1 Approvisionnement et gestion des stocks

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 2 Objectifs d’apprentissage Décrire les étapes nécessaires pour mettre en œuvre un programme de contrôle et d’inventaire des stocks Nommer les facteurs à considérer avant d’acheter des consommables Développer un plan de contrôle du système de gestion des stocks et des inventaires Discuter l’importance de la documentation concernant l’approvisionnement et la gestion de stock

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 3 Scénario On demande à votre laboratoire de se préparer en vue d’une épidémie de grippe potentielle. Quels sont les différents facteurs à étudier en planifiant ce processus? Quels problèmes seriez vous susceptibles de rencontrer lors de la planification et de la mise en oeuvre?

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 4 Le système de gestion de la qualité

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 5 Bénéfices d’un programme de gestion de stock Fournitures et réactifs toujours disponibles Moins de gaspillage Budget respecté Qualité maintenue

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 6 Équilibre entre disponibilité du stock et dates de péremption des produits. La durée de vie des réactifs varie:  Réactifs RIA : 3 à 8 semaines  Kits API : 4 à 12 mois  Antisérums : 1 à 4 ans  Disques antibiotiques : 2 à 3 ans  Milieu de culture prêt à l’emploi : 1 à 2 mois  Milieu de culture déshydraté : 3 à 5 ans Défis de la gestion de stock En stock Date péremption

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 7 Points principaux

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 8 Système pour qualifier et sélectionner des vendeurs Définir des critères de sélection pour les consommables ou réactifs à acheter Chercher des informations auprès d’autres laboratoires Évaluer avant l’approvisionnement et après la réception

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 9 Considérations Déterminer modalités de paiement Négocier les prix Revoir contrats Comprendre les exigences du gouvernement Assurer disponibilité et livraison

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 10 Comment mettre en place un contrôle de gestion de stock Contrôle de gestion de stock Assigner responsabilité Analyse des besoins Établir les besoins minimums Développer formulaires et registres Établir système pour recevoir et stocker Maintenir un système de gestion de stock dans toutes les zones de stockage

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 11 Analyser les besoins Faire une analyse des besoins en consommables et réactifs en:  Listant toutes les analyses du laboratoire  Identifiant les consommables nécessaires pour chaque analyse  Utilisant l’information disponible pour estimer la consommation

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 12 Analyse des besoins : Information Requise Espace de stockage, conditions Temps pour recevoir commande Niveau de priorité Consommation/mois (quantification) Unité de conditionnement Description d'un article

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 13 Qu’est ce que la quantification ? La quantification est un processus pour calculer la quantité requise d’un article pour une période donnée.

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 14 Quantification : quand ? Fait partie de la planification annuelle Mise en œuvre d’un nouveau programme de santé En préparation à une épidémie potentielle ou identifiée

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 15 Quantification : Comment ? Méthode basée sur la consommation Méthode basée sur la morbidité

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 16 Quantification: basée sur la consommation Basée sur la consommation réelle Doit prendre en compte:  Consommables réellement utilisés  Consommables gaspillés périmés ou abîmés  Consommables en rupture de stock plus de 15 jours sur l’année

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 17 Quantification: basée sur la morbidité Basée sur le nombre réel d’épisodes Doit prendre en compte :  Taille population  Incidence maladie  Exactitude données de morbidité  Lignes de conduite standardisées de traitement

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 18 Maintenir les registres :  Date de réception  Numéro de lot  Critères de refus ou d’acceptation des produits  Date d’utilisation/sortis du stock  Il peut être utile de garder les registres sur le lieu de stockage. Contrôle de la gestion de stock : documentation

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 19 Registre de stock Inclut :  Nom et signature  Date de réception  Quantité  Date de péremption  Stock minimum  Balance du stock Autre information :  Numéro étagère  Destination

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 20 Inspecter les commandes au moment de la livraison Vérifier les contenus Vérifier l’intégrité Enregistrer la date de réception pour chaque produit Enregistrer la date de péremption Ranger les nouveaux articles derrière ceux en stock Créer ou mettre à jour des registres

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 21 Stockage local  Propre  Organisé  Fermé  Bien ventilé  Pas de soleil direct  Étagères solides  Articles à portée de main  Précautions de sécurité disponible

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 22 Rayonnages Suivre les précautions de sécurité

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 23 Évite la “perte” d’un produit Économise du temps Systématise l’espace de stockage Numéroter chambres froides, réfrigérateurs, et congélateurs et étiqueter les rayons Organisation des rayonnages

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 24 Utiliser des étiquettes avec des dates clairement visibles Date d’ouverture Date de péremption

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 25 Contrôle continu de la gestion de stock

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 26 Gestion informatisée Avantages:  État exact du stock, classification des produits  Gestion des dates de péremption  Statistiques  planifier les ordres d’achat  Gestion de la distribution  Tâches de gestion de stock facilitées Inconvénients:  Ordinateur sur place nécessaire  Requiert un personnel formé

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 27 Résumé Un laboratoire bien géré possèdera un système d’approvisionnement et de gestion de stock. Le système requière de planifier et contrôler: analyser les besoins, développer des formulaires et procédures, maintenir un inventaire. Le laboratoire devra maintenir un système de gestion de stock pour tous les réactifs et consommables utilisés au laboratoire

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 28 Messages clefs La gestion de stock :  Augmente l’efficience et l’efficacité du laboratoire  Répondra aux besoins des patients et du personnel de soin  Assure la disponibilité des produits quand nécessaires

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 29 Questions? Commentaires?