => respecter les règles associées à la réutilisation de notices. Ne pas utiliser si vous avez déjà une notice et son inventaire – par exemple un inventaire créé lors d’une commande. => Dans ce cas, vous devrez modifier les données de la ligne de commande pour la relier au nouvel inventaire et demander la suppression de la notice bibliographique de départ !

Détail des actions – en pratique Copy & overlay Copie la notice externe en écrasant la notice ouverte dans le Metadata Editor (par exemple une notice vide ouverte à partir d’un template ou une notice déjà présente dans le catalogue) Le système d’origine reste le catalogue interrogé. Les modifications possibles sont limitées => respecter les règles associées à la réutilisation de notices. Vous pouvez utiliser cette action y compris si vous avez déjà un inventaire associé à la description - ou un inventaire avec une ligne de commande. Il n’y aura pas de correction des liens INV-POL/BIB à faire par la suite. Actions disponibles si vous utilisez la fonction via le Metadata Editor à partir d’une notice en cours d’édition

Détail des actions – en pratique Copy & Merge Copie et fusionne la notice du catalogue externe avec la notice ouverte dans le Metadata Editor. Le système d’origine est l’institution (32ULG_INST) Vous pouvez modifier la notice comme vous voulez : elle n’est pas identifiée comme provenant d’une source externe. Vous pouvez utiliser cette action y compris si vous avez déjà un inventaire associé à la description - ou un inventaire avec une ligne de commande. Il n’y aura pas de correction des liens INV-POL/BIB à faire. Merge Preview Permet de prévisualiser le résultat de la fusion Toujours prévisualiser le résultat de la fusion ! Actions disponibles si vous utilisez la fonction via le Metadata Editor à partir d’une notice en cours d’édition

Choisir l’action à effectuer En fonction de la situation de départ Il existe déjà une notice dans le catalogue Cette notice a un inventaire Cette notice a un inventaire avec une ligne de commande Le catalogueur part d’une grille de saisie Il n’y a pas de notice dans le catalogue Le catalogueur ne part pas d’une grille de saisie En fonction du document Quelle est la langue du document? Quelle est la langue de catalogage qui doit lui être appliquée?

Que se passe-t-il lors des actions Import et Copy&Overlay? Des règles de normalisation sont définies par l’Institution pour les actions Import et Copy & Overlay. Cela concerne principalement la suppression de champs Marc locaux (XX9, X9X, 9XX, 850, 852…) Le résultat de la recherche tient déjà compte des modifications à la notice de départ apportées par les règles de normalisation.

Que se passe-t-il lors des actions Import et Copy&Overlay? Les règles de normalisation conservent dans la notice des champs que nous n’avons pas l’habitude d’ajouter. Il s’agit par exemple des zones 010, 015, 042, 043, 050, 082, 084… Ou de zones d’indexation matière faite à partir de référentiels que nous n’utilisons pas (identifiés par le 2nd indicateur ou en $$2). Ces éléments doivent être conservés lorsque vous faites un Import ou un Copy & Overlay (par exemple, le 050 sert à alimenter la facette Classification LC dans Primo, le 010 peut servir à générer les imagettes dans Alma ; une indexation supplémentaire ne peut qu’enrichir les données pour l’utilisateur final… )

Que se passe-t-il lors de l’action Copy&Merge? Des règles de fusion sont définies par l’Institution pour l’action Copy & Merge. Cela concerne principalement la suppression de champs Marc locaux (XX9, X9X, 9XX, 850, 852…) et d’autres champs Marc21 non utilisés en création dans notre catalogue (010, 080, 263…), et le remplacement de certaines zones si elles existent déjà dans la notice de départ (par exemple, c’est notre 040 qui est conservé). Le résultat de la prévisualisation tient compte des modifications à la notice de départ apportées par les règles de fusion. Conservez les classifications LCC (050), NLM (060) et Dewey (082)

La fonctionnalité Recherche de ressources externes Deuxième partie - Consignes de travail

Deuxième partie - Consignes de travail Langue de catalogage Choix du catalogue – en pratique Règles associées à la récupération de notices

Consignes de travail Langue de catalogage

Langue de catalogage La langue de catalogage est la langue qui est utilisée dans les éléments non-transcrits de la description, particulièrement les zones 3XX et 5XX. Dans le catalogue des bibliothèques de l’ULiège, la langue de catalogage est : le français pour les documents en français pour les documents dans une autre langue que le français et l’anglais, pour autant qu’ils ne soient pas importés d’un catalogue anglo-saxon pour tous les ouvrages dont la date de publication est antérieure à 1831 et les documents postérieurs considérés comme livres rares ou précieux et nécessitent des notes spécifiques de reliure, provenance ou conservation. pour les thèses et autres écrits académiques (mémoires, rapports de stages…) produits à l’ULiège ou dans une autre institution belge, quelle que soit la langue du document l’anglais pour les documents en anglais pour les documents dans une autre langue que le français et l’anglais localisés dans un catalogue anglo-saxon

