Rapports Les constatations globales de l’inspection SCI sont résumées durant l’inspection sur le formulaire de rapport d’inspection. Habituellement cela signifie que le formulaire est complété grosso modo à la main (principalement vérification de conformité, quelques mots clés dans la partie descriptive); la grille de non-conformités & mesures correctives est complétée. Le résultat est discuté avec le directeur du SCI qui contresigne le rapport. Si besoin est, le même format est utilisé après l’inspection, pour préparer un rapport digitale détaillé pour servir de base à la certification. .

Comment utiliser le formulaire Les parties descriptives seront complétées principalement après l’inspection (selon indications du Manuel SCI). Certaines parties sont descriptives, dont une partie à vérifier (‘x’). Chaque critère de conformité est considéré selon le barème suivant OK = Tous les critères satisfaits PC = PARTIELLEMENT CONFORME; les critères sont satisfaits en principe mais certaines corrections mineures sont nécessaires NO = NON SATISFAIT N/A= NON APPLICABLE (si la case est en gris – pas de possibilité de ‘N/A’) Dans un cas de PC ou de NO, il faut le détailler sous le tableau avec référence précise au critère concerné.

Exemple: Comment utiliser le formulaire Description succincte du système de documentation Il y a là seulement 2 copies du formulaire d’inscription (identiques). Documents conservées dans un dossier chez le directeur du SCI, il n’y a pas de bureau de SCI. L’information est organisée par document plutôt que par individu. Evaluation Conformité aux critères Cat. OK PC NO N/A 10 .1 Pour chaque paysan certifiable, il y a une déclaration d’engagement écrite entre le SCI et le paysan engageant le paysan à se conformer au règlement bio A x 10.2 Le contrat (ou document inclu) décrit le règlement agricole en vigueur et permet à l’inspecteur l’accès à la totalité de la ferme. Les conséquences (pénalités) pour tout non-respect y sont explicitées. B X 10.3 Une fiche decriptive de la ferme doit être disponible pour chaque paysan certifiable (formulaire d’inscription de la ferme, questionnaire de base). Date de dernière application d’intrants prohibés. - 10.4 La fiche descriptive décrit la surface totale sous gestion du paysan (inclusive des parcelles conventionnelles) et liste des cultures bio et leurs surfaces respectives (ou par exemple, le nombre approximatif d’arbres dans les cas de cultures intercallées). Général: Certains documents n’ont pu être vérifiés durant l’inspection parce qu’ils se trouvent chez le directeur du SCI. Pour l’inspection suivante TOUS les documents nécessaires DOIVENT être disponibles pour l’inspecteur. 10.1 & 10.2 : Il existe une déclaration simple d’engagement (“Je confirme que je comprend les règles d’agriculture biologique”) incluse dans la demande d’adhésion au groupement. Le contrat réel qui présente par écrit les règles de production bio ne sera signé qu’à la fin de la période de conversion. Pour être acceptable, la déclaration d’engagement sur la demande d’adhésion au groupement doit être amélioré et traduit en Kiswahili. 10.3: Dans le formulaire d’inscription,, il n’y a aucune mention d’intrants prohibés pour les “autres cultures”. De plus la grille concernant l’historique des parcelles pour les “autres cultures” a été incorrectement complétée en ce qui concerne les catégories de statut des différentes cultures (ex., Culture 01 = maïs, parce que c’est la culture principale du paysan). Il n’y a pas l’historique des parcelles d’ananas; celle-ci eut été mieux que la seule date de “dernière utilisation d’intrants prohibés”.

Vérification du Répertoire des Producteurs La liste est complète? Dernière mise à jour? Vérifier si le nombre total de paysans sur la liste correspond avec l’information donnée par le directeur du SCI. Vérifier au hazard, par recoupement du répertoire des producteurs avec les dossiers du SCI (déjà fait lors d’inspections échantillon). Vérifier au hazard, par recoupement avec le répertoire précédent (mêmes paysans? Changements majeurs dans la région? Statuts de conversion corrects pour chacun?) Nombre de paysans cette année = nombre de paysans l’année passée – les paysans pénalisés ou partis + nouveaux membres Si le répertoire des paysans = aussi le résumé du contrôle interne, vérifier si les 100% d’inspections a été atteint

Annexes au Rapport d‘inspection Rapports de ré-inspection de ferme Liste des paysans pénalisés Manuel SCI, formulaires et procédure 2-3 echantillons de dossiers de ferme (surtout cas problématiques) Dossiers du personnel et de leur formation Copie du registre des achats Etiquettes Registre de la préparation

Evaluation pour la Certification Les critères se déclinent: A: Non-conformité MAJEURE: doit être corrigé pour la certification B: Non-conformité mineure: doit être corrigée à court terme C: Non-conformité mineure: doit être corrigée à moyen terme D: Recommendation

Importance relative des Critères En principe, toute exigence ‘A’ doit être une condition pour la certification En plus, un certain pourcentage d’exigences ‘B” devraient être satisfaites. Partiellement satisfaites équivaut à ½ satisfaites. Première inspection ou certification selon le nouveau système proposé: approx. 50-70% de tous les critères requis. Re-inspection: 60-80% A partir de la 3eme année approx. 90% (seulement guide approximatif) Les exigences ‘C’ doivent être satisfaites à moyen terme; il y aura un certain lapse de temps afin de permettre de satisfaire ces exigences. B C

Moins de 100% d’inspections internes Moins de 100% des paysans ont été inspectés par le SCI dans le courant d’une année. Option 1: les inspections manquantes peuvent être ratrappées imédiatement et compteront toujours pour l’année en cours  établir des conditions pour l’année suivante afin d’assurer 100% EN TEMPS VOULU. (possibilité d’inspections externes additionnelles) Option 2: Seuls les paysans ayant subi une inspection interne seront considérés pour la certification collective.