Langue de catalogage La langue de catalogage de l’établissement intervient également dans le choix des fichiers d’autorité utilisés. Nous disposons de 2 fichiers d’autorité utilisables pour les points d’accès en 1XX-7XX. Par configuration, Alma cherchera à faire le lien en priorité (1) sur FRBNF, en priorité (2) sur LCNAMES, indépendamment de la langue de catalogage ou de l’origine de la notice.

Langue de catalogage Pratiquer l’indexation matière en français (Rameau) et en anglais (LCSH, MeSH, FAST, LCGFT), quelle que soit la langue de la ressource, et le système d’origine si la notice est importée. Si vous importez (Import ou Copy&Overlay) une notice en anglais avec une indexation LCSH, vous pouvez ajouter une indexation RAMEAU en français. => Dans ce cas, vous modifiez la notice : n’oubliez donc pas d’ajouter en 040 $$d le code BeLU.

Langue de la ressource vs Langue de catalogage : quels éléments dans quelle langue ? Alma - Resource Management - Utilisation des catalogues externes (Search external resources)

Consignes de travail Choix du catalogue - En pratique

Choisir le catalogue à interroger Choisir le catalogue à interroger selon la langue du document la langue de catalogage du catalogue interrogé : français ou anglais Pour une ressource en français : privilégier BNF, SUDOC, Bibliothèque On-line du Réseau de l’Académie LOUVAIN, RERO, Swiss National Library, AMICUS BNF => toujours COPY & MERGE (ou copier/coller) Si le document est en français et que vous ne trouvez la notice que dans un catalogue dont la langue de catalogage n’est pas le français (catalogues anglo-saxons, allemands…), ne pas conserver l’information de système d’origine COPY & MERGE (ou copier/coller) Modifier les zones qui contiennent les éléments non-transcrits

Choisir le catalogue à interroger Pour une ressource en anglais : privilégier les catalogues anglo-saxons Si le document est en anglais et que vous ne trouvez la notice que dans un catalogue dont la langue de catalogage n’est pas l’anglais, ne pas conserver l’information de système d’origine COPY & MERGE (ou copier/coller) Modifier les zones qui contiennent les éléments non-transcrits Pour les ressources dans une autre langue que le français ou l’anglais : tous les catalogues peuvent être utilisés pour récupérer les éléments de la ressource => COPY & MERGE (ou copier/coller) => Modifier les zones qui contiennent les éléments non-transcrits

Choisir le catalogue à interroger Une fois le choix initial opéré, affiner sa sélection Connaître la qualité des catalogues ! Notices identiques d’un catalogue à l’autre RDA ou pas RDA? Traitements rétrospectifs faits? Présence d’indexation matière? Quel outil? Par ex. Bibliothèque nationale suisse : indexation Rameau, GND, LCSH

Consignes de travail Règles associées à la récupération de notices

Modification de notice et contrôle qualité Modifier la notice = changer l’identité de la notice Si vous récupérez une notice à partir d’un catalogue externe, vous n’êtes pas autorisés à dénaturer cette notice. Une notice dont la langue et donc le contenu sont modifiés est une nouvelle notice : elle doit donc être identifiée comme telle. Rappel : Les zones locales ‘9’ et les zones des données de localisation (852 et 856) sont automatiquement supprimées par la procédure d’import.

Modification de notice et contrôle qualité Les notices importées (Import ou Copy&Overlay) peuvent être améliorées mais en aucun cas elles ne peuvent être appauvries. Ajout d’indexation matière d’un autre référentiel mais sans supprimer l’indexation initiale Ajout d’un indicateur de relation ($e), en respectant la langue de catalogage de la notice, pour autant qu’elle soit compatible avec les langues de catalogage de l’établissement (français ou anglais) … autres ajouts (zones de notes… 5XX notamment), selon le même principe pour la langue de catalogage. Les zones 3XX et 5XX peuvent être traduites Vous pouvez traduire strictement le contenu des zones 3XX et 5XX mais vous ne pouvez pas supprimer ces zones ou remplacer leur contenu par un autre contenu Les autres zones ne doivent être ni modifiées, ni supprimées.