Non-conformités majeures non-détectées (1) Une non-conformité qui menace l’intégrité bio d’un produit n’a pas été détectée par le contrôle interne. E.g., une culture bio ou une culture intercallée sur une parcelle bio a été traitée avec un pesticide chimique Investigation détaillée Pourquoi n’était-ce pas détecté? Quand a été effectuée l’inspection interne? Le problème a-t-il été déclaré ouvertement ou bien y-avait-il une intention de tricher? Réactions des techniciens & de l’inspecteur interne? Problème de l’inspecteur ou problème global? Localisez le problème! Nombres de cas?

Non-conformités majeures non-détectées (2) Cas: Le SCI n’a évidemment pas réussi à détecter le problème dans plusieurs cas La re-inspection est réalisée (au taux maximum de re-inspection pour un niveau élevé de risque). Le SCI reçoit un avertissement : il faut qu’il améliore son système, corrige le problème et conduise une deuxième tournée d’inspections internes, etc. L’inspecteur informe le certificateur immédiatement de la situation; ce dernier confirme la pénalité par écrit. Généralement la certification est interrompue. La correction du problème doit être verifiée au cours d’une seconde inspection avant toute certification. Selon la gravité du problème, la seconde inspection va cerner les manques & faiblesses identifiées, ou une nouvelle tournée d’inspections des fermes, etc… pourrait être nécessaire.

Non-conformités majeures non-détectées (3) Cas: Le SCI n’a évidemment pas réussi à détecter le problème dans plusieurs cas, cela dû à plusieurs facteurs (ex., Traitement effectué après inspection interne, alors qu’en principe l’inspection avait été prévue au bon moment)  Augmenter le taux de re-inspection, s’assurer que le problème était un cas isolé, et non pas un problème global démontrant l’inefficacité du SCI.  Si c’est la première fois que cela se passe, un avertissement pour l’amélioration du SCI est habituellement suffisant. S’assurer que tous les paysans potentiellemnt impliqués soient immédiatement inspectés une seconde fois par le SCI.  La correction des raisons du problème (ex., formation permanente pour les inspecteurs déficients, etc.) est requise. La preuve de la rectification est demandée avant l’accord du certificat.

Autres non-conformités non-détectées par le SCI Les constatations du SCI diffèrent considérablement de celles de l’inspection externe, mais le problème non-détecté ne menace pas l’intégrité bio du produit; c’est à dire que le problème ne mènera pas à la dé-certification de la ferme ni des produits. Exemples: Le SCI n’a pas réussi à détecter les auxiliaires de préparation, cependant autorisés. Le SCI n’a pas réussi à détecter l’usage de cuivre ni celui d’autres substances autorisées. Le SCI n’a pas réussi à établir qu’un paysan a toujours des parcelles en conventionnel. Mesures correctives pour améliorer les inspections internes. Il est possible qu’un deuxième tour d’inspection interne soit nécessaire.

Principes applicables dans le cas d’un SCI déficient Globalement, l’inspection du SCI et l’assurance de qualité doivent être suffisants pour l’obtention de la certification bio sur la base de l’évaluation du SCI. Si le SCI ne fontionne pas encore bien, il doit être amélioré. Il ne faut pas qu’à long terme le SCI soit remplacé par un taux plus élevé de contrôle externe. Dans la plupart des cas  laisser au SCI la chance de s’améliorer  revenir pour une seconde inspection. Si le SCI ne fonctionne pas du tout  les améliorations demandront un certain temps  un taux transitoirement élevé de ré-inspection pourrait être nécessaire jusqu’à ce que le SCI fonctionne correctement. Seuls les “aspects formels“ du SCI ne sont pas encore bien huilés, ou, il n‘y a vraiment pas encore un système de contrôle interne en place?

Mélanges de produits Des produits bio ont été mélangés (à n’importe quel stade) avec des produits en conversion ou conventionnels Investigation minutieuse: que s’est-il passé? Qui est responsible? Comment était-ce possible?, etc. Y-a-t-il un système conséquent de numérotation des lots ou le lot entier a-t-il été affecté? Dé-certification des lots concernés. Mesures correctives pour éviter des incidents semblables. Habituellement pénalité additionelle: inspection impromptue au cours des prochains achats.

Compte-rendu à l’organisme certificateur Rapport d’inspection (Informatisé avec plus de commentaire) Répertoire des producteurs vérifié ANNEXES..

+ Certification Répertoire des producteurs certifiés Organic Certificate + Répertoire des producteurs certifiés (‘original’, c’est à dire tamponné, signé et daté) Certificat pour le groupement Groupement XXX Adresse - L’érosion du sol doit être mieux contrôlée la vérification des pratiques agricoles doit être améliorée - meilleure formation pour les inspecteurs - les paysans doivent obtenir des reçus - les plans des fermes doivent être améliorés Décision de Certification sous condition des mesures correctives nécessaires