Modification de notice et contrôle qualité Si vous estimez qu’il y a trop de zones qui ne sont pas utiles dans notre catalogue des zones 01X-08X À l’exception des zones 050/060/082 qui doivent être systématiquement conservées des indexations matière avec des thésauri que nous n’utilisons pas ou des indexations matière dans une langue qui n’est ni le français ni l’anglais … donc si vous êtes amené à modifier de façon conséquente la notice, cela signifie que vous créez ainsi une nouvelle notice. Alors, vous ne devez pas utiliser les fonctions IMPORT et COPY&OVERLAY.

Modification de notice et contrôle qualité Trop de modifications à apporter à la notice? => créez une nouvelle notice : soit en faisant manuellement un copier/coller des zones longues et en adaptant des zones non-transcrites que vous voulez fournir dans la description soit en utilisant la fonction COPY&MERGE : la notice n’est donc pas marquée comme venant d’un autre catalogue et vous pouvez y apporter tous les changements

Modification de notice et contrôle qualité Évaluer la bonne qualité de la notice ! Certains catalogues sont plus complets que d’autres en termes de métadonnées. Il peut y avoir des ‘erreurs’ de catalogage et de format notices pré-marc, RCAA1, pré-RCAA modifications de format (USMARC, UKMARC…), modifications du Marc21 code de catalogage différent (par exemple en Allemagne, RAK et format MAB -> conversions en Marc21) Fusions de différents catalogues (Harvard : zones répétées dans certaines notices, 008, 337-338) Conversion Unimarc > Marc21 Éléments dans une autre langue que la langue de catalogage Par exemple, Swiss National library : on trouve des $$e Verfasser dans des notices dont la langue de catalogage identifiée est ‘fre’ Ne pas laisser de caractères parasites issus des caractères NSB/NSE d’une notice Unimarc -> BVB, BNF, Iccu notamment ! Quelle que soit la procédure choisie (Import, Copy&Overlay ou Merge), ne pas créer des notices hybrides avec des éléments enregistrés dans des langues différentes.

Modification de notice et contrôle qualité Ne pas conserver des indexations matières dans des langues qui ne sont pas les langues de catalogage du réseau (français / anglais) Sauf si cela vous semble justifié Langue du document / indexation dans la langue du document : peut être un plus pour la recherche Dans le cas d’une fusion, transposer les indexations matières qui ne sont pas créées à l’aide d’un des référentiels validés pour le réseau en termes RAMEAU / LCSH / MeSH Par exemple, si le $$2 est rero, changer en ram et contrôler la validité de la vedette Si la notice a une indexation FAST uniquement, vous pouvez vous contenter d’ajouter l’indexation RAMEAU – il n’est pas utile d’ajouter des vedettes LCSH

Modification de notice et contrôle qualité RDA – Pas RDA ? Si la notice identifiée dans un catalogue externe n’est pas RDA et que vous cataloguez livre en main une nouvelle notice : soit vous optez pour la fusion (COPY&MERGE) et révisez la notice en suivant les consignes RDA soit vous importez (IMPORT ou COPY&OVERLAY) et ajoutez les éléments RDA nécessaires pour obtenir une notice hybride (040$$e, 336/337/338) et révisez les zones 250, 300 et 504 (abréviations)

Modification de notice et contrôle qualité Contrôler qu’il s’agit de la même manifestation Toujours vérifier dans le catalogue interrogé que la notice correspond bien à la version (manifestation) que vous devez cataloguer. Si vous traitez une version papier d’une monographie ou d’un périodique, contrôlez que la notice importée ne décrit pas une version électronique (en ligne ou sur un support électronique) : Contrôler principalement les zones LDR/06  007 300, 337, 338 Attention : il peut arriver que certains catalogues proposent une notice unique décrivant les 2 supports ! Dans tous les cas où il s’agit d’une autre œuvre, expression, manifestation, choisissez l’action COPY & MERGE

Ressources externes Exemples et cas pratiques

Résultat correct IMPORT RENTABLE Choix du catalogue justifié. Choix correct de la procédure (Import). Pas de modifications nécessaires. Une indexation matière en français aurait pu être ajoutée. Alma - Resource Management - Utilisation des catalogues externes (Search external resources)

Résultat correct IMPORT RENTABLE Choix du catalogue justifié. Choix correct de la procédure (Import). Modifications minimales : ajout du $$b en 336/337/338. Une indexation matière en français aurait pu être ajoutée.

Résultat incorrect IMPORT NON RENTABLE Ressource en français => mauvais choix du catalogue de recherche (BVB), mauvaise procédure (Import) Résultat : notice hybride issue d’un catalogue en allemand, notice contenant des éléments en français (500$$a, 100$$e) et en allemand (700$$e, 240$$l, 300$$b), pas de correction de mauvaises codifications des indicateurs (245). => À corriger !

Pas d’utilisation de la fonctionnalité Ressource imprimée non encore disponible dans les catalogues consultés. La version électronique est localisée à BL(UK) par le titre. Aucune des actions proposées par la fonctionnalité n’est rentable. => Solution de Copier/Coller les éléments qui peuvent être récupérés.

Exploiter les notices de la CZ ? Peut-on utiliser les notices de la Community Zone d’Alma pour servir de base à une nouvelle description? Si vous voulez utiliser les notices de la CZ d’Alma pour créer une nouvelle description de ressource imprimée dans l’IZ, n’oubliez pas que la CZ ne contient que des notices de ressources électroniques ! N’utilisez pas la fonction COPY (à partir de la notice affichée en Marc). N’utilisez pas la fonction ‘Copy to catalog’ à partir du menu File si vous avez édité la notice CZ dans le MD Editor pour ensuite modifier la notice copiée. N’utilisez pas le lien ‘Order’ à partir d’une notice de ressource électronique dans la CZ pour commander une ressource imprimée. Puisque dans ces 3 cas, le système d’origine restera celui identifié dans la CZ (CKB, SFX, ou autre). Vous ne pouvez donc pas changer l’identité de la notice pour en faire une notice décrivant une ressource imprimée.

Exploiter les notices de la CZ ? Comment exploiter les notices de la Community Zone d’Alma pour servir de base à une nouvelle description? Vous pouvez dupliquer la notice de la CZ : Éditez la notice CZ dans le MD Editor. ‘Copy to catalog’ à partir du menu File ‘Duplicate’ => création de la nouvelle notice que vous pourrez modifier Supprimez la notice copiée de la CZ N’oubliez pas de débloquer la notice CZ de départ La nouvelle notice dupliquée est alors identifiée par le système d’origine 32ULG-INST : vous pouvez donc la modifier et supprimer des éléments de description qui ne correspondent pas au matériel que vous devez décrire.

Améliorer des notices existantes Exploiter les catalogues externes pour améliorer la qualité de notices existantes. Notices ILS/32ULG_INST Notices Scriptorium Notices issues du quick cataloging = NOTICES DE QUALITÉ MINIMALE En fonction de la langue de la ressource, du catalogue interrogé, de la qualité de la notice de départ, de la qualité de la notice externe, des éventuelles modifications à y apporter, du type de modifications (uniquement amélioration, ou corrections et suppressions) => choisir l’une ou l’autre de ces 2 actions COPY & OVERLAY COPY & MERGE Le système d’origine ‘Scriptorium’ ne doit pas être obligatoirement conservé : l’action COPY & OVERLAY peut donc être utilisée !

Améliorer des notices existantes Exploiter les catalogues externes pour améliorer la qualité de notices existantes. Notices importées d’un catalogue dont la langue de catalogage n’est ni le français ni l’anglais = NOTICES COMPLÈTES MAIS PAS ADAPTÉES À NOTRE CATALOGUE Si le système d’origine est le catalogue externe COPY & OVERLAY Si le système d’origine est l’institution (32ULG_INST) COPY & MERGE En fonction de la langue de la ressource, choisir un catalogue adapté. Le système d’origine de la notice sera le nouveau catalogue interrogé (OVERLAY)

Ressources externes Workflow – résumé des consignes

Workflow : résumé des consignes => Choisir la langue de catalogage en fonction de la langue du document identifier tous les éléments qui peuvent varier en fonction de la langue de catalogage Ressources en anglais : privilégier l'utilisation de la recherche de ressource externe ! dans la plupart des cas, choisir l’import ou le copy&overlay Ressources en français : soit utiliser un des catalogues francophones disponibles, qui travaille en Marc21 soit utiliser le catalogue de la BNF ou le SUDOC En choisissant obligatoirement la fusion (merge) soit utiliser un catalogue allemand ou anglo-saxon soit cataloguer la ressource, en respectant les consignes de catalogage.

Workflow : résumé des consignes Notices importées (import ou copy&overlay) on ne supprime rien on peut ajouter des informations (par exemple, indexation matière, nombre de pages au lieu de ‘1 volume’, dimensions…) on peut traduire les notes sans en dénaturer le contenu mais on ne peut pas les supprimer si la notice importée n’est pas RDA, vous pouvez la modifier en notice hybride. La plupart des catalogues configurés appliquent actuellement la norme RDA pour les nouvelles acquisitions. La modification en notice hybride est facultative : ces modifications sont envisagées à l’échelle du catalogue. Fusion (copy&merge) on peut modifier / ajouter ce qu'on veut, puisque c’est notre institution (32ULG_INST) qui est identifiée comme à l'origine de la notice.

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